O setor jurídico tem uma certa reputação de ser resistente a mudanças. E, em alguns casos, ela é justamente merecida. Às vezes, fazemos as coisas simplesmente porque é a maneira como elas sempre foram feitas. 

Mas se a sua empresa ainda estiver compilando pastas físicas de fechamento - ou se os seus advogados estiverem gastando tempo demais na parte de gerenciamento de projetos de uma transação - o você deve saber que há uma maneira melhor (ou seja, mais rápida, mais fácil e muito mais eficaz) de lidar com isso.

O que é um fichário de fechamento?

Um fichário de fechamento é o livro de registro final e definitivo da transação legal, completo com um índice do fichário de fechamento e todos os documentos da transação totalmente executados, que é distribuído às partes envolvidas após o fechamento. O objetivo do fichário de fechamento é garantir que todas as partes tenham acesso aos termos de uma transação e a outras informações relevantes.

Tradicionalmente, a montagem do fichário de fechamento era um projeto físico gigantesco: os documentos eram impressos, digitalizados, copiados, organizados, tabulados e compilados em fichários reais de três anéis, que depois tinham de ser entregues ao cliente.

Mas esse tipo de processo físico árduo não é adequado às demandas dos negócios modernos.

Os desafios dos fechamentos transacionais modernos

Muitos advogados especializados em transações estão descobrindo que seu trabalho, muitas vezes, não tem tanto a ver com conhecimentos jurídicos e mais com o gerenciamento de detalhes.

As demandas crescentes de fechamentos de transações têm um efeito importante sobre os escritórios de advocacia, causando atrasos e redução nos lucros. Esses desafios vêm de vários lugares.

O gerenciamento eficaz de transações exige que os advogados tenham experiência em cada um dos seguintes aspectos:

• Garantir as aprovações, os registros e as transferências de fundos necessários
• Compreensão das normas e tendências do mercado no espaço transacional
• Coordenação das funções e responsabilidades das diversas partes
• Ajudar a conduzir os constituintes ao fechamento
• Entrega da documentação necessária

Todas essas expectativas contribuem para que o fechamento de uma transação legal demore muito tempo. Para chegar ao fechamento com todos os registros necessários, o financiamento e a documentação geralmente levam meses.

Além da complexidade, o negócio típico envolve uma série de partes. Isso exige a movimentação de pilhas enormes de documentação para várias entidades com o objetivo de manter a consistência na comunicação.

Além de toda essa complexidade, há uma pressão cada vez maior para agir rapidamente. O ritmo dos negócios de hoje é mais rápido do que nunca. Os advogados sentem a pressão do tempo para avançar com os fechamentos e, portanto, passam longas horas debruçados sobre a documentação.

Como funciona o processo de fechamento tradicional

Com toda a complexidade e pressão, os advogados especializados em transações passam muito tempo concentrados no aspecto de gerenciamento de projetos do fechamento.

Em geral, o processo envolve três aspectos:

• ‍ Lista de verificação de fechamento digital - Essa é a sua lista estruturada de documentos e tarefas necessárias para fechar um negócio. Essa é a parte mais importante do negócio, pois fornece sua meta passo a passo para chegar à conclusão. Normalmente, a lista de verificação de fechamento é orientada por documentos, com colunas para as partes responsáveis e um status para cada item. Isso geralmente é tratado como uma série de documentos do Word ou Excel compilados e enviados por e-mail à medida que as atualizações são concluídas. Esse documento é mencionado nas chamadas de atualização de status e atua como documento organizador.
• Sala de fechamento- A sala de fechamento é onde todos os documentos da lista de verificação de fechamento são reunidos. Esses documentos são geralmente inseridos em pastas com uma variedade de guias, notas adesivas e etiquetas. Uma pasta vazia indica uma etapa que ainda precisa ser preenchida, enquanto as notas adesivas são normalmente usadas para mostrar as páginas de assinatura onde as assinaturas são necessárias. A sala de fechamento é um processo de montagem deliberada dos documentos finais de fechamento.
• ‍Fichário de fechamento - Aetapa final do processo de fechamento é concluir o fichário de fechamento. É aqui que o você reúne a coleção final de documentos de fechamento e a distribui a todas as partes relevantes. Embora a linha de chegada esteja próxima, essas últimas etapas podem levar mais tempo para serem concluídas.

O problema com o processo tradicional

O processo de fechamento tradicional não oferece uma maneira clara de colaboração. Toda a comunicação é feita entre partes diferentes, sem um único local de referência. Embora o objetivo seja revisar e colaborar, o você não tem uma maneira fácil de pesquisar e encontrar locais específicos nos documentos de fechamento.

O resultado é uma grande perda de tempo com tarefas manuais e repetitivas, e-mails e reuniões de atualização de status. Esse processo gera altos custos com mão de obra e papel, sem mencionar as horas não faturáveis dos advogados.

O novo processo de fechamento

Felizmente, muitos escritórios de advocacia estão encontrando uma maneira mais simples e rápida de concluir os fechamentos. A chave para superar a lentidão do processo tradicional é tornar o fechamento digital. Cada um dos três componentes do fechamento pode ser muito melhorado com um fluxo de trabalho digital.

• ‍Listade verificação de fechamento: Para reduzir as reuniões redundantes e com a lista de verificação de fechamento armazenada digitalmente em uma única fonte de verdade, como o serviço de gerenciamento de documentos NetDocuments, todas as partes relevantes podem ver o status das tarefas e dos documentos a qualquer momento. Isso também reduz as reuniões redundantes e as atualizações de status.
• ‍Sala de encerramento: Assim como uma sala de encerramento física, um repositório digital, como o CollabSpace, pode coletar todos os documentos de encerramento de todas as partes. A vantagem de se tornar digital é organizar facilmente os arquivos, documentos e categorias. Com o armazenamento digital, os arquivos ficam mais acessíveis a qualquer pessoa com o acesso adequado. O armazenamento digital também pode ser pesquisado para que o você possa pesquisar o documento exato que está procurando. Em vez de enviar e-mails sem fim, todas as partes relevantes podem acessar os documentos de que precisam.
• ‍Fichário de fechamento: A saída natural de uma sala de fechamento digital é gerar automaticamente o fichário de fechamento. O uso de uma ferramenta como o SetBuilder pode ajudar a gerenciar os documentos finais em tempo real e fornecer um fichário pronto para visualização com números de página para qualquer pessoa, em qualquer lugar. O fichário eletrônico de encerramento terá um índice com hiperlinks para que o você possa clicar e encontrar o que está procurando. O livro de fechamento gera um arquivo PDF e não precisa ser impresso até que todas as partes tenham assinado o fechamento.

Movimentação digital do processo de fechamento

A eliminação da necessidade de constantes e-mails de ida e volta, controles de versão de documentos e reuniões de atualização pode ter um impacto significativo no tempo que os advogados e os funcionários gastam em tarefas não faturáveis. Esse compromisso de tempo é o motivo pelo qual a tradicional "sala de fechamento" está morrendo e migrando para um ambiente digital mais rápido.

O NetDocuments oferece uma oportunidade perfeita para os escritórios de advocacia transacionais moverem uma transação da entrada para o fechamento. Para saber como, solicite uma demonstração e saiba como seu escritório pode dar os primeiros passos no processo de fechamento digital.

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