La tecnología está más presente que nunca en nuestra vida personal y profesional. Pero a medida que aumenta nuestro uso de las herramientas y plataformas tecnológicas, también aumentan las oportunidades de perder el control de nuestros documentos y datos.

Para los bufetes de abogados y los departamentos jurídicos, esta proliferación tecnológica y la consiguiente dispersión de la información a través de plataformas aisladas en toda la organización pueden crear graves obstáculos a la productividad, la eficiencia, el control de la información y mucho más. El reto consiste en encontrar una solución que no le obligue a comprometer la seguridad de su bufete u organización en aras de la productividad de sus abogados.

Lo mejor en productividad se une a lo mejor en gobernanza de la información

Como líder del sector en productividad basada en la nube, las herramientas de Microsoft se han convertido en un elemento fundamental de la empresa moderna. Aunque no responden de entrada a los retos y requisitos especializados del sector jurídico, proporcionan el conjunto de herramientas de productividad más utilizado.

NetDocuments, por su parte, es una plataforma de contenidos integral diseñada específicamente para los profesionales del derecho, con una seguridad, gobernanza y cumplimiento de normativas galardonadas e integradas.

Pero la buena noticia es que no tienes que elegir. Puedes disponer de las funciones jurídicas del software líder de gestión documental en la nube (DMS ) integradas a la perfección con tus herramientas favoritas de Microsoft.

Es cierto, NetDocuments y Microsoft simplemente son mejores juntos.

ChatLink es la clave para una colaboración fluida y segura.

Muchas empresas, incluidos bufetes de abogados, adoptaron Microsoft Teams a raíz de la COVID-19 para mantener a sus organizaciones conectadas mientras trabajan de forma remota. Sin embargo, el uso de Teams sin un DMS, o junto con su DMS, no es necesariamente la experiencia de trabajo sin fisuras que usted espera.

A menudo, a medida que los documentos se transmiten entre los usuarios de Teams, se cargan y almacenan automáticamente en la instancia de OneDrive o SharePoint de su organización, lo que agrava el ya de por sí problemático problema de la gestión de la información, que dispersa los documentos en varios repositorios.

Por eso hemos creado ChatLink: Una conexión perfecta entre NetDocuments y Microsoft Teams que le permite acceder a todas las capacidades de NetDocuments dentro de la experiencia de Teams con la que ya está familiarizado, incluidas herramientas complementarias como Tasks, SetBuilder y CollabSpaces, todo ello sin tener que depender de OneDrive o SharePoint.

ChatLink le permite conectar los canales de Teams con espacios de trabajo específicos de cada asunto en NetDocuments, lo que significa que no perderá tiempo buscando lo que necesita. Esta conexión permite la funcionalidad de un solo toque para que pueda colaborar de forma segura en los documentos -desde el registro de salida hasta el registro de entrada, desde el cambio de nombre hasta la creación de versiones- sin cambiar entre plataformas. Y como los enlaces a los documentos se comparten dentro de los canales de Teams, los permisos de acceso de usuario que establezca en NetDocuments se mantienen.

En resumen: ChatLink crea una experiencia totalmente integrada que ayuda a mantener los espacios de trabajo diarios de los abogados seguros, conformes a la normativa y fáciles de gestionar.

Mensajería en tiempo real conforme

Uno de los aspectos más complicados del cumplimiento normativo es mantener seguras todas las comunicaciones relacionadas con los asuntos. Al combinar ndThread, la solución de chat de NetDocuments, y Microsoft Teams, puede ofrecer a sus abogados las ventajas de la mensajería en tiempo real y, al mismo tiempo, cumplir las estrictas normas de gobernanza jurídica. Para los departamentos jurídicos en particular, esta funcionalidad permite a los juristas trabajar en estrecha colaboración y de manera informal con compañeros de distintas funciones sin tener que cambiar de plataforma.

Al igual que los espacios de trabajo de NetDocuments, ndThread puede añadirse como una pestaña en su experiencia de Microsoft Teams, por lo que las conversaciones que cumplen con las normas siguen estando a un solo clic de distancia. Las conversaciones individuales, los debates en grupo, las ideas y las anotaciones en documentos pueden archivarse de forma segura en el repositorio del espacio de trabajo, de modo que todo forme parte del registro oficial y se guarde en contexto.

Todo un espectro de posibilidades de integración

Por supuesto, Microsoft ofrece mucho más que Equipos, y NetDocuments ofrece muchas más herramientas para que sus sistemas funcionen sincronizados. He aquí algunas de nuestras soluciones integradas:

ndMail

Si sus abogados trabajan con Outlook, la integración con ndMail ofrece un conjunto de herramientas de gestión del correo electrónico y de productividad diseñadas para profesionales del derecho. Puede automatizar el archivado de correos electrónicos con reglas de Outlook o aprovechar el poder de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para archivar correos electrónicos en un solo clic con el archivado predictivo. Con ndMail, su bandeja de entrada se convierte en una central de productividad.

ndOffice

NetDocuments está estrechamente integrado con las aplicaciones de Microsoft Office y Adobe Acrobat a través de ndOffice, lo que le ayuda a agilizar los flujos de trabajo cruciales para sus abogados. Los abogados también pueden acceder rápidamente a los documentos recientes y a su estado con el Centro de Actividades.

Además de la funcionalidad estándar que permite a los abogados trabajar completamente fuera de los productos de Microsoft Office, ndOffice les ayuda a realizar un seguimiento prácticamente ilimitado de metadatos y subversiones de documentos, así como a empaquetar y renombrar archivos adjuntos de correo electrónico directamente dentro de Outlook para crear una experiencia a medida para clientes y compañeros.

Conector Power Automate

El conector NetDocuments para Microsoft Power Automate facilita la automatización de procesos manuales que consumen mucho tiempo dentro y fuera de su DMS con flujos de trabajo personalizados de bajo código o sin código y acceso a más de 50 llamadas a la API de NetDocuments, vinculando las necesidades de la organización a tareas legales específicas sin ningún esfuerzo adicional.

Y aún hay más: Descargue nuestro folleto para conocer a fondo NetDocuments + Microsoft, incluidas funciones adicionales como DLP, MCAS y FlexStore.

Próximamente: Estado del proveedor de almacenamiento y mirroring

Además de la potente funcionalidad que existe actualmente, la conexión entre Microsoft y NetDocuments es cada vez más fuerte. NetDocuments se ha asociado con Microsoft para convertirse en un proveedor de almacenamiento totalmente integrado en Teams. Esta funcionalidad le permitirá configurar NetDocuments como su único repositorio de documentos back-end en Teams, para que pueda trabajar de forma aún más fluida y segura.

Pero eso no es todo. NetDocuments aún tiene más mejoras para 2021.

Pronto, todo lo que publiques en Teams se reflejará en tu DMS, sin tener que acceder nunca a la pestaña ndThread. Tanto si arrastra archivos desde su unidad local a Teams como si adjunta un documento a un mensaje directo, NetDocuments importará el archivo y lo guardará directamente en el archivo de asunto asociado.

Trabajo inspirado con Microsoft y NetDocuments

La combinación de las potentes herramientas basadas en la nube que ofrecen Microsoft y NetDocuments puede suponer una increíble ventaja estratégica para los bufetes de abogados y los departamentos jurídicos al permitir a sus abogados trabajar inspirados con:

• Mayor productividad. NetDocuments es el único DMS que ofrece una integración completa con Teams y permite mantener archivos de asuntos más completos.
• Mayor eficacia. Gracias al acceso directo a sus archivos desde la interfaz de Teams, su equipo podrá trabajar con menos interrupciones.
• Seguridad reforzada. Cuando la seguridad de los documentos está integrada en su sistema, la elección correcta es también la elección fácil para sus usuarios.

Está claro que con el poder de las plataformas líderes de DMS y productividad empresarial que apoyan a sus abogados, el éxito nunca estará fuera de su alcance.

Póngase en contacto con nosotros para saber cómo la integración de NetDocuments con Microsoft puede optimizar la seguridad y la productividad de su empresa.