Para muchos bufetes de abogados, la gestión de documentos sigue basándose en una mezcla heterogénea de unidades compartidas, carpetas de correo electrónico, herramientas de almacenamiento en la nube y sistemas inconexos. Funciona… hasta que deja de hacerlo.

Un documento perdido. Varias versiones «definitivas» del mismo contrato. Tiempo perdido buscando en las bandejas de entrada. Información confidencial almacenada en el lugar equivocado. Estos retos resultan de lo más habituales para las empresas que intentan gestionar su trabajo jurídico con herramientas genéricas de almacenamiento de archivos que no están diseñadas para las realidades de la práctica jurídica moderna. 

En unareciente sesión bajo demanda, Hayley Leung, experta principal en soluciones de NetDocuments, analizó por qué las empresas están dejando atrás las soluciones de almacenamiento genéricas y qué es lo que realmente hace que un sistema de gestión documental sea inteligente. 

El coste del almacenamiento genérico de archivos 

Imagínese lo siguiente. Es lunes por la mañana y un socio solicita con urgencia la versión firmada de un importante acuerdo de fusión y adquisición. Un abogado junior revisa los hilos de correo electrónico, las unidades compartidas y las carpetas etiquetadas como «Final», «Final actualizado» y «Utilice esta». Quince minutos después, el cliente sigue esperando. 

Es una situación que se repite a diario en empresas de todos los tamaños. 

El problema no se limita a las molestias. Una gestión deficiente de los documentos genera riesgos operativos y comerciales reales, entre los que se incluyen: 

• Confusión en torno al control de versiones 
• Plazos incumplidos 
• Cuestiones relacionadas con el cumplimiento normativo y la confidencialidad 
• Disminución de la productividad 
• Menor confianza de los clientes 

Tal y como se ha explicado eneste seminario web, un sistema de gestión documental (DMS) específico para el ámbito jurídico transforma la información de un riesgo en un activo estratégico. 

¿Qué hace que un sistema de gestión documental (DMS) sea «inteligente»? 

Un sistema inteligente de gestión documental (DMS) va mucho más allá del simple almacenamiento de archivos. Se convierte en el núcleo central del trabajo jurídico, ya que reúne documentos, correos electrónicos, colaboración, flujos de trabajo, automatización e inteligencia artificial en un único entorno seguro diseñado específicamente para los profesionales del derecho. 

En lugar de obligar a los abogados a adaptar su trabajo a la tecnología, la plataforma adecuada se adapta a la forma en que los equipos jurídicos ya trabajan. 

Esto significa que: 

• Búsqueda rápida e intuitiva 
• Colaboración segura 
• Integración nativa con Microsoft 365 
• Archivo de correos electrónicos directamente desde Outlook 
• Flujos de trabajo automatizados 
• Generación de la carpeta de cierre 
• Intercambio seguro de documentos 
• Asistencia basada en inteligencia artificial integrada directamente en la plataforma 

¿El resultado? Los abogados dedican menos tiempo a las tareas administrativas y más tiempo al ejercicio de la abogacía. 

Lleve la IA a sus contenidos 

La inteligencia artificial se está convirtiendo rápidamente en uno de los principales factores diferenciadores en el ámbito de la tecnología jurídica, pero solo cuando se asienta sobre una base adecuada. Uno de los mensajes clave de la sesión del seminario web fue muy sencillo: adapte la inteligencia artificial a su contenido, y no su contenido a la inteligencia artificial. 

Para las empresas que utilizan sistemas genéricos de almacenamiento de archivos, la incorporación de herramientas de IA independientes suele suponer una mayor complejidad, más integraciones y más problemas de seguridad. 

La inteligencia artificial ofrece mejores resultados cuando se integra en datos jurídicos bien estructurados, seguros y en los que se puedan realizar búsquedas. 

Por eso estamos asistiendo a esta evolución del concepto de «DMS» en el ámbito jurídico y por eso el hecho de que esté diseñado específicamente para el sector jurídico marca la diferencia. 

En lugar de buscar información manualmente, los abogados pueden: 

• Plantee preguntas en varios documentos 
• Genere resúmenes al instante 
• Extraiga las fechas y cláusulas clave 
• Elaborar cronologías 
• Analizar los acuerdos 
• Justifique sus respuestas con citas y referencias 

El contexto lo cambia todo 

Detrás de todo esto se encuentra el contexto. La calidad de los resultados de la IA depende de la calidad del contexto al que pueda acceder, y ahí es donde un sistema de gestión documental jurídico (DMS) diseñado específicamente para este fin ofrece una ventaja significativa frente a las herramientas genéricas. NetDocuments ha presentado el primer«gráfico de contexto jurídico» del sector: un mapa interconectado de los asuntos, documentos, correos electrónicos y actividades de un bufete que proporciona a la IA una visión coherente del trabajo jurídico de una persona, en lugar de archivos aislados. Para un despacho en expansión, esto significa que la IA comprende el asunto en cuestión —quiénes son las partes, qué se ha presentado, qué ha cambiado— sin necesidad de reconstruir ese panorama cada vez. Aquí es donde el contexto lo cambia todo.  

Es importante destacar que estas herramientas se han diseñado con medidas de protección para una IA responsable, lo que garantiza que las empresas mantengan el control, la visibilidad y el cumplimiento normativo. 

Una búsqueda que funciona tal y como piensan los abogados 

Una de las funciones más destacadas que se mostraron durante la sesión fue la búsqueda inteligente. Los profesionales del ámbito jurídico rara vez recuerdan los nombres exactos de los archivos. Lo que recuerdan son conceptos, cláusulas o asuntos. 

Un sistema de gestión documental (DMS) inteligente permite a los usuarios realizar búsquedas por palabras clave, así como: 

• Búsqueda booleana 
• Búsqueda con comodines y por proximidad 
• Búsqueda de contenido en archivos PDF mediante OCR 
• Filtrado de materia 
• Filtrado de metadatos 
• Búsqueda semántica basada en IA 

En lugar de buscar una frase exacta, los abogados podrán, cada vez más, realizar búsquedas basadas en el significado y la intención, lo que reducirá drásticamente el tiempo dedicado a localizar información fundamental. 

Gestión fluida del correo electrónico desde Outlook 

Para muchos abogados, Outlook sigue siendo el eje central de su jornada laboral. Por eso, las plataformas inteligentes de gestión documental (DMS) dan prioridad a la integración nativa con el correo electrónico. 

Las empresas pueden: 

• Archive los correos electrónicos con un solo clic 
• Utilice las sugerencias de clasificación predictivas 
• Aplicar el archivo automático de conversaciones 
• Evite la presentación duplicada mediante los indicadores de presentación global 
• Comparta documentos de forma segura a través de enlaces protegidos 

Todo ello sin salir de Microsoft 365. Esto reduce las dificultades para los usuarios, al tiempo que mejora la gobernanza y la coherencia en toda la empresa. 

Sentar las bases para el futuro 

Tanto para las empresas en expansión como para los despachos ya consolidados, ir más allá de las soluciones genéricas de almacenamiento de archivos sienta las bases adecuadas para: 

• La adopción de la IA y el retorno de la inversión 
• Eficiencia operativa 
• Mejor servicio al cliente 
• Un mayor cumplimiento normativo 
• Escalabilidad futura  

A medida que las empresas siguen evaluando cómo utilizar la IA de forma significativa y responsable, la calidad y la estructura de sus datos cobran más importancia que nunca. Las empresas que hoy en día van más allá del simple almacenamiento genérico de archivos no solo están reduciendo las dificultades, sino que están sentando unas bases sólidas y seguras para una IA que funciona a partir de un contexto jurídico real, y no de archivos aislados. 

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