Si has leído la primera parte de esta serie, ya sabes cómo hacer pequeños ajustes en tu flujo de trabajo que te ahorrarán clics, lo que se traduce en un gran ahorro de tiempo.

Ha llegado el momento de dar un paso adelante y abordar los procesos rotos. En la segunda parte, comparto cambios más significativos y cómo puede aprovechar NetDocuments para adoptar una nueva forma de trabajar más inteligente que acelere los procesos.

Seguimiento de documentos

Como ya se ha comentado en la primera parte, las búsquedas guardadas son una forma estupenda de saltarse clics cuando se repite una búsqueda idéntica. Pero las búsquedas guardadas también pueden facilitar el seguimiento de documentos y otros trabajos a medida que se mueven por la organización. Por ejemplo, si su proceso incluye un requisito de aprobación para las facturas relacionadas con los desembolsos de los clientes, es probable que necesite alguna forma de realizar un seguimiento del estado de cada factura. Esto puede realizarse de forma casi automática mediante una serie de búsquedas guardadas.

Cómo implementar el seguimiento de documentos con búsquedas guardadas

• Añada atributos de perfil buscables a sus documentos. Puede que necesites controlar la fecha de recepción, el estado de una factura, el abogado que debe revisarla y una fecha de vencimiento. La fecha de recepción y la fecha de vencimiento son simples atributos de fecha, mientras que el estado de la factura y el abogado revisor serán atributos de texto con una breve lista de opciones. Esto podría significar etiquetar el estado de una factura como Recibida, Ingresada, Aprobada o Pagada; y el abogado revisor podría ser una lista de cada abogado de su organización.
• Actualice el estado a medida que el documento pasa por los departamentos. Cuando se recibe una factura y se escanea o se guarda en NetDocuments, los campos de fecha deben completarse siempre con el estado de factura Recibida. Una vez que contabilidad la introduzca en su sistema, deberá actualizar el estado a Recibida y añadir el abogado al campo Revisor abogado. Una vez que el abogado aprueba la factura, contabilidad debe cambiar el estado de la factura a Aprobada. Finalmente, la contabilidad cambia el estado de la factura a Pagada una vez que se ha completado.

Esto puede parecer mucho trabajo, pero es mucho más sencillo que la alternativa de enviar correos electrónicos de un lado a otro de la organización para actualizar el estado. Con una serie de búsquedas guardadas que combinan el poder de los atributos de perfil específicos y los intervalos de fechas, cualquier persona de la organización puede realizar un seguimiento del estado de una factura a medida que se mueve a través de su organización.

Atributos dinámicos

Los atributos de perfil dinámicos mejoran la eficacia al permitirle introducir datos cuando (y sólo cuando) los necesita mostrando atributos sólo cuando se dan determinadas condiciones. En el ejemplo anterior, se utilizaron atributos dinámicos para realizar un seguimiento de la factura a lo largo de su ciclo de vida.

Los atributos dinámicos se crean del mismo modo que cualquier otro atributo y, como cualquier otro atributo, pueden ser texto, fecha, utilizar una búsqueda, etc. La clave está en elegir la opción dinámica al crear el atributo. También habrá que anotar el número de identificación del atributo. Considere este ejemplo:

En este caso, el atributo Estado de la factura está marcado como dinámico (1), lo que indica a NetDocuments que sólo quiero verlo en determinadas condiciones, configurado como atributo de texto que utiliza una tabla de consulta (2), y he tomado nota de que es el atributo de perfil número 1084 (3).

Una vez creados los atributos dinámicos, es hora de definir cuándo aparecen. Esto se hace actualizando el campo Tipo del valor de control. Introduzca los números de atributo en {braces} en el orden en que desea que aparezcan. En la siguiente imagen, le he dicho a NetDocuments que quiero que aparezcan cuatro atributos dinámicos siempre que se seleccione el tipo de documento Factura - Desembolso . Estos atributos dinámicos se introducen como "{1083}{1084}{1085}{1086}", donde {1083} es Fecha de recepción de la factura, {1084} es Estado de la factura, {1085} es Revisor de la factura y {1086} es Fecha de pago de la factura.

En mi opinión, los atributos dinámicos son una de las claves para utilizar NetDocuments con eficacia y pueden revolucionar su forma de trabajar al proporcionarle información sólo cuando y donde la necesita, disminuyendo así el número de decisiones que debe tomar a lo largo del día.

Creación de espacios de trabajo

La organización dentro de NetDocuments se centra en los espacios de trabajo, que ofrecen una organización incorporada de la materia. Dentro de un espacio de trabajo puede añadir carpetas y búsquedas guardadas para organizar aún más sus archivos y tenerlo todo al alcance de la mano.

Si te dijera que la creación de espacios de trabajo es difícil para algunas organizaciones, te preguntarías de qué estoy hablando. La mayoría de los usuarios finales nunca ven cómo se crean. Solicitan o añaden un nuevo asunto a su sistema de gestión de consultas o de facturación y se crea automáticamente un espacio de trabajo correspondiente a través de la integración de estos sistemas con NetDocuments. Incluso sin una integración directa, la utilidad gratuita ndLink puede crearla. Los bufetes de abogados casi siempre utilizan una de estas dos opciones. Sin embargo, es posible que otros tipos de entornos no jurídicos, como los departamentos jurídicos de las empresas, no utilicen las mismas herramientas de gestión de la práctica que sus homólogos de los bufetes de abogados, por lo que muchas de estas empresas tienen dificultades para encontrar una forma eficaz de añadir espacios de trabajo.

Existen al menos tres formas de añadir espacios de trabajo sin una integración o una aplicación que admita ndLink; sin embargo, algunas son más eficaces que otras:

• Haga que un administrador del repositorio cree una nueva entrada en la tabla de búsqueda del atributo del perfil apropiado. El problema, por supuesto, es que los administradores de tu repositorio podrían tener que pasar mucho tiempo haciendo esto, lo cual no recomiendo.
• Rellene una tabla de consulta cargando un archivo de variables separadas por comas (.csv). Esto lo pueden hacer tanto los administradores como un grupo selecto de usuarios no administradores. El problema de este método es que funciona mejor con una hoja de cálculo común que debe guardarse localmente, lo que puede crear conflictos de sincronización cuando varios usuarios intentan actualizar la hoja de cálculo y cargarla.
• Aprovecha la API de NetDocuments. Podrías programar algo por tu cuenta, pero es mucho más fácil utilizar una de las herramientas de terceros ya creadas para este fin. Dos posibilidades son One Step Workspace y mot-r creator. Ambas herramientas permiten a cualquier grupo de usuarios que los administradores designen crear espacios de trabajo en cualquier armario al que tengan acceso, y ambas son sorprendentemente asequibles. Si la creación de espacios de trabajo es un problema para tu organización, te recomiendo encarecidamente que eches un vistazo a estas herramientas.
• Ponga Microsoft Power Automate a trabajar. El acceso a Microsoft Power Automate está disponible para los clientes de NetDocuments que tengan una suscripción a Microsoft 365. Mediante el conector de NetDocuments con PowerAutomate, los profesionales de la tecnología pueden conectarse a la herramienta de creación automática de espacios de trabajo de NetDocuments, que puede configurarse para crear un espacio de trabajo aprobado después de que un usuario complete un nuevo proceso de admisión de asuntos o una solicitud.

Automatización del flujo de trabajo

Mientras pensamos en la API abierta de NetDocuments, es hora de hablar de las herramientas de terceros que pueden mejorar su experiencia con la plataforma.

En el momento de escribir este artículo, hay 127 aplicaciones en el directorio de aplicaciones de NetDocuments. Estas herramientas van desde los creadores de espacios de trabajo que he mencionado anteriormente hasta una lista de sistemas de gestión de consultas con enlaces integrados. Si está buscando llevar su uso de NetDocuments al siguiente nivel, le animo a que vea lo que hay ahí fuera.

He aquí algunos sitios por los que empezar:

• SignatureBridge proporciona un enlace entre NetDocuments y DocuSign. La pandemia de COVID-19 ha acelerado la tendencia hacia las firmas electrónicas y SignatureBridge le permite enrutar documentos y supervisar el estado en NetDocuments.
• Una búsqueda rápida me dice que al menos 20 de las aplicaciones del directorio están relacionadas con la gestión de contratos. Si su organización dedica mucho tiempo a la redacción de contratos, especialmente en un entorno jurídico corporativo, puede ser un verdadero reto hacer un seguimiento de los contratos, quién está trabajando en ellos y cuándo deben renovarse. Una herramienta integrada de gestión de contratos le ayuda a estar al tanto de esta información dentro de NetDocuments.

Acelere la eficiencia con las herramientas integradas de NetDocuments

Por último, hay varias herramientas de NetDocuments que ahorran tiempo y aumentan la eficacia desde la propia plataforma.

ndMail

Las principales ventajas de ndMail comienzan con el archivado predictivo de correos electrónicos. En lugar de navegar a un espacio de trabajo y guardar un correo electrónico, ndMail predice una ubicación para usted.

Excepto que esa última frase no le hace justicia.

ndMail es extraordinariamente bueno a la hora de predecir dónde debe archivarse un correo electrónico y , con un solo clic , puede archivar ese mensaje y todos los mensajes posteriores de la misma conversación, si así lo desea. Utilizando inteligencia artificial, examina cada parte del correo electrónico, incluidos el destinatario, el remitente, el asunto y el cuerpo del mensaje. También puede reconocer texto, nombres, patrones numéricos y otra información y compararlos con patrones de correos electrónicos guardados anteriormente, así como con ubicaciones dentro de NetDocuments.

Por ejemplo, si su número de asunto es ABC123 y el correo electrónico incluye esta información en cualquier lugar, es muy probable que ndMail prediga ese asunto como la ubicación de archivo, incluso si es el primer correo electrónico recibido sobre el asunto. Si no predice la ubicación correcta, puede tomarse un momento para archivar manualmente el correo electrónico y aprenderá de su comportamiento, y del de todos los miembros de su organización.

El archivado predictivo de correo electrónico incluido en ndMail ahorra una enorme cantidad de tiempo, pero eso no es todo lo que hace. También incluye una función de asignación de carpetas que permite asignar una carpeta o subcarpeta de Outlook a una ubicación de NetDocuments. Para archivar un correo electrónico, basta con arrastrarlo desde la bandeja de entrada a la carpeta. Por último, proporciona un panel en Outlook que le ofrece acceso instantáneo a NetDocuments en una vista similar a ndOffice, integrada totalmente en Outlook.

ndMail es una herramienta que cambiará su flujo de trabajo al llevar el DMS al lugar de trabajo favorito de muchos abogados: su correo electrónico.

SetBuilder

SetBuilder se creó para ahorrarle tiempo, simplificando la forma de reunir y organizar los documentos en una carpeta o conjunto de documentos. Un conjunto puede crearse desde cero o copiando un conjunto existente. Una vez creado un conjunto, puede añadir documentos desde el mismo espacio de trabajo o desde su ordenador local.

SetBuilder incluye la posibilidad de añadir elementos organizativos adicionales. Por ejemplo, puede añadir cabeceras de sección y marcadores de posición al conjunto para ayudarle a identificar rápidamente qué documentos están completados y cuáles están aún en movimiento. Todo esto se hace en una interfaz gráfica limpia en la que usted arrastra y suelta los elementos en el orden que desee.

SetBuilder es muy útil para crear carpetas de cierre para cualquier tipo de transacción. La herramienta le ayuda a reunir todos sus archivos en un formato digerible y ordenado.

Los cierres inmobiliarios, la creación de empresas y los planes de sucesión son sólo algunas de las áreas de práctica en las que SetBuilder puede desempeñar un papel importante. Si trabajas en alguna de estas áreas, probablemente ya estés creando carpetas como ésta. ¿Por qué no hacerlo de la forma más eficiente posible creándolos en el mismo lugar donde ya se encuentran los documentos?

CollabSpaces

En su forma más simple, los CollabSpaces le permiten crear lo que muchos de nosotros seguimos llamando "portales de clientes". En otras palabras, puede crear un área dentro de NetDocuments donde un cliente o usuario externo pueda acceder a los documentos. Usted controla si pueden simplemente ver los documentos que usted coloca allí, descargar documentos existentes, cargar otros nuevos o modificar cosas que ya están en el CollabSpace.

Sin embargo, los CollabSpaces son más que un simple portal del cliente. Pueden utilizarse para colaborar con testigos expertos o abogados externos, y son muy útiles en asuntos complejos en los que es necesario recopilar y organizar un subconjunto de documentos del asunto, como cuando se realiza una deposición específica o se responde a una solicitud de producción. Lo mejor de CollabSpaces es que le permite colaborar controlando al mismo tiempo cómo se lleva a cabo. Usted controla no sólo el acceso al CollabSpace, sino también la forma en que las personas con acceso pueden trabajar en el CollabSpace.

NetDocuments requiere una licencia de usuario externo. Puede comprobar cuántos usuarios externos tiene permitidos en su cuenta en la página de administración Información y configuración. Si no tiene acceso a CollabSpaces o necesita más usuarios externos, póngase en contacto con su representante de NetDocuments para obtener más información.

Conclusión

Espero que haya disfrutado de esta serie de dos partes sobre el flujo de trabajo de NetDocuments, en la que he destacado dos formas de mejorar su flujo de trabajo: en primer lugar, aprovechando las mejoras aparentemente pequeñas en la forma de utilizar un producto como NetDocuments; y, en segundo lugar, buscando formas de que un producto moderno como NetDocuments pueda cambiar su flujo de trabajo para mejor.

Multiplicar unos pocos clics ahorrados en toda una organización y aprovechar esta moderna tecnología para agilizar el trabajo puede tener un enorme impacto en la eficiencia y la adopción de productos. Y lo que no puede hacer por sí solo, puede hacerlo junto con otro producto de terceros.

¿Está preparado para llevar su flujo de trabajo al siguiente nivel? Affinity Consulting puede ayudarle a implementar NetDocuments por primera vez o a optimizar su flujo de trabajo de NetDocuments existente. Obtenga más información aquí.

Sobre el autor

Jeffrey S. Krause es socio de Affinity Consulting Group. Es un abogado de Wisconsin que lleva más de 20 años ayudando a otros abogados a elegir la tecnología adecuada y a utilizarla de la forma correcta. Conéctate con él en Linkedin.