Het is geen geheim dat advocatenkantoren dol zijn op papier. Het is ook geen geheim dat papier extra tijd kost om te archiveren, op te slaan, terug te vinden en door te zoeken – een groot contrast met het gebruiksgemak van digitale documenten.

Maar de voordelen van papierloos werken zijn nog groter dan u denkt.

In dit artikel delen we enkele van de belangrijkste voordelen van een papierloos kantoor, evenals praktische stappen die u kunt nemen om uw bedrijf meer in de richting van digitalisering te sturen. We laten ook enkele van de beste tools zien om uw papierloze initiatieven te ondersteunen en geven onze beste tips voor het beheren van uw digitale werkruimte.

Waarom advocatenkantoren papierloos zouden moeten werken

De kans is groot dat uw bedrijf werkt met een mix van elektronische en fysieke bestanden. Maar door met één been in de papieren wereld te blijven staan, loopt u enkele van de belangrijkste voordelen mis die een digitale werkplek uw bedrijf kan bieden. Door papierloos te werken, kan uw bedrijf:

• Verhoog de efficiëntie. Het is duidelijk dat het werken met elektronische bestanden sneller en gemakkelijker is dan met papieren documenten, of u nu op zoek bent naar een specifiek bestand, samenwerkt met collega's of documenten naar een klant stuurt. Alles is gemakkelijker als het digitaal is, wat betekent dat u meer kunt doen in minder tijd en meer tijd kunt besteden aan waardevol werk in plaats van aan vervelende administratieve taken.
• Overal toegang. Zoals we allemaal uit eigen ervaring weten, kan het een hele uitdaging zijn om normaal te werken wanneer u niet op kantoor bent, vooral als uw bedrijf afhankelijk is van fysieke documenten. Als al uw documenten echter digitaal zijn, hebt u vanaf een laptop of mobiel apparaat toegang tot alles wat u nodig hebt. Dat betekent dat u gemakkelijker kunt werken, of u nu thuis bent, in de rechtszaal of op vakantie.
• Zorg voor veiligheid. Als advocaat is het uw primaire verantwoordelijkheid om uw cliënt te beschermen, wat ook het beschermen van hun gegevens omvat. Als u zowel digitale als papieren documenten gebruikt, moet u uw beveiligingsbeleid en -procedures verdubbelen. Maar met een papierloos advocatenkantoor kunt u sterkere en meer gedetailleerde beveiligingsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot elk bestand. (Om nog maar te zwijgen van de voordelen van cloudgebaseerde back-ups in geval van natuurrampen of diefstal op kantoor.) Dat noemen we gemoedsrust.
• Bespaar geld. Laten we eerlijk zijn: het opslaan van een elektronisch bestand is veel goedkoper dan het opslaan van een papieren bestand. Van papier en printers tot rekken en vierkante meters, de kosten voor het opslaan van fysieke documenten kunnen snel oplopen. Met digitaal documentbeheer vermindert u echter de voetafdruk van uw bestanden aanzienlijk... en wanneer u de grenzen van uw opslagcapaciteit bereikt , kunt u met slechts een paar muisklikken opschalen.
• Blijf gezond. Heb je ooit naar een document gezocht en je daarbij een beetje gek gevoeld? Het kwijtraken van een bestand kan vermoeiend zijn, ongeacht hoe je ernaar zoekt, maar digitaal zoeken is veel efficiënter dan het doorzoeken van doos na doos na doos met fysieke bestanden.
• Verbeter de ervaring van uw cliënten. Het is een feit dat ons leven elke dag digitaler wordt en dat digitale klantervaringen in bijna elke sector de norm worden. Dat betekent dat veel cliënten naar uw kantoor komen met de verwachting dat u voldoet aan de moderne normen op het gebied van snelheid en gemak. Naast alle interne voordelen voor uw kantoor, kan een papierloos advocatenkantoor u ook helpen om aan de verwachtingen van uw cliënten te voldoen... wat zich vertaalt in betere beoordelingen en meer verwijzingen in de toekomst.

Stappen om een papierloos advocatenkantoor te creëren

Het is duidelijk dat papierloos werken aanzienlijke voordelen biedt voor advocatenkantoren. Maar hoe begin je eigenlijk met papierloos werken?

1. Maak een commitment. Om succesvol papierloos te werken, moet je hele bedrijf meedoen — en moet je er helemaal voor gaan. Een halfslachtige poging (of onenigheid onder de medewerkers) zorgt alleen maar voor verwarring en onnodige vertragingen, terwijl je team alle voordelen van digitaal documentbeheer misloopt.
2. Zorg dat u goed uitgerust bent. Om uw afhankelijkheid van fysieke documenten te elimineren (of in ieder geval aanzienlijk te verminderen) heeft u een aantal hulpmiddelen nodig. Apparaten zoals scanners, papierversnipperaars en natuurlijk cloudgebaseerde documentbeheersoftware zijn allemaal nodig om ervoor te zorgen dat al uw belangrijke informatie op de juiste manier digitaal wordt opgeslagen. Hieronder gaan we dieper in op deze hulpmiddelen.
3. Ontwerp uw workflows. Het is belangrijk om een duidelijk, consistent proces te creëren voor de overgang van fysiek naar digitaal documentbeheer. Bijvoorbeeld:
   • Hoe gaat u om met intern opgestelde documenten? Hoe gaat u om met nieuwe klanten? Moet u in uw staat de originelen van bepaalde documenten bewaren? Hoe zit het met bestanden die als bewijsmateriaal kunnen worden beschouwd?
   Een ander belangrijk aspect van dit proces is het definiëren van uw algemene mappenstructuur en naamgevingsconventies voor bestanden. Door op dit gebied consistent te zijn, wordt het veel gemakkelijker om later te vinden wat u zoekt. Bovendien helpt het iedereen in het kantoor om op één lijn te blijven en het inwerken van nieuwe advocaten en medewerkers te vereenvoudigen. Het spreekt misschien voor zich, maar bij het papierloos werken moet u prioriteit geven aan documenten die relevant zijn voor lopende zaken.
4. Maak gebruik van sjablonen. Een van de grootste voordelen van digitale documenten en workflows is de mogelijkheid om sjablonen te gebruiken. Door een sjabloon te gebruiken, kunt u de tijd die nodig is om een taak te voltooien aanzienlijk verkorten en hoeft u niet bij elke nieuwe zaak opnieuw het wiel uit te vinden. Hier zijn enkele van de beste manieren om sjablonen voor uw bedrijf te gebruiken:
   • Maak sjablonen voor de top 10 documenten die uw bedrijf regelmatig opstelt.
   • Maak gestandaardiseerde checklists voor veelvoorkomende processen, projecten of soorten zaken.
   • Maak een sjabloon voor uw mappenstructuur, zodat u consistent kunt blijven wanneer er nieuwe zaken binnenkomen.
5. Pas het toe in het hele bedrijf. Hoewel juridisch werk het grootste deel van het papierverbruik van uw bedrijf uitmaakt, is het niet de enige bron. Andere afdelingen, zoals financiën/boekhouding, facturering en incasso, en human resources, kunnen ook te maken hebben met grote hoeveelheden papier en zouden baat hebben bij papierloos werken. Het voorzien van deze teams van moderne tools kan zelfs extra voordelen opleveren, zoals verbeterde analyses en snellere betaling van facturen.

De beste tools voor een papierloos advocatenkantoor

Zoals eerder vermeld, moet u over de juiste tools beschikken om uw bedrijf echt papierloos te maken. Hoewel dit in eerste instantie een behoorlijke investering vereist, zullen de voordelen op lange termijn de kosten ruimschoots compenseren. Dit is wat u nodig hebt om uw bedrijf te digitaliseren:

Documentbeheersysteem (DMS)

Een cloudgebaseerd platform voor document- en e-mailbeheer is het belangrijkste onderdeel van de papierloze strategie van uw bedrijf. Naast veilige opslag voor uw digitale bestanden biedt een DMS extra tools om documentgebaseerd werk productiever (en veiliger!) dan ooit te maken, waaronder samenwerkingsfuncties, geavanceerde beveiliging en meer.

Een belangrijke functie om op te letten is OCR, oftewel optische tekenherkenning. Met deze tool kunt u documenten en afbeeldingen digitaliseren en omzetten in doorzoekbare, bruikbare bestanden, of het nu gaat om een pdf of een gescand oud document.

Oplossing voor elektronische handtekeningen

Hoewel er nog steeds gevallen kunnen zijn waarin u een natte handtekening nodig hebt, heeft elektronisch ondertekenen in veel (zo niet de meeste) situaties dezelfde waarde en rechtskracht. Door een tool voor digitale handtekeningen te gebruiken, kan uw bedrijf nog minder papier nodig hebben en tegelijkertijd het proces van het verzamelen van handtekeningen bij klanten, leveranciers en andere partijen versnellen. Bovendien worden deze tools steeds eenvoudiger in gebruik, omdat steeds meer leveranciers nauwere (en gratis) integraties met bedrijven zoals DocuSign ontwikkelen.

Hardwarevereisten

Wanneer u uw bedrijf papierloos maakt, zijn er een aantal essentiële (en handige) hardwareonderdelen waarmee u rekening moet houden. Hier zijn onze belangrijkste aanbevelingen:

• Documentenscanner. Bedrijven die het meest succesvol zijn geweest met papierloos werken, maken het zo gemakkelijk mogelijk. Het is aan u om te beslissen of dat betekent dat u elk teamlid een documentenscanner verstrekt of dat u gewoon de algemene beschikbaarheid ervan vergroot. Het compacte formaat van een draagbare scanner kan ook aantrekkelijk zijn voor veel advocaten, met als bijkomend voordeel dat deze gemakkelijk kan worden meegenomen wanneer dat nodig is (bijvoorbeeld bij werken op afstand).
• Papierversnipperaar. Wanneer u uw papieren dossiers digitaliseert, moet u een manier vinden om de fysieke kopieën op een veilige manier te vernietigen. In de beginfase van het papierloos werken kan het verstandiger zijn om een versnipperingsdienst in te schakelen, omdat u dan grote hoeveelheden papier moet weggooien.
• Extra monitor. Als u gewend bent om tijdens het werken op een computer een fysieke kopie van een document te raadplegen, zult u het snel beu worden om tussen tabbladen te schakelen of meerdere documenten op één scherm te willen weergeven. Om de overgang te vergemakkelijken (en ervoor te zorgen dat u alle voordelen van papierloos werken benut), kunt u een extra monitor aanschaffen.

Beheer van een digitale werkruimte

Hoewel het waar is dat de overgang naar papierloos werken een hele klus kan zijn, is het onderhoud daarna eigenlijk heel eenvoudig. Dat is natuurlijk ook het hele doel, toch? Om het voor u gemakkelijker te maken om uw documenten op te slaan, te vinden en te gebruiken.

Het belangrijkste principe bij het beheren van een digitale werkruimte is consistentie. Houd u elke keer dat u papieren documenten ontvangt aan hetzelfde proces, zorg voor een gebruiksvriendelijke structuur met uw digitale mappen en volg altijd de vastgestelde naamgevingsconventies. Zo blijft uw digitale werkruimte georganiseerd en kan uw team gemakkelijk vinden wat het nodig heeft.  

Onthoud dat mensen ook eerder geneigd zijn om het protocol te volgen als u het hen gemakkelijk maakt, vooral in het begin. Hoewel de meeste mensen in theorie de voordelen van consistentie begrijpen, kunnen ze toch terughoudend zijn om hun gewoontes te veranderen. Hoe eenvoudiger u het maakt, hoe groter de kans dat ze het nieuwe proces zullen overnemen.

Beveiliging en gegevensbeheer

Er is nog één laatste punt dat we moeten bespreken met betrekking tot digitaal documentbeheer: beveiliging en governance. Hoewel nieuwsberichten over veelbesproken cyberbeveiligingsrisico's geen lachertje zijn, kunnen ze ook misleidend zijn.

De waarheid is dat het opslaan van uw documenten in de cloud veel veiliger kan zijn dan het opslaan ervan op locatie, zowel fysiek als digitaal. Bovendien biedt een DMS geavanceerde beveiligingsmaatregelen voor gebruikerstoegang en -acties, zodat u erop kunt vertrouwen dat uw documenten en gegevens worden beschermd tegen onopzettelijke of kwaadwillige datalekken.

Laat ons uw bedrijf helpen papierloos te worden

Als u echt wilt profiteren van alle voordelen die digitaal documentbeheer te bieden heeft, kan NetDocuments u daarbij helpen.

Als toonaangevend cloudgebaseerd DMS is ons platform speciaal ontworpen om juridisch werk te ondersteunen, waardoor advocaten vanaf elke locatie en op elk apparaat documenten kunnen maken, bewerken, opslaan, terugvinden en samenwerken. Naast het kernplatform bieden we een verscheidenheid aan tools om uw productiviteit te verhogen en betere resultaten voor uw kantoor te behalen.

Om te zien hoe NetDocuments uw bedrijf kan helpen om optimaal te profiteren van papierloos werken, vraag vandaag nog een demo aan vandaag nog aan!