Ce n'est un secret pour personne que les cabinets d'avocats adorent le papier. Ce n'est également un secret pour personne que le papier nécessite davantage de temps pour classer, stocker, trouver et rechercher des dossiers, ce qui contraste fortement avec la facilité d'utilisation offerte par les documents numériques.

Mais les avantages du zéro papier sont encore plus importants que vous ne le pensez.

Dans cet article, nous vous présentons certains des principaux avantages d'un bureau sans papier, ainsi que des mesures concrètes que vous pouvez prendre pour orienter votre entreprise vers le numérique. Nous vous présenterons également certains des meilleurs outils pour soutenir vos initiatives sans papier et nos meilleurs conseils pour gérer votre espace de travail numérique.

Pourquoi les cabinets d'avocats devraient passer au zéro papier

Il y a de fortes chances que votre entreprise utilise à la fois des fichiers électroniques et physiques. Mais en conservant une partie de vos activités sur papier, vous passez à côté de certains des avantages les plus importants qu'un espace de travail numérique peut offrir à votre entreprise. En passant au zéro papier, votre entreprise peut :

• Améliorez votre efficacité. Il est évident que travailler avec des fichiers électroniques est plus rapide et plus facile qu'avec des documents papier, que ce soit pour rechercher un fichier spécifique, collaborer avec des collègues ou envoyer des documents à un client. Tout est plus facile lorsqu'il s'agit de fichiers numériques, ce qui signifie que vous pouvez en faire plus en moins de temps et consacrer davantage de temps à des tâches à forte valeur ajoutée plutôt qu'à des tâches administratives fastidieuses.
• Accédez à vos documents où que vous soyez. Comme nous le savons tous par expérience, il peut être extrêmement difficile de travailler normalement lorsque vous n'êtes pas au bureau, surtout si votre entreprise utilise des documents papier. En revanche, si tous vos documents sont numériques, vous pouvez accéder à tout ce dont vous avez besoin depuis un ordinateur portable ou un appareil mobile. Cela signifie que vous pouvez travailler plus facilement, que vous soyez chez vous, au tribunal ou en vacances.
• Assurez la sécurité. En tant qu'avocat, votre principale responsabilité est de protéger votre client, ce qui inclut la protection de ses données. Le fait de disposer à la fois de documents numériques et papier signifie que vous devez redoubler d'efforts en matière de politiques et de procédures de sécurité. Mais avec un cabinet d'avocats sans papier, vous pouvez bénéficier de contrôles de sécurité plus solides et plus précis afin de garantir que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à chaque fichier. (Sans parler des avantages des sauvegardes dans le cloud en cas de catastrophe naturelle ou de vol dans les bureaux.) C'est ce que nous appelons la tranquillité d'esprit.
• Économisez de l'argent. Soyons réalistes : le stockage d'un fichier électronique coûte beaucoup moins cher que celui d'un document papier. Du papier aux imprimantes, en passant par les étagères et la superficie nécessaire, les coûts liés au stockage physique des documents peuvent rapidement s'accumuler. Grâce à la gestion numérique des documents, vous réduisez considérablement l'empreinte de vos fichiers... et lorsque vous atteignez les limites de votre capacité de stockage, quelques clics suffisent pour augmenter celle-ci.
• Restez serein. Vous est-il déjà arrivé de rechercher un document et de commencer à vous sentir un peu fou ? Perdre la trace d'un fichier peut être épuisant, quelle que soit la manière dont vous le recherchez, mais effectuer une recherche numérique est beaucoup plus efficace que de fouiller dans des boîtes et des boîtes de fichiers physiques.
• Améliorez l'expérience client. Le fait est que nos vies sont chaque jour plus numériques, et les expériences client axées sur le numérique deviennent la norme dans presque tous les secteurs. Cela signifie que de nombreux clients viennent dans votre cabinet en s'attendant à bénéficier d' un niveau de rapidité et de facilité moderne. Outre tous les avantages internes pour votre cabinet, le fait d'avoir un cabinet d'avocats sans papier peut également vous aider à répondre aux attentes des clients... ce qui se traduit par de meilleures évaluations et davantage de recommandations à l'avenir.

Étapes pour créer un cabinet d'avocats sans papier

Il est évident que la dématérialisation offre des avantages considérables aux cabinets d'avocats. Mais comment s'y prendre concrètement pour passer au zéro papier ?

1. Engagez-vous. Pour réussir votre transition vers le zéro papier, vous devez obtenir l'adhésion de l'ensemble de votre entreprise et vous engager pleinement. Une tentative timide (ou des dissensions au sein de l'équipe) ne fera que créer de la confusion et des retards inutiles, tout en privant votre équipe de tous les avantages offerts par la gestion numérique des documents.
2. Équipez-vous. Pour éliminer (ou du moins réduire considérablement) votre dépendance aux documents physiques, vous aurez besoin de quelques outils. Des appareils tels que des scanners, des déchiqueteuses et, bien sûr, un logiciel de gestion de documents basé sur le cloud seront nécessaires pour garantir que toutes vos informations essentielles soient correctement stockées sous forme numérique. Nous aborderons ces outils plus en détail ci-dessous.
3. Concevez vos flux de travail. Il est important de mettre en place un processus clair et cohérent pour gérer la transition entre la gestion physique et numérique des documents. Par exemple :
   • Comment allez-vous traiter les documents créés en interne ? Comment allez-vous gérer l'accueil des nouveaux clients ? Votre État vous oblige-t-il à conserver les originaux de certains documents ? Qu'en est-il des fichiers pouvant être considérés comme des preuves ?
   Un autre aspect essentiel de ce processus consiste à définir la structure globale de vos dossiers et les conventions de nommage des fichiers. En faisant preuve de cohérence dans ce domaine, vous trouverez beaucoup plus facilement ce que vous cherchez par la suite, tout en aidant tous les membres du cabinet à rester sur la même longueur d'onde et en simplifiant l'intégration des nouveaux avocats et employés. Cela va sans dire, mais dans le cadre du passage au zéro papier, vous devez donner la priorité aux documents qui concernent les affaires en cours.
4. Tirez parti des modèles. L'un des principaux avantages des documents et des flux de travail numériques réside dans la possibilité d'utiliser des modèles. L'utilisation d'un modèle peut réduire considérablement le temps nécessaire à la réalisation d'une tâche et vous éviter d'avoir à réinventer la roue à chaque nouvelle affaire. Voici quelques-unes des meilleures façons de tirer parti des modèles pour votre cabinet :
   • Créez des modèles pour les 10 documents les plus fréquemment utilisés par votre entreprise.
   • Créez des listes de contrôle standardisées pour les processus, projets ou types de dossiers courants.
   • Modélisez la structure de vos dossiers afin de rester cohérent à mesure que de nouveaux dossiers arrivent.
5. Étendez cette mesure à l'ensemble du cabinet. Bien que le travail juridique proprement dit représente la majeure partie du papier utilisé par votre cabinet, il n'en est pas la seule source. D'autres services, tels que les finances/la comptabilité, la facturation et le recouvrement, ainsi que les ressources humaines, peuvent également traiter de grandes quantités de papier et tireraient profit d'une transition vers le zéro papier. En fait, doter ces équipes d'outils modernes peut présenter des avantages supplémentaires, tels que l'amélioration des analyses et l'accélération du paiement des factures.

Les meilleurs outils pour soutenir un cabinet d'avocats sans papier

Comme mentionné précédemment, vous devez disposer des outils adéquats pour que votre entreprise puisse véritablement passer au zéro papier. Et même si cela peut nécessiter un investissement initial important, les avantages à long terme compenseront largement les coûts. Voici ce dont vous avez besoin pour aider votre entreprise à passer au numérique :

Système de gestion documentaire (SGD)

Une plateforme cloud de gestion des documents et des e-mails est l'élément essentiel de la stratégie zéro papier de votre entreprise. En plus d'offrir un stockage sécurisé pour vos fichiers numériques, un système de gestion documentaire (DMS) peut fournir des outils supplémentaires pour rendre le travail sur les documents plus productif (et plus sûr !) que jamais, notamment des fonctions de collaboration, une sécurité avancée, etc.

Une fonctionnalité importante à rechercher est l'OCR, ou reconnaissance optique de caractères. Cet outil vous permet de numériser des documents et des images afin de les transformer en fichiers consultables et utilisables, qu'il s'agisse d'un PDF ou d'un document ancien numérisé.

Solution de signature électronique

Même s'il existe encore certains cas où une signature manuscrite est nécessaire, la signature électronique a la même valeur et le même effet juridique dans de nombreuses situations (voire la plupart). L'adoption d'un outil de signature numérique peut aider votre entreprise à réduire davantage son besoin en papier, tout en accélérant le processus de collecte des signatures auprès des clients, des fournisseurs et d'autres parties. De plus, ces outils sont de plus en plus faciles à adopter, car de plus en plus de fournisseurs mettent en place des intégrations plus étroites (et gratuites) avec des entreprises telles que DocuSign.

Besoins matériels

Lorsque vous passez au zéro papier dans votre entreprise, il y a quelques équipements indispensables (et utiles) à prendre en considération. Voici nos principales recommandations :

• Scanner de documents. Les cabinets qui ont le mieux réussi à passer au zéro papier ont rendu cette transition aussi pratique que possible. C'est à vous de décider si cela signifie fournir un scanner de documents à chaque membre de l'équipe ou simplement augmenter leur disponibilité générale. La taille compacte d'un scanner portable peut également séduire de nombreux avocats, avec la possibilité supplémentaire de le transporter facilement en cas de besoin (par exemple, lorsqu'ils travaillent à distance).
• Déchiqueteuse à papier. Lorsque vous convertissez vos dossiers papier au format numérique, vous devez trouver un moyen de détruire les copies physiques en toute sécurité. Au début du processus de dématérialisation, il peut être plus judicieux de faire appel à un service de déchiquetage en raison des quantités importantes de papier à éliminer.
• Moniteur supplémentaire. Si vous avez l'habitude de consulter une copie papier d'un document lorsque vous travaillez sur un ordinateur, vous vous lasserez rapidement de passer d'un onglet à l'autre ou d'essayer d'afficher plusieurs documents sur un seul écran. Pour faciliter la transition (et profiter pleinement des avantages du zéro papier), procurez-vous un moniteur supplémentaire.

Gestion d'un espace de travail numérique

S'il est vrai que la transition vers le zéro papier peut demander beaucoup d'efforts, la maintenance continue est en réalité très simple. Bien sûr, c'est là tout l'intérêt, n'est-ce pas ? Faciliter le stockage, la recherche et l'utilisation de vos documents.

Le principe le plus important dans la gestion d'un espace de travail numérique est la cohérence. Suivez toujours le même processus lorsque vous recevez des documents papier, maintenez une structure facile à utiliser pour vos dossiers numériques et respectez systématiquement les conventions de nommage établies. Cela garantira l'organisation de votre espace de travail numérique et permettra à votre équipe de trouver facilement ce dont elle a besoin.  

N'oubliez pas que les gens sont plus enclins à suivre le protocole si vous leur facilitez la tâche, surtout au début. Même si la plupart des gens comprennent les avantages de la cohérence en théorie, ils peuvent tout de même être réticents à changer leurs habitudes. Plus vous simplifierez les choses, plus ils seront enclins à adopter le nouveau processus.

Sécurité et gouvernance des données

Il reste un dernier point à aborder concernant la gestion numérique des documents : la sécurité et la gouvernance. Si les informations relatives aux menaces de cybersécurité très médiatisées ne sont pas à prendre à la légère, elles peuvent également être trompeuses.

En réalité, le stockage de vos documents dans le cloud peut être bien plus sûr que leur stockage sur site, que ce soit physiquement ou numériquement. De plus, un système de gestion documentaire (DMS) peut offrir des contrôles de sécurité avancés pour l'accès et les actions des utilisateurs, vous garantissant ainsi que vos documents et données sont protégés contre les violations accidentelles ou malveillantes.

Laissez-nous aider votre entreprise à passer au zéro papier

Si vous souhaitez tirer pleinement parti de tous les avantages offerts par la gestion numérique des documents, NetDocuments peut vous aider.

En tant que leader des systèmes de gestion documentaire (DMS) basés sur le cloud, notre plateforme est spécialement conçue pour faciliter le travail juridique. Elle permet aux avocats de créer, modifier, stocker, localiser et collaborer sur des documents depuis n'importe où et sur n'importe quel appareil. En plus de la plateforme principale, nous proposons divers outils pour améliorer votre productivité et obtenir de meilleurs résultats pour votre cabinet.

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