Puede que no esté pensando en que su almacenamiento de archivos es un riesgo para la ciberseguridad, pero sin duda lo es. Con el aumento de los ataques a la ciberseguridad y el hecho de que los bufetes de abogados son un objetivo prioritario debido a la gran cantidad de datos sensibles de los clientes que mantienen, nunca ha sido tan importante como ahora una gestión adecuada de los archivos y la seguridad en el sector jurídico. La importancia de elegir el servicio de almacenamiento en la nube adecuado no puede exagerarse y debe tomarse en serio. Esa amenaza se ve agravada por la frecuencia cada vez mayor de incidentes de seguridad que afectan a plataformas populares como Dropbox y Box, lo que subraya la necesidad imperiosa de que los bufetes de abogados tomen medidas inmediatas y planifiquen su estrategia.

Lamentablemente, muchos abogados no se sienten preparados para evaluar las aplicaciones en la nube debido a su desconocimiento de las ventajas, los riesgos y las capacidades generales; sin duda, a la mayoría de los profesionales del Derecho nunca se les enseñó la tecnología en la nube en la facultad de Derecho. Sin embargo, hay tres áreas clave que todo abogado puede explorar cuando se le presenta la oportunidad de adoptar una nueva herramienta: el coste, las capacidades de gobernanza y la organización de los documentos.

En este artículo exploramos cada uno de estos temas y cómo se relacionan con el almacenamiento de archivos comercial creado para el uso diario frente a las opciones de nicho construidas específicamente para los profesionales del derecho.

1. Coste de funcionamiento: Pagar el precio de lo "gratuito"

Algunas aplicaciones genéricas en la nube creadas para una amplia gama de profesionales suelen presumir de un precio atractivo: gratis. La mayoría de las aplicaciones comerciales ofrecen opciones gratuitas con capacidades limitadas y, a primera vista, parecen suficientes para un bufete pequeño o mediano. Por desgracia, lo "gratuito" conlleva algunos costes adicionales en términos de riesgo de seguridad y productividad.

El atractivo de los planes "gratuitos" de los principales servicios en la nube, como Box y Dropbox, es innegable. Sin embargo, incidentes recientes, incluida una notable filtración en 2024 de datos confidenciales de Dropbox, revelan el elevado coste de los servicios gratuitos. Estas plataformas, aunque aparentemente rentables de entrada, carecen de un cifrado robusto y de estrictas medidas de cumplimiento esenciales para las operaciones legales. Sus modelos denominados "freemium", lejos de ser económicos, plantean graves amenazas a la seguridad que pueden provocar importantes daños financieros y de reputación a los bufetes de abogados.

Las opciones "freemium" que ofrecen los proveedores comerciales de almacenamiento de archivos como Dropbox o Box no proporcionan las funciones de propiedad de los datos, cumplimiento normativo o, a veces, incluso de cifrado y copia de seguridad que son necesarias para el trabajo jurídico. Estos costes ocultos para la postura de seguridad de un bufete casi nunca justifican el uso de una opción "freemium".

Por otro lado, las plataformas construidas específicamente para el trabajo jurídico pueden requerir costes por usuario por adelantado, pero sin duda proporcionan la automatización de tareas, el cifrado, la gobernanza y las características de cumplimiento específicas de los flujos de trabajo jurídicos que, a su vez, aumentan la productividad y disminuyen el riesgo, lo que se traduce en más ingresos para las empresas.

Para empeorar aún más las cosas, los planes gratuitos casi siempre carecen de las funciones clave que necesitan los abogados, lo que significa que los bufetes acaban invirtiendo mucho más en cuotas mensuales por un simple almacenamiento o uso compartido de archivos que el coste de alternativas más seguras diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades más sólidas de flujo de trabajo documental y seguridad de los abogados.

2. La gobernanza: Un eslabón débil en la seguridad de los datos

Una gobernanza eficaz es la columna vertebral de la seguridad de los datos jurídicos y la protección frente a las amenazas. Quizá la característica más importante de cualquier opción de almacenamiento de datos para un bufete de abogados sea su capacidad para gobernar y mantener de forma segura los documentos, ya que mientras que incluso una gobernanza adecuada facilita la rápida localización de contenidos (aumentando así la productividad), una mala gobernanza de los documentos supone un mayor riesgo tanto para los bufetes como para sus clientes, ya que una mala gestión de los contenidos facilita que la información caiga en las manos equivocadas.

La falta de herramientas de gobernanza especializadas en servicios en la nube generalistas como Box ha provocado fallos alarmantes en la privacidad de los datos, puestos de relieve por una reciente brecha de seguridad en una interrupción crítica que comprometió el acceso a información confidencial de los clientes.

Porque no todas las amenazas proceden del exterior, los sistemas de gestión de documentos para bufetes de abogados proporcionan herramientas de gobernanza integrales que incluyen una sólida encriptación de archivos, restricciones de perfiles de documentos individuales fáciles de aplicar y gestión ética de muros. También le ofrecen el apoyo adicional de la detección de amenazas, registros de auditoría y estrictas medidas de prevención de pérdida de datos sin tener que contratar expertos en ciberseguridad en plantilla. Se trata de herramientas indispensables tanto para evitar el acceso no autorizado como para garantizar que la información confidencial de los clientes está protegida tanto de las amenazas externas como de las vulnerabilidades internas.

Además, las opciones de almacenamiento creadas para automatizar los flujos de trabajo jurídicos ofrecen herramientas que facilitan la conservación de los documentos en su sistema de registro. Estas herramientas pueden incluir un perfil en profundidad de los documentos, gestión de muros éticos, extranets nativas y prevención de pérdida de datos para restringir las descargas de archivos y otras acciones.

Aunque las opciones de nivel comercial pueden ofrecer algunas de estas características, están construidas pensando en la flexibilidad del usuario y ofrecen numerosas lagunas para eludir sus protocolos de gobierno. Con cualquier sistema que seleccione, es importante que se pregunte: si hoy se despidiera a alguien y tuviéramos este sistema implantado, ¿podría tener plena confianza en que no tendría acceso a ningún archivo de clientes, ni en su máquina ni en la nube?

3. Organización de documentos jurídicos: Mayor eficacia y menor exposición

Estas soluciones no sólo están poniendo en peligro sus datos. También están afectando a su capacidad para realizar su trabajo rápidamente sin interrumpir sus flujos de trabajo, porque fueron diseñadas para compartir archivos y no para la gestión completa de documentos jurídicos. Una encuesta realizada en 2023 por Clio mostraba una tendencia preocupante: los abogados dedican sólo alrededor del 30% de su jornada laboral a tareas facturables, y otra encuesta señalaba que el 48% del tiempo de un abogado se dedica a una mezcla de tareas administrativas y de formación personal.

Esta falta de tiempo facturable puede provocar importantes pérdidas de ingresos, como detallamos en nuestro reciente artículo, Por qué los despachos están perdiendo más de 3,6 millones de dólares en ingresos anuales - y cómo solucionarlo.

Gran parte de esa pérdida de tiempo se debe a que las soluciones no están pensadas para gestionar flujos de trabajo de documentos jurídicos complejos, lo que requiere un movimiento adicional de archivos y muchas cargas y descargas, creando un caos de copias de archivos repartidas por varios sistemas.  

Por eso, cuando los bufetes buscan nuevas tecnologías, es fundamental que encuentren soluciones que puedan automatizar sus tareas más tediosas, como generar y archivar documentos jurídicos y correos electrónicos en su sistema de almacenamiento. Las opciones de almacenamiento comerciales simplemente no ofrecen las funciones de automatización que eliminan estas tediosas tareas y facilitan a los abogados seguir el ritmo de su inmensa carga de trabajo. Por el contrario, los sistemas creados pensando en el trabajo jurídico como NetDocuments automatizan el archivado y otras tareas tediosas con gestión de tareas integrada y conexiones a sistemas de correo electrónico, Microsoft Office, herramientas de tiempo y facturación, etc.

Por el contrario, los sistemas de gestión de documentos específicos para el ámbito jurídico, como NetDocuments, están diseñados específicamente para la forma de trabajar de los abogados: para automatizar los procesos, enlazar con sus otras herramientas de software jurídico y proporcionar una gestión segura de los documentos, lo que reduce significativamente el riesgo de exposición al tiempo que aumenta la productividad y mejora la concentración en el servicio al cliente.

Invierta en la tecnología de almacenamiento de archivos adecuada

Lo entendemos. Los despachos de abogados pequeños y medianos hacen todo lo posible por operar al menor coste posible. Pero pregúntese: ¿cuánto me está costando la pérdida de productividad y qué riesgo supone para mis clientes?

Entre dedicar tiempo a asegurarse de que sus herramientas y protocolos de seguridad están actualizados, preocuparse por la gobernanza de la información y enredarse en una mala organización de los documentos, el tiempo del que dispone para gestionar los asuntos empresariales, atraer a nuevos clientes e incluso ejercer la abogacía se está agotando mientras la información de sus clientes se encuentra sin duda en peligro.

Herramientas como NetDocuments proporcionan la seguridad, flexibilidad y automatización que empresas como la suya necesitan. Con una seguridad líder en el sector tan sencilla de gestionar como potente, automatización de tareas en todos los lugares adecuados y el mismo acceso desde cualquier lugar y dispositivo que espera del software en la nube.

Aunque toda la tecnología en la nube es útil hasta cierto punto, sólo la aplicación en la nube adecuada puede ayudarle a transformar sus documentos en un motor imparable de colaboración, productividad y crecimiento.

Dado el número de incidentes preocupantes ocurridos recientemente con servicios de almacenamiento de archivos para consumidores, instamos a todos los profesionales del Derecho a que reconsideren sus soluciones actuales. Para saber más sobre los riesgos que programas como Dropbox y Box plantean a su bufete, y qué preguntas debería hacerse, descargue nuestra guía Dropbox y Box para abogados: ¿A qué se arriesga?