Du kanske inte tänker på att din fillagring utgör en cybersäkerhetsrisk, men det gör den definitivt. Med cybersäkerhetsattacker på uppgång och advokatbyråer som ett primärt mål på grund av de stora mängder känslig kunddata de hanterar, har insatserna för korrekt filhantering och säkerhet inom den juridiska sektorn aldrig varit högre. Vikten av att välja rätt molnlagringstjänst kan inte överskattas och måste tas på allvar. Hotet förvärras av den ökande frekvensen av säkerhetsincidenter som involverar populära plattformar som Dropbox och Box, vilket understryker ett akut behov av omedelbara åtgärder och strategisk planering från advokatbyråernas sida.

Tyvärr känner sig många jurister oförmögna att utvärdera molnapplikationer på grund av sin bristande kunskap om fördelarna, riskerna och de övergripande möjligheterna – det är ju så att de flesta jurister aldrig har fått någon undervisning om molnteknik under sin juristutbildning. Det finns dock tre viktiga områden som alla jurister kan utforska när de får möjlighet att införa ett nytt verktyg: kostnad, styrningsmöjligheter och dokumentorganisation.

I den här artikeln undersöker vi vart och ett av dessa ämnen och hur de relaterar till kommersiell fillagring skapad för daglig användning jämfört med nischade alternativ som är särskilt utvecklade för jurister.

1. Driftskostnad: Betala priset för ”gratis”

Vissa generiska molnapplikationer som är utvecklade för en bred grupp av yrkesverksamma har ofta ett attraktivt pris: gratis. De flesta kommersiella applikationer erbjuder gratisalternativ med begränsade funktioner och verkar vid första anblicken vara tillräckliga för en liten eller medelstor advokatbyrå. Tyvärr medför ”gratis” några extra kostnader i form av säkerhetsrisker och produktivitet.

Det är oundvikligt att de "gratis" planerna från vanliga molntjänster som Box och Dropbox är lockande. Men de senaste incidenterna, däribland ett uppmärksammat dataintrång i Dropbox 2024, visar att kostnaden för gratistjänster är hög. Dessa plattformar verkar kostnadseffektiva i början, men saknar den robusta kryptering och de strikta efterlevnadsåtgärder som är nödvändiga för juridisk verksamhet. Deras så kallade ”freemium”-modeller är långt ifrån ekonomiska och utgör allvarliga säkerhetshot som kan leda till betydande ekonomiska skador och skada advokatbyråers rykte.

De ”freemium”-alternativ som erbjuds av kommersiella fillagringsleverantörer som Dropbox eller Box ger inte den dataäganderätt, efterlevnad eller ibland till och med kryptering och säkerhetskopieringsfunktioner som är nödvändiga för juridiskt arbete. Dessa dolda kostnader för ett företags säkerhet motiverar knappast användningen av ett freemium-alternativ.

Å andra sidan kan plattformar som är särskilt utvecklade för juridiskt arbete kräva kostnader per användare i förskott, men de erbjuder utan tvekan funktioner för automatisering av uppgifter, kryptering, styrning och efterlevnad som är specifika för juridiska arbetsflöden, vilket i sin tur ökar produktiviteten och minskar riskerna, vilket leder till högre intäkter för företagen.

För att göra saken ännu värre saknar de kostnadsfria abonnemangen nästan alltid viktiga funktioner som advokater behöver, vilket innebär att byråerna i slutändan investerar mycket mer i månadsavgifter för enkel fillagring eller delning än vad det kostar för säkrare alternativ som är särskilt utformade för att uppfylla advokaters mer robusta behov av dokumentflöde och säkerhet.

2. Styrning: en svag länk i datasäkerheten

Effektiv styrning är grunden för juridisk datasäkerhet och skydd mot hot. Den kanske viktigaste funktionen hos alla datalagringsalternativ för advokatbyråer är deras förmåga att styra och säkert underhålla dokument, eftersom även adekvat styrning gör det enkelt att snabbt hitta innehåll (och därmed öka produktiviteten), medan dålig dokumentstyrning innebär en ökad risk för både byråer och deras kunder, eftersom felaktig hantering av innehåll gör det lätt för information att hamna i fel händer.

Bristen på specialiserade styrningsverktyg i allmänna molntjänster som Box har lett till alarmerande brister i dataskyddet, vilket framgår av ett nyligen inträffat allvarligt säkerhetsintrång som äventyrade tillgången till konfidentiell kundinformation.

Eftersom inte alla hot kommer från utsidan, erbjuder dokumenthanteringssystem för advokatbyråer omfattande styrningsverktyg, inklusive robust filkryptering, lättanvända begränsningar för individuell dokumentprofilering och hantering av etiska barriärer. De ger dig också extra stöd i form av hotdetektering, revisionsspår och strikta åtgärder för att förhindra dataförlust utan att du behöver anställa interna cybersäkerhetsexperter. Dessa verktyg är oumbärliga för att både förhindra obehörig åtkomst och säkerställa att känslig kundinformation skyddas från både externa hot och interna sårbarheter.

Dessutom erbjuder lagringsalternativ som är utvecklade för att automatisera juridiska arbetsflöden verktyg som gör det enkelt att spara dokument i ditt registersystem. Dessa verktyg kan omfatta djupgående dokumentprofilering, hantering av etiska barriärer, inbyggda extranät och förebyggande av dataförlust för att begränsa nedladdning av filer och andra åtgärder.

Även om kommersiella alternativ kan erbjuda vissa av dessa funktioner är de utformade med användarens flexibilitet i åtanke och erbjuder många kryphål för att kringgå deras styrningsprotokoll. Oavsett vilket system du väljer är det viktigt att ställa dig själv frågan: om någon skulle få sparken idag och vi hade detta system på plats, skulle jag kunna vara helt säker på att de inte skulle ha tillgång till några kundfiler – varken på sin dator eller i molnet?

3. Organisation av juridiska dokument: ökad effektivitet och minskad exponering

Dessa lösningar utsätter inte bara dina data för risker. De påverkar också din förmåga att utföra ditt arbete snabbt utan att störa dina arbetsflöden, eftersom de är utformade för fildelning och inte för fullständig hantering av juridiska dokument. En undersökning från 2023 utförd av Clio visade en oroande trend: advokater lägger endast cirka 30 % av sin arbetsdag på fakturerbara uppgifter – en annan undersökning visade att 48 % av en advokats tid läggs på en blandning av administrativa och personliga utbildningsuppgifter.

Denna brist på fakturerbar tid kan leda till stora intäktsförluster, vilket vi beskrev i detalj i vår senaste artikel, Varför företag går miste om mer än 3,6 miljoner dollar i årliga intäkter – och hur man åtgärdar det.

Mycket av den bortkastade tiden beror på att lösningarna inte är avsedda att hantera komplexa arbetsflöden för juridiska dokument, vilket kräver extra flyttning av filer och många uppladdningar och nedladdningar, vilket skapar ett kaos av filkopior spridda över flera system.  

Därför är det viktigt att företag som söker efter ny teknik hittar lösningar som kan automatisera deras mest tidskrävande uppgifter, såsom att skapa och arkivera juridiska dokument och e-postmeddelanden i deras lagringssystem. Kommersiella lagringsalternativ erbjuder helt enkelt inte de automatiseringsfunktioner som eliminerar dessa tidskrävande uppgifter och gör det lättare för jurister att hantera sin enorma arbetsbelastning. Däremot automatiserar system som är utvecklade med juridiskt arbete i åtanke, såsom NetDocuments, arkivering och andra tråkiga uppgifter med inbyggd uppgiftshantering och anslutningar till e-postsystem, Microsoft Office, tids- och faktureringsverktyg och mycket mer.

Däremot är juridikspecifika dokumenthanteringssystem som NetDocuments utformade speciellt för advokaters arbetsmetoder – för att automatisera processer, länka till andra juridiska programvaruverktyg och tillhandahålla säker dokumenthantering – vilket avsevärt minskar risken för exponering samtidigt som produktiviteten ökar och fokuseringen på kundservice förbättras.

Investera i rätt fil lagringsteknik

Vi förstår. Små och medelstora advokatbyråer gör sitt bästa för att driva sin verksamhet till lägsta möjliga kostnad. Men fråga dig själv: vad kostar min förlorade produktivitet mig och vilken risk innebär det för mina kunder?

Mellan att se till att dina säkerhetsverktyg och protokoll är uppdaterade, oroa dig för informationshantering och kämpa med dålig dokumentorganisation, tar tiden du har för att sköta affärer, attrahera nya kunder och till och med utöva juridik slut, samtidigt som dina kunders information definitivt är i fara.

Verktyg som NetDocuments erbjuder den säkerhet, flexibilitet och automatisering som företag som ditt behöver. Med branschledande säkerhet som är lika enkel att hantera som den är kraftfull, automatisering av uppgifter på alla rätt ställen och samma åtkomst var som helst och från vilken enhet som helst som du förväntar dig av molnbaserad programvara.

Alla molnteknologier är till viss del användbara, men endast rätt molnapplikation kan hjälpa dig att förvandla dina dokument till en ohejdbar motor för samarbete, produktivitet och tillväxt.

Med tanke på det stora antalet oroande incidenter som nyligen inträffat med lagringstjänster för konsumentfiler uppmanar vi alla jurister att ompröva sina nuvarande lösningar. För att lära dig mer om de risker som programvara som Dropbox och Box innebär för din byrå och vilka frågor du bör ställa, ladda ner vår guide Dropbox och Box för jurister: Vad riskerar du?