Para muitos escritórios de advogados, a gestão de documentos continua a basear-se numa mistura heterogénea de unidades partilhadas, pastas de e-mail, ferramentas de armazenamento na nuvem e sistemas desarticulados. Funciona… até deixar de funcionar.

Um documento em falta. Várias versões «finais» do mesmo contrato. Tempo perdido a procurar nas caixas de entrada. Informação confidencial armazenada no local errado. Estes desafios são-lhes bem familiares às empresas que tentam gerir o trabalho jurídico com ferramentas genéricas de armazenamento de ficheiros, que não foram concebidas para as realidades da prática jurídica moderna. 

Numasessão recente sob demanda, Hayley Leung, especialista principal em soluções da NetDocuments, analisou as razões pelas quais as empresas estão agora a ir além das soluções genéricas de armazenamento e o que torna verdadeiramente inteligente um sistema de gestão de documentos. 

O custo do armazenamento genérico de ficheiros 

Imagine a seguinte situação. É segunda-feira de manhã e um sócio pede com urgência a versão assinada de um importante acordo de fusões e aquisições. Um advogado júnior procura em cadeias de e-mails, unidades partilhadas e pastas com as designações «Final», «Final atualizado» e «Utilize esta». Quinze minutos depois, o cliente continua à espera. 

É um cenário que se repete diariamente em empresas de todas as dimensões. 

A questão não se resume apenas a um inconveniente. Uma má gestão de documentos gera riscos operacionais e comerciais reais, incluindo: 

• Confusão em relação ao controlo de versões 
• Prazos não cumpridos 
• Questões relacionadas com a conformidade e a confidencialidade 
• Produtividade reduzida 
• Menor confiança dos clientes 

Tal como foi abordadoneste webinar, um sistema de gestão de documentos (DMS) específico para o setor jurídico transforma a informação de um risco num ativo estratégico. 

O que torna um DMS «inteligente»? 

Um sistema inteligente de gestão de documentos (DMS) vai muito além do simples armazenamento de ficheiros. Torna-se o centro nevrálgico do trabalho jurídico – reunindo documentos, e-mails, colaboração, fluxos de trabalho, automatização e IA num único ambiente seguro, concebido especificamente para profissionais do direito. 

Em vez de obrigar os advogados a adaptar o seu trabalho à tecnologia, a plataforma adequada apoia a forma como as equipas jurídicas já trabalham. 

Isso significa que: 

• Pesquisa rápida e intuitiva 
• Colaboração segura 
• Integração nativa com o Microsoft 365 
• Arquivamento de e-mails diretamente a partir do Outlook 
• Fluxos de trabalho automatizados 
• Geração da pasta de encerramento 
• Partilha segura de documentos 
• Assistência baseada em IA integrada diretamente na plataforma 

O resultado? Os advogados dedicam menos tempo a tarefas administrativas e mais tempo ao exercício da advocacia. 

Trazer a IA para o seu conteúdo 

A IA está a tornar-se rapidamente um dos maiores fatores diferenciadores na tecnologia jurídica, mas apenas quando assente nas bases certas. Uma das mensagens-chave da sessão do webinar foi simples: aplique a IA ao seu conteúdo, e não o seu conteúdo à IA. 

Para as empresas que recorrem ao armazenamento genérico de ficheiros, a adoção de ferramentas de IA autónomas acaba frequentemente por criar mais complexidade, mais integrações e mais preocupações em matéria de segurança. 

A IA tem um desempenho melhor quando está integrada em dados jurídicos bem estruturados, seguros e pesquisáveis. 

É por isso que estamos a assistir a esta evolução do que um DMS representa para o trabalho jurídico e que o facto de ter sido concebido especificamente para o setor jurídico faz toda a diferença. 

Em vez de procurarem informações manualmente, os advogados podem: 

• Faça perguntas em vários documentos 
• Crie resumos instantaneamente 
• Extraia as datas e cláusulas principais 
• Criar cronologias 
• Analisar acordos 
• Comprove as respostas com citações e referências 

O contexto muda tudo 

Na base de tudo isto está o contexto. A qualidade dos resultados da IA depende da qualidade do contexto a que esta tem acesso – e é aí que um sistema de gestão documental jurídico (DMS) concebido especificamente para o efeito apresenta uma vantagem significativa em relação às ferramentas genéricas. A NetDocuments lançou o primeirográfico de contexto jurídico do setor: um mapa interligado dos processos, documentos, e-mails e atividades de um escritório de advogados, que proporciona à IA uma visão coerente do trabalho jurídico de uma pessoa, em vez de ficheiros isolados. Para um escritório em crescimento, isto significa uma IA que compreende o processo em questão — quem são as partes, o que foi apresentado, o que mudou — sem necessidade de reconstruir esse panorama de cada vez. É aqui que o contexto muda tudo.  

É importante referir que estas ferramentas foram concebidas com mecanismos de proteção para uma IA responsável, garantindo que as empresas mantenham o controlo, a visibilidade e a conformidade. 

Uma pesquisa que funciona tal como os advogados pensam 

Uma das funcionalidades mais notáveis demonstradas durante a sessão foi a pesquisa inteligente. Os profissionais do direito raramente se lembram dos nomes exatos dos ficheiros. Lembram-se de conceitos, cláusulas ou assuntos. 

Um sistema de gestão de documentos (DMS) inteligente permite aos utilizadores efetuar pesquisas por palavras-chave, bem como: 

• Pesquisa booleana 
• Pesquisa com caracteres curinga e por proximidade 
• Pesquisa de conteúdo com OCR em ficheiros PDF 
• Filtragem de matéria 
• Filtragem de metadados 
• Pesquisa semântica com IA 

Em vez de pesquisarem uma frase exata, os advogados terão, cada vez mais, a possibilidade de pesquisar com base no significado e na intenção, reduzindo drasticamente o tempo gasto na localização de informações essenciais. 

Gestão integrada de e-mails no Outlook 

Para muitos advogados, o Outlook continua a ser o ponto central do dia de trabalho. É por isso que as plataformas inteligentes de gestão de documentos (DMS) dão prioridade à integração nativa com o e-mail. 

As empresas podem: 

• Arquive e-mails com um único clique 
• Utilize sugestões de arquivamento preditivas 
• Aplicar o arquivamento automático das conversas 
• Evite a apresentação duplicada através de indicadores de apresentação global 
• Partilhe documentos de forma segura através de links protegidos 

Tudo isto sem sair do Microsoft 365. Isto reduz as dificuldades para os utilizadores, ao mesmo tempo que melhora a governação e a consistência em toda a empresa. 

Construir as bases para o futuro 

Tanto para empresas em crescimento como para escritórios já consolidados, ir além das soluções genéricas de armazenamento de ficheiros cria as bases adequadas para: 

• Adoção da IA e retorno do investimento 
• Eficiência operacional 
• Melhor serviço ao cliente 
• Maior conformidade 
• Escalabilidade futura  

À medida que as empresas continuam a avaliar como utilizar a IA de forma significativa e responsável, a qualidade e a estrutura dos seus dados assumem uma importância maior do que nunca. As empresas que, atualmente, vão além do armazenamento genérico de ficheiros não estão apenas a reduzir os obstáculos, estão a construir uma base segura para a IA que funciona a partir de um contexto jurídico real, e não de ficheiros isolados. 

Quer ver como isto funciona na prática?Veja agora a sessão sob demanda →