Quando se trata de melhorar processos de trabalho, já alguma vez criou uma lista de passos, cortou os que pareciam não fazer sentido e depois considerou a sua tarefa de melhoria de processos concluída? Se o fez, ou se se sentiu tentado a fazê-lo, veio ao sítio certo.

Infelizmente, embora listar as etapas dos processos possa ajudar a organizar seus pensamentos em torno de melhorias, parar sua jornada neste ponto é o mesmo que deixar dinheiro na mesa.

Para extrair verdadeiras oportunidades de melhoria, uma lista de etapas deve ser analisada com um olhar atento aos detalhes. Na Affinity, geralmente abordamos essa análise de duas maneiras:

• Identificar ineficiências aparentemente pequenas num processo que, de outro modo, seria eficiente e efetuar pequenas melhorias para as resolver.
• Identificar os processos que não estão a funcionar e encontrar uma forma nova e mais eficiente.

Para os profissionais do sector jurídico em todo o mundo, o NetDocuments pode apoiar a melhoria do fluxo de trabalho em ambas as abordagens. A plataforma NetDocuments oferece inúmeras funções que poupam aos advogados e à sua equipa um clique aqui e uma tecla ali, o que resulta numa poupança de tempo substancial. E, quando se trata de melhorias drásticas, o NetDocuments tem funcionalidades e integrações estreitas com outras tecnologias que podem melhorar significativamente os processos quotidianos.

Na primeira parte desta série de duas partes, centrar-me-ei na nossa primeira abordagem e partilharei a forma como o NetDocuments pode melhorar o seu fluxo de trabalho com pequenos, mas impactantes, ganhos de eficiência.

Leia a segunda parte, na qual o ajudarei a explorar a forma como o NetDocuments pode corrigir os seus processos falhados.

Dicas simples para poupar tempo e cliques no NetDocuments

Sempre que se adopta um novo software, este pode parecer avassalador no início e é fácil não perceber pequenas funcionalidades que irão facilitar os seus processos diários.

Os modelos de perfil, as personalizações da página inicial, as localizações predefinidas no ndOffice e as pesquisas guardadas são apenas quatro das funcionalidades frequentemente negligenciadas que podem reduzir o número de vezes que clica ou muda de ecrã na plataforma, ajudando-o a ser mais eficiente e produtivo.

1. Modelos de perfil

Se está a preencher repetidamente os mesmos campos, da mesma forma, está na altura de considerar a utilização de modelos de perfil.

Os modelos de perfil são uma forma simples de pré-preencher um ou mais atributos de perfil de uma só vez. Um exemplo simples é um campo do tipo "Autor". Em vez de escrever o seu nome sempre que guarda um documento, pode configurar um modelo de perfil para o preencher automaticamente sempre que carrega um documento.

Como configurar um modelo de perfil

• Criar um modelo: Existem várias formas de o fazer, mas todas elas envolvem algum tipo de gravação de documentos. Uma das formas mais fáceis é carregar um documento para o armário onde pretende guardar o modelo.
• Introduzir informações de perfil: Depois de carregar e selecionar o documento, clique em Editar perfil/identificadores para abrir uma caixa de diálogo onde pode introduzir as informações do perfil. Comece por limpar tudo o que aparece nos campos. Na caixa de diálogo Editar perfil, existe uma opção útil Limpar perfil para facilitar este processo.
• Preencha todos os campos de valor predefinido: Para completar o seu modelo de perfil para o nosso exemplo "Autor", basta preencher o campo Autor com o seu nome. Quando terminar, clique em Guardar como modelo e dê um nome adequado ao seu modelo.

Agora que criou o seu modelo, este estará disponível sempre que guardar um documento. Por exemplo, basta procurar por Modelos de perfil na caixa de diálogo ndSave.

Poupança de tempo extra

Definir um modelo de perfil como um modelo de armário predefinido é uma ideia inteligente se estiver à procura de formas de eliminar mais etapas no seu fluxo de trabalho. Para tal, basta selecionar Definições no "menu Hi" e, em seguida, Definições de aplicações. Desloque-se para a parte inferior do ecrã Aplicações e escolha um armário e o Modelo de perfil que pretende definir como predefinido.

Se definir o seu novo modelo "Autor" como o modelo de perfil para um armário, da próxima vez que guardar um documento dentro do armário atribuído, o modelo será aplicado por predefinição e preencherá automaticamente o campo Autor com o seu nome.

2. Personalização da página inicial

Procura constantemente os mesmos assuntos ou documentos? Considere a possibilidade de personalizar a sua página inicial. A maioria dos utilizadores do NetDocuments já tem algumas personalizações da página inicial, mas aqui estão 4 dicas de organização que tornarão a sua página inicial especialmente útil:

3. Localizações predefinidas do ndOffice

Pode escolher a localização predefinida que o ndOffice apresenta ao abrir ou guardar a partir do Word, PowerPoint, Excel, etc. e até escolher localizações predefinidas separadas para o Outlook.

Esta simples definição pode poupar-lhe tempo e cansaço na tomada de decisões, e é acessível através da aplicação ndOffice.

Como criar localizações predefinidas no ndOffice

• Abrir a caixa de diálogo: A partir do Centro de Actividades, selecione o símbolo da engrenagem/malha dentada e escolha Definições, depois clique no separador Navegação.
• Selecione as suas predefinições: Escolha as suas definições de forma sensata, com base na forma como normalmente trabalha. Por exemplo, tenho tendência para abrir documentos que já estão em documentos recentes e para guardar num espaço de trabalho recente no gabinete de clientes da minha organização. As minhas definições reflectem isto.

A definição de uma localização predefinida não significa que não possa alterar manualmente a localização apresentada quando abre ou guarda um ficheiro. Simplesmente altera o que é inicialmente apresentado por predefinição, o que pode poupar alguns cliques e decisões ao longo do dia de trabalho.

4. Pesquisas guardadas

As pesquisas guardadas são uma das muitas jóias escondidas no NetDocuments. Esta funcionalidade tem várias utilizações para além da capacidade óbvia de guardar critérios de pesquisa e pode poupar-lhe tempo e esforço quando utilizada corretamente. Aqui estão apenas algumas das formas de utilizar as Pesquisas Guardadas em seu benefício todos os dias:

Como criar uma pesquisa guardada

Criar uma Pesquisa Guardada no NetDocuments é muito fácil e intuitivo.

Lembre-se: As pesquisas guardadas pertencem-lhe a si, não à organização, e podem ajudá-lo a personalizar a organização dos ficheiros de uma forma que faça sentido para si, sem afetar os métodos de arquivo da sua empresa.

Conclusão

Na primeira parte desta série de duas partes, abordei as várias jóias e funções escondidas no NetDocuments que podem poupar um clique aqui e ali, ou talvez uma mudança de ecrã de vez em quando. Quando utilizadas em conjunto, estas pequenas melhorias podem acumular-se ao longo do tempo e ter um impacto significativo na sua eficiência pessoal e organizacional.

Na segunda parte desta série, partilharei as ferramentas NetDocuments que podem ter um impacto dramático no fluxo de trabalho, alterando os seus processos para melhor.

Pronto para levar o seu fluxo de trabalho para o próximo nível? A Affinity Consulting pode ajudá-lo a implementar o NetDocuments pela primeira vez ou a otimizar o seu fluxo de trabalho NetDocuments existente. Saiba mais aqui.

Sobre o autor

Jeffrey S. Krause é sócio do Affinity Consulting Group. É um advogado do Wisconsin que passou mais de 20 anos a ajudar outros advogados a escolher a tecnologia certa e a utilizá-la da forma correta. Conecte-se com ele no Linkedin.