22 octobre 2012 – Pour Hecht Solberg, les limites et les coûts associés à iManage, un système de gestion de documents basé sur serveur, n'étaient plus rentables et le produit ne répondait pas à leurs besoins en matière de reprise après sinistre et de mobilité. « Nous avons dû examiner la question d'un point de vue purement commercial afin de déterminer quelle serait la meilleure solution à long terme pour l'avenir », a déclaré Julie Woods, administratrice système. « Le système actuel était fragmentaire, dans la mesure où si vous vouliez améliorer la fonctionnalité de recherche ou d'autres fonctionnalités, vous deviez ajouter ces options, ce qui impliquait un serveur supplémentaire et des frais de consultation supplémentaires », a-t-elle ajouté.

En tant que cabinet indépendant basé en Californie, l'entreprise était consciente du risque inhérent à une catastrophe pouvant toucher son bâtiment ou son matériel informatique. « Avec iManage, il n'y avait pas de continuité des activités ni de reprise après sinistre intégrées ; nous manquions également d'une solution mobile et d'un accès à notre contenu en dehors du bureau », commente Julie. « Après avoir étudié les différentes options, il est apparu clairement que nous ne voulions pas d'un autre système de gestion de documents sur site. Nous étions prêts à passer au cloud, qui était pour nous le meilleur moyen d'atteindre nos objectifs essentiels : réduire les coûts, mettre en œuvre un plan de continuité des activités et pouvoir accéder au contenu depuis n'importe où et sur n'importe quel appareil. »

Solution

Le cabinet a pris le temps nécessaire pour étudier le modèle de sécurité de NetDocuments et comparer ses caractéristiques et fonctionnalités à celles d'iManage à l'aide d'un groupe pilote spécialisé avant de prendre la décision de changer de système. « Une fois que nous avons fait nos recherches et vraiment compris ce que NetDocuments faisait en matière de sécurité et de redondance, il était assez clair qu'ils respectaient des normes élevées en matière de sécurité et de conformité ; cela a complètement dissipé nos craintes concernant le cloud. » Elle a ajouté : « Changer de système de gestion documentaire peut être très déstabilisant, en particulier pour nos utilisateurs expérimentés qui travaillent avec des documents la majeure partie de la journée. Le changement de système pouvait potentiellement entraîner une baisse de leur productivité. La mise en œuvre de NetDocuments s'est déroulée sans heurts et les utilisateurs ont pu se familiariser rapidement avec le nouveau système, sans perturbation notable. »

Depuis le passage d'iManage à NetDocuments en 2010, Hecht Solberg a éliminé les coûts liés au matériel et au conseil associés à un système basé sur serveur. Le cabinet dispose désormais d'un plan de continuité des activités intégré, ainsi que d'un accès mobile à son contenu depuis n'importe où et à tout moment. « La technologie Web a tellement progressé que je pense que les organisations en sont désormais à un stade où il est tout à fait logique de tirer parti de technologies telles que NetDocuments pour leurs opérations commerciales. Les gens effectuent déjà la plupart de leur travail en ligne. C'est la direction que prennent les entreprises de toutes tailles pour résoudre leurs défis techniques », conclut Julie.

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