Det är ingen hemlighet att advokatbyråer älskar papper. Det är heller ingen hemlighet att papper kräver extra tid för att arkivera, lagra, hitta och söka igenom filer – en stark kontrast till den användarvänlighet som digitala dokument erbjuder.

Men fördelarna med att bli papperslös är ännu större än du tror.

I den här artikeln delar vi med oss av några av de viktigaste fördelarna med ett papperslöst kontor, samt praktiska åtgärder du kan vidta för att göra ditt företag mer digitalt. Vi presenterar också några av de bästa verktygen för att stödja dina papperslösa initiativ och våra bästa tips för att hantera din digitala arbetsplats.

Varför advokatbyråer bör bli papperslösa

Sannolikheten är stor att ditt företag arbetar med en blandning av elektroniska och fysiska filer. Men genom att behålla en fot i pappersvärlden går du miste om några av de viktigaste fördelarna som en digital arbetsplats kan ge ditt företag. Genom att bli papperslöst kan ditt företag:

• Öka effektiviteten. Det är uppenbart att det går snabbare och är enklare att arbeta med elektroniska filer än med pappersdokument – oavsett om du söker efter en specifik fil, samarbetar med kollegor eller skickar dokument till en kund. Allt blir enklare när det är digitalt, vilket innebär att du kan få mer gjort på kortare tid och ägna mer tid åt värdefullt arbete istället för tråkiga administrativa uppgifter.
• Åtkomst var som helst. Som vi alla vet av egen erfarenhet kan det vara extremt svårt att arbeta normalt när man är utanför kontoret – särskilt om företaget är beroende av fysiska dokument. Om alla dokument är digitala kan man däremot komma åt allt man behöver från en bärbar dator eller mobil enhet. Det innebär att arbetet blir enklare oavsett om man är hemma, i rättssalen eller på semester.
• Säkerställ säkerheten. Din främsta uppgift som advokat är att skydda din klient, vilket inkluderar att skydda deras data. Att ha en blandning av digitala dokument och pappersdokument innebär att du måste dubbla dina säkerhetspolicyer och säkerhetsrutiner. Men med en papperslös advokatbyrå kan du få starkare och mer detaljerade säkerhetskontroller för att säkerställa att endast behöriga användare har tillgång till varje fil. (För att inte tala om fördelarna med molnbaserade säkerhetskopior i händelse av naturkatastrofer eller stöld på kontoret.) Det är vad vi kallar sinnesro.
• Spara pengar. Låt oss vara ärliga: det är mycket billigare att lagra en elektronisk fil än en pappersfil. Från papper och skrivare till hyllor och lagerutrymme – kostnaderna för fysisk dokumentlagring kan snabbt bli höga. Med digital dokumenthantering minskar du dock dina filers fotavtryck dramatiskt... och när du når gränsen för din lagringskapacitet tar det bara några klick att skala upp.
• Håll dig lugn. Har du någonsin letat efter ett dokument och börjat känna dig lite galen? Att tappa bort en fil kan vara utmattande oavsett hur du letar efter den – men att göra en digital sökning är mycket effektivare än att leta igenom låda efter låda efter låda med fysiska filer.
• Förbättra kundupplevelsen. Faktum är att våra liv blir mer digitala för varje dag, och digitala kundupplevelser blir normen i nästan alla branscher. Det innebär att många kunder kommer till ditt företag med förväntningar om modern standard när det gäller snabbhet och enkelhet. Förutom alla interna fördelar för ditt företag kan en papperslös advokatbyrå också hjälpa dig att uppfylla kundernas förväntningar... vilket i sin tur leder till bättre recensioner och fler rekommendationer på sikt.

Steg för att skapa en papperslös advokatbyrå

Det är uppenbart att papperslösa kontor erbjuder betydande fördelar för advokatbyråer. Men hur börjar man egentligen med att bli papperslös?

1. Gör ett åtagande. För att lyckas med att bli papperslösa måste hela företaget vara med på tåget – och ni måste vara fullt engagerade. Ett halvhjärtat försök (eller oenighet bland medarbetarna) kommer bara att skapa förvirring och onödiga förseningar, samtidigt som ert team går miste om alla fördelar som digital dokumenthantering har att erbjuda.
2. Skaffa rätt utrustning. För att eliminera (eller åtminstone kraftigt minska) ditt beroende av fysiska dokument krävs det några verktyg. Saker som skannrar, pappersförstörare och naturligtvis molnbaserad dokumenthanteringsprogramvara är nödvändiga för att säkerställa att all viktig information lagras digitalt på rätt sätt. Vi kommer att gå igenom dessa verktyg mer detaljerat nedan.
3. Utforma dina arbetsflöden. Det är viktigt att skapa en tydlig och konsekvent process för hur du ska hantera övergången från fysisk till digital dokumenthantering. Till exempel:
   • Hur hanterar du internt skapade dokument? Hur hanterar du nya kunder? Kräver din delstat att du sparar originalen av vissa dokument? Hur hanterar du filer som kan betraktas som bevis?
   En annan viktig aspekt av denna process är att definiera din övergripande mappstruktur och namngivningskonventioner för filer. Att vara konsekvent på detta område gör det mycket lättare att hitta det du letar efter längre fram, samt hjälper alla i företaget att hålla sig på samma sida och förenklar introduktionen för nya advokater och personal. Det kanske är självklart, men i processen att bli papperslös bör du prioritera dokument som är relevanta för aktiva ärenden.
4. Utnyttja mallar. En av de största fördelarna med digitala dokument och arbetsflöden är möjligheten att använda mallar. Genom att använda mallar kan du avsevärt minska den tid som krävs för att slutföra en uppgift och slippa uppfinna hjulet på nytt för varje nytt ärende. Här är några av de bästa sätten att utnyttja mallar för din byrå:
   • Skapa mallar för de tio vanligaste dokumenten som ditt företag skapar regelbundet.
   • Skapa standardiserade checklistor för vanliga processer, projekt eller ärendetyper.
   • Skapa en mall för din mappstruktur så att du kan hålla ordning när nya ärenden kommer in.
5. Ta det till hela företaget. Även om det faktiska juridiska arbetet står för majoriteten av ditt företags pappersanvändning, är det inte den enda källan. Andra avdelningar som ekonomi/redovisning, fakturering och inkasso samt personalavdelningen kan också hantera stora mängder papper och skulle ha nytta av att bli papperslösa. Att ge dessa team moderna verktyg kan faktiskt medföra ytterligare fördelar, som förbättrad analys och snabbare betalning av fakturor.

De bästa verktygen för att stödja en papperslös advokatbyrå

Som tidigare nämnts måste du ha rätt verktyg på plats för att ditt företag verkligen ska kunna bli papperslöst. Och även om det kan kräva en ordentlig investering i början, kommer de långsiktiga fördelarna mer än väl att uppväga kostnaderna. Här är vad du behöver för att digitalisera ditt företag:

Dokumenthanteringssystem (DMS)

En molnbaserad plattform för dokument- och e-posthantering är den viktigaste komponenten i ditt företags papperslösa strategi. Förutom säker lagring av dina digitala filer kan ett DMS erbjuda ytterligare verktyg som gör dokumentbaserat arbete mer produktivt (och säkrare!) än någonsin – inklusive samarbetsfunktioner, avancerad säkerhet och mycket mer.

En viktig funktion att leta efter är OCR, eller optisk teckenigenkänning. Med detta verktyg kan du digitalisera dokument och bilder och omvandla dem till sökbara, användbara filer – oavsett om det är en PDF-fil eller ett skannat äldre dokument.

Lösning för elektronisk signatur

Även om det fortfarande kan finnas fall där du behöver en våt signatur, har elektronisk signering samma tyngd och rättsliga verkan i många (om inte de flesta) situationer. Att införa ett verktyg för digital signatur kan hjälpa ditt företag att ytterligare minska behovet av papper – samtidigt som det påskyndar processen för insamling av signaturer från kunder, leverantörer och andra parter. Dessutom blir dessa verktyg allt enklare att införa i takt med att fler leverantörer bygger upp tätare (och kostnadsfria) integrationer med företag som DocuSign.

Hårdvarubehov

När du gör ditt företag papperslöst finns det några viktiga (och bra att ha) hårdvarukomponenter att tänka på. Här är våra bästa rekommendationer:

• Dokumentskanner. Företag som har varit mest framgångsrika med att bli papperslösa gör det så bekvämt som möjligt. Det är upp till dig om det innebär att förse varje teammedlem med en dokumentskanner eller helt enkelt öka deras allmänna tillgänglighet. Den kompakta storleken på en bärbar skanner kan också tilltala många advokater, med den extra förmågan att enkelt transportera den vid behov (till exempel när man arbetar på distans).
• Pappersförstörare. När du konverterar dina pappersfiler till digitala format behöver du ett sätt att förstöra de fysiska kopiorna på ett säkert sätt. Under de inledande faserna av övergången till papperslösa processer kan det vara klokt att anlita en pappersförstöringstjänst, eftersom det handlar om stora mängder papper som ska kasseras.
• Extra bildskärm. Om du är van vid att referera till en fysisk kopia av ett dokument när du arbetar på datorn kommer du snabbt att tröttna på att hoppa mellan flikar eller försöka visa flera dokument på en enda skärm. För att underlätta övergången (och se till att du får alla fördelar med att bli papperslös) bör du skaffa en extra bildskärm.

Hantera en digital arbetsplats

Det är visserligen sant att övergången till papperslösa dokument kan kräva en del arbete, men det löpande underhållet är egentligen ganska enkelt. Det är ju trots allt hela målet, eller hur? Att göra det enklare för dig att lagra, hitta och använda dina dokument.

Den viktigaste principen för att hantera en digital arbetsplats är att vara konsekvent. Följ samma process varje gång du tar emot pappersdokument, upprätthåll en lättanvänd struktur med dina digitala mappar och följ alltid de fastställda namngivningskonventionerna. Detta säkerställer att din digitala arbetsplats förblir organiserad och gör det enkelt för ditt team att hitta det de behöver.  

Kom ihåg att människor också är mer benägna att följa protokollet om du gör det enkelt för dem – särskilt i början. Även om de flesta människor förstår fördelarna med konsekvens i teorin, kan de fortfarande vara ovilliga att ändra sina vanor. Ju enklare du kan göra det, desto mer benägna är de att anta den nya processen.

Säkerhet och datastyrning

Det finns en sista sak vi bör ta upp när det gäller digital dokumenthantering: säkerhet och styrning. Nyheter om uppmärksammade cybersäkerhetshot är visserligen inget att skratta åt, men de kan också vara missvisande.

Sanningen är att det kan vara betydligt säkrare att lagra dina dokument i molnet än att lagra dem på plats – vare sig fysiskt eller digitalt. Dessutom kan ett DMS erbjuda avancerade säkerhetskontroller för användaråtkomst och åtgärder, så att du kan vara säker på att dina dokument och data skyddas från oavsiktliga eller uppsåtliga dataintrång.

Låt oss hjälpa ditt företag att bli papperslöst

Om du verkligen vill dra nytta av alla fördelar som digital dokumenthantering har att erbjuda kan NetDocuments hjälpa dig.

Som den ledande molnbaserade DMS-plattformen är vår plattform särskilt utformad för att stödja juridiskt arbete – så att advokater kan skapa, redigera, lagra, hitta och samarbeta kring dokument var som helst och på vilken enhet som helst. Utöver kärnplattformen erbjuder vi en rad olika verktyg som ökar din produktivitet och ger bättre resultat för din byrå.

För att se hur NetDocuments kan hjälpa ditt företag att dra full nytta av fördelarna med att bli papperslöst, begär en demo idag!