Não é segredo que os escritórios de advocacia adoram papel. Também não é segredo que o papel requer tempo extra para arquivar, armazenar, encontrar e pesquisar arquivos - um forte contraste com a facilidade de uso oferecida pelos documentos digitais.

Mas os benefícios de deixar de usar papel são ainda maiores do que o você imagina.

Neste artigo, compartilhamos algumas das principais vantagens de um escritório sem papel, bem como as medidas práticas que o você pode tomar para levar sua empresa a uma direção mais digital. Também apresentaremos algumas das melhores ferramentas para apoiar suas iniciativas de eliminação de papel e nossas principais dicas para gerenciar seu espaço de trabalho digital.

Por que os escritórios de advocacia devem eliminar o uso de papel

É provável que sua empresa esteja operando com uma mistura de arquivos eletrônicos e físicos. Mas, ao manter um pé no mundo do papel, o você está perdendo alguns dos benefícios mais significativos que um espaço de trabalho digital pode proporcionar à sua empresa. Ao deixar de usar papel, sua empresa pode:

• Aumente a eficiência. É óbvio que trabalhar com arquivos eletrônicos é mais rápido e fácil do que com documentos em papel, seja para procurar um arquivo específico, colaborar com colegas ou enviar documentos para um cliente. Tudo é mais fácil quando é digital, o que significa que o você pode fazer mais em menos tempo e dedicar mais tempo ao trabalho de alto valor em vez de tarefas administrativas tediosas.
• Acesso em qualquer lugar. Como todos nós sabemos por experiência própria, tentar trabalhar normalmente quando se está fora do escritório pode ser extremamente desafiador, especialmente se a sua empresa depende de documentos físicos. Por outro lado, se todos os seus documentos forem digitais, o você poderá acessar tudo o que precisa em um laptop ou dispositivo móvel. Isso significa que o trabalho é mais fácil, quer o você esteja em casa, no tribunal ou de férias.
• Garantir a segurança. Sua principal responsabilidade como advogado é proteger seu cliente, o que inclui proteger seus dados. Ter uma combinação de documentos digitais e em papel significa que o você precisa redobrar a atenção com suas políticas e procedimentos de segurança. Mas com um escritório de advocacia sem papel, o você pode obter controles de segurança mais fortes e mais granulares para garantir que somente usuários autorizados tenham acesso a cada arquivo. (Sem mencionar os benefícios dos backups baseados em nuvem em caso de desastres naturais ou roubo do escritório). Isso é o que chamamos de paz de espírito.
• Economize dinheiro. Sejamos realistas: armazenar um arquivo eletrônico é muito mais barato do que armazenar um arquivo em papel. De papel e impressoras a estantes e metragem quadrada, os custos de armazenamento de documentos físicos podem se acumular rapidamente. No entanto, com o gerenciamento de documentos digitais, o você reduz drasticamente o espaço ocupado pelos seus arquivos... e quando estiver ultrapassando os limites da sua capacidade de armazenamento, o aumento da escala leva apenas alguns cliques.
• Mantenha-se são. O você já esteve à procura de um documento e começou a se sentir um pouco louco? Perder o rastro de um arquivo pode ser exaustivo, não importa como o você tenha que procurá-lo, mas realizar uma pesquisa digital é muito mais eficiente do que vasculhar caixa após caixa após caixa de arquivos físicos.
• Aprimorar a experiência dos clientes. O fato é que nossas vidas estão se tornando mais digitais a cada dia, e as experiências do cliente com prioridade digital estão se tornando a norma em quase todos os setores. Isso significa que muitos clientes chegam ao seu escritório esperando um padrão moderno de rapidez e facilidade. Além de todos os benefícios internos para o seu escritório, ter um escritório de advocacia sem papel também pode ajudá-lo a atender às expectativas dos clientes... o que se traduz em melhores avaliações e mais indicações no futuro.

Etapas para criar um escritório de advocacia sem papel

Está claro que a eliminação do uso de papel oferece benefícios significativos para os escritórios de advocacia. Mas como o você pode realmente começar a eliminar o papel?

1. Assuma um compromisso. Para ser bem-sucedido na eliminação de papéis, o você precisa contar com a participação de toda a empresa e precisa estar totalmente comprometido. Uma tentativa pouco convicta (ou uma discórdia entre os funcionários) só criará confusão e atrasos desnecessários, além de privar sua equipe de todos os benefícios que o gerenciamento de documentos digitais tem a oferecer.
2. Equipe-se. Eliminar (ou, pelo menos, reduzir bastante) sua dependência de documentos físicos requer algumas ferramentas. Coisas como scanners, trituradores de papel e, é claro, software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, serão necessários para garantir que todas as suas informações vitais sejam armazenadas digitalmente de forma adequada. Abordaremos essas ferramentas em mais detalhes a seguir.
3. Projete seus fluxos de trabalho. É importante criar um processo claro e consistente sobre como o você lidará com a transição do gerenciamento de documentos físicos para os digitais. Por exemplo:
   • Como o você lidará com os documentos criados internamente? Como lidará com a entrada de novos clientes? O seu estado exige que o você mantenha os originais de determinados documentos? E os arquivos que podem ser considerados provas?
   Outro aspecto vital desse processo é definir a estrutura geral de pastas e as convenções de nomenclatura de arquivos. Ser consistente nessa área tornará muito mais fácil encontrar o que o você está procurando no futuro, além de ajudar todos na empresa a se manterem na mesma página e simplificar a integração de novos advogados e funcionários. Talvez seja desnecessário dizer, mas no processo de eliminar o uso de papel, o você deve priorizar os documentos que são relevantes para os casos ativos.
4. Aproveite os modelos. Um dos maiores benefícios dos documentos e fluxos de trabalho digitais é a capacidade de usar modelos. O uso de um modelo pode reduzir bastante o tempo necessário para concluir uma tarefa e evitar que o você tenha que reinventar a roda a cada novo assunto. Aqui estão algumas das melhores maneiras de aproveitar os modelos para sua empresa:
   • Produza modelos para os 10 principais documentos que sua empresa cria regularmente.
   • Faça listas de verificação padronizadas para processos, projetos ou tipos de assuntos comuns.
   • Crie um modelo para sua estrutura de pastas para ajudá-lo a manter a consistência à medida que novos assuntos forem chegando.
5. Faça isso em todo o escritório. Embora o trabalho jurídico real seja responsável pela maior parte do papel de sua empresa, ele não é a única fonte. Outros departamentos, como finanças/contabilidade, faturamento e cobrança e recursos humanos, também podem lidar com grandes quantidades de papel e se beneficiariam com a eliminação do papel. Na verdade, fornecer ferramentas modernas a essas equipes pode trazer vantagens adicionais, como melhorar a análise e fazer com que as faturas sejam pagas mais rapidamente.

Melhores ferramentas para apoiar um escritório de advocacia sem papel

Conforme mencionado anteriormente, o você precisa ter as ferramentas certas para que sua empresa realmente deixe de usar papel. E, embora isso possa exigir um investimento inicial razoável, os benefícios de longo prazo mais do que compensarão os custos. Veja a seguir o que o você precisa para ajudar a tornar sua empresa digital:

Sistema de gerenciamento de documentos (DMS)

Uma plataforma de gerenciamento de documentos e e-mails baseada na nuvem é o componente mais importante da estratégia de eliminação de papel de sua empresa. Além de fornecer armazenamento seguro para seus arquivos digitais, um DMS pode oferecer ferramentas adicionais para tornar o trabalho baseado em documentos mais produtivo (e seguro!) do que nunca, incluindo funções de colaboração, segurança avançada e muito mais.

Um recurso importante a ser procurado é o OCR, ou reconhecimento óptico de caracteres. Essa ferramenta permite que o você digitalize documentos e imagens para transformá-los em arquivos pesquisáveis e utilizáveis, seja um PDF ou um documento legado digitalizado.

Solução de assinatura eletrônica

Embora ainda possa haver casos em que seja necessária uma assinatura em papel, a assinatura eletrônica tem o mesmo peso e efeito legal em muitas (se não na maioria) situações. A adoção de uma ferramenta de assinatura digital pode ajudar sua empresa a reduzir ainda mais a necessidade de papel, além de acelerar o processo de coleta de assinaturas com clientes, fornecedores e outras partes. Além disso, a adoção dessas ferramentas está se tornando cada vez mais simples, pois cada vez mais fornecedores estão criando integrações mais estreitas (e gratuitas) com empresas como a DocuSign.

Necessidades de hardware

Quando a sua empresa deixa de usar papel, há algumas peças de hardware essenciais (e boas de se ter) que devem ser consideradas. Aqui estão nossas principais recomendações:

• Scanner de documentos. As empresas que obtiveram mais sucesso com a eliminação de papel fazem isso da forma mais conveniente possível. Cabe ao você decidir se isso significa fornecer a cada membro da equipe um scanner de documentos ou simplesmente aumentar sua disponibilidade geral. O tamanho compacto de um scanner portátil também pode agradar a muitos advogados, com a capacidade adicional de transportá-lo facilmente quando necessário (por exemplo, ao trabalhar remotamente).
• Triturador de papel. Ao converter seus arquivos em papel para digital, o você precisará de uma maneira de destruir com segurança as cópias físicas. Durante os estágios iniciais da migração para o modo sem papel, pode fazer mais sentido contratar um serviço de trituração devido à grande quantidade de papel que o você descartará.
• Monitor extra. Se estiver acostumado a consultar uma cópia física de um documento enquanto trabalha no computador, o você se cansará rapidamente de alternar entre guias ou de tentar tornar visíveis vários documentos em uma única tela. Para ajudar a facilitar a transição (e garantir que o você obtenha todos os benefícios de não usar papel), adquira um monitor adicional.

Gerenciando um espaço de trabalho digital

Embora seja verdade que fazer a transição sem papel possa exigir algum trabalho pesado, a manutenção contínua é realmente muito simples. É claro que esse é o objetivo, certo? Tornar mais fácil para o você armazenar, localizar e usar seus documentos.

O princípio mais importante do gerenciamento de um espaço de trabalho digital é ser consistente. Siga o mesmo processo sempre que receber documentos impressos, mantenha uma estrutura fácil de usar com suas pastas digitais e sempre siga as convenções de nomenclatura estabelecidas. Isso garantirá que o seu espaço de trabalho digital permaneça organizado e facilitará para a sua equipe encontrar o que precisa.  

Lembre-se de que as pessoas também estarão mais propensas a seguir o protocolo se o você facilitar as coisas para elas, especialmente no início. Embora a maioria das pessoas entenda os benefícios da consistência na teoria, elas ainda podem relutar em mudar seus hábitos. Quanto mais simples o você puder tornar as coisas, maior será a probabilidade de elas adotarem o novo processo.

Segurança e governança de dados

Há um último aspecto que devemos abordar em relação ao gerenciamento de documentos digitais: segurança e governança. Embora as notícias sobre ameaças de segurança cibernética de alto nível não sejam motivo de piada, elas também podem ser enganosas.

A verdade é que armazenar seus documentos na nuvem pode ser muito mais seguro do que armazená-los no local, seja física ou digitalmente. Além disso, um DMS pode oferecer controles de segurança avançados para acesso e ações do usuário, de modo que o você pode ter certeza de que seus documentos e dados estão protegidos contra violações de dados não intencionais ou mal-intencionadas.

Deixe-nos ajudar sua empresa a eliminar o uso de papel

Se o você quiser realmente tirar proveito de tudo o que o gerenciamento de documentos digitais tem a oferecer, o NetDocuments pode ajudar.

Como líder em DMS baseado em nuvem, nossa plataforma foi projetada especificamente para dar suporte ao trabalho jurídico, permitindo que os advogados criem, editem, armazenem, localizem e colaborem com documentos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Além da plataforma principal, oferecemos uma variedade de ferramentas para aumentar sua produtividade e gerar melhores resultados para sua empresa.

Para ver como o NetDocuments pode ajudar sua empresa a aproveitar todos os benefícios da eliminação do uso de papel, solicite uma demonstração hoje mesmo!