El sector jurídico tiene fama de resistirse al cambio. Y en algunos casos, se la ha ganado con justicia. A veces hacemos las cosas simplemente porque siempre se han hecho así. 

Pero si su empresa sigue recopilando carpetas de cierre físicas o sus abogados dedican demasiado tiempo a la parte de gestión de proyectos de una transacción, debe saber que hay una forma mejor (es decir, más rápida, sencilla y mucho más eficaz) de hacerlo.

¿Qué es una carpeta de cierre?

Una carpeta de cierre es el libro de registro final y definitivo de la transacción legal, con un índice de la carpeta de cierre y todos los documentos de la transacción totalmente ejecutados, que se distribuye a las partes implicadas tras el cierre. El objetivo de la carpeta de cierre es garantizar que todas las partes tengan acceso a los términos de una operación y a otra información relevante.

Tradicionalmente, montar la carpeta de cierre era un enorme proyecto físico: los documentos se imprimían, escaneaban, copiaban, organizaban, tabulaban y compilaban en carpetas de tres anillas que luego había que entregar al cliente.

Pero este tipo de arduo proceso físico no se adapta a las exigencias de la empresa moderna.

Los retos de los cierres transaccionales modernos

Muchos abogados especializados en transacciones están descubriendo que su trabajo a menudo consiste menos en la experiencia jurídica que en la gestión de los detalles.

Las crecientes exigencias de los cierres transaccionales tienen un gran efecto en los despachos de abogados, provocando como tren en el tiempo y una reducción de los beneficios. Estos retos proceden de diversos lugares.

Una gestión eficaz de las transacciones requiere que los abogados tengan experiencia en cada uno de los siguientes aspectos:

• Obtención de las autorizaciones, registros y transferencias de fondos necesarios.
• Comprensión de las normas y tendencias del mercado en el espacio transaccional
• Coordinar las funciones y responsabilidades de las distintas partes
• Ayudar a los electores a llegar a un acuerdo
• Entrega de la documentación requerida

Todas estas expectativas contribuyen a que el cierre de una operación jurídica requiera mucho tiempo. Para llegar al cierre con todos los trámites, la financiación y la documentación necesarios, a menudo se necesitan meses.

Además de la complejidad, el acuerdo típico implica a una serie de partes. Ello exige trasladar pilas ingentes de documentación a múltiples entidades con el objetivo de mantener la coherencia en la comunicación.

A toda esta complejidad se suma una mayor presión para avanzar con rapidez. El ritmo actual de los negocios es más rápido que nunca. Los abogados sienten la presión del tiempo para avanzar en los cierres, por lo que pasan largas horas estudiando minuciosamente la documentación.

Cómo funciona el proceso de cierre tradicional

Con toda esta complejidad y presión, los abogados especializados en transacciones dedican mucho tiempo a la gestión del proyecto de cierre.

El proceso suele implicar tres aspectos:

• ‍ Lista de comprobación del cierre digital: se trata de una lista estructurada de los documentos y tareas necesarios para cerrar una operación. Se trata de la parte más importante de la operación, ya que proporciona su objetivo paso a paso para llegar a la finalización. Normalmente, la lista de comprobación de cierre se basa en documentos, con columnas para las partes responsables y un estado para cada elemento. A menudo se maneja como una serie de documentos de Word o Excel compilados y enviados por correo electrónico a medida que se completan las actualizaciones. Se hace referencia a este documento en las llamadas de actualización de estado y actúa como documento organizador.
• ‍Sala de cierre- La sala de cierre es donde se reúnen todos los documentos de la lista de comprobación de cierre. Estos documentos suelen introducirse en carpetas con diversas pestañas, notas adhesivas y etiquetas. Una carpeta vacía indica un paso que aún debe completarse, mientras que las notas adhesivas suelen utilizarse para mostrar las páginas de firmas donde éstas son necesarias. En la sala de cierre se reúnen deliberadamente los documentos finales de cierre.
• Carpetasde cierre- Elúltimo paso en el proceso de cierre es completar la carpeta de cierre. Aquí es donde se empaqueta esa colección final de documentos de cierre y se distribuye a todas las partes pertinentes. Aunque la línea de meta está cerca, estos últimos pasos son los que a menudo llevan más tiempo.

El problema del proceso tradicional

El proceso de cierre tradicional no ofrece una vía clara de colaboración. Toda la comunicación se canaliza entre partes dispares sin un lugar singular al que remitirse. Aunque el objetivo es revisar y colaborar, no hay una forma sencilla de buscar y encontrar lugares específicos en los documentos de cierre.

El resultado es una gran pérdida de tiempo en tareas repetitivas y manuales, correos electrónicos y reuniones de actualización de estado. Este proceso genera elevados costes en mano de obra y papel, por no hablar de las horas no facturables de los abogados.

El nuevo proceso de cierre

Afortunadamente, muchos despachos de abogados están encontrando una forma más sencilla y rápida de realizar los cierres. La clave para superar el lento proceso tradicional es digitalizar el cierre. Cada uno de los tres componentes del cierre puede mejorarse enormemente con un flujo de trabajo digital.

• ‍Listade comprobación de cierre: Con la lista de comprobación de cierre almacenada digitalmente en una única fuente de información, como el servicio de gestión documental NetDocuments, todas las partes implicadas pueden ver el estado de las tareas y los documentos en cualquier momento. Así se reducen también las reuniones y actualizaciones de estado redundantes.
• ‍Salade cierre: Al igual que una sala de cierre física, un repositorio digital, como CollabSpace, puede recopilar la totalidad de los documentos de cierre de todas las partes. La ventaja de pasar a lo digital es organizar fácilmente los archivos, documentos y categorías. Con el almacenamiento digital, los archivos son más accesibles para cualquiera que tenga el acceso adecuado. El almacenamiento digital también permite realizar búsquedas, de modo que se puede llegar al documento exacto que se busca. En lugar de enviar correos electrónicos interminables, todas las partes interesadas pueden acceder a los documentos que necesitan.
• Carpeta de cierre: La salida natural de una sala de cierre digital es generar automáticamente la carpeta de cierre. El uso de una herramienta como SetBuilder puede ayudar a gestionar los documentos finales en tiempo real y proporcionar una carpeta lista para ver con números de página para cualquier persona, en cualquier lugar. La carpeta de cierre electrónica tendrá un índice con hipervínculos para hacer clic y encontrar lo que se busca. El libro de cierre genera un archivo PDF y no necesita imprimirse hasta que todas las partes hayan firmado el cierre.

Digitalización del proceso de cierre

Eliminar la necesidad de constantes correos electrónicos de ida y vuelta, controles de versiones de documentos y reuniones de actualización puede repercutir significativamente en el tiempo que los abogados y los gestores de honorarios dedican a tareas no facturables. Este compromiso de tiempo es la razón por la que la tradicional "sala de cierre" está muriendo y pasando a un entorno digital más rápido.

NetDocuments ofrece a los despachos de abogados transaccionales la posibilidad de llevar a cabo una transacción desde la recepción hasta el cierre. Para saber cómo, solicite una demostración y descubra cómo su bufete puede dar sus primeros pasos en el proceso de cierre digital.

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