No es ningún secreto que a los bufetes de abogados les encanta el papel. Tampoco es ningún secreto que el papel requiere más tiempo para archivar, almacenar, encontrar y buscar en los expedientes, lo que contrasta fuertemente con la facilidad de uso que ofrecen los documentos digitales.

Pero las ventajas de prescindir del papel son aún mayores de lo que cree.

En este artículo, compartimos algunas de las principales ventajas de una oficina sin papel, así como los pasos prácticos que puede dar para que su empresa avance en una dirección más digital. También le mostraremos algunas de las mejores herramientas para apoyar sus iniciativas sin papel y nuestros mejores consejos para gestionar su espacio de trabajo digital.

Por qué los despachos de abogados deberían prescindir del papel

Lo más probable es que su bufete funcione con una amalgama de archivos electrónicos y físicos. Pero al mantener un pie en el mundo del papel, se está perdiendo algunas de las ventajas más significativas que un espacio de trabajo digital puede proporcionar a su bufete. Al prescindir del papel, su bufete puede:

• Aumente la eficacia. Es obvio que trabajar con archivos electrónicos es más rápido y sencillo que con documentos en papel, tanto si busca un archivo concreto como si colabora con colegas o envía documentos a un cliente. Todo es más fácil cuando es digital, lo que significa que puede hacer más cosas en menos tiempo y dedicar más tiempo a trabajos de gran valor en lugar de a tediosas tareas administrativas.
• Acceso desde cualquier lugar. Como todos sabemos por experiencia propia, intentar trabajar con normalidad cuando se está fuera de la oficina puede resultar extremadamente difícil, sobre todo si su empresa depende de documentos físicos. En cambio, si todos sus documentos son digitales, podrá acceder a todo lo que necesite desde un ordenador portátil o un dispositivo móvil. Eso significa que el trabajo es más fácil tanto si está en casa, en el juzgado o de vacaciones.
• Garantice la seguridad. Su principal responsabilidad como abogado es proteger a su cliente, lo que incluye proteger sus datos. Tener una mezcla de documentos digitales y en papel significa que tiene que redoblar sus políticas y procedimientos de seguridad. Pero con un despacho de abogados sin papel, puede obtener controles de seguridad más sólidos y granulares para garantizar que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a cada archivo. (Por no hablar de las ventajas de las copias de seguridad en la nube en caso de catástrofes naturales o robos en el despacho). Eso es lo que llamamos tranquilidad.
• Ahorre dinero. Seamos realistas: almacenar un archivo electrónico es mucho menos caro que almacenar uno en papel. Desde el papel y las impresoras hasta las estanterías y los metros cuadrados, los costes del almacenamiento físico de documentos pueden acumularse rápidamente. Con la gestión de documentos digitales, sin embargo, reducirá drásticamente la huella de sus archivos... y cuando esté llegando al límite de su capacidad de almacenamiento, ampliarla sólo le llevará unos clics.
• Mantenga la cordura ¿Alguna vez ha estado a la caza de un documento y ha empezado a sentirse un poco loco? Perder la pista de un archivo puede ser agotador, independientemente de cómo tenga que buscarlo, pero realizar una búsqueda digital es mucho más eficaz que rebuscar en caja tras caja tras caja de archivos físicos.
• Mejore la experiencia de los clientes. El hecho es que nuestras vidas son cada día más digitales, y las experiencias de los clientes basadas en lo digital se están convirtiendo en la norma en casi todos los sectores. Eso significa que muchos clientes acuden a su bufete esperando un estándar moderno de rapidez y facilidad. Además de todos los beneficios internos para su bufete, tener un despacho de abogados sin papel también puede ayudarle a satisfacer las expectativas de los clientes... lo que se traduce en mejores críticas y más referencias en el futuro.

Pasos para crear un despacho de abogados sin papel

Está claro que la eliminación del papel ofrece importantes ventajas a los bufetes de abogados. Pero, ¿cómo empezar a prescindir del papel?

1. Comprométase. Para tener éxito al pasar a la gestión sin papel, necesita tener a toda su empresa a bordo - y debe estar plenamente comprometida. Un intento a medias (o disensiones entre las filas) sólo creará confusión y retrasos innecesarios, al tiempo que privará a su equipo de todas las ventajas que ofrece la gestión digital de documentos.
2. Equípese. Eliminar (o al menos, reducir en gran medida) su dependencia de los documentos físicos requiere algunas herramientas. Cosas como escáneres, trituradoras de papel y, por supuesto, un software de gestión de documentos basado en la nube, serán necesarias para asegurarse de que toda su información vital se almacena digitalmente de forma adecuada. Cubriremos estas herramientas con más detalle a continuación.
3. Diseñe sus flujos de trabajo. Es importante crear un proceso claro y coherente sobre cómo va a gestionar la transición de la gestión de documentos físicos a la digital. Por ejemplo:
   • ¿Cómo tratará los documentos creados internamente? ¿Cómo gestionará la entrada de nuevos clientes? ¿Le exige su estado que conserve los originales de determinados documentos? ¿Qué ocurre con los archivos que pueden considerarse pruebas?
   Otro aspecto vital de este proceso es definir su estructura general de carpetas y las convenciones de denominación de archivos. Ser coherente en este ámbito hará que sea mucho más fácil encontrar lo que busca en el futuro, además de ayudar a todos los miembros del bufete a estar en la misma página y simplificar la incorporación de nuevos abogados y personal. Quizá no haga falta decirlo, pero en el proceso de eliminación del papel, debe dar prioridad a los documentos que sean relevantes para los casos activos.
4. Aproveche las plantillas. Una de las mayores ventajas de los documentos y flujos de trabajo digitales es la posibilidad de utilizar plantillas. Utilizar una plantilla puede reducir enormemente el tiempo necesario para completar una tarea y evitarle tener que reinventar la rueda con cada nuevo asunto. He aquí algunas de las mejores formas de aprovechar las plantillas para su empresa:
   • Elabore plantillas para los 10 documentos más importantes que su empresa crea con regularidad.
   • Elabore listas de comprobación estandarizadas para procesos, proyectos o tipos de asuntos comunes.
   • Planifique su estructura de carpetas para ayudarle a mantener la coherencia a medida que vayan llegando nuevos asuntos.
5. Hágalo en toda la empresa. Aunque el trabajo jurídico propiamente dicho representa la mayor parte del papel de su bufete, no es la única fuente. Otros departamentos como finanzas/contabilidad, facturación y cobros, y recursos humanos también pueden manejar grandes cantidades de papel y se beneficiarían de la eliminación del papel. De hecho, dotar a estos equipos de herramientas modernas puede suponer ventajas añadidas, como mejorar los análisis y conseguir que las facturas se paguen con mayor rapidez.

Las mejores herramientas para apoyar un bufete sin papel

Como ya se ha mencionado, necesita disponer de las herramientas adecuadas para que su empresa pueda realmente prescindir del papel. Y aunque puede requerir una inversión decente por adelantado, los beneficios a largo plazo compensarán con creces los costes. Esto es lo que necesita para ayudar a digitalizar su empresa:

Sistema de gestión de documentos (SGD)

Una plataforma de gestión de documentos y correo electrónico basada en la nube es el componente más crítico de la estrategia sin papel de su empresa. Además de proporcionar un almacenamiento seguro para sus archivos digitales, un DMS puede ofrecer herramientas adicionales para que el trabajo basado en documentos sea más productivo (¡y seguro!) que nunca, incluyendo funciones de colaboración, seguridad avanzada y mucho más.

Una característica importante que debe buscar es el OCR, o reconocimiento óptico de caracteres. Esta herramienta le permite digitalizar documentos e imágenes para convertirlos en archivos utilizables y con capacidad de búsqueda, ya se trate de un PDF o de un documento heredado escaneado.

Solución de firma electrónica

Aunque todavía puede haber algunos casos en los que necesite una firma húmeda, la firma electrónica tiene el mismo peso y efecto legal en muchas situaciones (si no en la mayoría). Adoptar una herramienta de firma electrónica puede ayudar a su empresa a reducir aún más la necesidad de papel, al tiempo que acelera el proceso de recogida de firmas con clientes, proveedores y otras partes. Además, estas herramientas son cada vez más sencillas de adoptar, ya que cada vez más proveedores están creando integraciones más estrechas (y gratuitas) con empresas como DocuSign.

Necesidades de hardware

Cuando lleve a su empresa a prescindir del papel, hay que tener en cuenta algunas piezas de hardware esenciales (y agradables de tener). Estas son nuestras principales recomendaciones:

• Escáner de documentos. Las empresas que han tenido más éxito con la eliminación del papel lo hacen de la forma más cómoda posible. Depende de usted si eso significa proporcionar a cada miembro del equipo un escáner de documentos o simplemente aumentar su disponibilidad general. El tamaño compacto de un escáner portátil también puede resultar atractivo para muchos abogados, con la posibilidad añadida de transportarlo fácilmente cuando sea necesario (como cuando se trabaja a distancia).
• Destructora de papel. A medida que convierta sus archivos de papel a digital, necesitará una forma de destruir las copias físicas de forma segura. Durante las fases iniciales de la conversión a digital, puede que tenga más sentido contratar un servicio de trituración debido a las grandes cantidades de papel de las que se deshará.
• Monitor adicional. Si está acostumbrado a consultar una copia física de un documento mientras trabaja en un ordenador, se cansará rápidamente de saltar entre pestañas o de intentar hacer visibles varios documentos en una sola pantalla. Para facilitar la transición (y asegurarse de que obtiene todas las ventajas de trabajar sin papel), adquiera un monitor adicional.

Gestión de un espacio de trabajo digital

Si bien es cierto que hacer la transición sin papel puede requerir algo de trabajo pesado, el mantenimiento continuo es en realidad bastante sencillo. Por supuesto, ese es todo el objetivo, ¿verdad? Facilitarle el almacenamiento, la búsqueda y el uso de sus documentos.

El principio más importante de la gestión de un espacio de trabajo digital es ser coherente. Siga el mismo proceso cada vez que reciba documentos en papel, mantenga una estructura fácil de usar con sus carpetas digitales y siga siempre las convenciones de nomenclatura establecidas. Esto garantizará que su espacio de trabajo digital se mantenga organizado y facilitará que su equipo encuentre lo que necesita.  

Recuerde que también es más probable que la gente siga el protocolo si usted se lo pone fácil, sobre todo al principio. Aunque en teoría la mayoría de la gente entenderá los beneficios de la coherencia, es posible que aún se muestren reacios a cambiar sus costumbres. Cuanto más sencillo pueda hacerlo, más probable será que adopten el nuevo proceso.

Seguridad y gobernanza de datos

Hay una última cosa que deberíamos cubrir en relación con la gestión de documentos digitales: la seguridad y la gobernanza. Aunque las noticias sobre amenazas de ciberseguridad de alto perfil no son moco de pavo, también pueden ser engañosas.

La verdad es que almacenar sus documentos en la nube puede ser mucho más seguro que almacenarlos in situ, ya sea física o digitalmente. Además, un DMS puede ofrecer controles de seguridad avanzados para el acceso y las acciones de los usuarios, por lo que puede estar seguro de que sus documentos y datos están protegidos frente a filtraciones de datos involuntarias o malintencionadas.

Permítanos ayudar a su bufete a prescindir del papel

Si desea aprovechar realmente todo lo que la gestión digital de documentos puede ofrecerle, NetDocuments puede ayudarle.

Como DMS líder basado en la nube, nuestra plataforma está diseñada específicamente para apoyar el trabajo jurídico, permitiendo a los abogados crear, editar, almacenar, localizar y colaborar en documentos desde cualquier lugar y dispositivo. Además de la plataforma central, ofrecemos una variedad de herramientas para mejorar su productividad e impulsar mejores resultados para su bufete.

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