När det gäller att förbättra arbetsprocesser, har du någonsin skapat en lista med steg, strukit de som verkade meningslösa och sedan ansett att din uppgift med processförbättringar var klar? Om du har gjort det, eller varit frestad att göra det, har du kommit till rätt ställe.

Tyvärr kan det vara bra att lista stegen i processerna för att organisera dina tankar kring förbättringar, men att sluta där är som att lämna pengar på bordet.

För att hitta verkliga möjligheter till förbättringar måste listan med steg analyseras med ett skarpt öga för detaljer. På Affinity brukar vi göra den här analysen på två sätt:

• Identifiera till synes små ineffektiviteter i en annars effektiv process och gör mindre förbättringar för att åtgärda dem.
• Identifiera processer som inte fungerar och hitta ett nytt, mer effektivt sätt.

För jurister över hela världen kan NetDocuments stödja förbättringar av arbetsflödet i båda tillvägagångssätten. NetDocuments-plattformen erbjuder ett flertal funktioner som sparar advokater och deras personal ett klick här och ett tangenttryck där, vilket sammantaget ger betydande tidsbesparingar. Och när det gäller dramatiska förbättringar har NetDocuments funktioner och tät integration med andra tekniker som kan förbättra de dagliga processerna avsevärt.

I den första delen av denna tvådelade serie kommer jag att fokusera på vår första strategi och berätta hur NetDocuments kan förbättra ditt arbetsflöde med små men effektiva effektivitetsvinster.

Läs del två, där jag hjälper dig att utforska hur NetDocuments kan åtgärda dina bristfälliga processer.

Enkla tips för att spara tid och klick i NetDocuments

När man börjar använda en ny programvara kan det kännas överväldigande i början och det är lätt att missa små funktioner som underlättar de dagliga arbetsprocesserna.

Profilmallar, anpassningar av startsidan, standardplatser i ndOffice och sparade sökningar är bara fyra av de ofta förbisedda funktionerna som kan minska antalet klick eller skärmbytten i plattformen, vilket i slutändan hjälper dig att bli mer effektiv och produktiv.

1. Profilmallar

Om du upprepade gånger fyller i samma fält på samma sätt är det dags att överväga att använda profilmallar.

Profilmallar är ett enkelt sätt att förifyllda ett eller flera profilattribut samtidigt. Ett enkelt exempel är något som fältet "Författare". Istället för att skriva in ditt namn varje gång du sparar ett dokument kan du ställa in en profilmall som automatiskt fyller i det varje gång du laddar upp ett dokument.

Hur man skapar en profilmall

• Skapa en mall: Det finns flera sätt att göra detta på, men alla innebär någon form av dokumentlagring. Ett av de enklaste sätten är att ladda upp ett dokument till det arkiv där du vill lagra mallen.
• Ange profilinformation: När du har laddat upp och valt dokumentet klickar du på Redigera profil/taggar för att öppna en dialogruta där du kan ange profilinformationen. Börja med att rensa bort allt som visas i fälten. I dialogrutan Redigera profil finns ett praktiskt alternativ för att rensa profilen, vilket gör detta nästan helt enkelt.
• Fyll i alla fält med standardvärden: För att fylla i din profilmall för vårt exempel "Författare" fyller du bara i fältet Författare med ditt namn. När du är klar klickar du på Spara som mall och namnger sedan din mall.

Nu när du har skapat din mall är den tillgänglig varje gång du sparar ett dokument. Leta till exempel efter Profilmallar i dialogrutan ndSave.

Extra tidsbesparingar

Att ställa in en profilmall som standardmall för skåp är en smart idé om du letar efter sätt att minska antalet steg i ditt arbetsflöde. För att göra detta väljer du bara Inställningar från "Hi-menyn" och sedan Programinställningar. Bläddra till botten av skärmen Program och välj ett skåp och den profilmall som du vill ställa in som standard.

Om du skulle ställa in din nya mall "Författare" som profilmall för ett arkiv, skulle mallen tillämpas som standard nästa gång du sparade ett dokument i det tilldelade arkivet och automatiskt fylla i fältet Författare med ditt namn.

2. Anpassning av hemsidan

Letar du ständigt efter samma saker eller dokument? Överväg att anpassa din startsida. De flesta NetDocuments-användare har redan anpassat sin startsida, men här är fyra tips som gör din startsida extra användbar:

3. ndOffice Standardplatser

Du kan välja den standardplats som ndOffice visar när du öppnar eller sparar från Word, PowerPoint, Excel osv. och till och med välja separata standardplatser för Outlook.

Denna enkla inställning kan spara tid och beslutsutmattning, och är tillgänglig via ndOffice-applikationen.

Hur man skapar standardplatser i ndOffice

• Öppna dialogrutan: Välj kugghjulssymbolen i Aktivitetscenter och välj Inställningar. Klicka sedan på fliken Navigering.
• Välj dina standardinställningar: Välj dina inställningar med omsorg, utifrån hur du normalt arbetar. Jag brukar till exempel öppna dokument som redan finns bland de senaste dokumenten och spara dem i en arbetsyta som jag nyligen använt i min organisations kundregister. Mina inställningar speglar detta.

Att ställa in en standardplats innebär inte att du inte kan ändra den plats som visas när du öppnar eller sparar en fil manuellt. Det ändrar bara vad som visas som standard, vilket kan spara dig några klick och beslut under arbetsdagen.

4. Sparade sökningar

Sparade sökningar är en av många dolda pärlor i NetDocuments. Denna funktion har flera användningsområden utöver den uppenbara möjligheten att spara sökkriterier, och kan spara tid och arbete när den används på rätt sätt. Här är några exempel på hur du kan använda sparade sökningar till din fördel varje dag:

Hur man skapar en sparad sökning

Det är mycket enkelt och intuitivt att skapa en sparad sökning i NetDocuments.

Kom ihåg: Sparade sökningar tillhör dig, inte organisationen, och kan hjälpa dig att anpassa filorganisationen på ett sätt som passar dig personligen utan att påverka företagets arkiveringsmetoder.

Slutsats

I den första delen av denna tvådelade serie har jag berört de olika dolda funktionerna i NetDocuments som kan spara dig ett klick här och där, eller kanske ett byte av skärm då och då. När dessa små förbättringar används tillsammans kan de med tiden ge betydande effekter på både din personliga effektivitet och organisationens effektivitet.

I del två av denna serie kommer jag att presentera NetDocuments-verktyg som kan ha en dramatisk inverkan på arbetsflödet genom att förbättra dina processer.

Är du redo att ta ditt arbetsflöde till nästa nivå? Affinity Consulting kan hjälpa dig att implementera NetDocuments för första gången eller optimera ditt befintliga NetDocuments-arbetsflöde. Läs mer här.

Om författaren

Jeffrey S. Krause är partner i Affinity Consulting Group. Han är advokat i Wisconsin och har i över 20 år hjälpt andra advokater att välja rätt teknik och använda den på rätt sätt. Kontakta honom på Linkedin.