Il tuo team ha duecento contratti e hai bisogno di individuare le clausole di cambio di controllo, le restrizioni di cessione e la legge applicabile in ciascuno di essi entro la fine della settimana. La funzione di analisi tabellare di NetDocuments raccoglie tutte le informazioni in una tabella strutturata in pochi minuti, direttamente nella posizione in cui si trovano già i documenti.

Chiedete a qualsiasi team legale che debba confrontare una serie di documenti – contratti, richieste di risarcimento, atti depositati, qualunque sia il contenuto della pila – e vedrete che il processo è rimasto lo stesso per anni. Si apre un documento. Si individua il termine. Lo si copia in un foglio di calcolo. Si apre il documento successivo. E si ripete l’operazione.

Se si tratta di pochi documenti, basta un pomeriggio per sbrigare il lavoro. Se invece sono un centinaio o un migliaio, diventa un progetto che può richiedere giorni interi, e quasi nessuna di quelle ore viene dedicata all’attività di valutazione per cui il team legale è stato formato. L’estrazione in sé, la fase che dovrebbe essere la più semplice, finisce per richiedere il maggior numero di ore.

La funzione di revisione tabellare di NetDocuments è stata sviluppata perché, con l’aumentare del volume dei documenti, il divario tra il lavoro a cui i team legali vorrebbero dedicare il proprio tempo e quello che invece sono costretti a svolgere continua ad ampliarsi. Siamo entusiasti di introdurre un’altra funzionalità basata sull’intelligenza artificiale proprio nell’ambiente in cui operano già i professionisti del settore legale.

In quali casi è utile la revisione tabellare di NetDocuments

La funzione di revisione tabellare di NetDocuments è pensata per qualsiasi scenario in cui i team debbano estrarre, confrontare o analizzare le stesse informazioni all’interno di ampie raccolte di documenti. Si tratta di un’esigenza ricorrente ovunque le organizzazioni gestiscano grandi volumi di documenti:

• Confronto delle condizioni di mercato o contrattuali relative a una serie di accordi – clausole di cambio di controllo, restrizioni alla cessione e legge applicabile, ricavate da ciascun contratto della raccolta
• Eseguire la due diligence su centinaia di contratti delle società target, estraendo gli obblighi chiave, le date di rinnovo e gli indicatori di rischio in poche ore anziché in giorni
• Riepilogo di un portafoglio di contratti di locazione – date di entrata in vigore, opzioni di rinnovo, termini di preavviso di risoluzione e clausole di adeguamento del canone di locazione in un unico passaggio
• Analisi comparativa dei contratti di licenza: strutture delle royalty, clausole di esclusività e disposizioni relative alla cessione della proprietà intellettuale a confronto
• Esame dei documenti prodotti nell’ambito di un contenzioso: creazione di cronologie dei fatti, identificazione delle parti ed estrazione delle date chiave da un insieme di documenti prodotti
• Estrazione su larga scala di clausole dagli accordi in materia di risorse umane e dalle dichiarazioni di accettazione delle politiche aziendali

Laddove in passato il lavoro richiedeva la revisione manuale dei documenti uno per uno, la revisione tabellare di NetDocuments trasforma tale attività in una tabella strutturata e ricercabile, consentendo al vostro team di dedicare meno tempo all’estrazione delle informazioni e più tempo all’applicazione del giudizio, delle competenze e del pensiero strategico che contano di più.

In che modo funziona la revisione tabellare di NetDocuments ?

La revisione tabellare di NetDocuments adotta un approccio diverso: esegue una revisione basata sull’intelligenza artificiale all’interno dello stesso sistema che già gestisce i vostri documenti, invece di esportarli altrove per ottenere un risultato. I clienti di NetDocuments si affidano già alla piattaforma per la gestione dei documenti più sensibili della loro organizzazione; in questo modo, l’intelligenza artificiale viene applicata direttamente ai vostri contenuti, anziché richiedere ai team di trasferire i documenti sensibili in un nuovo strumento separato per beneficiare dell’analisi basata sull’intelligenza artificiale.

Questa differenza si manifesta in alcuni modi concreti. I documenti non escono mai da NetDocuments durante la revisione, quindi non c’è bisogno di uno strumento separato né di un nuovo luogo in cui i contenuti sensibili possano finire al di fuori dell’ambiente in cui sono già gestiti. Ogni risposta nella tabella risultante è collegata direttamente al punto esatto del documento di origine da cui è stata estratta, così il vostro team può verificare ogni risultato con la stessa facilità con cui si apre il file stesso, senza dover passare a strumenti diversi per ricontrollare il lavoro dell’IA. E poiché la revisione avviene all’interno di NetDocuments, le stesse misure di prevenzione della perdita di dati, le autorizzazioni di accesso e le barriere informative su cui la vostra organizzazione già fa affidamento vengono applicate automaticamente, ogni volta, senza che nessuno debba configurarle separatamente per l’IA.

Il risultato è un’analisi dei documenti basata sull’intelligenza artificiale che si integra perfettamente nei flussi di lavoro esistenti, senza che i team debbano adottare una nuova piattaforma, trasferire documenti sensibili o scendere a compromessi in materia di governance.

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