Quando se trata de melhorar os processos de trabalho, o você já criou uma lista de etapas, cortou as que pareciam sem sentido e depois considerou concluída a tarefa de melhorar os processos? Se já, ou se ficou tentado a fazê-lo, o você veio ao lugar certo.

Infelizmente, embora listar as etapas dos processos possa ajudar a organizar seus pensamentos em torno de melhorias, interromper sua jornada nesse ponto é o mesmo que deixar dinheiro na mesa.

Para extrair as verdadeiras oportunidades de melhoria, uma lista de etapas deve ser analisada com um olhar atento aos detalhes. Na Affinity, geralmente abordamos essa análise de duas maneiras:

• Identificar ineficiências aparentemente pequenas em um processo que, de outra forma, seria eficiente e fazer pequenas melhorias para resolvê-las.
• Identificar os processos que estão quebrados e encontrar uma maneira nova e mais eficiente.

Para os profissionais do setor jurídico em todo o mundo, o NetDocuments pode oferecer suporte a melhorias no fluxo de trabalho em ambas as abordagens. A plataforma NetDocuments oferece inúmeras funções que poupam aos advogados e à sua equipe um clique aqui e um toque de tecla ali, o que resulta em uma economia substancial de tempo. E, quando se trata de melhorias drásticas, o NetDocuments tem recursos e integrações estreitas com outras tecnologias que podem melhorar significativamente os processos cotidianos.

Na primeira parte desta série de duas partes, vou me concentrar em nossa primeira abordagem e compartilhar como o NetDocuments pode melhorar seu fluxo de trabalho com ganhos de eficiência pequenos, mas impactantes.

Leia a segunda parte, na qual ajudarei o você a explorar como o NetDocuments pode corrigir seus processos falhos.

Dicas simples para economizar tempo e cliques no NetDocuments

Sempre que o você adota um novo software, ele pode parecer esmagador no início e é fácil perder pequenos recursos que facilitarão seus processos diários.

Modelos de perfil, personalizações de página inicial, locais padrão no ndOffice e pesquisas salvas são apenas quatro desses recursos frequentemente ignorados que podem reduzir o número de vezes que o usuário clica ou muda de tela na plataforma, ajudando-o a ser mais eficiente e produtivo.

1. Modelos de perfil

Se o você estiver preenchendo repetidamente os mesmos campos, da mesma forma, é hora de considerar o uso de Profile Templates.

Os modelos de perfil são uma maneira simples de preencher previamente um ou mais atributos de perfil de uma só vez. Um exemplo simples é um campo do tipo "Autor". Em vez de digitar seu nome sempre que salvar um documento, o você pode configurar um Profile Template para preenchê-lo automaticamente sempre que carregar um documento.

Como configurar um modelo de perfil

• Crie um modelo: Há várias maneiras de fazer isso, mas todas elas envolvem algum tipo de salvamento de documento. Uma das maneiras mais fáceis é fazer upload de um documento para o gabinete onde o você deseja armazenar o modelo.
• Inserir informações de perfil: Depois de fazer o upload e selecionar o documento, clique em Edit Profile/Tags (Editar perfil/etiquetas ) para abrir uma caixa de diálogo na qual o você pode inserir as informações do perfil. Comece limpando tudo o que aparecer nos campos. Na caixa de diálogo Edit Profile (Editar perfil), há uma opção útil Clear Profile (Limpar perfil) para facilitar esse processo.
• Preencha todos os campos com valores padrão: Para completar seu modelo de perfil para o nosso exemplo "Author" (Autor), basta preencher o campo Author (Autor) com seu nome. Quando terminar, clique em Save as Template (Salvar como modelo ) e dê o nome adequado ao seu modelo.

Agora que o você criou o modelo, ele estará disponível sempre que salvar um documento. Por exemplo, basta procurar por Profile Templates na caixa de diálogo ndSave.

Economia de tempo extra

Definir um Profile Template como modelo de gabinete padrão é uma ideia inteligente se o você estiver procurando maneiras de eliminar mais etapas do seu fluxo de trabalho. Para fazer isso, basta selecionar Settings (Configurações ) no "Hi menu" e, em seguida, Application Settings (Configurações de aplicativos). Role até a parte inferior da tela Applications (Aplicativos) e escolha um gabinete e o Profile Template (Modelo de perfil) que deseja definir como padrão.

Se o você definisse o novo modelo "Autor" como o modelo de perfil de um gabinete, na próxima vez que salvasse um documento dentro do gabinete atribuído, o modelo seria aplicado por padrão e preencheria automaticamente o campo Autor com o seu nome.

2. Personalização da página inicial

O você está sempre procurando os mesmos assuntos ou documentos? Considere a possibilidade de personalizar sua página inicial. A maioria dos usuários do NetDocuments já tem algumas personalizações de página inicial, mas aqui estão 4 dicas de organização que tornarão sua página inicial especialmente útil:

3. Localizações padrão do ndOffice

O você pode escolher o local padrão que o ndOffice exibe ao abrir ou salvar no Word, PowerPoint, Excel, etc. e até mesmo escolher locais padrão separados para o Outlook.

Essa configuração simples pode poupar tempo e cansaço na tomada de decisões, e pode ser acessada por meio do aplicativo ndOffice.

Como criar locais padrão no ndOffice

• Abra a caixa de diálogo: No Centro de atividades, selecione o símbolo de engrenagem/marcador e escolha Settings (Configurações), depois clique na guia Navigation (Navegação).
• Selecione suas configurações padrão: Escolha suas configurações com sabedoria, com base na maneira como o você normalmente trabalha. Por exemplo, eu costumo abrir documentos que já estão em documentos recentes e costumo salvar em um espaço de trabalho recente dentro do gabinete de clientes da minha organização. Minhas configurações refletem isso.

A definição de um local padrão não significa que o você não possa alterar manualmente o local exibido ao abrir ou salvar um arquivo. Ela simplesmente altera o que é exibido inicialmente por padrão, o que pode economizar alguns cliques e decisões ao longo do dia de trabalho.

4. Pesquisas salvas

As pesquisas salvas são uma das muitas joias ocultas do NetDocuments. Esse recurso tem vários usos além da capacidade óbvia de salvar critérios de pesquisa e pode economizar tempo e esforço quando usado corretamente. Aqui estão apenas algumas das maneiras pelas quais o você pode usar as Saved Searches a seu favor todos os dias:

Como criar uma pesquisa salva

Criar uma pesquisa salva no NetDocuments é muito fácil e intuitivo.

Lembre-se: As Saved Searches pertencem ao usuário, não à organização, e podem ajudá-lo a personalizar a organização dos arquivos de uma forma que faça sentido para o usuário, sem afetar os métodos de arquivamento da empresa.

Conclusão

Na primeira parte desta série de duas partes, falei sobre as várias joias e funções ocultas no NetDocuments que podem economizar um clique aqui e ali, ou talvez uma mudança de tela de vez em quando. Quando usadas em conjunto, essas pequenas melhorias podem se acumular ao longo do tempo e ter impactos significativos na eficiência pessoal e organizacional do você.

Na segunda parte desta série, compartilharei as ferramentas do NetDocuments que podem ter um impacto significativo no fluxo de trabalho, alterando seus processos para melhor.

Pronto para levar seu fluxo de trabalho para o próximo nível? A Affinity Consulting pode ajudar o você a implementar o NetDocuments pela primeira vez ou otimizar o fluxo de trabalho existente do NetDocuments. Saiba mais aqui.

Sobre o autor

Jeffrey S. Krause é sócio do Affinity Consulting Group. Ele é um advogado de Wisconsin que passou mais de 20 anos ajudando outros advogados a escolher a tecnologia certa e usá-la da maneira correta. Conecte-se com ele no Linkedin.