Talvez o você não esteja pensando que o armazenamento de arquivos seja um risco à segurança cibernética, mas com certeza é. Com o aumento dos ataques à segurança cibernética e com os escritórios de advocacia sendo um dos principais alvos devido às grandes quantidades de dados confidenciais de clientes que mantêm, os riscos para o gerenciamento adequado de arquivos e a segurança no setor jurídico nunca foram tão altos. A importância de escolher o serviço certo de armazenamento em nuvem não pode ser exagerada e deve ser levada a sério. Essa ameaça é agravada pela frequência cada vez maior de incidentes de segurança envolvendo plataformas populares como Dropbox e Box, o que ressalta a extrema necessidade de ação imediata e planejamento estratégico por parte dos escritórios de advocacia.

Infelizmente, muitos advogados não se sentem preparados para avaliar os aplicativos em nuvem por não estarem familiarizados com os benefícios, os riscos e os recursos gerais - com certeza, a maioria dos profissionais da área jurídica nunca aprendeu sobre tecnologia em nuvem na faculdade de direito. No entanto, há três áreas principais que todo advogado pode explorar quando tiver a oportunidade de adotar uma nova ferramenta: custo, capacidade de governança e organização de documentos.

Neste artigo, exploramos cada um desses tópicos e como eles se relacionam com o armazenamento de arquivos comercial criado para uso diário e as opções de nicho criadas especificamente para profissionais da área jurídica.

1. Custo de operação: Pagando o preço pelo "grátis"

Alguns aplicativos genéricos de nuvem criados para uma ampla gama de profissionais costumam ter uma etiqueta de preço atraente: grátis. A maioria dos aplicativos comerciais oferece opções gratuitas com recursos limitados e, à primeira vista, parecem suficientes para um escritório de advocacia de pequeno ou médio porte. Infelizmente, o "gratuito" vem com alguns custos adicionais em termos de risco de segurança e produtividade.

O fascínio dos planos "gratuitos" dos principais serviços de nuvem, como Box e Dropbox, é inegável. No entanto, incidentes recentes, incluindo uma notável violação de dados confidenciais do Dropbox em 2024, revelam o alto custo dos serviços gratuitos. Essas plataformas, embora pareçam econômicas no início, não possuem criptografia robusta e medidas de conformidade rigorosas, essenciais para operações legais. Seus modelos denominados "freemium", longe de serem econômicos, representam graves ameaças à segurança que podem levar a danos financeiros e de reputação substanciais para os escritórios de advocacia.

As opções "freemium" oferecidas por provedores comerciais de armazenamento de arquivos, como Dropbox ou Box, não oferecem os recursos de propriedade de dados, conformidade ou, às vezes, até mesmo criptografia e backup necessários para o trabalho jurídico. Esses custos ocultos para a postura de segurança de uma empresa quase nunca justificam o uso de uma opção freemium.

Por outro lado, as plataformas criadas especificamente para o trabalho jurídico podem exigir custos iniciais por usuário, mas certamente oferecem recursos de automação de tarefas, criptografia, governança e conformidade específicos para fluxos de trabalho jurídicos que, por sua vez, aumentam a produtividade e diminuem os riscos, gerando mais receita para os escritórios.

Para piorar ainda mais a situação, os planos gratuitos quase sempre não possuem os principais recursos necessários para os advogados, o que significa que as empresas acabam investindo muito mais em taxas mensais para simples armazenamento ou compartilhamento de arquivos do que o custo de alternativas mais seguras, projetadas especificamente para atender às necessidades mais robustas de segurança e fluxo de trabalho de documentos dos advogados.

2. Governança: Um elo fraco na segurança de dados

A governança eficaz é a espinha dorsal da segurança dos dados jurídicos e da proteção contra ameaças. Talvez o recurso mais importante de qualquer opção de armazenamento de dados para um escritório de advocacia seja sua capacidade de governar e manter documentos com segurança, pois, embora até mesmo a governança adequada facilite a localização rápida do conteúdo (aumentando, assim, a produtividade), a má governança de documentos representa um risco maior tanto para os escritórios quanto para seus clientes, pois o mau gerenciamento do conteúdo facilita que as informações caiam em mãos erradas.

A falta de ferramentas de governança especializadas em serviços de nuvem generalistas, como o Box, levou a lapsos alarmantes na privacidade dos dados, destacados por uma recente violação de segurança de interrupção crítica que comprometeu o acesso a informações confidenciais do cliente.

Como nem todas as ameaças vêm de fora, os sistemas de gerenciamento de documentos para escritórios de advocacia oferecem ferramentas abrangentes de governança, incluindo criptografia robusta de arquivos, restrições de perfil de documentos individuais fáceis de aplicar e gerenciamento de paredes éticas. Eles também oferecem aos vocêes o suporte adicional de detecção de ameaças, trilhas de auditoria e medidas rigorosas de prevenção de perda de dados sem a necessidade de contratar especialistas em segurança cibernética internamente. Essas são ferramentas indispensáveis para impedir o acesso não autorizado e garantir que as informações confidenciais dos clientes sejam protegidas contra ameaças externas e vulnerabilidades internas.

Além disso, as opções de armazenamento criadas para automatizar fluxos de trabalho jurídicos oferecem ferramentas que simplificam a manutenção de documentos em seu sistema de registro. Essas ferramentas podem incluir perfis detalhados de documentos, gerenciamento de paredes éticas, extranets nativas e prevenção contra perda de dados para restringir downloads de arquivos e outras ações.

Embora as opções de nível comercial possam oferecer alguns desses recursos, elas são criadas tendo em mente a flexibilidade do usuário e oferecem várias brechas para contornar seus protocolos de governança. Com qualquer sistema que o você selecionar, é importante perguntar a si mesmo: se alguém fosse dispensado hoje e tivéssemos esse sistema em vigor, eu poderia ter plena confiança de que essa pessoa não teria acesso a nenhum arquivo do cliente, seja em seu computador ou na nuvem?

3. Organização de documentos jurídicos: Aumento da eficiência e redução da exposição

Essas soluções não estão apenas colocando seus dados em risco. Elas também afetam sua capacidade de realizar seu trabalho rapidamente sem interromper seus fluxos de trabalho, pois foram projetadas para o compartilhamento de arquivos e não para o gerenciamento completo de documentos jurídicos. Uma pesquisa realizada em 2023 pela Clio mostrou uma tendência preocupante: os advogados gastam apenas cerca de 30% do seu dia de trabalho em tarefas que podem ser faturadas - outra pesquisa observou que 48% do tempo de um advogado é gasto em uma mistura de tarefas administrativas e de educação pessoal.

Essa falta de tempo faturável pode levar a grandes perdas de receita, conforme detalhamos em nosso artigo recente, Por que as empresas estão perdendo mais de US$ 3,6 milhões em receita anual - e como corrigi-lo.

Grande parte desse tempo desperdiçado se deve ao fato de as soluções não terem sido concebidas para lidar com fluxos de trabalho complexos de documentos jurídicos, exigindo movimentação extra de arquivos e muitos uploads e downloads, criando um caos de cópias de arquivos espalhadas por vários sistemas.  

É por isso que, ao buscar novas tecnologias, é fundamental que as empresas encontrem soluções que possam automatizar as tarefas mais tediosas, como gerar e arquivar documentos jurídicos e e-mails no sistema de armazenamento. As opções de armazenamento comercial simplesmente não oferecem os recursos de automação que eliminam essas tarefas tediosas e facilitam o acompanhamento da imensa carga de trabalho dos advogados. Por outro lado, os sistemas criados com o trabalho jurídico em mente, como o NetDocuments, automatizam o arquivamento e outras tarefas tediosas com gerenciamento de tarefas incorporado e conexões com sistemas de e-mail, Microsoft Office, ferramentas de tempo e faturamento e muito mais.

Por outro lado, os sistemas de gerenciamento de documentos específicos para o setor jurídico, como o NetDocuments, são projetados especificamente para a forma como os advogados trabalham - para automatizar processos, vincular-se a outras ferramentas de software jurídico e oferecer segurança no manuseio de documentos - reduzindo significativamente o risco de exposição e, ao mesmo tempo, aumentando a produtividade e melhorando o foco no atendimento ao cliente.

Investir na tecnologia certa de armazenamento de arquivos

Nós entendemos. Os escritórios de advocacia de pequeno e médio porte estão fazendo o possível para operar com o menor custo possível. Mas pergunte a si mesmo: quanto está me custando a perda de produtividade e que risco ela representa para meus clientes?

Entre gastar tempo para garantir que as ferramentas e os protocolos de segurança estejam atualizados, preocupar-se com a governança das informações e se atrapalhar com a má organização dos documentos, o tempo que o você tem para gerenciar os negócios, atrair novos clientes e até mesmo exercer a advocacia está sendo drenado enquanto as informações dos seus clientes certamente estão em risco.

Ferramentas como o NetDocuments oferecem a segurança, a flexibilidade e a automação de que empresas como a sua precisam. Com segurança líder do setor que é tão simples de gerenciar quanto poderosa, automação de tarefas em todos os lugares certos e o mesmo acesso em qualquer lugar e em qualquer dispositivo que o você espera do software em nuvem.

Embora toda a tecnologia de nuvem seja útil até certo ponto, somente o aplicativo de nuvem certo pode ajudá-lo a transformar seus documentos em um mecanismo imparável de colaboração, produtividade e crescimento.

Dado o número de incidentes preocupantes recentes com serviços de armazenamento de arquivos para consumidores, pedimos a todos os profissionais do setor jurídico que reconsiderem suas soluções atuais. Para saber mais sobre os riscos que softwares como Dropbox e Box representam para sua empresa e quais perguntas o você deve fazer, baixe nosso guia Dropbox e Box para advogados: O que o você está arriscando?