O sector jurídico tem uma certa reputação de ser resistente à mudança. E, nalguns casos, é justamente merecida. Por vezes, fazemos as coisas simplesmente porque é a forma como sempre foram feitas. 

Mas se a sua empresa ainda estiver a compilar pastas de encerramento físicas - ou se os seus advogados estiverem a gastar demasiado tempo na parte de gestão de projectos de uma transação - deve saber que existe uma forma melhor (ou seja, mais rápida, mais fácil e muito mais eficaz) de o fazer.

O que é uma pasta de fecho?

Um dossier de fecho é o livro de registo final e definitivo da transação jurídica, completo com um índice do dossier de fecho e todos os documentos da transação integralmente executados, que é distribuído às partes envolvidas após o fecho. O objetivo da pasta de fecho é garantir que todas as partes têm acesso às condições de um negócio e a outras informações relevantes.

Tradicionalmente, a montagem da pasta de fecho era um projeto físico gigantesco - os documentos eram impressos, digitalizados, copiados, organizados, separados por separadores e compilados em pastas de três argolas reais que depois tinham de ser entregues ao cliente.

Mas este tipo de processo físico árduo não se adequa às exigências das empresas modernas.

Os desafios dos encerramentos transaccionais modernos

Muitos advogados especializados em transacções estão a descobrir que o seu trabalho é, muitas vezes, menos sobre conhecimentos jurídicos e mais sobre gestão de pormenores.

As exigências crescentes dos encerramentos de transacções têm um efeito importante nos escritórios de advogados, causando um aumento dos prazos e uma redução dos lucros. Estes desafios têm várias origens.

A gestão eficaz das transacções exige que os advogados possuam conhecimentos especializados em cada um dos seguintes aspectos:

• Assegurar as aprovações, os registos e as transferências de fundos necessários
• Compreender as normas e tendências do mercado no domínio das transacções
• Coordenação das funções e responsabilidades das várias partes
• Ajudar a conduzir os constituintes até ao fecho
• Entrega da documentação necessária

Todas estas expectativas contribuem para que a conclusão de uma transação legal demore muito tempo. Para chegar ao fecho com todos os registos necessários, o financiamento e a documentação requerem frequentemente meses.

Para além da complexidade, o negócio típico envolve uma série de partes. Isto requer a movimentação de pilhas enormes de documentação para várias entidades com o objetivo de manter a consistência na comunicação.

Para além de toda esta complexidade, existe uma pressão crescente para agir rapidamente. Atualmente, o ritmo dos negócios é mais rápido do que nunca. Os advogados sentem a pressão do tempo para avançar com os processos, passando assim longas horas a analisar a documentação.

Como funciona o processo de fecho tradicional

Com toda a complexidade e pressão, os advogados especializados em transacções passam muito tempo a concentrar-se no aspeto da gestão de projectos do fecho.

O processo envolve normalmente três aspectos:

• ‍ Lista de verificação de fechamento digital - Esta é a sua lista estruturada de documentos e tarefas necessárias para fechar um negócio. Esta é a parte mais importante do negócio porque fornece seu objetivo passo a passo para chegar à conclusão. Normalmente, a lista de controlo de fecho é orientada para os documentos, com colunas para as partes responsáveis e um estado para cada item. É frequentemente tratada como uma série de documentos Word ou Excel compilados e enviados por correio eletrónico à medida que as actualizações são concluídas. Este documento é referido nas chamadas de atualização de estado e funciona como documento organizador.
• Sala de fecho- A sala de fecho é o local onde se encontram todos os documentos da lista de verificação de fecho. Estes documentos são frequentemente inseridos em pastas com uma variedade de separadores, notas adesivas e etiquetas. Uma pasta vazia indica um passo que ainda precisa de ser preenchido, enquanto as notas adesivas são normalmente utilizadas para mostrar as páginas de assinatura onde são necessárias assinaturas. A sala de encerramento é um processo de montagem deliberada dos documentos finais de encerramento.
• ‍Fichários de fecho - Oúltimo passo no processo de fecho é completar o fichário de fecho. É aqui que se reúne a coleção final de documentos de encerramento e se distribui a todas as partes relevantes. Embora a linha de chegada esteja próxima, esses últimos passos podem muitas vezes levar mais tempo para serem concluídos.

O problema do processo tradicional

O processo de fecho tradicional não oferece uma forma clara de colaboração. Todas as comunicações circulam entre diferentes partes sem um único local de referência. Embora o objetivo seja rever e colaborar, não existe uma forma fácil de pesquisar e encontrar locais específicos nos documentos de encerramento.

O resultado é uma grande perda de tempo em tarefas manuais e repetitivas, e-mails e reuniões de atualização de estado. Este processo gera custos elevados em mão de obra e papel, para não falar das horas não facturáveis dos advogados.

O novo processo de fecho

Felizmente, muitas sociedades de advogados estão a encontrar uma forma mais simples e rápida de concluir os processos de fecho. A chave para ultrapassar a lentidão do processo tradicional é tornar o fecho digital. Cada um dos três componentes do fecho pode ser muito melhorado com um fluxo de trabalho digital.

• ‍Lista de controlo de encerramento: Com a lista de verificação de encerramento armazenada digitalmente numa única fonte de verdade, como o serviço de gestão de documentos NetDocuments, todas as partes relevantes podem ver o estado das tarefas e dos documentos em qualquer altura. Isto também reduz as reuniões redundantes e as actualizações de estado.
• ‍Sala de encerramento: Tal como uma sala de encerramento física, um repositório digital, como um CollabSpace, pode recolher a totalidade dos documentos de encerramento de todas as partes. A vantagem de passar para o digital é organizar facilmente os ficheiros, documentos e categorias. Com o armazenamento digital, os ficheiros ficam mais acessíveis a qualquer pessoa com o acesso adequado. O armazenamento digital também pode ser pesquisado para que se possa chegar ao documento exato que se procura. Em vez de enviar e-mails intermináveis, todas as partes relevantes podem aceder aos documentos de que necessitam.
• ‍Fichário de fecho: O fluxo natural de uma sala de encerramento digital é gerar automaticamente o fichário de encerramento. O uso de uma ferramenta como o SetBuilder pode ajudar a gerenciar os documentos finais em tempo real e fornecer um fichário pronto para visualização com números de página para qualquer pessoa, em qualquer lugar. O dossier de encerramento eletrónico terá um índice com hiperligações para clicar e encontrar o que procura. O livro de encerramento gera um ficheiro PDF e não precisa de ser impresso até que todas as partes tenham assinado o encerramento.

Digitalização do processo de fecho

A eliminação da necessidade de constantes e-mails de ida e volta, controlos de versões de documentos e reuniões de atualização pode ter um impacto significativo no tempo que os advogados e os funcionários gastam em tarefas não facturáveis. Este compromisso de tempo é a razão pela qual a tradicional "sala de encerramento" está a morrer e a mudar para um ambiente digital mais rápido.

O NetDocuments oferece uma oportunidade perfeita para as sociedades de advogados transaccionais passarem uma transação do início ao fim. Para saber como, solicite uma demonstração e saiba como a sua empresa pode dar os primeiros passos no processo de fecho digital.

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