Puede que no estés pensando en que tu almacenamiento de archivos es un riesgo para la ciberseguridad, pero sin duda lo es. Con el aumento de los ataques a la ciberseguridad y el hecho de que los bufetes de abogados son uno de los principales objetivos debido a la gran cantidad de datos confidenciales de los clientes que mantienen, nunca ha estado tan en juego la correcta gestión y seguridad de los archivos en el sector legal. Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de elegir el servicio de almacenamiento en la nube adecuado, por lo que debe tomarse muy en serio. Esta amenaza se ve agravada por la frecuencia cada vez mayor de incidentes de seguridad que afectan a plataformas populares como Dropbox y Box, lo que subraya la necesidad imperiosa de que los bufetes de abogados tomen medidas inmediatas y planifiquen su estrategia.

Lamentablemente, muchos abogados no se sienten preparados para evaluar las aplicaciones en la nube debido a su desconocimiento de las ventajas, los riesgos y las capacidades generales; sin duda, a la mayoría de los profesionales del Derecho nunca se les enseñó la tecnología en la nube en la facultad de Derecho. Sin embargo, hay tres áreas clave que todo abogado puede explorar cuando se le presenta la oportunidad de adoptar una nueva herramienta: el coste, las capacidades de gobernanza y la organización de los documentos.

En este artículo exploramos cada uno de estos temas y cómo se relacionan con el almacenamiento de archivos comercial creado para el uso diario frente a las opciones de nicho creadas específicamente para los profesionales del derecho.

1. Coste de funcionamiento: Pagar el precio de lo "gratis"

Algunas aplicaciones genéricas en la nube creadas para una amplia gama de profesionales suelen presumir de un precio atractivo: gratis. La mayoría de las aplicaciones comerciales ofrecen opciones gratuitas con capacidades limitadas y, a primera vista, parecen suficientes para un bufete de abogados pequeño o mediano. Por desgracia, lo "gratis" conlleva algunos costes adicionales en términos de riesgo de seguridad y productividad.

El atractivo de los planes "gratuitos" de los principales servicios en la nube, como Box y Dropbox, es innegable. Sin embargo, incidentes recientes, incluida una notable filtración de datos confidenciales de Dropbox en 2024, revelan el elevado coste de los servicios gratuitos. Estas plataformas, aunque aparentemente rentables de entrada, carecen de un cifrado robusto y de estrictas medidas de cumplimiento esenciales para las operaciones legales. Sus modelos denominados "freemium", lejos de ser económicos, plantean graves amenazas a la seguridad que pueden provocar importantes daños financieros y de reputación a los bufetes de abogados.

Las opciones "freemium" ofrecidas por proveedores comerciales de almacenamiento de archivos como Dropbox o Box no proporcionan las funciones de propiedad de los datos, cumplimiento normativo o, a veces, incluso de cifrado y copia de seguridad que son necesarias para el trabajo jurídico. Estos costes ocultos para la seguridad de una empresa casi nunca justifican el uso de una opción freemium.

Por otro lado, las plataformas creadas específicamente para el trabajo jurídico pueden requerir costes iniciales por usuario, pero sin duda ofrecen funciones de automatización de tareas, cifrado, gobernanza y cumplimiento específicas para los flujos de trabajo jurídicos que, a su vez, aumentan la productividad y reducen el riesgo, lo que se traduce en más ingresos para las empresas.

Para empeorar aún más las cosas, los planes gratuitos casi siempre carecen de las funciones clave que necesitan los abogados, lo que significa que las empresas acaban invirtiendo mucho más en cuotas mensuales por un simple almacenamiento o uso compartido de archivos que el coste de alternativas más seguras diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades más sólidas de flujo de trabajo documental y seguridad de los abogados.

2. La gobernanza: Un eslabón débil en la seguridad de los datos

La gobernanza eficaz es la columna vertebral de la seguridad de los datos jurídicos y la protección frente a las amenazas. Tal vez la característica más importante de cualquier opción de almacenamiento de datos para un bufete de abogados sea su capacidad para gobernar y mantener de forma segura los documentos, ya que mientras que incluso una gobernanza adecuada facilita la rápida localización de contenidos (aumentando así la productividad), una mala gobernanza de los documentos supone un mayor riesgo tanto para los bufetes como para sus clientes, ya que una mala gestión de los contenidos facilita que la información caiga en manos equivocadas.

La falta de herramientas de gobernanza especializadas en servicios en la nube generalistas como Box ha provocado fallos alarmantes en la privacidad de los datos, puestos de manifiesto por una reciente brecha de seguridad en una interrupción crítica que comprometió el acceso a información confidencial de los clientes.

Porque no todas las amenazas proceden del exterior, los sistemas de gestión documental para bufetes de abogados ofrecen herramientas de gobernanza integrales que incluyen un sólido cifrado de archivos, restricciones de perfiles de documentos individuales fáciles de aplicar y gestión de muros éticos. También le ofrecen el apoyo adicional de la detección de amenazas, registros de auditoría y estrictas medidas de prevención de pérdida de datos sin tener que contratar a expertos en ciberseguridad en plantilla. Se trata de herramientas indispensables tanto para evitar accesos no autorizados como para garantizar que la información confidencial de los clientes está protegida de amenazas externas y vulnerabilidades internas.

Además, las opciones de almacenamiento creadas para automatizar los flujos de trabajo jurídicos ofrecen herramientas que facilitan la conservación de los documentos en su sistema de registro. Estas herramientas pueden incluir perfiles detallados de documentos, gestión ética de muros, extranets nativas y prevención de pérdida de datos para restringir las descargas de archivos y otras acciones.

Aunque las opciones de nivel comercial pueden ofrecer algunas de estas características, están construidas pensando en la flexibilidad del usuario y ofrecen numerosas lagunas para eludir sus protocolos de gobierno. Con cualquier sistema que elijas, es importante que te preguntes: si hoy despidieran a alguien y tuviéramos este sistema implantado, ¿podría confiar plenamente en que no tendría acceso a ningún archivo del cliente, ni en su equipo ni en la nube?

3. Organización de documentos jurídicos: Mayor eficacia y menor exposición

Estas soluciones no sólo ponen en peligro sus datos. También están afectando a su capacidad para hacer su trabajo rápidamente sin interrumpir sus flujos de trabajo, porque fueron diseñados para el intercambio de archivos y no para la gestión completa de documentos legales. Una encuesta realizada en 2023 por Clio mostró una tendencia preocupante: los abogados dedican solo alrededor del 30% de su jornada laboral a tareas facturables, y otra encuesta señala que el 48% del tiempo de un abogado se dedica a una mezcla de tareas administrativas y de formación personal.

Esta falta de tiempo facturable puede dar lugar a importantes pérdidas de ingresos, como detallamos en nuestro reciente artículo, Por qué las empresas pierden más de 3,6 millones de dólares en ingresos anuales y cómo solucionarlo..

Gran parte de esa pérdida de tiempo se debe a que las soluciones no están pensadas para gestionar flujos de trabajo de documentos jurídicos complejos, lo que requiere un movimiento adicional de archivos y muchas cargas y descargas, creando un caos de copias de archivos repartidas por varios sistemas.  

Por eso, cuando los bufetes buscan nuevas tecnologías, es fundamental que encuentren soluciones que puedan automatizar sus tareas más tediosas, como generar y archivar documentos jurídicos y correos electrónicos en su sistema de almacenamiento. Las opciones de almacenamiento comerciales sencillamente no ofrecen las funciones de automatización que eliminan estas tediosas tareas y facilitan a los abogados seguir el ritmo de su inmensa carga de trabajo. En cambio, los sistemas creados pensando en el trabajo jurídico, como NetDocuments, automatizan el archivado y otras tareas tediosas con gestión de tareas integrada y conexiones a sistemas de correo electrónico, Microsoft Office, herramientas de tiempo y facturación, etc.

Por el contrario, los sistemas de gestión de documentos específicos para el ámbito jurídico, como NetDocuments, están diseñados específicamente para la forma de trabajar de los abogados: para automatizar procesos, enlazar con sus otras herramientas de software jurídico y proporcionar una gestión segura de los documentos, lo que reduce significativamente el riesgo de exposición al tiempo que aumenta la productividad y mejora el enfoque en el servicio al cliente.

Invierta en la tecnología de almacenamiento de archivos adecuada

Lo entendemos. Los bufetes pequeños y medianos hacen todo lo posible por operar al menor coste posible. Pero pregúntese: ¿cuánto me está costando la pérdida de productividad y qué riesgo supone para mis clientes?

Entre dedicar tiempo a garantizar que sus herramientas y protocolos de seguridad están actualizados, preocuparse por el gobierno de la información y complicarse con una mala organización de los documentos, el tiempo del que dispone para gestionar asuntos empresariales, atraer a nuevos clientes e incluso ejercer la abogacía se agota mientras la información de sus clientes está ciertamente en peligro.

Herramientas como NetDocuments proporcionan la seguridad, flexibilidad y automatización que empresas como la suya necesitan. Con una seguridad líder en el sector tan fácil de gestionar como potente, automatización de tareas en todos los lugares adecuados y el mismo acceso desde cualquier lugar y dispositivo que espera del software en la nube.

Aunque toda la tecnología en la nube es útil hasta cierto punto, sólo la aplicación en la nube adecuada puede ayudarle a transformar sus documentos en un motor imparable de colaboración, productividad y crecimiento.

Dado el número de incidentes preocupantes ocurridos recientemente con servicios de almacenamiento de archivos para consumidores, instamos a todos los profesionales del Derecho a reconsiderar sus soluciones actuales. Para obtener más información sobre los riesgos que software como Dropbox y Box plantean a tu bufete, y qué preguntas deberías hacerte, descarga nuestra guía Dropbox y Box para abogados: ¿A qué te arriesgas?