Ensembles de documents et logiciels de regroupement pour les équipes juridiques
Dites adieu aux nuits blanches passées à mettre à jour des classeurs et des dossiers.
Personne dans le milieu juridique ne s'est lancé dans ce métier pour passer ses soirées à réorganiser un classeur parce qu'un document a été modifié à la dernière minute. SetBuilder™ compile, organise et fournit des dossiers de documents professionnels directement dans NetDocuments, sans imprimer la moindre page.
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Les cabinets d'avocats, les services juridiques et les agences font confiance à NetDocuments
60 minutes
Ou moins pour accomplir ce qui prenait auparavant une journée entière
$1,500
Économies réalisées par transaction en coûts directs
Une meilleure façon de constituer des dossiers, conçue pour s'adapter au mode de fonctionnement réel des équipes juridiques.
Gain de temps et d'efforts
Préparez, compilez et transmettez des dossiers de documents précis en quelques minutes. Associé aux fonctionnalités de recherche intelligente de NetDocuments, le processus de recherche des documents appropriés est plus rapide que jamais.
Réduction des coûts fixes
La constitution de dossiers papier peut s'avérer coûteuse, surtout en cas d'erreurs. Le regroupement électronique des documents permet de numériser et de rationaliser ce processus, de réduire votre consommation de papier et de réaliser des économies sur chaque transaction.
Organisation et livraison
Rassemblez et organisez des ensembles de documents dans un seul fichier PDF soigné et contenant des hyperliens, qui peut être facilement distribué à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation. Clonez des ensembles de documents pour standardiser les processus et les produits de travail.
CAS D'UTILISATION DE SETBUILDER
Découvrez ces utilisations courantes
Opérations et clôtures
Remplacez les dossiers papier par un processus entièrement numérique. Créez, nommez et diffusez des dossiers de clôture, comprenant des fichiers PDF avec signets et des fichiers ZIP structurés, sans avoir recours à la sous-traitance ni à l'impression. Dupliquez des dossiers pour les réutiliser dans le cadre de transactions similaires.
Litiges et procédures judiciaires
Créez des dossiers de procès, des dossiers de dépositions, des classeurs de pièces à conviction et des dossiers destinés au tribunal en respectant une structure cohérente. Les plans basés sur des balises de remplacement vous garantissent de ne rien oublier. Transmettez-les par voie numérique à la partie adverse ou au tribunal en un seul clic.
Service juridique et conformité
Préparez les dossiers destinés au conseil d'administration, les documents réglementaires, les dossiers de réponse aux audits et les ensembles de documents de conformité. L'utilisation de modèles permet d'uniformiser la structure au sein de l'équipe juridique, afin que chaque livrable réponde systématiquement aux mêmes critères de qualité.
Administration et secteur public
Compilez les dossiers de réponse aux demandes FOIA, les pièces de procédure et les ensembles de documents législatifs dans un environnement certifié FedRAMP. Tous les documents restent au sein du système de gestion documentaire (DMS). Aucune donnée ne quitte son emplacement sécurisé
Livrables pour le client et propriété intellectuelle
Fournissez des résumés de clôture structurés, des dossiers de dépôt de propriété intellectuelle et des classeurs de clôture destinés aux clients sous forme de fichiers PDF comportant des liens hypertextes. La fonctionnalité « Set Library » permet d'accéder instantanément aux travaux antérieurs afin de les consulter ou de les réutiliser dans le cadre de dossiers similaires.
Gestion des connaissances et bases de données de cas
Chaque ensemble de documents finalisé constitue un atout pour l'organisation. La bibliothèque d'ensembles de SetBuilder stocke les ensembles finalisés au sein de l'espace de travail afin qu'ils puissent être clonés, référencés et réutilisés, ce qui permet aux équipes de gagner en rapidité pour la prochaine transaction, le prochain dépôt et tous les projets à venir.
Tout ce dont votre équipe a besoin pour planifier, mettre en œuvre et réutiliser
Gagnez du temps à chaque étape
- Créer des plans et des listes: établissez une liste de documents à l'aide de variables de remplacement et d'en-têtes, afin de voir clairement quels documents manquent avant que le dossier ne soit finalisé.
- Livrez vos travaux plus rapidement : convertissez vos fichiers finalisés en un PDF avec hyperliens ou en un fichier ZIP structuré pour une livraison numérique immédiate. Pas besoin de faire appel à un prestataire externe. Un PDF soigné, doté de signets de navigation, en quelques minutes.
- Réutilisation dans toutes les affaires: réutilisez n'importe quel modèle de la bibliothèque de modèles pour des transactions, des affaires ou des dépôts similaires, afin que le travail déjà effectué serve de point de départ plutôt que de simple souvenir.
Conservez vos documents en toute sécurité dans NetDocuments
- Lien vers des documents existants : intégrez directement des documents depuis NetDocuments dans un ensemble. Pas de doublons, pas de confusion entre les versions, chaque document est rangé à sa place.
- Téléchargement groupé : exportez une section entière au format ZIP et envoyez-la directement au client sans quitter le système de gestion documentaire (DMS).
- Copier ou créer des liens vers plusieurs documents : ajoutez plusieurs documents issus d'un dossier ou d'un projet en une seule opération. Plus besoin de sélectionner manuellement chaque fichier.
- Rechercher et prévisualiser les dossiers finalisés : utilisez l'onglet « Dossiers » pour trouver rapidement les dossiers finalisés correspondant à n'importe quelle affaire, dossier ou projet, et prévisualiser les documents sans les télécharger.
Constituez une bibliothèque de ressources réutilisables
La bibliothèque de jeux de documents stocke les jeux de documents finalisés directement dans votre espace de travail NetDocuments. Ils sont classés, consultables et prêts à être clonés.
Le deuxième dossier de clôture, le prochain dossier destiné au conseil d'administration, la réponse suivante à une demande au titre de la loi FOIA : tous s'appuient sur un modèle éprouvé plutôt que sur une page blanche.
Il en résulte que les équipes avancent plus vite sur tous les sujets qui s'ensuivent.
Témoignages clients
Découvrez ce que les clients en disent…
« Dans mon ancienne entreprise, il fallait environ six heures pour créer une petite bible. Mais avec SetBuilder, cela ne prend qu'une demi-heure. La différence de temps est tout simplement incroyable. »
Abbie Thomas
Walker Morris
« Une fois que nous avons le document final, nous le transférons dans SetBuilder, ce qui évite à notre commis à la facturation de passer des heures devant une machine. »
Gaetano Barrila
Barrila Law
Ressources
Passez au niveau supérieur grâce à ces ressources
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Foire aux questions
Quels types de ensembles de documents puis-je créer avec SetBuilder ?
SetBuilder est utilisé dans la plupart des domaines du droit. Parmi les cas d'utilisation courants, on peut citer :
- Réalisation des dossiers de clôture pour les transactions immobilières, les fusions-acquisitions et les opérations de prêt ;
- Cahiers de procès, classeurs de pièces à conviction et dossiers de dépôt auprès du tribunal ;
- Dossiers destinés au conseil d'administration et documents réglementaires à l'intention des services juridiques d'entreprise ;
- dossiers de réponse aux demandes au titre de la loi FOIA et mémoires destinés aux tribunaux pour les organismes gouvernementaux et du secteur public ; et
- Résumés de clôture destinés aux clients et dossiers de dépôt de propriété intellectuelle.
Si votre équipe s'occupe de la compilation, de l'organisation ou de la diffusion de documents, SetBuilder est l'outil qu'il vous faut.
Le regroupement de documents NetDocuments est-il fiable ? Peut-il gérer de grands volumes de documents et des flux de travail complexes ?
SetBuilder est conçu pour gérer l'ampleur et la complexité du travail juridique réel. Il prend en charge des ensembles de documents pouvant compter jusqu'à 2 000 éléments et des fichiers d'une taille maximale de 2 Go ; ainsi, même vos dossiers les plus volumineux et les plus complexes peuvent être compilés sans avoir recours à des solutions de contournement ni à des reconstructions.
Lorsque quelque chose nécessite votre attention, SetBuilder vous le signale clairement. Les notifications d'erreur identifient la cause du problème, ce qui permet à votre équipe de cibler la solution plutôt que d'avancer à tâtons. Les notifications d'état intégrées à l'application sont gérées de manière fiable. Finies les barres de progression obsolètes et les échecs silencieux. Et grâce aux aperçus de mise en page en temps réel, vous obtenez exactement le résultat escompté avant de générer le produit final.
Comment le regroupement de documents NetDocuments favorise-t-il la conformité ?
Le regroupement de documents s'effectue dans le cadre du cryptage multicouche et des contrôles de sécurité de NetDocuments afin de protéger les données sensibles et de répondre à des exigences de conformité strictes. La plateforme est également conçue pour répondre aux réglementations internationales, garantissant la résidence et la protection des données dans différentes juridictions.
Quel est le niveau de sécurité du regroupement de documents proposé par NetDocuments ?
Le regroupement de documents s'effectue dans le cadre du cryptage multicouche et des contrôles de sécurité robustes de NetDocuments, garantissant ainsi que tous les ensembles de documents sont protégés contre tout accès non autorisé et toute violation de données. Ses fonctionnalités conformes aux normes, telles que les pistes d'audit intégrées et les outils de reporting, favorisent la transparence et le respect des obligations réglementaires.
Les équipes juridiques des entreprises peuvent-elles utiliser le regroupement de documents ?
Oui ! Le regroupement de documents avec NetDocuments profite aux équipes juridiques des entreprises en garantissant que tous les ensembles de documents sont sécurisés, conformes et facilement accessibles. Le regroupement de documents réduit également le risque d'erreurs, améliore l'efficacité des opérations juridiques et soutient le rôle du service juridique en tant que partenaire commercial stratégique en fournissant des capacités avancées d'analyse et de reporting.
Le regroupement de documents NetDocuments est-il disponible pour les entités du secteur public et les agences gouvernementales ?
Oui ! Le regroupement de documents est une excellente solution pour les organisations du secteur public. Grâce à ses pistes d'audit et ses outils de reporting intégrés qui favorisent la transparence et la conformité aux exigences réglementaires, le regroupement de documents NetDocuments facilite la gestion et le traitement des demandes telles que celles relatives à la loi FOIA et à l'accès aux documents publics. Vous pouvez également créer des workflows personnalisables pour répondre à des processus juridiques et réglementaires spécifiques.
Existe-t-il un service d'assistance à la clientèle pour le regroupement de documents NetDocuments ?
NetDocuments offre une assistance solide, notamment des ressources de formation, des guides d'utilisation et une équipe d'assistance dédiée. L'intégration transparente au sein de la plateforme NetDocuments réduit la charge informatique en minimisant les demandes d'assistance des utilisateurs et garantit une disponibilité et des performances élevées.
Le regroupement de documents NetDocuments peut-il être utilisé par les équipes juridiques du monde entier ?
Oui ! Le regroupement de documents fait partie de notre plateforme de gestion des documents juridiques, qui est conforme aux réglementations et normes internationales en matière de protection des données, telles que le RGPD, la LGPD, etc. Cela signifie que tous les documents et ensembles de documents stockés dans le DMS restent conformes et protégés. NetDocuments fournit également des outils tels que le stockage de contenu géolocalisé afin de répondre aux exigences locales en matière de résidence des informations, si nécessaire.
Récupérez du temps à l'arrivée grâce à SetBuilder