22 oktober 2012 – För Hecht Solberg var begränsningarna och kostnaderna förknippade med iManage, ett serverbaserat dokumenthanteringssystem, inte längre ekonomiskt försvarbara, och produkten uppfyllde inte deras behov av katastrofåterställning och mobilitet. ”Vi var tvungna att se på det rent ur ett affärsmässigt perspektiv för att avgöra vad som skulle vara den bästa långsiktiga lösningen framöver”, säger Julie Woods, systemadministratör. ”Det nuvarande systemet var fragmenterat, i den meningen att om man ville ha utökad sökfunktionalitet eller andra funktioner, innebar det att man var tvungen att lägga till dessa alternativ, inklusive en extra server och ytterligare konsultkostnader”, sa hon.

Som en enskild advokatbyrå i Kalifornien insåg företaget den inneboende risken om en katastrof skulle drabba deras byggnad eller hårdvara. ”Med iManage fanns det ingen inbyggd affärskontinuitet eller katastrofåterställning; vi saknade också en mobil lösning och tillgång till vårt innehåll utanför kontoret”, kommenterade Julie. ”Efter att ha undersökt olika alternativ stod det klart att vi inte ville ha ytterligare ett lokalt dokumenthanteringssystem. Vi var redo att flytta till molnet, vilket var det bästa sättet för oss att nå de viktiga målen att minska kostnaderna, implementera en affärskontinuitetsplan och få möjlighet att komma åt innehåll var som helst och på vilken enhet som helst.”

Lösning

Företaget investerade den tid som behövdes för att undersöka NetDocuments säkerhetsmodell och jämföra funktioner och funktionalitet med iManage genom en fokuserad pilotgrupp innan beslutet om byte fattades. ”När vi hade gjort vår undersökning och verkligen lärt oss vad NetDocuments gjorde med säkerhet och redundans, stod det ganska klart att de följde en hög standard för säkerhet och efterlevnad; det tog bort all rädsla för molnet.” Hon fortsatte: ”När man byter dokumenthanteringssystem kan det vara mycket nervöst, särskilt för våra power users som arbetar med dokument större delen av dagen. Att byta system kan potentiellt leda till att deras produktivitet påverkas negativt. Implementeringen av NetDocuments gick mycket smidigt och användarna kunde komma igång snabbt med mycket små störningar.”

Sedan övergången från iManage till NetDocuments 2010 har Hecht Solberg eliminerat hårdvaru- och konsultkostnader i samband med ett serverbaserat system. De har en inbyggd kontinuitetsplan samt mobil åtkomst till sitt innehåll var som helst och när som helst. ”Webbtekniken har kommit så långt och jag tror att organisationer nu har nått en punkt där det är logiskt att utnyttja teknik som NetDocuments för sin verksamhet. Människor utför redan större delen av sitt arbete online – det är den riktning som företag av alla storlekar vänder sig mot för att lösa sina tekniska utmaningar”, avslutar Julie.

Boka en live-demo för att se hur NetDocuments kommer att revolutionera ditt sätt att arbeta med dokument.

1-866-638-3627 sales@netdocuments.com eller på Twitter @netdocuments

Byt till kraft. Byt till enkelhet.