A tecnologia está mais omnipresente do que nunca na nossa vida pessoal e profissional. Mas à medida que a nossa utilização de ferramentas e plataformas tecnológicas aumenta, aumentam também as oportunidades de perder o controlo dos nossos documentos e dados.

Para as sociedades de advogados e os departamentos jurídicos, esta dispersão tecnológica e a consequente disseminação da informação por plataformas isoladas em toda a organização podem criar sérios obstáculos à produtividade, eficiência, gestão da informação e muito mais. O desafio é encontrar uma solução que não o obrigue a comprometer a segurança da sua empresa ou organização em prol da produtividade dos seus advogados.

O melhor da produtividade encontra-se com o melhor da governação da informação

Como líder do sector da produtividade baseada na nuvem, as ferramentas da Microsoft tornaram-se um elemento fundamental dos negócios modernos. Embora não respondam imediatamente aos desafios e requisitos especializados do sector jurídico, fornecem o conjunto de ferramentas de produtividade mais utilizado.

A NetDocuments, por outro lado, é uma plataforma de conteúdos abrangente, concebida especificamente para profissionais do sector jurídico, com segurança, governação e conformidade premiadas incorporadas.

Mas aqui estão as boas notícias: não tem de escolher. Pode ter as capacidades jurídicas do software líder de gestão de documentos na nuvem (DMS) integradas na perfeição com as suas ferramentas Microsoft favoritas.

É verdade, a NetDocuments e a Microsoft são simplesmente melhores juntas.

O ChatLink é a chave para uma colaboração segura e sem falhas.

Muitas empresas, incluindo escritórios de advogados, adoptaram o Microsoft Teams na sequência da COVID-19 para manter as suas organizações ligadas enquanto trabalham remotamente. No entanto, utilizar o Teams sem um DMS, ou juntamente com o seu DMS, não é necessariamente a experiência de trabalho perfeita que se espera.

Muitas vezes, à medida que os documentos são transmitidos entre os utilizadores do Teams, são automaticamente carregados e armazenados na instância do OneDrive ou do SharePoint da sua organização, o que agrava a já problemática questão da governação da informação, espalhando documentos por vários repositórios.

Foi por isso que criámos o ChatLink: Uma ligação perfeita entre o NetDocuments e o Microsoft Teams que lhe permite aceder a todas as capacidades do NetDocuments na experiência do Teams com que já está familiarizado, incluindo ferramentas adicionais como Tasks, SetBuilder e CollabSpaces, tudo sem ter de depender do OneDrive ou do SharePoint.

O ChatLink permite-lhe ligar os canais do Teams a espaços de trabalho específicos do assunto no NetDocuments, o que significa que não perde tempo a procurar o que precisa. Esta ligação permite uma funcionalidade de toque único, para que possa colaborar em segurança nos documentos - desde o check-out ao check-in, passando pela renomeação e pelo controlo de versões - sem alternar entre plataformas. E à medida que as ligações de documentos são partilhadas nos canais do Teams, as permissões de acesso dos utilizadores que estabelece no NetDocuments são transferidas.

Em suma: o ChatLink cria uma experiência totalmente integrada que ajuda a manter os espaços de trabalho diários dos advogados seguros, em conformidade e fáceis de gerir.

Mensagens em tempo real compatíveis

Uma das partes mais desafiantes da conformidade é manter toda a comunicação relacionada com o assunto segura e protegida. Ao associar o ndThread, a solução de chat da NetDocuments, e o Microsoft Teams, pode dar aos seus advogados as vantagens das mensagens em tempo real, ao mesmo tempo que cumpre os elevados padrões de governação jurídica. Para os departamentos jurídicos em particular, esta funcionalidade permite que o departamento jurídico trabalhe de perto e casualmente com colegas multifuncionais sem ter de alternar entre plataformas.

Tal como os espaços de trabalho do NetDocuments, o ndThread pode ser adicionado como um separador na sua experiência do Microsoft Teams, pelo que as conversas compatíveis continuam a estar apenas a um clique de distância. As conversas individuais, as discussões de grupo, as ideias e as anotações de documentos podem ser arquivadas de forma segura no repositório do seu espaço de trabalho, mantendo tudo parte do registo oficial e guardado no contexto.

Um espetro completo de possibilidades de integração

Naturalmente, a Microsoft oferece mais do que apenas o Teams - e a NetDocuments oferece muitas mais ferramentas para manter os seus sistemas a funcionar em sincronia. Eis apenas algumas das nossas soluções integradas:

ndMail

Se os seus advogados utilizam o Outlook, a integração do ndMail fornece um conjunto de ferramentas de gestão de correio eletrónico e de produtividade concebidas para profissionais da área jurídica. Pode automatizar o arquivamento de correio eletrónico com regras do Outlook ou tirar partido do poder da inteligência artificial e da aprendizagem automática para arquivar correio eletrónico com um único clique com o arquivamento preditivo. Com o ndMail, a sua caixa de entrada torna-se a Central de Produtividade.

ndEscritório

O NetDocuments está estreitamente integrado com as aplicações Microsoft Office e Adobe Acrobat através do ndOffice, ajudando-o a simplificar fluxos de trabalho cruciais para os seus advogados. Os advogados podem também aceder rapidamente a documentos recentes e ao seu estado com o Centro de Actividades.

Para além da funcionalidade padrão que permite aos advogados trabalharem completamente fora dos produtos Microsoft Office, o ndOffice ajuda-os a controlar metadados e subversões de documentos praticamente ilimitados, bem como a empacotar e renomear anexos de correio eletrónico diretamente no Outlook para criar uma experiência personalizada para clientes e colegas.

Conector Power Automate

O NetDocuments Connector for Microsoft Power Automate facilita a automatização de processos manuais morosos dentro e fora do seu DMS com fluxos de trabalho personalizados de código reduzido ou sem código e acesso a mais de 50 chamadas API do NetDocuments, ligando as necessidades da organização a tarefas legais específicas sem qualquer esforço adicional.

E há mais: Descarregue a nossa brochura para explorar em profundidade o NetDocuments + Microsoft, incluindo funcionalidades extra como DLP, MCAS e FlexStore.

Em breve: Estado do fornecedor de armazenamento e espelhamento

Para além da poderosa funcionalidade que existe atualmente, a ligação entre a Microsoft e a NetDocuments está a tornar-se ainda mais forte. A NetDocuments está a estabelecer uma parceria com a Microsoft para se tornar um fornecedor de armazenamento do Teams totalmente integrado. Esta funcionalidade permitir-lhe-á definir a NetDocuments como o seu único repositório de documentos de back-end no Teams, para que possa trabalhar de forma ainda mais integrada e segura.

Mas isso não é tudo. O NetDocuments tem ainda mais melhorias a chegar em 2021!

Em breve, tudo o que publicar no Teams será espelhado no seu DMS, sem ter de aceder ao separador ndThread. Quer esteja a arrastar ficheiros da sua unidade local para o Teams ou a anexar um documento a uma mensagem direta, o NetDocuments importará o ficheiro e guardá-lo-á diretamente no ficheiro de assunto associado.

Trabalhar de forma inspirada com a Microsoft e aNetDocuments

A combinação das poderosas ferramentas baseadas na nuvem oferecidas pela Microsoft e pela NetDocuments pode proporcionar uma vantagem estratégica incrível para os escritórios de advogados e departamentos jurídicos, permitindo que os seus advogados trabalhem de forma inspirada:

• Aumento da produtividade. O NetDocuments é o único DMS que oferece uma integração completa com o Teams e permite-lhe manter ficheiros de processos mais completos.
• Maior eficiência. Com acesso direto aos seus ficheiros na interface do Teams, a sua equipa pode trabalhar com menos interrupções.
• Segurança reforçada. Quando a segurança dos documentos está integrada no seu sistema, a escolha certa é também a escolha fácil para os seus utilizadores.

É evidente que, com o poder das principais plataformas de DMS e de produtividade empresarial que apoiam os seus advogados, o sucesso nunca estará fora de alcance.

Contacte-nos para saber como a integração do NetDocuments com a Microsoft pode otimizar a segurança e a produtividade da sua empresa.