Le secteur juridique a parfois la réputation d'être réfractaire au changement. Et dans certains cas, cette réputation est méritée. Parfois, nous agissons simplement parce que cela a toujours été ainsi. 

Mais si votre cabinet continue à compiler des classeurs physiques pour les clôtures, ou si vos avocats consacrent beaucoup trop de temps à la gestion de projet dans le cadre d'une transaction, sachez qu'il existe une meilleure façon (c'est-à-dire plus rapide, plus simple et beaucoup plus efficace) de procéder.

Qu'est-ce qu'un classeur de clôture ?

Un classeur de clôture est le registre final et définitif de la transaction juridique, accompagné d'un index du classeur de clôture et de tous les documents de transaction dûment signés, qui est distribué aux parties concernées après la clôture. Le classeur de clôture a pour but de garantir que toutes les parties ont accès aux conditions de la transaction et à d'autres informations pertinentes.

Traditionnellement, l'assemblage du classeur de clôture était un projet physique colossal : les documents étaient imprimés, numérisés, copiés, classés, indexés et compilés dans des classeurs à trois anneaux qui devaient ensuite être livrés au client.

Mais ce type de processus physique laborieux est mal adapté aux exigences des entreprises modernes.

Les défis liés aux clôtures transactionnelles modernes

De nombreux avocats spécialisés dans les transactions découvrent que leur travail repose souvent moins sur leur expertise juridique que sur la gestion des détails.

Les exigences croissantes liées à la conclusion des transactions ont un impact majeur sur les cabinets d'avocats, entraînant des retards et une baisse des bénéfices. Ces défis proviennent de diverses sources.

Une gestion efficace des transactions exige des avocats qu'ils possèdent une expertise dans chacun des domaines suivants :

• Obtenir les autorisations, les dépôts et les transferts de fonds nécessaires
• Comprendre les normes et les tendances du marché dans le domaine transactionnel
• Coordination des rôles et responsabilités des différentes parties
• Aider les clients à conclure la vente
• Fourniture des documents requis

Toutes ces attentes contribuent à allonger considérablement les délais nécessaires à la conclusion d'une transaction juridique. Il faut souvent plusieurs mois pour mener à bien toutes les démarches administratives, le financement et la documentation nécessaires à la conclusion d'une transaction.

Pour ajouter à la complexité, une transaction type implique généralement plusieurs parties. Cela nécessite de transférer d'énormes quantités de documents à plusieurs entités dans le but de maintenir la cohérence dans la communication.

À toute cette complexité s'ajoute une pression accrue pour agir rapidement. Le rythme des affaires est aujourd'hui plus rapide que jamais. Les avocats ressentent la pression du temps pour faire avancer les clôtures et passent donc de longues heures à examiner minutieusement la documentation.

Comment fonctionne le processus de clôture traditionnel

Compte tenu de la complexité et de la pression, les avocats spécialisés dans les transactions consacrent beaucoup de temps à la gestion de projet liée à la clôture.

Le processus comporte généralement trois aspects :

• Liste de contrôle numérique pour la clôture - Il s'agit d'une liste structurée des documents et des tâches nécessaires à la conclusion d'une transaction. C'est la partie la plus importante de la transaction, car elle vous fournit un objectif étape par étape pour mener à bien la transaction. En général, la liste de contrôle de clôture est axée sur les documents, avec des colonnes pour les parties responsables et un statut pour chaque élément. Elle est souvent gérée sous la forme d'une série de documents Word ou Excel compilés et envoyés par e-mail à mesure que les mises à jour sont effectuées. Ce document est consulté lors des appels de mise à jour du statut et sert de document d'organisation.
• Salle de clôture – La salle de clôture est l'endroit où tous les documents de la liste de contrôle de clôture sont rassemblés. Ces documents sont souvent insérés dans des dossiers comportant divers onglets, notes autocollantes et étiquettes. Un dossier vide indique une étape qui doit encore être remplie, tandis que les notes autocollantes sont généralement utilisées pour indiquer les pages où des signatures sont nécessaires. La salle de clôture est un processus qui consiste à rassembler délibérément les documents finaux de clôture.
• Clôture des dossiers – Ladernière étape du processus de clôture consiste à finaliser le dossier de clôture. C'est à ce moment-là que vous rassemblez tous les documents de clôture et que vous les distribuez à toutes les parties concernées. Même si la ligne d'arrivée est proche, ces dernières étapes sont souvent celles qui prennent le plus de temps.

Le problème avec le processus traditionnel

Le processus de clôture traditionnel n'offre aucun moyen clair de collaboration. Toutes les communications transitent par des parties disparates sans qu'il n'y ait de point de référence unique. Alors que l'objectif est d'examiner et de collaborer, il n'existe aucun moyen facile de rechercher et de trouver des emplacements spécifiques dans les documents de clôture.

Il en résulte une perte de temps considérable consacrée à des tâches répétitives et manuelles, à des courriels et à des réunions de mise à jour. Ce processus engendre des coûts élevés en main-d'œuvre et en papier, sans parler des heures de travail non facturables des avocats.

Le nouveau processus de clôture

Heureusement, de nombreux cabinets d'avocats trouvent un moyen plus simple et plus rapide de conclure les transactions. La clé pour dépasser la lenteur du processus traditionnel consiste à passer au numérique. Chacun des trois éléments de la conclusion d'une transaction peut être considérablement amélioré grâce à un flux de travail numérique.

• Liste de contrôle de clôture : afin de réduire les réunions superflues et grâce à la liste de contrôle de clôture stockée numériquement dans une source unique et fiable, telle que le service de gestion de documents NetDocuments, toutes les parties concernées peuvent consulter à tout moment l'état d'avancement des tâches et des documents. Cela permet également de réduire les réunions superflues et les mises à jour de statut.
• Salle de clôture : tout comme une salle de clôture physique, un référentiel numérique, tel que CollabSpace, peut rassembler l'ensemble des documents de clôture de toutes les parties. L'avantage du numérique est de faciliter l'organisation des fichiers, des documents et des catégories. Grâce au stockage numérique, les fichiers sont plus accessibles à toute personne disposant des droits d'accès appropriés. Le stockage numérique est également consultable, ce qui vous permet de trouver exactement le document que vous recherchez. Au lieu d'échanger des e-mails à l'infini, toutes les parties concernées peuvent accéder aux documents dont elles ont besoin.
• Classeur de clôture : la suite logique d'une salle de clôture numérique est de générer automatiquement le classeur de clôture. L'utilisation d'un outil tel que SetBuilder peut aider à gérer les documents finaux en temps réel et fournir un classeur prêt à être consulté, avec des numéros de page, accessible à tous, où que vous soyez. Le classeur de clôture électronique comportera un index avec des hyperliens sur lesquels vous pourrez cliquer pour trouver ce que vous cherchez. Le dossier de clôture génère un fichier PDF et n'a pas besoin d'être imprimé tant que toutes les parties n'ont pas signé la clôture.

Numérisation du processus de clôture

La suppression des échanges incessants d'e-mails, du contrôle des versions des documents et des réunions de mise à jour peut avoir un impact significatif sur le temps que les avocats et les collaborateurs consacrent à des tâches non facturables. C'est précisément cette contrainte de temps qui explique pourquoi la « salle de clôture » traditionnelle est en voie de disparition et cède la place à un environnement numérique plus rapide.

NetDocuments offre aux cabinets d'avocats spécialisés dans les transactions une opportunité unique de mener à bien une transaction, de sa prise en charge à sa clôture. Pour découvrir comment, demandez une démonstration et apprenez comment votre cabinet peut faire ses premiers pas dans le processus de clôture numérique.

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