Det er ingen hemmelighet at advokatfirmaer elsker papir. Det er heller ingen hemmelighet at papir krever ekstra tid å arkivere, lagre, finne og søke gjennom filer – en sterk kontrast til brukervennligheten som digitale dokumenter tilbyr.

Men fordelene med å bli papirløs er enda større enn du tror.

I denne artikkelen deler vi noen av de viktigste fordelene med et papirløst kontor, samt handlingsrettede tiltak du kan ta for å bevege bedriften din i en mer digital retning. Vi vil også vise frem noen av de beste verktøyene for å støtte dine papirløse initiativer og våre beste tips for å administrere ditt digitale arbeidsområde.

Hvorfor advokatkontorer bør bli papirløse

Sannsynligvis bruker firmaet ditt en blanding av elektroniske og fysiske filer. Men ved å beholde én fot i papirverdenen, går du glipp av noen av de viktigste fordelene som et digitalt arbeidsområde kan gi firmaet ditt. Ved å bli papirløs kan firmaet ditt:

• Øk effektiviteten. Det er åpenbart at det er raskere og enklere å jobbe med elektroniske filer enn papirdokumenter – enten du søker etter en bestemt fil, samarbeider med kolleger eller sender dokumenter til en klient. Alt er enklere når det er digitalt, noe som betyr at du kan få gjort mer på kortere tid og bruke mer av tiden din på verdifullt arbeid i stedet for kjedelige administrative oppgaver.
• Tilgang hvor som helst. Som vi alle nå vet av hardt opptjent erfaring, kan det være ekstremt utfordrende å prøve å jobbe normalt når du er utenfor kontoret – spesielt hvis firmaet ditt er avhengig av fysiske dokumenter. På den annen side, hvis alle dokumentene dine er digitale, kan du få tilgang til alt du trenger fra en bærbar PC eller mobil enhet. Det betyr at arbeidet er enklere enten du er hjemme, i rettssalen eller på ferie.
• Sørg for sikkerhet. Ditt primære ansvar som advokat er å beskytte klienten din, noe som inkluderer å beskytte dataene deres. Å ha en blanding av digitale og papirbaserte dokumenter betyr at du må doble sikkerhetsreglene og -prosedyrene dine. Men med et papirløst advokatkontor kan du få sterkere og mer detaljerte sikkerhetskontroller for å sikre at bare autoriserte brukere har tilgang til hver fil. (For ikke å nevne fordelene med skybaserte sikkerhetskopier i tilfelle naturkatastrofer eller kontortyveri.) Det er det vi kaller trygghet.
• Spar penger. La oss innse det: lagring av en elektronisk fil er mye billigere enn å lagre en papirfil. Fra papir og skrivere til hyller og kvadratmeter, kan kostnadene for fysisk dokumentlagring hope seg opp raskt. Med digital dokumenthåndtering reduserer du imidlertid filenes fotavtrykk dramatisk ... og når du presser grensene for lagringskapasiteten, tar oppskalering bare noen få klikk.
• Behold forstanden. Har du noen gang vært på jakt etter et dokument og begynt å føle deg litt gal? Å miste oversikten over en fil kan være utmattende uansett hvordan du må søke etter den – men å gjennomføre et digitalt søk er mye mer effektivt enn å grave gjennom eske etter eske etter eske med fysiske filer.
• Forbedre klientopplevelsen. Faktum er at livene våre blir mer digitale hver dag, og digitale kundeopplevelser blir normen i nesten alle bransjer. Det betyr at mange klienter kommer til firmaet ditt og forventer en moderne standard for hastighet og brukervennlighet. I tillegg til alle de interne fordelene for firmaet ditt, kan det å ha et papirløst advokatkontor også hjelpe deg med å møte klientforventningene ... noe som betyr bedre anmeldelser og flere henvisninger senere.

Fremgangsmåte for å opprette et papirløst advokatkontor

Det er tydelig at det å bli papirløs gir betydelige fordeler for advokatfirmaer. Men hvordan kommer man egentlig i gang med det?

1. Forplikt deg. For å lykkes med å bli papirløs, må hele firmaet være med på det – og du må være fullt engasjert. Et halvhjertet forsøk (eller uenighet blant de ansatte) vil bare skape forvirring og unødvendige forsinkelser, samtidig som det fratar teamet alle fordelene som digital dokumenthåndtering har å tilby.
2. Gjør deg klar. Å eliminere (eller i det minste redusere) avhengigheten av fysiske dokumenter krever noen få verktøy. Ting som skannere, makuleringsmaskiner og selvfølgelig skybasert programvare for dokumenthåndtering vil være nødvendige for å sikre at all viktig informasjon lagres digitalt på riktig måte. Vi vil dekke disse verktøyene mer detaljert nedenfor.
3. Design arbeidsflytene dine. Det er viktig å lage en tydelig og konsekvent prosess for hvordan du skal håndtere overgangen fra fysisk til digital dokumenthåndtering. For eksempel:
   • Hvordan vil dere håndtere internt opprettede dokumenter? Hvordan vil dere håndtere inntak av nye klienter? Krever staten dere at dere beholder originaler av visse dokumenter? Hva med filer som kan anses som bevis?
   Et annet viktig aspekt ved denne prosessen er å definere den overordnede mappestrukturen og navnekonvensjonene for filer. Å være konsekvent på dette området vil gjøre det mye enklere å finne det du leter etter senere, samt hjelpe alle i firmaet med å holde seg oppdatert og forenkle onboarding for nye advokater og ansatte. Det sier seg kanskje selv, men i prosessen med å bli papirløs, bør du prioritere dokumenter som er relevante for aktive saker.
4. Utnytt maler. En av de største fordelene med digitale dokumenter og arbeidsflyter er muligheten til å bruke maler. Bruk av en mal kan redusere tiden det tar å fullføre en oppgave betraktelig, og forhindre at du må oppfinne hjulet på nytt for hver ny sak. Her er noen av de beste måtene å utnytte maler for bedriften din:
   • Lag maler for de 10 viktigste dokumentene firmaet ditt lager regelmessig.
   • Lag standardiserte sjekklister for vanlige prosesser, prosjekter eller sakstyper.
   • Lag en mal for mappestrukturen din, slik at du holder deg konsistent etter hvert som nye saker kommer inn.
5. Ta det firmaomfattende. Selv om faktisk juridisk arbeid står for mesteparten av firmaets papirarbeid, er det ikke den eneste kilden. Andre avdelinger som finans/regnskap, fakturering og inkasso, og personalavdelingen kan også håndtere store mengder papir og ville ha nytte av å gå papirløst. Faktisk kan det å gi disse teamene moderne verktøy komme med ekstra fordeler, som å forbedre analysen og få fakturaer betalt raskere.

De beste verktøyene for å støtte et papirløst advokatkontor

Som tidligere nevnt, må du ha de riktige verktøyene på plass for at bedriften din virkelig skal bli papirløs. Og selv om det kan kreve en anstendig investering på forhånd, vil de langsiktige fordelene mer enn oppveie kostnadene. Her er hva du trenger for å hjelpe bedriften din med å digitalisere:

Dokumenthåndteringssystem (DMS)

En skybasert plattform for dokument- og e-posthåndtering er den viktigste komponenten i bedriftens papirløse strategi. I tillegg til å tilby sikker lagring av digitale filer, kan et DMS tilby tilleggsverktøy for å gjøre dokumentbasert arbeid mer produktivt (og sikkert!) enn noensinne – inkludert samarbeidsfunksjoner, avansert sikkerhet og mer.

En viktig funksjon å se etter er OCR, eller optisk tegngjenkjenning . Dette verktøyet lar deg digitalisere dokumenter og bilder for å gjøre dem om til søkbare og brukbare filer – enten det er en PDF eller et skannet eldre dokument.

Løsning for elektronisk signatur

Selv om det fortsatt kan være tilfeller der du trenger en våt signatur, har elektronisk signering samme vekt og juridiske virkning i mange (om ikke de fleste) situasjoner. Å ta i bruk et digitalt signaturverktøy kan hjelpe bedriften din med å redusere behovet for papir ytterligere – samtidig som det akselererer signaturinnsamlingsprosessen med kunder, leverandører og andre parter. I tillegg blir disse verktøyene stadig enklere å ta i bruk ettersom flere leverandører bygger tettere (og gratis) integrasjoner med selskaper som DocuSign.

Maskinvarebehov

Når du gjør bedriften din papirløs, er det noen viktige (og kjekke å ha) maskinvareelementer du bør vurdere. Her er våre beste anbefalinger:

• Dokumentskanner. Firmaer som har lykkes best med å bli papirløse, gjør det så praktisk som mulig. Det er opp til deg om det betyr å gi hvert teammedlem en dokumentskanner eller bare øke den generelle tilgjengeligheten. Den kompakte størrelsen på en bærbar skanner kan også appellere til mange advokater, med den ekstra muligheten til enkelt å transportere den etter behov (for eksempel når man jobber eksternt).
• Papirmakuleringsmaskin. Når du konverterer papirfilene dine til digitale filer, trenger du en måte å destruere de fysiske kopiene på en sikker måte. I de første stadiene av å gå over til papirløshet kan det være mer fornuftig å leie en makuleringstjeneste på grunn av de store mengdene papir du må kvitte deg med.
• Ekstra skjerm. Hvis du er vant til å bruke en fysisk kopi av et dokument mens du jobber på en datamaskin, vil du raskt bli lei av å hoppe mellom faner eller prøve å gjøre flere dokumenter synlige på én skjerm. For å gjøre overgangen enklere (og sikre at du får alle fordelene med å gå papirløst), bør du skaffe deg en ekstra skjerm.

Administrere et digitalt arbeidsområde

Selv om det er sant at overgangen til papirløshet kan kreve litt tung løfting, er det løpende vedlikeholdet egentlig ganske enkelt. Det er jo selvsagt hele målet, ikke sant? Å gjøre det enklere for deg å lagre, finne og bruke dokumentene dine.

Det viktigste prinsippet for å administrere et digitalt arbeidsområde er å være konsekvent. Hold deg til samme prosess hver gang du mottar innkommende papirdokumenter, oppretthold en brukervennlig struktur med dine digitale mapper, og følg alltid de etablerte navnekonvensjonene. Dette vil sikre at det digitale arbeidsområdet ditt holder seg organisert og gjøre det enkelt for teamet ditt å finne det de trenger.  

Husk at folk også er mer tilbøyelige til å følge protokollen hvis du gjør det enkelt for dem – spesielt i begynnelsen. Selv om folk flest vil forstå fordelene med konsistens i teorien, kan de fortsatt være motvillige til å endre vanene sine. Jo enklere du kan gjøre det, desto mer sannsynlig er det at de tar i bruk den nye prosessen.

Sikkerhet og datastyring

Det er én siste ting vi bør dekke angående digital dokumenthåndtering: sikkerhet og styring. Selv om nyhetsartikler om profilerte cybersikkerhetstrusler ikke er noe å le av, kan de også være misvisende.

Sannheten er at det kan være mye sikrere å lagre dokumentene dine i skyen enn å lagre dem på stedet – enten fysisk eller digitalt. Videre kan et DMS tilby avanserte sikkerhetskontroller for brukertilgang og -handlinger, slik at du kan være trygg på at dokumentene og dataene dine er beskyttet mot enten utilsiktede eller ondsinnede datainnbrudd.

La oss hjelpe bedriften din med å bli papirløs

Hvis du virkelig vil dra nytte av alt digital dokumenthåndtering har å tilby, kan NetDocuments hjelpe.

Som det ledende skybaserte DMS-et er plattformen vår spesielt utviklet for å støtte juridisk arbeid – slik at advokater kan opprette, redigere, lagre, finne og samarbeide om dokumenter fra hvor som helst og på hvilken som helst enhet. I tillegg til kjerneplattformen tilbyr vi en rekke verktøy for å forbedre produktiviteten din og skape bedre resultater for firmaet ditt.

For å se hvordan NetDocuments kan hjelpe bedriften din med å dra full nytte av å bli papirløs, be om en demonstrasjon i dag!