Cuando se trata de mejorar los procesos de trabajo, ¿alguna vez ha creado una lista de pasos, ha recortado los que parecían carecer de sentido y, a continuación, ha dado por concluida su tarea de mejora de procesos? Si lo ha hecho, o ha sentido la tentación de hacerlo, ha llegado al lugar adecuado.

Desgraciadamente, aunque enumerar los pasos de los procesos puede ayudar a organizar las ideas en torno a las mejoras, detener el viaje en este punto equivale a dejar dinero sobre la mesa.

Para extraer las verdaderas oportunidades de mejora, hay que analizar una lista de pasos con gran atención al detalle. En Affinity, solemos abordar este análisis de dos maneras:

• Detectar ineficiencias aparentemente pequeñas en un proceso por lo demás eficiente y realizar pequeñas mejoras para solucionarlas.
• Identifique los procesos que no funcionan y encuentre una forma nueva y más eficaz.

Para los profesionales del Derecho de todo el mundo, NetDocuments puede contribuir a mejorar el flujo de trabajo en ambos sentidos. La plataforma NetDocuments ofrece numerosas funciones que ahorran a los abogados y a su personal un clic aquí y una pulsación allá, lo que se traduce en un importante ahorro de tiempo. Y, cuando se trata de mejoras espectaculares, NetDocuments cuenta con funciones y estrechas integraciones con otras tecnologías que pueden mejorar significativamente los procesos cotidianos.

En la primera parte de esta serie en dos partes, me centraré en nuestro primer enfoque y compartiré cómo NetDocuments puede mejorar su flujo de trabajo con pequeñas, pero impactantes, ganancias de eficiencia.

Lea la segunda parte, donde le ayudaré a explorar cómo NetDocuments puede arreglar sus procesos rotos.

Consejos sencillos para ahorrar tiempo y clics en NetDocuments

Siempre que se adopta un nuevo programa informático, puede resultar abrumador al principio y es fácil pasar por alto pequeñas funciones que facilitarán los procesos cotidianos.

Las plantillas de perfil, las personalizaciones de la página de inicio, las ubicaciones predeterminadas en ndOffice y las búsquedas guardadas son sólo cuatro de esas funciones que a menudo se pasan por alto y que pueden reducir el número de veces que hace clic o cambia de pantalla en la plataforma, ayudándole en última instancia a ser más eficiente y productivo.

1. Plantillas de perfil

Si rellena repetidamente los mismos campos, de la misma manera, es hora de considerar el uso de plantillas de perfil.

Las plantillas de perfil son una forma sencilla de rellenar uno o más atributos de perfil a la vez. Un ejemplo sencillo es el campo "Autor". En lugar de escribir su nombre cada vez que guarde un documento, puede configurar una plantilla de perfil para rellenarlo automáticamente cada vez que cargue un documento.

Cómo configurar una plantilla de perfil

• Cree una plantilla: Hay varias formas de hacerlo, pero todas implican guardar algún documento. Una de las formas más sencillas es cargar un documento en el armario donde quieras guardar la plantilla.
• Introduzca la información del perfil: Una vez que haya cargado y seleccionado el documento, haga clic en Editar perfil/etiquetas para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá introducir la información del perfil. Empiece por borrar todo lo que aparezca en los campos. En el cuadro de diálogo Editar perfil, hay una práctica opción Borrar perfil que facilita esta tarea.
• Rellene los campos con valores por defecto: Para completar su plantilla de perfil para nuestro ejemplo "Autor", simplemente rellene el campo Autor con su nombre. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar como plantilla y, a continuación, asigne el nombre correspondiente a su plantilla.

Ahora que ha creado su plantilla, estará disponible siempre que guarde un documento. Por ejemplo, busque Plantillas de perfil en el cuadro de diálogo ndGuardar.

Ahorro de tiempo extra

Establecer una Plantilla de Perfil como plantilla de armario por defecto es una idea inteligente si estás buscando formas de recortar más pasos en tu flujo de trabajo. Para ello, sólo tienes que seleccionar Configuración en el menú "Hola" y, a continuación, Configuración de aplicaciones. Desplázate hasta la parte inferior de la pantalla de Aplicaciones y elige un armario y la Plantilla de Perfil que quieras establecer como predeterminada.

Si establecieras tu nueva plantilla 'Autor' como Plantilla de Perfil para un armario, la próxima vez que guardaras un documento dentro del armario asignado, la plantilla se aplicaría por defecto y rellenaría automáticamente el campo Autor con tu nombre.

2. Personalización de la página de inicio

¿Busca constantemente los mismos asuntos o documentos? Considere la posibilidad de personalizar su página de inicio. La mayoría de los usuarios de NetDocuments ya tienen algunas personalizaciones de la página de inicio, pero aquí hay 4 consejos de organización que harán que su página de inicio sea especialmente útil:

3. Ubicaciones predeterminadas de ndOffice

Puede elegir la ubicación predeterminada que ndOffice muestra al abrir o guardar desde Word, PowerPoint, Excel, etc. e incluso elegir ubicaciones predeterminadas independientes para Outlook.

Esta sencilla configuración puede ahorrarle tiempo y cansancio en la toma de decisiones, y todo es accesible a través de la aplicación ndOffice.

Cómo crear ubicaciones predeterminadas en ndOffice

• Abra el cuadro de diálogo: En el Centro de Actividades, seleccione el símbolo de engranaje/cog y elija Configuración; a continuación, haga clic en la pestaña Navegación.
• Selecciona tu configuración por defecto: Elige sabiamente tu configuración, basándote en tu forma habitual de trabajar. Por ejemplo, yo tiendo a abrir documentos que ya están en documentos recientes, y tiendo a guardar en un espacio de trabajo reciente dentro del armario de clientes de mi organización. Mi configuración refleja esto.

Establecer una ubicación por defecto no significa que no pueda cambiar manualmente la ubicación mostrada al Abrir o Guardar un archivo. Simplemente cambia lo que se muestra inicialmente por defecto, lo que puede ahorrarte unos cuantos clics y decisiones a lo largo de tu jornada laboral.

4. Búsquedas guardadas

Las búsquedas guardadas son una de las muchas joyas ocultas de NetDocuments. Esta función tiene varios usos, además de la capacidad obvia de guardar criterios de búsqueda, y puede ahorrarle tiempo y esfuerzo si se utiliza correctamente. He aquí algunas de las formas en que puede utilizar las Búsquedas guardadas para su beneficio diario:

Cómo crear una búsqueda guardada

Crear una búsqueda guardada en NetDocuments es muy fácil e intuitivo.

Recuerde: Las búsquedas guardadas le pertenecen a usted, no a la organización, y pueden ayudarle a personalizar la organización de archivos de una forma que tenga sentido para usted personalmente sin afectar a los métodos de archivo de su empresa.

Conclusión

En la primera parte de esta serie en dos partes, he hablado de las diversas joyas ocultas y funciones dentro de NetDocuments que pueden ahorrarle un clic aquí y allá, o tal vez un cambio de pantalla de vez en cuando. Cuando se utilizan juntas, estas pequeñas mejoras pueden acumularse con el tiempo y tener un impacto significativo tanto en su eficiencia personal como en la de su organización.

En la segunda parte de esta serie, compartiré herramientas de NetDocuments que pueden tener un impacto dramático en el flujo de trabajo cambiando sus procesos para mejor.

¿Está preparado para llevar su flujo de trabajo al siguiente nivel? Affinity Consulting puede ayudarle a implementar NetDocuments por primera vez o a optimizar su flujo de trabajo de NetDocuments existente. Obtenga más información aquí.

Sobre el autor

Jeffrey S. Krause es socio de Affinity Consulting Group. Es un abogado de Wisconsin que lleva más de 20 años ayudando a otros abogados a elegir la tecnología adecuada y a utilizarla de la forma correcta. Conéctate con él en Linkedin.