Du tenker kanskje ikke på at fillagringen din er en cybersikkerhetsrisiko, men det er den definitivt. Med økende cybersikkerhetsangrep og advokatfirmaer som et hovedmål på grunn av de store mengdene sensitive klientdata de oppbevarer, har innsatsen for riktig filhåndtering og sikkerhet i den juridiske sektoren aldri vært høyere. Viktigheten av å velge riktig skylagringstjeneste kan ikke overvurderes og må tas på alvor. Denne trusselen forsterkes av den økende hyppigheten av sikkerhetshendelser som involverer populære plattformer som Dropbox og Box , noe som understreker et presserende behov for umiddelbar handling og strategisk planlegging fra advokatfirmaer.

Dessverre føler mange advokater seg utilpasset til å evaluere skyapplikasjoner på grunn av manglende kjennskap til fordelene, risikoene og de generelle mulighetene – riktignok ble de fleste jurister aldri undervist i skyteknologi på jusstudiet. Det er imidlertid tre viktige områder som enhver advokat kan utforske når de får muligheten til å ta i bruk et nytt verktøy: kostnader, styringsevner og dokumentorganisering.

I denne artikkelen utforsker vi hvert av disse emnene og hvordan de forholder seg til kommersiell fillagring laget for daglig bruk kontra nisjealternativer bygget spesielt for jurister.

1. Driftskostnader: Å betale prisen for «gratis»

Noen generiske skyapplikasjoner bygget for et bredt spekter av fagfolk kan ofte skryte av en attraktiv prislapp: gratis. De fleste kommersielle applikasjoner tilbyr gratis alternativer med begrensede funksjoner, og tilsynelatende virker de tilstrekkelige for et lite eller mellomstort advokatfirma. Dessverre kommer «gratis» med noen ekstra kostnader når det gjelder sikkerhetsrisiko og produktivitet.

Tiltrekningen av «gratis»-abonnementer fra vanlige skytjenester som Box og Dropbox er ubestridelig. Nylige hendelser, inkludert et bemerkelsesverdig brudd på sensitive data fra Dropbox i 2024 , avslører imidlertid den høye kostnaden ved gratistjenester. Disse plattformene, selv om de tilsynelatende er kostnadseffektive i utgangspunktet, mangler robust kryptering og strenge samsvarstiltak som er essensielle for juridisk drift. Deres såkalte «freemium»-modeller, langt fra å være økonomiske, utgjør alvorlige sikkerhetstrusler som kan føre til betydelig økonomisk og omdømmemessig skade for advokatfirmaer.

«Freemium»-alternativene som tilbys av kommersielle fillagringsleverandører som Dropbox eller Box, gir ikke dataeierskap, samsvar eller noen ganger til og med kryptering og sikkerhetskopieringsfunksjoner som er nødvendige for juridisk arbeid. Disse skjulte kostnadene for et firmas sikkerhetsstilling rettferdiggjør knapt bruken av et freemium-alternativ.

På den annen side kan plattformer som er spesielt bygget for juridisk arbeid kreve kostnader per bruker på forhånd, men de tilbyr absolutt funksjoner for oppgaveautomatisering, kryptering, styring og samsvar som er spesifikke for juridiske arbeidsflyter , noe som igjen øker produktiviteten og reduserer risikoen, noe som fører til mer inntekter for firmaer.

For å gjøre vondt enda verre, mangler gratisabonnementene nesten alltid viktige funksjoner som advokater trenger, noe som betyr at firmaer ender opp med å investere mye mer i månedlige avgifter for enkel fillagring eller deling enn kostnaden for tryggere alternativer som er spesielt utviklet for å møte advokatenes mer robuste dokumentflyt og sikkerhetsbehov.

2. Styring: Et svakt ledd i datasikkerhet

Effektiv styring er ryggraden i juridisk datasikkerhet og beskyttelse mot trusler. Den kanskje viktigste funksjonen ved ethvert datalagringsalternativ for et advokatfirma er evnen til å styre og vedlikeholde dokumenter sikkert. Selv tilstrekkelig styring gjør det enkelt å finne innhold raskt (og dermed øke produktiviteten), men dårlig dokumentstyring utgjør økt risiko for både firmaer og deres klienter, ettersom dårlig styring av innhold gjør det enkelt for informasjon å havne i gale hender.

Mangelen på spesialiserte styringsverktøy i generelle skytjenester som Box har ført til alarmerende mangler i databeskyttelsen, fremhevet av et nylig kritisk sikkerhetsbrudd som kompromitterte tilgangen til konfidensiell klientinformasjon.

Fordi ikke alle trusler kommer utenfra, tilbyr dokumenthåndteringssystemer for advokatfirmaer omfattende styringsverktøy, inkludert robust filkryptering, brukervennlige restriksjoner for individuell dokumentprofilering og håndtering av etiske grenser. De gir deg også ekstra støtte for trusseldeteksjon, revisjonsspor og strenge tiltak mot datatap uten at du trenger å ansette cybersikkerhetseksperter internt. Dette er uunnværlige verktøy for både å forhindre uautorisert tilgang og sikre at sensitiv klientinformasjon er beskyttet mot både eksterne trusler og interne sårbarheter.

I tillegg tilbyr lagringsalternativer som er bygget for å automatisere juridiske arbeidsflyter verktøy som gjør det enkelt å oppbevare dokumenter i arkivsystemet ditt. Disse verktøyene kan omfatte grundig dokumentprofilering, administrasjon av etiske grenser , innebygde ekstranett og forebygging av datatap for å begrense filnedlastinger og andre handlinger.

Selv om kommersielle alternativer kan tilby noen av disse funksjonene, er de bygget med brukerfleksibilitet i tankene og tilbyr en rekke smutthull for å omgå styringsprotokollene sine. Med hvilket som helst system du velger, er det viktig å spørre deg selv: Hvis noen skulle bli sagt opp i dag og vi hadde dette systemet på plass, kunne jeg ha full tillit til at de ikke ville ha tilgang til noen klientfiler – verken på maskinen sin eller i skyen?

3. Organisering av juridiske dokumenter: Økt effektivitet og redusert eksponering

Ikke bare setter disse løsningene dataene dine i fare. De påvirker også evnen din til å få jobben gjort raskt uten å forstyrre arbeidsflytene dine, fordi de ble utviklet for fildeling og ikke full håndtering av juridiske dokumenter. En undersøkelse fra Clio i 2023 viste en urovekkende trend: advokater bruker bare omtrent 30 % av arbeidsdagen sin på fakturerbare oppgaver – og en annen undersøkelse bemerket at 48 % av en advokats tid brukes på en blanding av administrative og personlige opplæringsoppgaver.

Denne mangelen på fakturerbar tid kan føre til store inntektstap, som vi beskrev i vår nylige artikkel, Hvorfor bedrifter går glipp av mer enn 3,6 millioner dollar i årlig inntekt – og hvordan du kan fikse det .

Mye av den bortkastede tiden skyldes at løsningene ikke er ment å håndtere komplekse arbeidsflyter for juridiske dokumenter, noe som krever ekstra flytting av filer og mange opplastinger og nedlastinger, noe som skaper et kaos av filkopier spredt på tvers av flere systemer.  

Derfor er det avgjørende for bedrifter, når de søker etter ny teknologi, at de finner løsninger som kan automatisere de mest kjedelige oppgavene, som å generere og arkivere juridiske dokumenter og e-poster til lagringssystemet sitt. Kommersielle lagringsalternativer tilbyr rett og slett ikke automatiseringsfunksjonene som fjerner disse kjedelige oppgavene og gjør det enklere for advokater å holde tritt med den enorme arbeidsmengden. I motsetning til dette automatiserer systemer bygget med juridisk arbeid i tankene, som NetDocuments, arkivering og andre kjedelige oppgaver med innebygd oppgavebehandling og tilkoblinger til e-postsystemer, Microsoft Office, tids- og faktureringsverktøy og mer.

I motsetning til dette er juridisk spesifikke dokumenthåndteringssystemer som NetDocuments spesielt utviklet for måten advokater jobber på – for å automatisere prosesser, koble til andre juridiske programvareverktøy og gi sikker dokumenthåndtering – noe som reduserer risikoen for eksponering betydelig, samtidig som det forbedrer produktiviteten og forbedrer fokuset på kundeservice.

Invester i riktig fillagringsteknologi

Vi forstår det. Små og mellomstore advokatfirmaer gjør sitt beste for å operere til lavest mulig kostnad. Men spør deg selv: hva koster den tapte produktiviteten meg, og hvilken risiko utgjør det for klientene mine?

Mellom å bruke tid på å sørge for at sikkerhetsverktøyene og protokollene dine er oppdaterte, bekymre deg for informasjonsstyring og rote deg gjennom dårlig dokumentorganisering, blir tiden du har til å administrere forretningssaker, tiltrekke nye kunder og til og med praktisere jus tappet for penger, samtidig som kundenes informasjon absolutt er i fare.

Verktøy som NetDocuments gir sikkerheten, fleksibiliteten og automatiseringen som firmaer som ditt trenger. Med bransjeledende sikkerhet som er like enkel å administrere som den er kraftig, oppgaveautomatisering på alle de riktige stedene, og den samme tilgangen overalt og på alle enheter som du forventer fra skybasert programvare.

Selv om all skyteknologi er nyttig til en viss grad, er det bare riktig skyapplikasjon som kan hjelpe deg med å forvandle dokumentene dine til en ustoppelig motor for samarbeid, produktivitet og vekst.

Gitt antallet problematiske hendelser med lagringstjenester for forbrukere i det siste, oppfordrer vi alle jurister til å revurdere sine nåværende løsninger. For å lære mer om risikoene programvare som Dropbox og Box utgjør for firmaet ditt, og hvilke spørsmål du bør stille, kan du laste ned veiledningen vår Dropbox og Box for advokater: Hva risikerer du?