De juridische sector heeft een beetje de reputatie veranderingen te weerstaan. En in sommige gevallen is dat terecht. Soms doen we dingen gewoon omdat het altijd zo is gedaan. 

Maar als uw bedrijf nog steeds fysieke afsluitingsmappen samenstelt — of uw advocaten veel te veel tijd besteden aan het projectmanagementgedeelte van een transactie — moet u weten dat er een betere (d.w.z. snellere, gemakkelijkere en veel effectievere) manier is om dit aan te pakken.

Wat is een afsluitende map?

Een afsluitingsmap is het definitieve, definitieve register van de juridische transactie, compleet met een index van de afsluitingsmap en alle volledig uitgevoerde transactiedocumenten, dat na afsluiting aan de betrokken partijen wordt uitgereikt. Het doel van de afsluitingsmap is ervoor te zorgen dat alle partijen toegang hebben tot de voorwaarden van een overeenkomst en andere relevante informatie.

Traditioneel was het samenstellen van de afsluitende map een enorm fysiek project: documenten werden afgedrukt, gescand, gekopieerd, geordend, van tabbladen voorzien en gebundeld in echte ringbanden, die vervolgens aan de klant moesten worden geleverd.

Maar dit soort zware fysieke processen zijn niet geschikt voor de eisen van het moderne bedrijfsleven.

De uitdagingen van moderne transactiesluitingen

Veel transactiejuristen ontdekken dat hun werk vaak minder te maken heeft met juridische expertise en meer met het beheren van details.

De toenemende eisen die aan het afronden van transacties worden gesteld, hebben een groot effect op advocatenkantoren, waardoor vertragingen ontstaan en de winst daalt. Deze uitdagingen komen uit verschillende hoeken.

Voor een effectief transactiebeheer moeten advocaten expertise hebben op elk van de volgende gebieden:

• Het verkrijgen van de vereiste goedkeuringen, registraties en geldovermakingen
• Inzicht in marktnormen en trends op het gebied van transacties
• Coördinatie van rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende partijen
• Klanten helpen om tot een aankoop te komen
• Levering van vereiste documentatie

Al deze verwachtingen dragen bij aan een langdurige tijdsinvestering om een juridische transactie af te ronden. Om alle vereiste documenten in te dienen, financiering te regelen en documentatie te verzamelen, zijn vaak maanden nodig om tot een afronding te komen.

Wat de complexiteit nog vergroot, is dat bij een typische transactie een groot aantal partijen betrokken is. Dit vereist het verplaatsen van enorme hoeveelheden documentatie naar meerdere entiteiten met als doel de consistentie in de communicatie te behouden.

Bovenop al deze complexiteit komt nog eens de toenemende druk om snel te handelen. Het tempo waarin zaken tegenwoordig worden afgehandeld, is hoger dan ooit. Advocaten voelen de tijdsdruk om transacties af te ronden en besteden daarom vele uren aan het bestuderen van documentatie.

Hoe het traditionele afsluitingsproces werkt

Gezien de complexiteit en druk besteden transactiejuristen veel tijd aan het projectmanagementaspect van de afronding.

Het proces omvat doorgaans drie aspecten:

• Digitale checklist voor afronding - Dit is uw gestructureerde lijst met documenten en taken die nodig zijn om een deal af te ronden. Dit is het belangrijkste onderdeel van de deal, omdat het u een stapsgewijs doel biedt om tot voltooiing te komen. Meestal is de checklist voor het sluiten van een deal documentgericht, met kolommen voor verantwoordelijke partijen en een status voor elk item. Dit wordt vaak afgehandeld als een reeks Word- of Excel-documenten die worden samengesteld en per e-mail worden verzonden zodra updates zijn voltooid. Naar dit document wordt verwezen in statusupdates en het fungeert als het organiserende document.
• Closing Room – De closing room is de ruimte waar alle documenten van de closing checklist worden verzameld. Deze documenten worden vaak in mappen met verschillende tabbladen, plakbriefjes en labels gestopt. Een lege map geeft aan dat er nog een stap moet worden uitgevoerd, terwijl plakbriefjes meestal worden gebruikt om aan te geven op welke pagina's nog handtekeningen moeten worden geplaatst. De closing room is een proces waarbij de definitieve closing-documenten zorgvuldig worden samengesteld.
• Sluitingsmappen – Delaatste stap in het afsluitingsproces is het voltooien van de sluitingsmap. Hierin verzamel je alle definitieve afsluitingsdocumenten en verstrek je deze aan alle relevante partijen. Hoewel de finish in zicht is, kunnen deze laatste stappen vaak het meeste tijd in beslag nemen.

Het probleem met het traditionele proces

Het traditionele afsluitingsproces biedt geen duidelijke manier om samen te werken. Alle communicatie verloopt via verschillende partijen, zonder dat er één centrale plek is waarnaar kan worden verwezen. Hoewel het doel is om te beoordelen en samen te werken, is er geen eenvoudige manier om specifieke locaties in de afsluitingsdocumenten te zoeken en te vinden.

Het resultaat is een enorme verspilling van tijd aan repetitieve en handmatige taken, e-mails en statusvergaderingen. Dit proces brengt hoge kosten met zich mee op het gebied van arbeid en papier, om nog maar te zwijgen van de niet-factureerbare uren van advocaten.

Het nieuwe afsluitingsproces

Gelukkig vinden veel advocatenkantoren een eenvoudigere en snellere manier om transacties af te ronden. De sleutel tot het achter zich laten van het trage traditionele proces is het digitaliseren van de afronding. Elk van de drie onderdelen van de afronding kan aanzienlijk worden verbeterd met een digitale workflow.

• Afsluitingschecklist: Om overbodige vergaderingente verminderen en met de afsluitingschecklist digitaal opgeslagen in één enkele bron van waarheid, zoals de NetDocuments-documentbeheerservice, kunnen alle relevante partijen op elk moment de status van taken en documenten bekijken. Dit vermindert ook overbodige vergaderingen en statusupdates.
• Sluitingsruimte: Net als een fysieke sluitingsruimte kan een digitale opslagplaats, zoals CollabSpace, alle sluitingsdocumenten van alle partijen verzamelen. Het voordeel van digitalisering is dat bestanden, documenten en categorieën gemakkelijk kunnen worden geordend. Met digitale opslag zijn de bestanden beter toegankelijk voor iedereen met de juiste toegangsrechten. Digitale opslag is ook doorzoekbaar, zodat u precies het document kunt vinden dat u zoekt. In plaats van eindeloos e-mailen, hebben alle relevante partijen toegang tot de documenten die ze nodig hebben.
• Sluitingsmap: Het natuurlijke gevolg van een digitale sluitingsruimte is dat automatisch een sluitingsmap wordt gegenereerd. Met behulp van een tool zoals SetBuilder kunnen definitieve documenten in realtime worden beheerd en kan een kant-en-klare map met paginanummers worden aangeboden die voor iedereen, waar dan ook, kan worden bekeken. De elektronische sluitingsmap heeft een index met hyperlinks waarmee u kunt klikken en vinden wat u zoekt. Het afsluitingsboek genereert een pdf-bestand en hoeft pas te worden afgedrukt als alle partijen de afsluiting hebben ondertekend.

Het afsluitingsproces digitaliseren

Door het wegvallen van de noodzaak van voortdurende e-mailwisselingen, versiebeheer van documenten en updatevergaderingen kan de tijd die advocaten en fee earners besteden aan niet-factureerbare taken aanzienlijk worden verminderd. Deze tijdsinvestering is de reden waarom de traditionele 'closing room' aan het verdwijnen is en plaats maakt voor een snellere digitale omgeving.

NetDocuments biedt transactierechtadvocatenkantoren een naadloze mogelijkheid om een transactie van intake tot afronding te begeleiden. Vraag een demo aan en ontdek hoe uw kantoor de eerste stappen kan zetten in het digitale afrondingsproces.

‍