Advokatbransjen har et rykte for å være motstandsdyktig mot endringer. Og i noen tilfeller er det med rette fortjent. Noen ganger gjør vi ting rett og slett fordi det er slik ting alltid har blitt gjort. 

Men hvis firmaet ditt fortsatt setter sammen fysiske permer for avslutning av transaksjoner – eller advokatene dine bruker altfor mye tid på prosjektledelsesdelen av en transaksjon – bør du vite at det finnes en bedre (dvs. raskere, enklere og mye mer effektiv) måte å håndtere det på.

Hva er en lukkeperm?

En sluttperm er den endelige, definitive registreringsboken for den juridiske transaksjonen, komplett med et indeks for sluttpermen og alle fullstendig utførte transaksjonsdokumenter, som distribueres til de involverte partene etter avslutning. Formålet med sluttpermen er å sikre at alle parter har tilgang til vilkårene for en avtale og annen relevant informasjon.

Tradisjonelt sett var montering av lukkepermen et massivt fysisk prosjekt – dokumenter ble skrevet ut, skannet, kopiert, organisert, fanet opp og samlet i faktiske treringspermer som deretter måtte leveres til klienten.

Men denne typen krevende fysiske prosesser er dårlig egnet til kravene til moderne næringsliv.

Utfordringene med moderne transaksjonsavslutninger

Mange transaksjonsadvokater oppdager at arbeidet deres ofte handler mindre om juridisk ekspertise og mer om å håndtere detaljer.

De økende kravene til transaksjonsavslutninger har en stor innvirkning på advokatfirmaer, noe som fører til redusert tid og redusert fortjeneste. Disse utfordringene kommer fra en rekke steder.

Effektiv transaksjonshåndtering krever at advokater har ekspertise innen hvert av følgende:

• Sikring av nødvendige godkjenninger, innleveringer og pengeoverføringer
• Forstå markedsnormer og trender i transaksjonsområdet
• Koordinering av roller og ansvar for de ulike partene
• Hjelper med å få velgerne til å stenge
• Levering av nødvendig dokumentasjon

Alle disse forventningene bidrar til lange tidsforpliktelser for å fullføre en juridisk transaksjon. Det tar ofte måneder å fullføre avslutningen med all nødvendig innlevering, finansiering og dokumentasjon.

For å gjøre det enda mer komplekst, involverer en typisk avtale en rekke parter. Dette krever at man flytter enorme bunker med dokumentasjon rundt til flere enheter med mål om å opprettholde konsistens i kommunikasjonen.

I tillegg til all denne kompleksiteten kommer et økt press for å handle raskt. Dagens tempo i forretningslivet er raskere enn noensinne. Advokater føler tidspresset for å fremskynde avslutninger av saker, og bruker derfor lange timer på å granske dokumentasjon.

Hvordan den tradisjonelle avslutningsprosessen fungerer

Med all kompleksiteten og presset bruker transaksjonsadvokater mye tid på å fokusere på prosjektledelsesaspektet ved avslutningen.

Prosessen involverer vanligvis tre aspekter:

• Digital sjekkliste for avslutning – Dette er din strukturerte liste over dokumenter og oppgaver som trengs for å avslutte en avtale. Dette er den viktigste delen av avtalen fordi den gir deg et trinnvis mål for å gå mot fullføring. Vanligvis er sjekklisten for avslutning dokumentdrevet, med kolonner for ansvarlige parter med status for hvert element. Dette håndteres ofte som en serie Word- eller Excel-dokumenter som samles og sendes på e-post etter hvert som oppdateringer fullføres. Dette dokumentet refereres til i statusoppdateringsanrop og fungerer som organiseringsdokumentet.
• Avslutningsrom – Avslutningsrommet er der alle dokumentene fra sjekklisten for avslutning samles. Disse dokumentene settes ofte inn i mapper med en rekke faner, klistrelapper og etiketter. En tom mappe indikerer et trinn som fortsatt må fylles ut, mens klistrelapper vanligvis brukes til å vise signatursider der signaturer er nødvendige. Avslutningsrommet er en prosess der man bevisst setter sammen de endelige avslutningsdokumentene.
• Avslutningspermer – Det siste trinnet i avslutningsprosessen er å fullføre avslutningspermen. Det er her du pakker sammen den endelige samlingen av avslutningsdokumenter og distribuerer den til alle relevante parter. Selv om målstreken er nær, kan disse siste trinnene ofte ta mest tid å fullføre.

Problemet med den tradisjonelle prosessen

Den tradisjonelle avslutningsprosessen gir ingen klar måte å samarbeide på. All kommunikasjon går rundt ulike parter uten et enkelt sted å referere til. Selv om målet er å gjennomgå og samarbeide, har du ingen enkel måte å søke og finne bestemte steder i avslutningsdokumentene.

Resultatet er et stort tidssløsing på repeterende og manuelle oppgaver, e-poster og statusoppdateringsmøter. Denne prosessen skaper høye kostnader i arbeidskraft og papir – for ikke å snakke om ufakturerbare advokattimer.

Den nye avslutningsprosessen

Heldigvis finner mange advokatfirmaer en enklere og raskere måte å fullføre saksavslutninger på. Nøkkelen til å komme forbi den langsomme, tradisjonelle prosessen er å gjøre saksavslutningen digital. Hver av de tre komponentene i saksavslutningen kan forbedres betraktelig med en digital arbeidsflyt.

• Avslutningssjekkliste: For å redusere antall overflødige møter, og med avslutningssjekklisten lagret digitalt i én enkelt sannhetskilde, for eksempel dokumenthåndteringstjenesten NetDocuments, kan alle relevante parter se statusen til oppgaver og dokumenter når som helst. Dette reduserer også antall overflødige møter og statusoppdateringer.
• Avslutningsrom: Akkurat som et fysisk avslutningsrom, kan et digitalt arkiv, for eksempel et CollabSpace , samle alle avslutningsdokumenter fra alle parter. Fordelen med å gå digitalt er at det er enkelt å organisere filer, dokumenter og kategorier. Med digital lagring er filene mer tilgjengelige for alle med riktig tilgang. Digital lagring er også søkbar, slik at du kan gå ned til det nøyaktige dokumentet du leter etter. I stedet for endeløs e-postutsendelse kan alle relevante parter få tilgang til dokumentene de trenger.
• Avslutningsperm: Den naturlige måten et digitalt avslutningsrom bruker er å generere avslutningspermen automatisk . Bruk av et verktøy som SetBuilder kan hjelpe deg med å administrere sluttdokumenter i sanntid og gi en klar perm med sidetall for alle, hvor som helst. Den elektroniske avslutningspermen vil ha en indeks med hyperlenker du kan klikke på og finne det du leter etter. Avslutningsboken genererer en PDF-fil og trenger ikke å skrives ut før alle parter har signert avslutningen.

Digitalisering av avslutningsprosessen

Å fjerne behovet for konstant frem-og-tilbake-e-postutveksling, dokumentversjonskontroller og oppdateringsmøter kan ha betydelig innvirkning på tiden advokater og honorarmottakere bruker på ikke-fakturerbare oppgaver. Denne tidsforpliktelsen er grunnen til at det tradisjonelle «lukkerommet» er i ferd med å dø ut og går over til et raskere digitalt miljø.

NetDocuments gir en sømløs mulighet for transaksjonsbaserte advokatfirmaer å flytte en transaksjon fra inntak til avslutning. For å finne ut hvordan, be om en demonstrasjon og lær hvordan firmaet ditt kan ta sine første skritt inn i den digitale avslutningsprosessen.

‍