Juridisk bransch har ett rykte om sig att vara motståndskraftig mot förändringar. Och i vissa fall är det ett välförtjänt rykte. Ibland gör vi saker helt enkelt för att det alltid har gjorts så. 

Men om ditt företag fortfarande sammanställer fysiska avslutningspärmar – eller om dina advokater lägger alldeles för mycket tid på projektledningsdelen av en transaktion – bör du veta att det finns ett bättre (dvs. snabbare, enklare och betydligt effektivare) sätt att hantera detta.

Vad är en slutlig pärm?

En slutlig bindningsbok är den slutgiltiga, definitiva dokumentationen av den juridiska transaktionen, komplett med ett index över slutliga bindningsböcker och alla fullständigt genomförda transaktionsdokument, som distribueras till de berörda parterna efter avslutandet. Syftet med den slutliga bindningsboken är att säkerställa att alla parter har tillgång till villkoren för en affär och annan relevant information.

Traditionellt sett var sammanställningen av slutbindaren ett omfattande fysiskt projekt – dokumenten skrevs ut, skannades, kopierades, organiserades, försågs med flikar och sammanställdes i faktiska tre-ringspärmar som sedan måste levereras till kunden.

Men denna typ av krävande fysisk process är olämplig för kraven i det moderna näringslivet.

Utmaningarna med moderna transaktionsavslut

Många transaktionsadvokater upptäcker att deras arbete ofta handlar mindre om juridisk expertis och mer om att hantera detaljer.

De ökande kraven på transaktionsavslut har en stor inverkan på advokatbyråer, vilket leder till förseningar och minskade vinster. Dessa utmaningar kommer från olika håll.

Effektiv transaktionshantering kräver att advokaterna har expertkunskaper inom följande områden:

• Säkerställande av nödvändiga godkännanden, registreringar och överföringar av medel
• Förstå marknadsnormer och trender inom transaktionsområdet
• Samordning av olika parters roller och ansvar
• Hjälpa kunderna att slutföra affären
• Leverera erforderlig dokumentation

Alla dessa förväntningar bidrar till att det tar lång tid att slutföra en juridisk transaktion. För att kunna slutföra transaktionen med alla nödvändiga ansökningar, finansiering och dokumentation krävs ofta flera månader.

För att göra det ännu mer komplicerat involverar en typisk affär en rad olika parter. Detta kräver att stora mängder dokumentation skickas mellan flera olika enheter i syfte att upprätthålla en konsekvent kommunikation.

Utöver all denna komplexitet finns ett ökat tryck att agera snabbt. Dagens affärstempo är snabbare än någonsin. Advokater känner tidspressen att driva igenom affärerna och lägger därför många timmar på att granska dokumentationen.

Hur den traditionella avslutningsprocessen fungerar

Med all komplexitet och press lägger transaktionsadvokater mycket tid på att fokusera på projektledningsaspekten av affärens slutförande.

Processen omfattar vanligtvis tre aspekter:

• Digital checklista för avslut – Detta är din strukturerade lista över dokument och uppgifter som behövs för att avsluta en affär. Detta är den viktigaste delen av affären eftersom den ger dig ett steg-för-steg-mål för att nå slutförandet. Vanligtvis är checklistan för avslut dokumentbaserad, med kolumner för ansvariga parter och status för varje punkt. Den hanteras ofta som en serie Word- eller Excel-dokument som sammanställs och skickas via e-post när uppdateringar är klara. Dokumentet används i statusuppdateringssamtal och fungerar som ett organiserande dokument.
• Closing Room – ClosingRoom ärplatsen där alla dokument från checklistan för avslut samlas. Dessa dokument läggs ofta i mappar med olika flikar, klisterlappar och etiketter. En tom mapp indikerar ett steg som fortfarande behöver fyllas i, medan klisterlappar vanligtvis används för att markera sidor där underskrifter behövs. Closing Room är en process där de slutgiltiga avslutningsdokumenten samlas på ett medvetet sätt.
• Stängningspärmar – Detsista steget i stängningsprocessen är att färdigställa stängningspärmen. Här samlar du ihop den slutgiltiga samlingen av stängningsdokument och distribuerar den till alla berörda parter. Även om mållinjen är nära kan dessa sista steg ofta ta längst tid att slutföra.

Problemet med den traditionella processen

Den traditionella avslutningsprocessen erbjuder inget tydligt sätt att samarbeta. All kommunikation kanaliseras mellan olika parter utan någon gemensam referenspunkt. Målet är att granska och samarbeta, men det finns inget enkelt sätt att söka och hitta specifika platser i avslutningsdokumenten.

Resultatet blir ett stort slöseri med tid på repetitiva och manuella uppgifter, e-postmeddelanden och statusuppdateringsmöten. Denna process medför höga kostnader för arbetskraft och papper – för att inte tala om icke fakturerbara advokatimmar.

Den nya avslutningsprocessen

Lyckligtvis har många advokatbyråer hittat ett enklare och snabbare sätt att slutföra affärer. Nyckeln till att komma förbi den långsamma traditionella processen är att digitalisera affärerna. Var och en av de tre komponenterna i affären kan förbättras avsevärt med ett digitalt arbetsflöde.

• Checklista för avslutning: För att minska antalet onödiga möten och med checklistan för avslutning lagrad digitalt i en enda källa, till exempel dokumenthanteringstjänsten NetDocuments, kan alla berörda parter se status för uppgifter och dokument när som helst. Detta minskar också antalet onödiga möten och statusuppdateringar.
• Stängningsrum: Precis som ett fysiskt stängningsrum kan ett digitalt arkiv, till exempel CollabSpace, samla alla stängningsdokument från alla parter. Fördelen med att digitalisera är att det blir enkelt att organisera filer, dokument och kategorier. Med digital lagring blir filerna mer tillgängliga för alla som har rätt åtkomst. Digital lagring är också sökbar så att du kan söka fram exakt det dokument du letar efter. Istället för oändliga e-postmeddelanden kan alla berörda parter komma åt de dokument de behöver.
• Slutförandepärm: Det naturliga resultatet av ett digitalt slutförandrum är att automatiskt generera slutförandepärmen. Med hjälp av ett verktyg som SetBuilder kan du hantera slutgiltiga dokument i realtid och tillhandahålla en färdig pärm med sidnummer som kan visas för vem som helst, var som helst. Den elektroniska slutförandepärmen har ett index med hyperlänkar som du kan klicka på för att hitta det du söker. Avslutningsboken genererar en PDF-fil och behöver inte skrivas ut förrän alla parter har undertecknat avslutningen.

Digitalisering av avslutsprocessen

Att eliminera behovet av ständiga e-postväxlingar, versionskontroll av dokument och uppdateringsmöten kan ha en betydande inverkan på den tid som advokater och andra medarbetare lägger på icke-fakturerbara uppgifter. Denna tidsåtgång är anledningen till att det traditionella ”förhandlingsrummet” håller på att försvinna och ersättas av en snabbare digital miljö.

NetDocuments erbjuder transaktionsinriktade advokatbyråer en smidig möjlighet att hantera en transaktion från start till slut. För att ta reda på hur, begär en demo och lär dig hur din byrå kan ta sina första steg in i den digitala avslutsprocessen.

‍