En matière d'amélioration des processus de travail, avez-vous déjà dressé une liste d'étapes, supprimé celles qui vous semblaient inutiles, puis considéré votre tâche d'amélioration des processus comme terminée ? Si c'est le cas, ou si vous avez été tenté de le faire, vous êtes au bon endroit.

Malheureusement, même si le fait d'énumérer les étapes d'un processus peut vous aider à organiser vos idées en matière d'améliorations, vous arrêter là reviendrait à laisser passer une occasion en or.

Pour tirer parti des véritables opportunités d'amélioration, il faut analyser la liste des étapes avec un sens aigu du détail. Chez Affinity, nous abordons généralement cette analyse de deux manières :

• Identifiez les inefficacités apparemment mineures dans un processus par ailleurs efficace et apportez des améliorations mineures pour y remédier.
• Identifiez les processus qui ne fonctionnent pas et trouvez une nouvelle méthode plus efficace.

Pour les professionnels du droit du monde entier, NetDocuments peut contribuer à améliorer les flux de travail dans les deux approches. La plateforme NetDocuments offre de nombreuses fonctions qui permettent aux avocats et à leur personnel d'économiser un clic ici, une frappe là, ce qui se traduit par un gain de temps considérable. Et lorsqu'il s'agit d'améliorations spectaculaires, NetDocuments dispose de fonctionnalités et d'intégrations étroites avec d'autres technologies qui peuvent améliorer considérablement les processus quotidiens.

Dans la première partie de cette série en deux volets, je me concentrerai sur notre première approche et vous expliquerai comment NetDocuments peut améliorer votre flux de travail grâce à des gains d'efficacité modestes, mais significatifs.

Lisez la deuxième partie, dans laquelle je vous aiderai à découvrir comment NetDocuments peut corriger vos processus défaillants.

Conseils simples pour gagner du temps et réduire le nombre de clics dans NetDocuments

Lorsque vous adoptez un nouveau logiciel, vous pouvez vous sentir dépassé au début et il est facile de passer à côté de petites fonctionnalités qui faciliteront vos processus quotidiens.

Les modèles de profil, les personnalisations de la page d'accueil, les emplacements par défaut dans ndOffice et les recherches enregistrées ne sont que quatre des fonctionnalités souvent négligées qui peuvent réduire le nombre de clics ou de changements d'écran dans la plateforme, vous aidant ainsi à être plus efficace et productif.

1. Modèles de profil

Si vous remplissez régulièrement les mêmes champs de la même manière, il est temps d'envisager l'utilisation des modèles de profil.

Les modèles de profil constituent un moyen simple de préremplir un ou plusieurs attributs de profil à la fois. Un exemple simple est le champ « Auteur ». Plutôt que de saisir votre nom à chaque fois que vous enregistrez un document, vous pouvez configurer un modèle de profil pour le remplir automatiquement à chaque fois que vous téléchargez un document.

Comment configurer un modèle de profil

• Créer un modèle : il existe plusieurs façons de procéder, mais toutes impliquent d'enregistrer un document. L'une des méthodes les plus simples consiste à télécharger un document dans le classeur où vous souhaitez stocker le modèle.
• Saisissez les informations de profil : une fois que vous avez téléchargé et sélectionné le document, cliquez sur Modifier le profil/les balises pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez saisir les informations de profil. Commencez par effacer tout ce qui apparaît dans les champs. Dans la boîte de dialogue Modifier le profil, une option pratique intitulée Effacer le profil vous permet d'effectuer cette opération sans effort.
• Remplissez tous les champs de valeur par défaut : pour compléter votre modèle de profil pour notre exemple « Auteur », il vous suffit de remplir le champ Auteur avec votre nom. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer comme modèle, puis nommez votre modèle en conséquence.

Maintenant que vous avez créé votre modèle, il est disponible chaque fois que vous enregistrez un document. Par exemple, il suffit de rechercher les modèles de profil dans la boîte de dialogue ndSave.

Gain de temps supplémentaire

Définir un modèle de profil comme modèle de classeur par défaut est une bonne idée si vous cherchez à réduire le nombre d'étapes dans votre flux de travail. Pour ce faire, sélectionnez simplement Paramètres dans le menu « Hi », puis Paramètres de l'application. Faites défiler vers le bas de l'écran Applications et choisissez un classeur et le modèle de profil que vous souhaitez définir comme modèle par défaut.

Si vous définissez votre nouveau modèle « Auteur » comme modèle de profil pour un classeur, la prochaine fois que vous enregistrerez un document dans le classeur attribué, le modèle sera appliqué par défaut et remplira automatiquement le champ Auteur avec votre nom.

2. Personnalisation de la page d'accueil

Vous recherchez constamment les mêmes informations ou documents ? Pensez à personnaliser votre page d'accueil. La plupart des utilisateurs de NetDocuments ont déjà personnalisé leur page d'accueil, mais voici 4 conseils d'organisation qui rendront votre page d'accueil particulièrement utile :

3. Emplacements par défaut de ndOffice

Vous pouvez choisir l'emplacement par défaut affiché par ndOffice lors de l'ouverture ou de l'enregistrement à partir de Word, PowerPoint, Excel, etc. et même choisir des emplacements par défaut distincts pour Outlook.

Ce paramètre simple peut vous faire gagner du temps et vous éviter la fatigue décisionnelle. Il est accessible via l'application ndOffice.

Comment créer des emplacements par défaut dans ndOffice

• Ouvrez la boîte de dialogue : dans le Centre d'activité, sélectionnez le symbole représentant un engrenage, puis choisissez Paramètres et cliquez sur l'onglet Navigation.
• Sélectionnez vos paramètres par défaut : choisissez vos paramètres avec soin, en fonction de votre façon habituelle de travailler. Par exemple, j'ai tendance à ouvrir des documents qui figurent déjà dans les documents récents et à les enregistrer dans un espace de travail récent au sein du dossier Clients de mon organisation. Mes paramètres reflètent cela.

Définir un emplacement par défaut ne signifie pas que vous ne pouvez pas modifier manuellement l'emplacement affiché lorsque vous ouvrez ou enregistrez un fichier. Cela modifie simplement ce qui s'affiche initialement par défaut, ce qui peut vous faire gagner quelques clics et décisions au cours de votre journée de travail.

4. Recherches enregistrées

Les recherches enregistrées sont l'un des nombreux trésors cachés de NetDocuments. Cette fonctionnalité a diverses utilisations au-delà de la capacité évidente d'enregistrer des critères de recherche, et peut vous faire gagner du temps et vous épargner des efforts lorsqu'elle est utilisée correctement. Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez tirer parti des recherches enregistrées au quotidien :

Comment créer une recherche enregistrée

La création d'une recherche enregistrée dans NetDocuments est très simple et intuitive.

N'oubliez pas : les recherches enregistrées vous appartiennent, et non à l'organisation, et peuvent vous aider à personnaliser l'organisation des fichiers d'une manière qui vous convient personnellement, sans avoir d'incidence sur les méthodes de classement de votre entreprise.

Conclusion

Dans la première partie de cette série en deux volets, j'ai abordé les différents trésors cachés et fonctionnalités de NetDocuments qui peuvent vous faire gagner un clic ici et là, voire vous éviter de changer d'écran de temps à autre. Utilisées conjointement, ces petites améliorations peuvent s'accumuler au fil du temps et avoir un impact significatif sur votre efficacité personnelle et celle de votre organisation.

Dans la deuxième partie de cette série, je vous présenterai les outils NetDocuments qui peuvent avoir un impact considérable sur votre flux de travail en améliorant vos processus.

Prêt à faire passer votre flux de travail au niveau supérieur? Affinity Consulting peut vous aider à mettre en œuvre NetDocuments pour la première fois ou à optimiser votre flux de travail NetDocuments existant. Pour en savoir plus, cliquez ici.

À propos de l'auteur

Jeffrey S. Krause est associé chez Affinity Consulting Group. Avocat dans le Wisconsin, il aide depuis plus de 20 ans d'autres avocats à choisir les technologies adaptées et à les utiliser correctement. Connectez-vous avec lui sur Linkedin.