Su equipo cuenta con doscientos contratos y necesita conocer las cláusulas de cambio de control, las restricciones de cesión y la legislación aplicable en cada uno de ellos antes de que termine la semana. La revisión tabular de NetDocuments recopila toda la información en una tabla estructurada en cuestión de minutos, directamente en el mismo lugar donde se encuentran los documentos.

Pregunte a cualquier equipo jurídico que tenga que comparar un conjunto de documentos —contratos, reclamaciones, escritos, sea cual sea el tipo de documentación— y verá que el proceso lleva años siendo el mismo. Abrir un documento. Buscar el término. Copiarlo en una hoja de cálculo. Abrir el siguiente documento. Repetir.

Si se trata de unos pocos documentos, es una tarea que se puede llevar a cabo en una tarde. Si son cien o mil, se convierte en un proyecto que puede llevar varios días, y casi nada de ese tiempo se dedica a la labor de análisis para la que está capacitado el equipo jurídico. La extracción en sí misma, la parte que debería ser el paso más sencillo, acaba siendo la que más horas consume.

La función de revisión tabular de NetDocuments se ha desarrollado porque la brecha entre el trabajo al que los equipos jurídicos desean dedicar su tiempo y el trabajo que, en cambio, se ven obligados a realizar sigue ampliándose a medida que aumenta el volumen de documentos. Nos complace incorporar otra funcionalidad basada en la inteligencia artificial al entorno en el que ya trabajan los profesionales del ámbito jurídico.

En qué casos resulta útil la revisión tabular de NetDocuments

La función de revisión tabular de NetDocuments está diseñada para cualquier situación en la que los equipos necesiten extraer, comparar o analizar la misma información en grandes colecciones de documentos. Esto se da constantemente en cualquier lugar donde las organizaciones gestionen grandes volúmenes de documentos:

• Comparación de las condiciones de mercado o de las cláusulas de los acuerdos en un conjunto de contratos —cláusulas de activación por cambio de control, restricciones de cesión y legislación aplicable—, extraídas de todos los contratos de la colección
• Llevar a cabo un proceso de diligencia debida en cientos de contratos de empresas objetivo, extrayendo las obligaciones clave, las fechas de renovación y los indicadores de riesgo en cuestión de horas, en lugar de días.
• Resumen de una cartera de contratos de arrendamiento —fechas de entrada en vigor, opciones de renovación, plazos de preaviso de rescisión y cláusulas de revisión al alza del alquiler— en una sola pasada
• Comparativa de acuerdos de licencia: estructuras de regalías, condiciones de exclusividad y cláusulas de cesión de propiedad intelectual, en paralelo
• Revisión de documentos presentados en el marco de un litigio: elaboración de cronologías de los hechos, identificación de las partes y extracción de fechas clave de un conjunto de documentos presentados
• Extracción a gran escala de términos de los convenios de recursos humanos y de los documentos de aceptación de políticas

Allí donde antes el trabajo requería la revisión manual de los documentos uno por uno, la revisión tabular de NetDocuments transforma ese esfuerzo en una tabla estructurada y con capacidad de búsqueda, lo que permite a su equipo dedicar menos tiempo a extraer información y más tiempo a aplicar el criterio, la experiencia y el pensamiento estratégico que más importan.

En qué se diferencia el funcionamiento de la revisión tabular de NetDocuments

La revisión tabular de NetDocuments adopta un enfoque diferente: lleva a cabo una revisión basada en inteligencia artificial dentro del propio sistema que ya gestiona sus documentos, en lugar de exportarlos a otro lugar para obtener una respuesta. Los clientes de NetDocuments ya confían en la plataforma para gestionar los documentos más confidenciales de su organización; de este modo, se aplica la inteligencia artificial a su contenido, en lugar de pedir a los equipos que trasladen los documentos confidenciales a una nueva herramienta independiente para beneficiarse del análisis basado en inteligencia artificial.

Esa diferencia se manifiesta de varias formas concretas. Los documentos nunca salen de NetDocuments durante la revisión, por lo que no hay ninguna herramienta independiente ni ningún nuevo lugar en el que el contenido confidencial pueda acabar fuera del entorno en el que ya está regulado. Cada respuesta de la tabla resultante está vinculada directamente al punto exacto del documento original del que se ha extraído, por lo que su equipo puede verificar cada resultado con la misma facilidad con la que abriría el propio archivo, sin necesidad de cambiar de herramienta para comprobar el trabajo de la IA. Y dado que la revisión se lleva a cabo dentro de NetDocuments, se aplican automáticamente, en todo momento, las mismas medidas de prevención de pérdida de datos, permisos de acceso y barreras de información en las que ya confía su organización, sin que nadie tenga que configurarlas por separado para la IA.

El resultado es un análisis de documentos basado en inteligencia artificial que se integra de forma natural en los flujos de trabajo existentes, sin que los equipos tengan que adoptar una nueva plataforma, trasladar documentos confidenciales ni renunciar a los estándares de gobernanza.

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