La industria legal tiene un poco de reputación de ser resistente al cambio. Y en algunos casos, se la ha ganado con justicia. A veces hacemos las cosas simplemente porque es como siempre se han hecho. 

Pero si su empresa sigue recopilando carpetas de cierre físicas -o sus abogados dedican demasiado tiempo a la parte de gestión de proyectos de una transacción-, debe saber que existe una forma mejor (es decir, más rápida, sencilla y enormemente más eficaz) de gestionarlo.

¿Qué es una carpeta de cierre?

Una carpeta de cierre es el libro de registro final y definitivo de la transacción legal, completo con un índice de carpeta de cierre y todos los documentos de la transacción totalmente ejecutados, que se distribuye a las partes implicadas tras el cierre. El propósito de la carpeta de cierre es garantizar que todas las partes tengan acceso a los términos de un acuerdo y a otra información relevante.

Tradicionalmente, montar el archivador de cierre era un proyecto físico enorme: los documentos se imprimían, escaneaban, copiaban, organizaban, tabulaban y compilaban en archivadores reales de tres anillas que luego había que entregar al cliente.

Pero este tipo de arduo proceso físico no se adapta a las exigencias de la empresa moderna.

Los retos de los cierres transaccionales modernos

Muchos abogados especializados en transacciones están descubriendo que su trabajo a menudo tiene menos que ver con la pericia jurídica y más con la gestión de los detalles.

Las crecientes exigencias de los cierres transaccionales tienen un gran efecto en los bufetes de abogados, provocando como tren en el tiempo y una reducción de los beneficios. Estos retos proceden de diversos lugares.

Una gestión eficaz de las transacciones requiere que los abogados tengan experiencia en cada uno de los siguientes aspectos:

• Obtención de las aprobaciones, los expedientes y las transferencias de fondos necesarios
• Comprender las normas y tendencias del mercado en el espacio transaccional
• Coordinar las funciones y responsabilidades de las distintas partes
• Ayudar a conducir a los electores al cierre
• Entrega de la documentación requerida

Todas estas expectativas contribuyen a que los compromisos de tiempo para cerrar una transacción legal sean largos. Para presionar hasta el cierre con todos los trámites requeridos, la financiación y la documentación a menudo se necesitan meses.

Para aumentar la complejidad, el acuerdo típico implica a una serie de partes. Esto requiere mover montones masivos de documentación entre múltiples entidades con el objetivo de mantener la coherencia en la comunicación.

A toda esta complejidad se suma una mayor presión para moverse con rapidez. El ritmo actual de los negocios es más rápido que nunca. Los abogados sienten la presión del tiempo para adelantar los cierres, por lo que pasan largas horas estudiando minuciosamente la documentación.

Cómo funciona el proceso de cierre tradicional

Con toda la complejidad y la presión, los abogados transaccionales dedican mucho tiempo a centrarse en el aspecto de la gestión del proyecto del cierre.

El proceso suele implicar tres aspectos:

• ‍ Lista de comprobación del cierre digital - Esta es su lista estructurada de documentos y tareas necesarias para cerrar una operación. Es la parte más importante de la operación porque proporciona su objetivo paso a paso para avanzar hacia la finalización. Normalmente, la lista de comprobación de cierre se basa en documentos, con columnas para las partes responsables con un estado para cada elemento. A menudo se maneja como una serie de documentos de Word o Excel compilados y enviados por correo electrónico a medida que se completan las actualizaciones. Se hace referencia a este documento en las llamadas de actualización de estado y actúa como documento organizador.
• ‍Sala de cierre- La sala de cierre es donde se reúnen todos los documentos de la lista de comprobación de cierre. Estos documentos suelen introducirse en carpetas con diversas pestañas, notas adhesivas y etiquetas. Una carpeta vacía indica un paso que aún debe rellenarse, mientras que las notas adhesivas suelen utilizarse para mostrar las páginas de firmas donde éstas son necesarias. La sala de cierre es un proceso en el que se reúnen deliberadamente los documentos finales de cierre.
• ‍Cerrar carpetas- Elúltimo paso en el proceso de cierre es completar la carpeta de cierre. Aquí es donde usted empaqueta esa colección final de documentos de cierre y la distribuye a todas las partes relevantes. Aunque la línea de meta está cerca, estos últimos pasos pueden llevar a menudo la mayor parte del tiempo.

El problema del proceso tradicional

El proceso de cierre tradicional no ofrece una vía clara para la colaboración. Toda la comunicación se canaliza entre partes dispares sin un lugar singular al que remitirse. Aunque el objetivo es revisar y colaborar, no se dispone de un modo sencillo de buscar y encontrar lugares específicos en los documentos de cierre.

El resultado es una gran pérdida de tiempo en tareas repetitivas y manuales, correos electrónicos y reuniones de actualización de estado. Este proceso genera elevados costes en mano de obra y papel, por no hablar de las horas de abogado no facturables.

El nuevo proceso de cierre

Afortunadamente, muchos bufetes de abogados están encontrando una forma más sencilla y rápida de completar los cierres. La clave para dejar atrás el lento proceso tradicional es digitalizar el cierre. Cada uno de los tres componentes del cierre puede mejorarse enormemente con un flujo de trabajo digital.

• ‍Listade comprobación de cierre: Para reducir las reuniones redundantes y Con la lista de comprobación de cierre almacenada digitalmente en una única fuente de verdad, como el servicio de gestión de documentos NetDocuments, todas las partes relevantes pueden ver el estado de las tareas y los documentos en cualquier momento. Esto también reduce las reuniones redundantes y las actualizaciones de estado.
• ‍Salade cierre: Al igual que una sala de cierre física, un repositorio digital, como CollabSpace, puede recopilar la totalidad de los documentos de cierre de todas las partes. La ventaja de pasar a lo digital es organizar fácilmente los archivos, documentos y categorías. Con el almacenamiento digital, los archivos son más accesibles para cualquiera que tenga el acceso adecuado. El almacenamiento digital también permite realizar búsquedas, de modo que se puede profundizar hasta el documento exacto que se busca. En lugar de enviar correos electrónicos interminables, todas las partes relevantes pueden acceder a los documentos que necesitan.
• ‍Clegantede cierre: La salida natural de una sala de cierre digital es generar automáticamente la carpeta de cierre. El uso de una herramienta como SetBuilder puede ayudar a gestionar los documentos finales en tiempo real y proporcionar una carpeta lista para ver con números de página para cualquier persona, en cualquier lugar. El cuaderno de cierre electrónico tendrá un índice con hipervínculos para hacer clic y encontrar lo que se busca. El libro de cierre genera un archivo PDF y no necesita imprimirse hasta que todas las partes hayan firmado el cierre.

Digitalizar el proceso de cierre

Eliminar la necesidad de constantes idas y venidas de correos electrónicos, controles de versiones de documentos y reuniones de actualización puede repercutir significativamente en el tiempo que los abogados y los gestores de honorarios dedican a tareas no facturables. Este compromiso de tiempo es la razón por la que la tradicional "sala de cierre" está muriendo y pasando a un entorno digital más rápido.

NetDocuments ofrece a los bufetes de abogados transaccionales la posibilidad de llevar a cabo una transacción desde su admisión hasta su cierre. Para saber cómo, solicite una demostración y descubra cómo su bufete puede dar sus primeros pasos en el proceso de cierre digital.

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