Als het gaat om het verbeteren van werkprocessen, heb je dan ooit een lijst met stappen opgesteld, de stappen die zinloos leken geschrapt en vervolgens je taak van procesverbetering als voltooid beschouwd? Als dat het geval is, of als je daar ooit toe geneigd bent geweest, dan ben je hier aan het juiste adres.

Helaas kan het opsommen van de stappen in processen weliswaar helpen om uw gedachten over verbeteringen te ordenen, maar als u het daarbij laat, laat u kansen liggen.

Om echte kansen voor verbetering te benutten, moet een lijst met stappen met een scherp oog voor detail worden geanalyseerd. Bij Affinity benaderen we deze analyse over het algemeen op twee manieren:

• Identificeer ogenschijnlijk kleine inefficiënties in een verder efficiënt proces en breng kleine verbeteringen aan om deze aan te pakken.
• Identificeer processen die niet goed werken en zoek een nieuwe, efficiëntere manier.

Voor juridische professionals over de hele wereld kan NetDocuments workflowverbeteringen ondersteunen in beide benaderingen. Het NetDocuments-platform biedt tal van functies die advocaten en hun medewerkers hier en daar een muisklik of toetsaanslag besparen, wat een aanzienlijke tijdwinst oplevert. En als het gaat om ingrijpende verbeteringen, beschikt NetDocuments over functies en nauwe integraties met andere technologieën die de dagelijkse processen aanzienlijk kunnen verbeteren.

In deel één van deze tweedelige serie zal ik me concentreren op onze eerste aanpak en laten zien hoe NetDocuments uw workflow kan verbeteren met kleine, maar impactvolle efficiëntieverbeteringen.

Lees deel twee, waarin ik u help te ontdekken hoe NetDocuments uw gebrekkige processen kan herstellen.

Eenvoudige tips om tijd en klikken te besparen in NetDocuments

Wanneer u nieuwe software gaat gebruiken, kan dat in het begin overweldigend zijn en kunt u gemakkelijk kleine functies over het hoofd zien die uw dagelijkse processen zouden kunnen vergemakkelijken.

Profielsjablonen, aanpassingen van de startpagina, standaardlocaties in ndOffice en opgeslagen zoekopdrachten zijn slechts vier van de vaak over het hoofd geziene functies die het aantal keren dat u op het platform klikt of van scherm wisselt kunnen verminderen, waardoor u uiteindelijk efficiënter en productiever kunt werken.

1. Profielsjablonen

Als u herhaaldelijk dezelfde velden op dezelfde manier invult, is het tijd om eens te kijken naar het gebruik van profielsjablonen.

Profielsjablonen zijn een eenvoudige manier om één of meer profielkenmerken in één keer vooraf in te vullen. Een eenvoudig voorbeeld is bijvoorbeeld het veld 'Auteur'. In plaats van elke keer dat u een document opslaat uw naam in te voeren, kunt u een profielsjabloon instellen om dit veld automatisch in te vullen telkens wanneer u een document uploadt.

Hoe een profielsjabloon instellen

• Maak een sjabloon: Er zijn verschillende manieren om dit te doen, maar bij alle manieren moet je het document opslaan. Een van de makkelijkste manieren is om een document te uploaden naar de map waar je het sjabloon wilt opslaan.
• Profielinformatie invoeren: Nadat u het document hebt geüpload en geselecteerd, klikt u op Profiel/tags bewerken om een dialoogvenster te openen waarin u de profielinformatie kunt invoeren. Begin met het wissen van alles wat in de velden staat. In het dialoogvenster Profiel bewerken is er een handige optie Profiel wissen om dit vrijwel moeiteloos te doen.
• Vul alle velden met standaardwaarden in: Om uw profielsjabloon voor ons voorbeeld 'Auteur' te voltooien, vult u gewoon het veld Auteur in met uw naam. Als u klaar bent, klikt u op Opslaan als sjabloon en geeft u uw sjabloon een passende naam.

Nu u uw sjabloon hebt gemaakt, is deze beschikbaar telkens wanneer u een document opslaat. Zoek bijvoorbeeld naar Profielsjablonen in het dialoogvenster ndSave.

Extra tijdwinst

Het instellen van een profielsjabloon als standaardkastensjabloon is een slim idee als u op zoek bent naar manieren om meer stappen in uw workflow te schrappen. Om dit te doen, selecteert u gewoon Instellingen in het "Hi-menu" en vervolgens Applicatie-instellingen. Scrol naar de onderkant van het scherm Applicaties en kies een kast en het profielsjabloon dat u als standaard wilt instellen.

Als u uw nieuwe sjabloon 'Auteur' instelt als profielsjabloon voor een archiefkast, wordt de sjabloon de volgende keer dat u een document opslaat in de toegewezen archiefkast standaard toegepast en wordt het veld Auteur automatisch ingevuld met uw naam.

2. Aanpassing van de startpagina

Bent u voortdurend op zoek naar dezelfde zaken of documenten? Overweeg dan om uw startpagina aan te passen. De meeste gebruikers van NetDocuments hebben hun startpagina al enigszins aangepast, maar hier zijn vier tips om uw startpagina nog nuttiger te maken:

3. Standaardlocaties van ndOffice

U kunt de standaardlocatie kiezen die ndOffice weergeeft bij het openen of opslaan vanuit Word, PowerPoint, Excel, enz. en zelfs aparte standaardlocaties kiezen voor Outlook.

Deze eenvoudige instelling kan u tijd en beslissingsmoeheid besparen en is volledig toegankelijk via de ndOffice-applicatie.

Hoe standaardlocaties aanmaken in ndOffice

• Open het dialoogvenster: Selecteer in het Activiteitencentrum het tandwielsymbool en kies Instellingen. Klik vervolgens op het tabblad Navigatie.
• Selecteer uw standaardinstellingen: Kies uw instellingen zorgvuldig, op basis van de manier waarop u normaal gesproken werkt. Ik open bijvoorbeeld vaak documenten die al in recente documenten staan en ik sla ze meestal op in een recente werkruimte binnen het klantenbestand van mijn organisatie. Mijn instellingen weerspiegelen dit.

Het instellen van een standaardlocatie betekent niet dat u de locatie die wordt weergegeven wanneer u een bestand opent of opslaat, niet handmatig kunt wijzigen. Het verandert alleen wat er standaard wordt weergegeven, wat u tijdens uw werkdag een paar muisklikken en beslissingen kan besparen.

4. Opgeslagen zoekopdrachten

Opgeslagen zoekopdrachten zijn een van de vele verborgen pareltjes in NetDocuments. Deze functie heeft verschillende toepassingen die verder gaan dan het opslaan van zoekcriteria, en kan u tijd en moeite besparen wanneer u deze op de juiste manier gebruikt. Hier zijn enkele manieren waarop u opgeslagen zoekopdrachten dagelijks in uw voordeel kunt gebruiken:

Hoe maak je een opgeslagen zoekopdracht aan?

Het aanmaken van een opgeslagen zoekopdracht in NetDocuments is heel eenvoudig en intuïtief.

Onthoud: opgeslagen zoekopdrachten zijn van u, niet van de organisatie, en kunnen u helpen bij het aanpassen van de bestandsorganisatie op een manier die voor u persoonlijk logisch is, zonder dat dit invloed heeft op de archiveringsmethoden van uw bedrijf.

Conclusie

In het eerste deel van deze tweedelige serie heb ik het gehad over de verschillende verborgen pareltjes en functies binnen NetDocuments waarmee u hier en daar een klik kunt besparen, of misschien af en toe een schermwisseling. Wanneer u deze kleine verbeteringen samen gebruikt, kunnen ze in de loop van de tijd een aanzienlijke impact hebben op zowel uw persoonlijke efficiëntie als die van uw organisatie.

In deel twee van deze serie zal ik NetDocuments-tools delen die een enorme impact kunnen hebben op uw workflow door uw processen te verbeteren.

Klaar om uw workflow naar een hoger niveau te tillen? Affinity Consulting kan u helpen bij de eerste implementatie van NetDocuments of bij het optimaliseren van uw bestaande NetDocuments-workflow. Lees hier meer.

Over de auteur

Jeffrey S. Krause is partner bij Affinity Consulting Group. Hij is een advocaat uit Wisconsin die al meer dan 20 jaar andere advocaten helpt bij het kiezen van de juiste technologie en het juiste gebruik ervan. Neem contact met hem op via Linkedin.