Votre équipe dispose de deux cents contrats, et vous devez recenser les clauses de changement de contrôle, les restrictions de cession et la loi applicable pour chacun d'entre eux d'ici la fin de la semaine. La fonctionnalité d'analyse sous forme de tableau de NetDocuments rassemble toutes les informations dans un tableau structuré en quelques minutes, directement à l'emplacement où se trouvent les documents.

Demandez à n'importe quelle équipe juridique amenée à comparer un ensemble de documents – contrats, réclamations, dossiers, peu importe de quoi il s'agit – et vous verrez que le processus est resté le même depuis des années. Ouvrir un document. Trouver le terme. Le copier dans un tableur. Ouvrir le document suivant. Et ainsi de suite.

Pour une poignée de documents, cela représente un après-midi gérable. Pour une centaine ou un millier, cela devient un projet qui peut prendre plusieurs jours, et pratiquement aucune de ces heures n’est consacrée à l’analyse pour laquelle l’équipe juridique a été formée. L’extraction elle-même, qui devrait être l’étape la plus simple, finit par être celle qui prend le plus de temps.

La fonctionnalité de révision sous forme de tableau de NetDocuments a été développée car l'écart entre les tâches auxquelles les équipes juridiques souhaitent consacrer leur temps et celles qu'elles sont contraintes d'effectuer ne cesse de se creuser à mesure que le volume de documents augmente. Nous sommes ravis d'intégrer une nouvelle fonctionnalité d'IA dans l'environnement de travail habituel des professionnels du droit.

Les avantages de la révision sous forme de tableau dans NetDocuments

La fonctionnalité d'analyse tabulaire de NetDocuments est conçue pour répondre à tous les cas de figure dans lesquels des équipes ont besoin d'extraire, de comparer ou d'analyser les mêmes informations au sein de vastes collections de documents. Ce type de situation se présente régulièrement dans toutes les organisations qui gèrent d'importants volumes de documents :

• Comparaison des conditions de marché ou des clauses contractuelles d'un ensemble de contrats – clauses de changement de contrôle, restrictions de cession et loi applicable, extraites de chaque contrat de la collection
• Réaliser une vérification préalable portant sur des centaines de contrats d'entreprises cibles – en extrayant les obligations clés, les dates de renouvellement et les signaux d'alerte en quelques heures au lieu de plusieurs jours
• Extraction des informations clés d'un portefeuille de baux (dates d'entrée en vigueur, options de renouvellement, délais de préavis de résiliation et clauses d'indexation des loyers) en une seule opération
• Comparaison des contrats de licence : structures de redevances, clauses d'exclusivité et dispositions relatives à la cession de propriété intellectuelle, présentées côte à côte
• Examen des documents produits dans le cadre d'un litige : établissement d'une chronologie des faits, identification des parties et extraction des dates clés dans l'ensemble des documents fournis
• Extraction à grande échelle de termes issus des accords RH et des déclarations de prise de connaissance des politiques

Partout où le travail nécessitait auparavant l'examen manuel des documents un par un, la fonction d'examen sous forme de tableau de NetDocuments transforme cette tâche en un tableau structuré et consultable, ce qui permet à votre équipe de consacrer moins de temps à l'extraction d'informations et davantage à faire preuve de discernement, d'expertise et de réflexion stratégique, autant d'éléments essentiels.

En quoi le mode de révision sous forme de tableau de NetDocuments est-il différent?

La révision sous forme de tableau de NetDocuments adopte une approche différente : elle effectue une révision basée sur l'IA au sein même du système qui gère déjà vos documents, au lieu de les exporter vers un autre outil pour obtenir un résultat. Les clients de NetDocuments font déjà confiance à la plateforme pour gérer les documents les plus sensibles de leur organisation ; l'IA est ainsi appliquée directement à votre contenu, plutôt que de demander aux équipes de transférer des documents sensibles vers un nouvel outil distinct pour bénéficier d'une analyse basée sur l'IA.

Cette différence se traduit de plusieurs manières concrètes. Les documents ne quittent jamais NetDocuments pendant la révision ; il n’y a donc pas d’outil distinct ni de nouvel emplacement où des contenus sensibles pourraient se retrouver en dehors de l’environnement où ils sont déjà régis. Chaque réponse figurant dans le tableau généré est directement liée à l’emplacement exact du document source d’où elle a été extraite ; votre équipe peut ainsi vérifier chaque résultat aussi facilement qu’en ouvrant le fichier lui-même, sans avoir à changer d’outil pour recouper le travail de l’IA. Et comme la révision s’effectue au sein même de NetDocuments, les mêmes mesures de prévention des pertes de données, les mêmes autorisations d’accès et les mêmes barrières d’information sur lesquelles votre organisation s’appuie déjà sont automatiquement appliquées, à chaque fois, sans que quiconque ait à les configurer séparément pour l’IA.

Il en résulte une analyse de documents basée sur l'IA qui s'intègre naturellement aux flux de travail existants, sans que les équipes aient à adopter une nouvelle plateforme, à transférer des documents sensibles ou à faire de compromis en matière de gouvernance.

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