A Kelley Drye & Warren LLP, uma firma de advogados norte-americana com uma história rica que abrange mais de 180 anos, fez progressos significativos na integração de tecnologias de IA nas suas operações jurídicas e administrativas utilizando uma única ferramenta. Sob a liderança de Judi Flournoy, Diretora de Informação da empresa há mais de uma década, a Kelley Drye tem explorado continuamente soluções inovadoras para melhorar os seus serviços jurídicos em várias áreas de prática, incluindo litígios, comércio internacional, direito empresarial, entre outros.

O Comité de Serviço ao Cliente e Inovação da empresa criou um grupo de trabalho para se concentrar na IA generativa, e o seu mandato era olhar para todos os tipos de produtos e serviços que estariam a utilizar a IA generativa para ajudar os advogados a servir os seus clientes. Esta é a história de Kelley Drye sobre por que eles estão usando o NetDocuments AI App Builder (desenvolvido pelo PatternBuilder MAX), seus primeiros casos de uso, benefícios e conclusões. ‍

Encontrar soluções de IA jurídica que produzam resultados tangíveis

Os critérios da empresa para selecionar uma solução de IA centraram-se na fiabilidade, facilidade de utilização, custo e capacidade da ferramenta para ajudar a melhorar os resultados dos clientes. Depois de avaliar muitas tecnologias, o grupo de trabalho decidiu pegar num par de bons casos de utilização e criar aplicações de IA aproveitando as ferramentas integradas na plataforma NetDocuments.

"Escolhemos o NetDocuments como nosso sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo em 2016 porque é uma verdadeira plataforma que pode evoluir com os clientes e o futuro da tecnologia jurídica. O lançamento do [AI App Builder] PatternBuilder MAX despertou a minha curiosidade porque seríamos capazes de replicar as capacidades de várias ferramentas de IA a partir do NetDocuments. Decidimos apostar tudo."

Judi Flournoy, Diretora de Informação, Kelley Drye (anterior)

O facto de o conjunto de ferramentas de IA, um App Builder que inclui aplicações prontas a utilizar e as ferramentas para as personalizar totalmente ou criar novas soluções de automatização, bem como o conteúdo da empresa, residirem todos na plataforma NetDocuments, significou que havia menos preocupações com a governação da informação e a privacidade ao mover os dados para fora do sistema de gestão de documentos seguro da empresa. Isto é especialmente importante para escritórios de advogados e departamentos jurídicos que lidam com dados sensíveis e têm requisitos éticos rigorosos para os manter seguros. ‍

Começar com dois casos de utilização que poupam tempo e reduzem os riscos

Com a ajuda da NetDocuments e de um parceiro de implementação líder, a 3545 Consulting, a Kelley Drye começou por criar duas aplicações de IA que poupam tempo e reduzem os riscos.

1. Aplicação de extração de contratos de arrendamento: Esta aplicação de IA automatiza a análise de contratos de arrendamento com base no manual de um cliente. A aplicação permitiu a extração rápida de pontos de dados relevantes de contratos de arrendamento em todas as propriedades comerciais, que foram depois compilados num formato estruturado para facilitar a análise e a tomada de decisões.

"A aplicação de IA tem sido um divisor de águas: no exemplo de uma grande empresa com várias propriedades comerciais que declara falência, todos esses arrendamentos teriam de ser analisados manualmente em relação ao manual da lista de verificação do cliente e as respostas traduzidas e depois adicionadas a uma folha de cálculo do Excel. Agora podemos introduzir documentos na aplicação de extração de contratos de arrendamento e a equipa jurídica tem resultados instantaneamente utilizáveis - tudo no NetDocuments."

Judi Flournoy, Diretora de Informação, Kelley Drye (anterior)

Esta abordagem permitiu reduzir a alguns cliques um processo manual que costumava demorar muito tempo por aluguer. Além disso, o manual pode ser modificado para cada cliente, de modo a centrar-se nos seus critérios específicos. Os dados extraídos dos contratos de arrendamento podem ser guardados numa tabela de dados dentro do NetDocuments para serem reutilizados na criação de alterações aos contratos de arrendamento ou renovações, ou podem ser armazenados como parte do perfil de metadados do documento para serem utilizados na pesquisa ou filtragem - ambos acrescentam valor e consistência adicionais para além do projeto inicial de recolha de informações de cada contrato de arrendamento.

2. Aplicativo de diretrizes de consultoria externa: Este aplicativo de IA analisa automaticamente as diretrizes de consultoria externa (OCGs) dos clientes da Kelley Drye para identificar possíveis conflitos com as políticas da empresa e sinalizá-los para revisão e/ou negociação adicional.  

"A revisão das diretrizes dos consultores externos pode ser morosa, porque se tornaram mais prescritivas relativamente ao que os clientes esperam dos seus consultores externos e às coisas com que concordam e não concordam", partilhou Judi. "Aprendemos com o aplicativo de extração de leasing o poder dos manuais, então trabalhei com o conselho geral da empresa, o conselho de conflitos e os diretores de segurança cibernética, governança de informações e faturamento para definir nosso manual de OCG. Quais eram as coisas com as quais a empresa concordaria e não concordaria? A 3545 Consulting usou isso para construir um novo aplicativo de IA que nos permite sinalizar rapidamente qualquer coisa nas diretrizes de aconselhamento externo que entre em conflito com nosso manual definido.

Para além de melhorar a capacidade e a prontidão da empresa para responder às submissões de CCO de novos clientes e iniciar o trabalho mais rapidamente, a aplicação de CCO no NetDocuments também ajudou a empresa a criar uma base de dados de "excepções" que permite ao conselho geral da empresa e ao conselho de conflitos ver onde as coisas podem ter de ser revistas.

Judi observou: "Este aplicativo de IA no NetDocuments está acelerando o processo, convidando mais precisão e diálogo para o processo, reduzindo o risco e essencialmente ajudando o advogado - o parceiro de relacionamento - a entender por que tomamos as decisões que tomamos em torno da mitigação de riscos".

Realização de múltiplos benefícios com uma única solução de IA

Começar com estas duas aplicações de IA totalmente personalizadas prepara a empresa para poder criar aplicações adicionais no NetDocuments App Builder (desenvolvido pelo PatternBuilder MAX). Estes casos de utilização também podem ser aproveitados para demonstrar o potencial e promover uma maior utilização da IA em toda a empresa. A Kelley Drye também planeia aproveitar mais aplicações de IA pré-construídas do NetDocuments, como a aplicação de resumo, bem como o Legal AI Assistant, que permite que toda a sua base de utilizadores faça perguntas sobre um único documento ou sobre conjuntos inteiros de documentos sem nunca os abrir, respeitando as barreiras éticas e outras seguranças já existentes no NetDocuments.

A introdução do assistente de IA jurídica "ask AI" na plataforma NetDocuments dá às pessoas a capacidade de navegar e compreender os conteúdos a um nível diferente. Podem fazer uma pergunta sobre um ou vários documentos e obter respostas fiáveis. E para os departamentos administrativos responsáveis por revisões complexas de documentos ou faturação, alguns dos encargos administrativos foram eliminados e existe um elevado nível de confiança nos resultados da IA que criámos."

Judi Flournoy, Diretora de Informação, Kelley Drye (anterior)

O Assistente de IA para o sector jurídico oferece valor desde o primeiro dia em todos os sectores, enquanto as aplicações são desenvolvidas para satisfazer casos de utilização e fluxos de trabalho mais específicos.

Eis alguns benefícios adicionais referidos por Kelley Drye:

• ‍Fluxos de trabalho reinventados: As aplicações alimentadas por IA combinadas com a automatização permitem que os processos sejam iniciados automaticamente, que os dados sejam extraídos e armazenados, que os e-mails sejam enviados, que os guardiões do tempo sejam assinalados e muito mais. Os fluxos de trabalho estão a tornar-se mais rápidos, mais fiáveis e consistentes, e mais eficientes.
• ‍Redução de riscos: Os controlos e equilíbrios automatizados na aplicação de análise OCG garantem que todas as expectativas dos clientes são satisfeitas sem comprometer os padrões da empresa ou expô-la a riscos desnecessários.
• ‍Transparênciae colaboração: Com uma compreensão mais ampla e mais transparência em torno dos processos, a Kelley Drye está a evitar o trabalho em silos, tem mais visibilidade sobre o que está a ser feito e pode colaborar mais rapidamente.
• ‍Melhoriado serviço ao cliente: Ao automatizar tarefas rotineiras e mundanas com IA, os advogados e a equipa podem oferecer mais segurança de custos e concentrar-se mais na prestação de serviços jurídicos de alta qualidade, melhorando a satisfação e os resultados do cliente.

Resultados significativos

A abordagem pró-ativa da Kelley Drye para explorar e adotar a IA para ajudar a melhorar os resultados dos clientes levou à utilização de ferramentas como o NetDocuments AI App Builder (desenvolvido pelo PatternBuilder MAX) e o Legal AI Assistant para poupar tempo, garantir resultados consistentes e reduzir o risco. E, à medida que as eficiências melhoram, os advogados têm mais tempo para se dedicarem à resolução criativa de problemas e ao pensamento crítico, em vez de se dedicarem a tarefas aborrecidas e entorpecedoras.  

Ao tirar partido da IA e da automatização num sistema inteligente de gestão de documentos, a empresa está a preparar-se para futuras aplicações e capacidades de IA para melhorar os fluxos de trabalho, ao mesmo tempo que fornece aos seus utilizadores e aos clientes da empresa as protecções e o nível de segurança que estes esperam.  

"Quando se trata de criar aplicações de IA personalizadas que forneçam as informações exactas de que necessita, pode ser um processo iterativo para chegar ao prompt e ao resultado certos. Prepare-se para o trabalho árduo, mas os resultados podem ser realmente significativos. Estas aplicações têm sido ferramentas fantásticas para adicionar ao nosso conjunto de ferramentas."

Judi Flournoy, Diretora de Informação, Kelley Drye (anterior)

Uma coisa que tem impedido algumas empresas de tirar partido da IA generativa é o medo do desconhecido e de não obter respostas consistentes. Como Judi (e muitos outros) apontou, aprender a solicitar IA generativa para obter resultados consistentes pode ser um desafio no início. Ter um parceiro experiente ao lado pode ajudar a acelerar sua jornada e chegar ao ROI com a construção de seu aplicativo. A 3545, juntamente com vários outros parceiros da NetDocuments, foi certificada pela NetDocuments para alavancar o nosso AI App Builder e criou soluções únicas e valiosas para os nossos clientes conjuntos, por isso não tenha medo de trazer construtores de aplicações externos para ver um ROI ainda mais rápido e ajudar os seus construtores internos a acelerar ainda mais.

Para saber mais sobre as ferramentas que a Kelley Drye está a utilizar, assista a esta demonstração do AI App Builder e do Legal AI Assistant em ação, ou para uma demonstração personalizada, preencha este formulário de pedido.