Non è certo un segreto che gli studi legali amino la carta. Non è nemmeno un segreto che la carta richieda tempo in più per archiviare, conservare, individuare e consultare i documenti — in netto contrasto con la facilità d’uso offerta dai documenti digitali.

Ma i vantaggi del passaggio al digitale sono ancora maggiori di quanto si possa pensare.

In questo articolo illustriamo alcuni dei principali vantaggi di un ufficio senza carta, oltre a misure concrete che potete adottare per orientare la vostra azienda verso una maggiore digitalizzazione. Vi presenteremo inoltre alcuni dei migliori strumenti a supporto delle vostre iniziative di digitalizzazione e i nostri consigli più utili per la gestione del vostro spazio di lavoro digitale.

Perché gli studi legali dovrebbero passare al digitale

È probabile che il vostro studio operi utilizzando un mix di file elettronici e cartacei. Tuttavia, rimanendo con un piede nel mondo della carta, vi state perdendo alcuni dei vantaggi più significativi che uno spazio di lavoro digitale può offrire al vostro studio. Passando al formato digitale, il vostro studio potrà:

• Aumenta l'efficienza. È ovvio che lavorare con file elettronici sia più veloce e più semplice rispetto ai documenti cartacei, sia che si tratti di cercare un file specifico, di collaborare con i colleghi o di inviare documenti a un cliente. Tutto è più semplice quando è in formato digitale, il che significa che puoi fare di più in meno tempo e dedicare una parte maggiore del tuo tempo a attività di alto valore aggiunto piuttosto che a noiose mansioni amministrative.
• Accesso ovunque. Come ormai tutti sappiamo per esperienza diretta, cercare di lavorare normalmente quando si è fuori dall’ufficio può rivelarsi estremamente difficile, soprattutto se la propria azienda fa affidamento su documenti cartacei. D’altra parte, se tutti i documenti sono in formato digitale, è possibile accedere a tutto ciò di cui si ha bisogno da un computer portatile o da un dispositivo mobile. Ciò significa che lavorare è più facile, sia che ci si trovi a casa, in tribunale o in vacanza.
• Garantire la sicurezza. La tua responsabilità principale come avvocato è quella di proteggere il tuo cliente, il che include la protezione dei suoi dati. Avere una combinazione di documenti digitali e cartacei significa che devi rafforzare le tue politiche e procedure di sicurezza. Ma con uno studio legale senza carta, puoi ottenere controlli di sicurezza più solidi e granulari per garantire che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso a ciascun file. (Per non parlare dei vantaggi dei backup basati sul cloud in caso di calamità naturali o furti in ufficio.) Ecco cosa intendiamo per tranquillità.
• Risparmia. Ammettiamolo : archiviare un file elettronico costa molto meno che archiviare un documento cartaceo. Dalla carta alle stampanti, dagli scaffali allo spazio occupato, i costi legati all’archiviazione fisica dei documenti possono lievitare rapidamente. Con la gestione digitale dei documenti, invece, riduci drasticamente l’ingombro dei tuoi file… e quando raggiungi i limiti della tua capacità di archiviazione, aumentare lo spazio disponibile richiede solo pochi clic.
• Mantieni la calma. Ti è mai capitato di cercare un documento e di iniziare a sentirti un po’ fuori di testa? Perdere le tracce di un file può essere estenuante, indipendentemente dal metodo di ricerca utilizzato, ma effettuare una ricerca digitale è molto più efficiente che rovistare in una scatola dopo l’altra di documenti cartacei.
• Migliora l’esperienza dei clienti. Il fatto è che le nostre vite stanno diventando ogni giorno più digitali e le esperienze dei clienti incentrate sul digitale stanno diventando la norma in quasi tutti i settori. Ciò significa che molti clienti si rivolgono al tuo studio aspettandosi uno standard moderno in termini di rapidità e semplicità. Oltre a tutti i vantaggi interni per il tuo studio, avere uno studio legale senza carta può anche aiutarti a soddisfare le aspettative dei clienti… il che si traduce in recensioni migliori e in un maggior numero di segnalazioni in futuro.

Passaggi per creare uno studio legale senza carta

È chiaro che l’adozione di un sistema senza carta offre notevoli vantaggi agli studi legali. Ma come si fa, in pratica, a iniziare a lavorare senza carta?

1. Prendete un impegno. Per avere successo nel passaggio al digitale, è necessario che l’intera azienda sia coinvolta e che vi si dedichi con pieno impegno. Un tentativo poco convinto (o dissensi all’interno dell’organizzazione) non farà altro che creare confusione e ritardi inutili, privando il vostro team di tutti i vantaggi che la gestione digitale dei documenti ha da offrire.
2. Preparatevi. Per eliminare (o almeno ridurre notevolmente) la vostra dipendenza dai documenti cartacei sono necessari alcuni strumenti. Strumenti come scanner, distruggidocumenti e, naturalmente, software di gestione dei documenti basati sul cloud saranno tutti indispensabili per garantire che tutte le vostre informazioni essenziali siano archiviate correttamente in formato digitale. Di seguito tratteremo questi strumenti in modo più dettagliato.
3. Progetta i tuoi flussi di lavoro. È importante definire una procedura chiara e coerente che regoli il passaggio dalla gestione cartacea a quella digitale dei documenti. Ad esempio:
   • Come gestirai i documenti redatti internamente? Come gestirai l’acquisizione di nuovi clienti? Il tuo Stato richiede la conservazione degli originali di determinati documenti? E per quanto riguarda i fascicoli che potrebbero essere considerati prove?
   Un altro aspetto fondamentale di questo processo è definire la struttura generale delle cartelle e le convenzioni di denominazione dei file. Mantenere una certa coerenza in questo ambito renderà molto più facile trovare ciò che si cerca in futuro, oltre ad aiutare tutti i membri dello studio a rimanere allineati e a semplificare l’inserimento dei nuovi avvocati e del personale. Forse è superfluo dirlo, ma nel processo di passaggio al digitale è opportuno dare priorità ai documenti relativi ai casi in corso.
4. Sfrutta i modelli. Uno dei principali vantaggi dei documenti e dei flussi di lavoro digitali è la possibilità di utilizzare i modelli. L'uso di un modello può ridurre notevolmente il tempo necessario per portare a termine un'attività ed evitare di dover "reinventare la ruota" ogni volta che si affronta una nuova questione. Ecco alcuni dei modi migliori per sfruttare i modelli nel vostro studio:
   • Crea dei modelli per i 10 documenti più frequenti che il tuo studio redige regolarmente.
   • Creare liste di controllo standardizzate per processi, progetti o tipologie di pratiche comuni.
   • Crea un modello per la struttura delle cartelle, in modo da garantire la coerenza man mano che arrivano nuovi casi.
5. Adottate questa strategia a livello di studio. Sebbene il lavoro legale vero e proprio rappresenti la maggior parte della carta utilizzata dal vostro studio, non è l’unica fonte. Anche altri reparti, come quello finanziario/contabile, quello di fatturazione e recupero crediti e quello delle risorse umane, possono gestire grandi quantità di carta e trarrebbero vantaggio dal passaggio al digitale. Infatti, fornire a questi team strumenti moderni può comportare ulteriori vantaggi, come il miglioramento delle analisi e un più rapido pagamento delle fatture.

I migliori strumenti per un studio legale senza carta

Come già accennato, per consentire al vostro studio di passare davvero al “paperless” è necessario disporre degli strumenti adeguati. E sebbene ciò possa richiedere un investimento iniziale non indifferente, i benefici a lungo termine compenseranno ampiamente i costi. Ecco cosa vi serve per aiutare il vostro studio a passare al digitale:

Sistema di gestione dei documenti (DMS)

Una piattaforma cloud per la gestione dei documenti e delle e-mail è la componente fondamentale della strategia di digitalizzazione della vostra azienda. Oltre a garantire l’archiviazione sicura dei vostri file digitali, un sistema di gestione documentale (DMS) può offrire strumenti aggiuntivi per rendere il lavoro basato sui documenti più produttivo (e sicuro!) che mai, tra cui funzioni di collaborazione, sicurezza avanzata e molto altro ancora.

Una funzionalità importante da tenere in considerazione è l’OCR, ovvero il riconoscimento ottico dei caratteri. Questo strumento consente di digitalizzare documenti e immagini per trasformarli in file ricercabili e utilizzabili, che si tratti di un PDF o di un documento storico scansionato.

Soluzione per la firma elettronica

Sebbene possano ancora esserci alcuni casi in cui sia necessaria una firma autografa, la firma elettronica ha lo stesso valore e la stessa efficacia giuridica in molte (se non nella maggior parte) delle situazioni. L’adozione di uno strumento di firma digitale può aiutare la vostra azienda a ridurre ulteriormente l’uso della carta, accelerando al contempo il processo di raccolta delle firme da parte di clienti, fornitori e altre parti. Inoltre, questi strumenti stanno diventando sempre più semplici da adottare, poiché un numero crescente di fornitori sta realizzando integrazioni più strette (e gratuite) con aziende come DocuSign.

Requisiti hardware

Quando si decide di rendere la propria azienda “paperless”, ci sono alcuni componenti hardware essenziali (e altri consigliati) da prendere in considerazione. Ecco i nostri consigli principali:

• Scanner per documenti. Gli studi legali che hanno ottenuto i migliori risultati nel passaggio al “paperless” rendono questa soluzione il più comoda possibile. Sta a voi decidere se ciò significhi fornire uno scanner a ciascun membro del team o semplicemente aumentarne la disponibilità generale. Le dimensioni compatte di uno scanner portatile potrebbero inoltre risultare allettanti per molti avvocati, grazie alla possibilità di trasportarlo facilmente all’occorrenza (ad esempio quando si lavora da remoto).
• Distruggidocumenti. Man mano che convertite i vostri documenti cartacei in formato digitale, avrete bisogno di un modo per distruggere in modo sicuro le copie cartacee. Nelle fasi iniziali del passaggio al formato digitale, potrebbe essere più sensato affidarsi a un servizio di distruzione documenti, date le ingenti quantità di carta che dovrete smaltire.
• Monitor aggiuntivo. Se sei abituato a consultare una copia cartacea di un documento mentre lavori al computer, ti stancherai presto di passare da una scheda all’altra o di cercare di visualizzare più documenti su un unico schermo. Per facilitare la transizione (e assicurarti di ottenere tutti i vantaggi del passaggio al formato digitale), procurati un monitor aggiuntivo.

Gestione di uno spazio di lavoro digitale

Sebbene sia vero che il passaggio al sistema senza carta possa richiedere un certo impegno iniziale, la gestione quotidiana è in realtà piuttosto semplice. D’altronde, è proprio questo l’obiettivo, no? Rendere più facile l’archiviazione, la ricerca e l’utilizzo dei propri documenti.

Il principio fondamentale nella gestione di uno spazio di lavoro digitale è la coerenza. Segui sempre lo stesso procedimento ogni volta che ricevi documenti cartacei, mantieni una struttura intuitiva per le tue cartelle digitali e rispetta sempre le convenzioni di denominazione stabilite. In questo modo lo spazio di lavoro digitale rimarrà ben organizzato e il tuo team potrà trovare facilmente ciò di cui ha bisogno.  

Ricorda che le persone saranno più propense a seguire il protocollo se glielo rendi facile, soprattutto all’inizio. Sebbene la maggior parte delle persone comprenda in teoria i vantaggi della coerenza, potrebbe comunque essere riluttante a cambiare le proprie abitudini. Più riesci a semplificarlo, maggiore sarà la probabilità che adottino il nuovo processo.

Sicurezza e governance dei dati

C’è un ultimo aspetto che dovremmo approfondire in merito alla gestione dei documenti digitali: la sicurezza e la governance. Sebbene le notizie relative a minacce alla sicurezza informatica di grande risonanza non siano affatto da prendere alla leggera, possono anche essere fuorvianti.

La verità è che archiviare i propri documenti nel cloud può essere molto più sicuro che conservarli in sede, sia in formato cartaceo che digitale. Inoltre, un sistema di gestione documentale (DMS) è in grado di offrire controlli di sicurezza avanzati per l’accesso e le azioni degli utenti, consentendo di avere la certezza che i propri documenti e dati siano protetti da violazioni, sia accidentali che dolose.

Lascia che aiutiamo la tua azienda a passare al digitale

Se volete sfruttare appieno tutti i vantaggi offerti dalla gestione digitale dei documenti, NetDocuments può aiutarvi.

In qualità di piattaforma DMS leader nel settore basata su cloud, la nostra soluzione è stata progettata specificamente per supportare l’attività legale, consentendo agli avvocati di creare, modificare, archiviare, individuare e collaborare sui documenti da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Oltre alla piattaforma principale, offriamo una vasta gamma di strumenti per migliorare la vostra produttività e garantire risultati migliori al vostro studio.

Per scoprire come NetDocuments possa aiutare la vostra azienda a sfruttare appieno i vantaggi del passaggio al digitale, richiedi una demo oggi stesso!