Il settore legale ha la reputazione di essere piuttosto restio al cambiamento. E in alcuni casi, questa reputazione è pienamente meritata. A volte facciamo le cose semplicemente perché è così che sono sempre state fatte. 

Ma se il vostro studio continua a preparare raccoglitori cartacei per la chiusura delle operazioni — o se i vostri avvocati dedicano troppo tempo alla gestione del progetto nell’ambito di una transazione — dovete sapere che esiste un modo migliore (ovvero più veloce, più semplice e di gran lunga più efficace) per gestire la situazione.

Che cos’è un raccoglitore di chiusura?

Un fascicolo di chiusura è il registro finale e definitivo dell'operazione legale, completo di un indice del fascicolo stesso e di tutti i documenti relativi all'operazione debitamente sottoscritti, che viene distribuito alle parti coinvolte al termine della chiusura. Lo scopo del fascicolo di chiusura è garantire che tutte le parti abbiano accesso ai termini dell'accordo e alle altre informazioni rilevanti.

Tradizionalmente, la preparazione del fascicolo finale era un’operazione che richiedeva un enorme impegno fisico: i documenti venivano stampati, scansionati, fotocopiati, ordinati, contrassegnati con divisori e raccolti in veri e propri raccoglitori a tre anelli, che poi dovevano essere consegnati al cliente.

Ma questo tipo di processo fisico faticoso non è adatto alle esigenze del mondo degli affari moderno.

Le sfide delle chiusure transazionali moderne

Molti avvocati specializzati in diritto commerciale stanno scoprendo che il loro lavoro spesso non riguarda tanto la competenza giuridica quanto piuttosto la gestione dei dettagli.

Le crescenti esigenze legate alla conclusione delle transazioni hanno un impatto significativo sugli studi legali, causando ritardi nelle tempistiche e una riduzione dei profitti. Queste sfide provengono da diverse fonti.

Una gestione efficace delle transazioni richiede che gli avvocati possiedano competenze in ciascuno dei seguenti ambiti:

• Ottenere le autorizzazioni, le registrazioni e i trasferimenti di fondi necessari
• Comprendere le norme e le tendenze di mercato nel settore delle transazioni
• Coordinamento dei ruoli e delle responsabilità delle varie parti
• Contribuire a guidare i clienti verso la conclusione della vendita
• Consegna della documentazione richiesta

Tutte queste aspettative comportano un notevole impegno in termini di tempo per portare a termine un’operazione legale. Spesso occorrono mesi per arrivare alla chiusura, con tutti gli adempimenti burocratici, i finanziamenti e la documentazione necessari.

A complicare ulteriormente le cose, un’operazione tipica coinvolge una serie di soggetti. Ciò richiede lo scambio di enormi quantità di documentazione tra diverse entità, con l’obiettivo di garantire la coerenza nella comunicazione.

A questa complessità si aggiunge una crescente pressione a agire rapidamente. Il ritmo del mondo degli affari oggi è più serrato che mai. Gli avvocati sentono la pressione del tempo per portare a termine le operazioni, e finiscono così per passare lunghe ore a esaminare minuziosamente la documentazione.

Come funziona il processo di chiusura tradizionale

Data la complessità e la pressione del lavoro, gli avvocati specializzati in operazioni commerciali dedicano molto tempo all’aspetto della gestione del progetto relativo alla chiusura dell’operazione.

Il processo comprende in genere tre aspetti:

• ‍ Lista di controllo digitale per la chiusura - Si tratta di un elenco strutturato dei documenti e delle attività necessarie per concludere un accordo. È la parte più importante dell’operazione perché fornisce una guida passo dopo passo verso il completamento. In genere la checklist di chiusura è basata sui documenti, con colonne dedicate ai responsabili e lo stato di ciascuna voce. Spesso viene gestita come una serie di documenti Word o Excel compilati e inviati via e-mail man mano che gli aggiornamenti vengono completati. Questo documento viene citato durante le chiamate di aggiornamento sullo stato e funge da documento organizzativo.
• ‍Sala di chiusura – La sala di chiusura è il luogo in cui vengono raccolti tutti i documenti previsti dalla lista di controllo per la chiusura. Questi documenti vengono spesso inseriti in cartelle dotate di diverse schede, post-it ed etichette. Una cartella vuota indica una fase che deve ancora essere completata, mentre i post-it vengono solitamente utilizzati per evidenziare le pagine in cui è necessario apporre la firma. La sala di chiusura rappresenta il processo di raccolta mirata dei documenti finali necessari per la chiusura.
• ‍Raccoglitori di chiusura – Lafase finale del processo di chiusura consiste nel completare il raccoglitore di chiusura. È qui che si raccoglie l’insieme definitivo dei documenti di chiusura e lo si distribuisce a tutte le parti interessate. Sebbene il traguardo sia vicino, spesso sono proprio questi ultimi passaggi a richiedere più tempo.

Il problema del processo tradizionale

Il processo tradizionale di chiusura non offre un metodo chiaro per la collaborazione. Tutte le comunicazioni passano attraverso soggetti diversi, senza un unico punto di riferimento. Sebbene l'obiettivo sia quello di esaminare i documenti e collaborare, non esiste un modo semplice per cercare e individuare passaggi specifici all'interno dei documenti di chiusura.

Il risultato è un notevole spreco di tempo dedicato ad attività ripetitive e manuali, alle e-mail e alle riunioni di aggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori. Questo processo comporta costi elevati in termini di manodopera e carta, per non parlare delle ore di lavoro degli avvocati non fatturabili.

Il nuovo processo di chiusura

Fortunatamente, molti studi legali stanno scoprendo un modo più semplice e veloce per portare a termine le operazioni di chiusura. La chiave per superare la lentezza del processo tradizionale sta nel digitalizzare la chiusura. Ciascuna delle tre fasi della chiusura può essere notevolmente migliorata grazie a un flusso di lavoro digitale.

• ‍Lista di controllo per la chiusura: per ridurre le riunioni superflue e grazie alla conservazione digitale della lista di controllo per la chiusura in un'unica fonte di riferimento, come il servizio di gestione dei documenti NetDocuments, tutte le parti interessate possono verificare in qualsiasi momento lo stato delle attività e dei documenti. Ciò consente inoltre di ridurre le riunioni superflue e gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento.
• ‍Archivio digitale: proprio come un archivio fisico, un archivio digitale, come ad esempio CollabSpace, può raccogliere l’intera documentazione relativa alla chiusura da tutte le parti coinvolte. Il vantaggio del passaggio al digitale consiste nella possibilità di organizzare facilmente file, documenti e categorie. Grazie all’archiviazione digitale, i file sono più accessibili a chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie. L’archivio digitale è inoltre ricercabile, consentendo di individuare con precisione il documento che si sta cercando. Invece di scambiarsi infinite e-mail, tutte le parti interessate possono accedere direttamente ai documenti di cui hanno bisogno.
• ‍Raccoglitore di chiusura: il risultato naturale di una sala di chiusura digitale è la generazione automatica del raccoglitore di chiusura. L’utilizzo di uno strumento come SetBuilder può aiutare a gestire i documenti finali in tempo reale e fornire un raccoglitore pronto per la consultazione, con numerazione delle pagine, accessibile a chiunque, ovunque. Il raccoglitore di chiusura elettronico sarà dotato di un indice con collegamenti ipertestuali che consentono di cliccare e trovare ciò che si sta cercando. Il fascicolo di chiusura genera un file PDF e non è necessario stamparlo finché tutte le parti non avranno firmato il documento di chiusura.

Digitalizzazione del processo di chiusura

Eliminare la necessità di continui scambi di e-mail, il controllo delle versioni dei documenti e le riunioni di aggiornamento può ridurre in modo significativo il tempo che avvocati e professionisti dedicano ad attività non fatturabili. È proprio questo impegno in termini di tempo il motivo per cui la tradizionale “sala di chiusura” sta scomparendo per lasciare il posto a un ambiente digitale più snello.

NetDocuments offre agli studi legali specializzati in diritto transazionale un’opportunità senza soluzione di continuità per gestire un’operazione dall’accettazione fino alla chiusura. Per scoprire come, richiedi una demo e scopri come il tuo studio può muovere i primi passi verso il processo di chiusura digitale.

Vuoi scoprire come funziona nella pratica nei settori transazionale, contenzioso e societario? Scopri qui come i team legali stanno utilizzando i set di documenti digitali in ogni area di attività > Raccolte di documenti legali: come eliminare l’incubo dei raccoglitori cartacei