För många advokatbyråer bygger dokumenthanteringen fortfarande på en lappverk av delade enheter, e-postmappar, molnlagringsverktyg och system som inte är sammankopplade. Det fungerar – tills det inte gör det längre.

Ett dokument som saknas. Flera ”slutgiltiga” versioner av samma avtal. Tid som går åt till att söka igenom inkorgar. Känslig information som lagras på fel ställe. Dessa utmaningar är alltför välbekanta för byråer som försöker hantera juridiskt arbete med generiska verktyg för fillagring som inte är utformade för de faktiska förhållandena inom modern juridisk verksamhet. 

I ennyligen genomförd on-demand-session diskuterade Hayley Leung, ledande lösningsexpert på NetDocuments, varför företag numera går bortom generiska lagringslösningar och vad som verkligen gör ett dokumenthanteringssystem intelligent. 

Kostnaden för generisk fillagring 

Föreställ dig följande. Det är måndag morgon och en delägare ber brådskande om den undertecknade versionen av ett viktigt M&A-avtal. En juniorjurist letar igenom e-posttrådar, delade lagringsutrymmen och mappar med namnen ”Final”, ”Uppdaterad final” och ”Använd den här”. Femton minuter senare väntar kunden fortfarande. 

Det är en situation som upprepas varje dag på företag av alla storlekar. 

Det handlar inte bara om besvär. Bristfällig dokumenthantering medför reella operativa och affärsmässiga risker, bland annat: 

• Förvirring kring versionshantering 
• Överskridna tidsfrister 
• Frågor rörande efterlevnad och sekretess 
• Minskad produktivitet 
• Minskat förtroende hos kunderna 

Som vi tog upp underdetta webbinarium förvandlar ett dokumenthanteringssystem (DMS) som är särskilt utformat för den juridiska branschen information från en risk till en strategisk tillgång. 

Vad är det som gör ett DMS ”intelligent”? 

Ett intelligent dokumenthanteringssystem (DMS) innebär mycket mer än bara lagring av filer. Det blir den centrala knutpunkten för det juridiska arbetet – där dokument, e-post, samarbete, arbetsflöden, automatisering och AI samlas i en enda säker miljö som är särskilt utformad för jurister. 

I stället för att tvinga jurister att anpassa sitt arbete efter tekniken stöder den rätta plattformen det sätt som juridiska team redan arbetar på. 

Det betyder: 

• Snabb och intuitiv sökning 
• Säker samverkan 
• Inbyggd integration med Microsoft 365 
• Arkivering av e-post direkt från Outlook 
• Automatiserade arbetsflöden 
• Skapande av slutlig pärm 
• Säker dokumentdelning 
• AI-baserad hjälpfunktion som är direkt integrerad i plattformen 

Resultatet? Advokaterna lägger mindre tid på administrativa uppgifter och mer tid på att utöva sitt yrke. 

Inför AI i ditt innehåll 

AI håller snabbt på att bli en av de viktigaste konkurrensfördelarna inom juridisk teknik, men bara om den bygger på rätt grund. Ett av de viktigaste budskapen från webbinariet var enkelt: Anpassa AI till ditt innehåll, inte tvärtom. 

För företag som förlitar sig på generisk fillagring innebär införandet av fristående AI-verktyg ofta ökad komplexitet, fler integrationer och fler säkerhetsrisker. 

AI fungerar bäst när den är integrerad i välstrukturerade, säkra och sökbara juridiska data. 

Det är därför vi ser denna utveckling av vad ett DMS innebär för juridiskt arbete och varför det gör hela skillnaden att systemet är utformat speciellt för juridiska ändamål. 

I stället för att manuellt söka efter information kan jurister: 

• Ställ frågor som gäller flera dokument 
• Skapa sammanfattningar direkt 
• Sammanställ viktiga datum och bestämmelser 
• Skapa tidslinjer 
• Analysera avtal 
• Underbygg svaren med källhänvisningar och referenser 

Sammanhanget avgör allt 

I grunden för allt detta ligger sammanhanget. Kvaliteten på AI-resultaten beror på kvaliteten på det sammanhang som AI:n har tillgång till – och det är just där ett specialutvecklat DMS för juridik har en betydande fördel jämfört med generiska verktyg. NetDocuments har lanserat branschens förstajuridiska sammanhangsgraf: en sammanlänkad översikt över byråns ärenden, dokument, e-postmeddelanden och aktiviteter som ger AI:n en sammanhängande bild av en persons juridiska arbete, istället för isolerade filer. För en växande byrå innebär detta att AI:n förstår det aktuella ärendet – vilka parterna är, vad som har lämnats in, vad som har ändrats – utan att behöva rekonstruera den bilden varje gång. Det är här sammanhanget förändrar allt.  

Det är viktigt att notera att dessa verktyg är utformade med ansvarsfulla säkerhetsmekanismer för AI, vilket säkerställer att företagen behåller kontrollen, insynen och efterlevnaden. 

En sökfunktion som fungerar som advokater tänker 

En av de mest framträdande funktionerna som visades upp under sessionen var den intelligenta sökfunktionen. Jurister kommer sällan ihåg exakta filnamn. De kommer ihåg begrepp, klausuler eller ärenden. 

Ett intelligent DMS gör det möjligt för användarna att söka efter nyckelord samt: 

• Boolesk sökning 
• Jokertecken och närhetssökning 
• OCR-baserad sökning efter innehåll i PDF-filer 
• Filtrering av materia 
• Filtrering av metadata 
• Semantisk AI-sökning 

I stället för att söka efter en exakt fras kommer jurister i allt högre grad att kunna söka utifrån innebörd och avsikt, vilket avsevärt minskar den tid som går åt till att hitta viktig information. 

Smidig e-posthantering direkt i Outlook 

För många jurister är Outlook fortfarande navet i arbetsdagen. Det är därför som smarta DMS-plattformar prioriterar inbyggd e-postintegration. 

Företag kan: 

• Arkivera e-postmeddelanden med ett enda klick 
• Använd förslag på hur du kan sortera dokument 
• Använd automatisk arkivering av konversationer 
• Undvik dubbelregistrering genom att använda globala registreringsindikatorer 
• Dela dokument på ett säkert sätt via skyddade länkar 

Allt detta utan att behöva lämna Microsoft 365. Detta underlättar för användarna samtidigt som det förbättrar styrningen och enhetligheten inom hela företaget. 

Att lägga grunden för framtiden 

Både för växande företag och etablerade byråer innebär övergången från generiska lösningar för fillagring att man skapar en god grund för: 

• Införande av AI och avkastning på investeringen 
• Operativ effektivitet 
• Bättre kundservice 
• Bättre efterlevnad 
• Framtida skalbarhet  

I takt med att företagen fortsätter att utvärdera hur de kan använda AI på ett meningsfullt och ansvarsfullt sätt blir kvaliteten och strukturen på deras data viktigare än någonsin. De företag som idag går bortom generisk fillagring minskar inte bara friktionen, utan bygger också en säker grund för AI som utgår från ett verkligt juridiskt sammanhang, inte från isolerade filer. 

Vill du se hur det här fungerar i praktiken?Titta på webbinariet nu →