«Så mye arbeid, så lite tid.»

Det er et konstant refreng i advokatfirmaer, og det er ingen overdrivelse. Kravene til advokatenes tid vokser stadig – i mellomtiden fortsetter klokken å tikke av gårde.

Etter hvert som advokatfirmaer og jurister ser etter bedre måter å maksimere innsatsen sin på, vender stadig flere seg til teknologi for løsninger. Mange av disse fremtidsrettede organisasjonene bytter ut tidkrevende manuelle prosesser med effektive automatiseringer.

Og resultatene er ganske imponerende.

Men hva trenger du å vite før du begynner med automatisering av juridiske dokumenter ? Denne veiledningen har svarene, inkludert viktige fordeler med dokumentautomatisering, ulike programvarealternativer å vurdere, viktige funksjoner å se etter og retningslinjer for hvordan du velger riktig løsning og får god avkastning på investeringen.

Hva er automatisering av juridiske dokumenter?

Automatisering er en raskt voksende trend i den juridiske bransjen – og med god grunn. Ved å bruke teknologi til å utføre oppgaver, prosesser og arbeidsflyter uten (eller med redusert) menneskelig involvering, lar automatisering advokatfirmaer levere juridiske tjenester raskere og til en lavere kostnad.

Så hva er egentlig automatisering av juridiske dokumenter?

Automatisering av juridiske dokumenter refererer til automatisering av arbeid med juridiske dokumenter – spesielt de arbeidskrevende, kjedelige oppgavene som tar tid bort fra mer interessant og verdifullt arbeid. Med automatiseringsløsninger for juridiske dokumenter kan advokatfirmaer automatisere arbeidsflyter som å generere kontrakter, avtaler, søknader, meningsuttalelser, prosesskriv og til og med hele sett med dokumenter.

Automatisering av juridiske dokumenter kontra dokumentsamling

Er det forskjell på automatisering av juridiske dokumenter og dokumentsamling?

Noen hevder at dokumentautomatisering spesifikt refererer til malutviklingsprosessen, mens dokumentsamling beskriver prosessen med å generere tilpassede dokumenter fra en mal.

Sannheten er at mange i den juridiske bransjen bruker disse begrepene om hverandre. Du hører kanskje også begrepet «dokumentgenerering» brukt. Men til syvende og sist beskriver de alle det samme: å lage maler som kan fylles ut automatisk for å lage tilpassede juridiske dokumenter.

De fleste juridiske organisasjoner bruker allerede automatisering

Sannsynligvis bruker du allerede automatisering. Elektroniske signaturer, nettbaserte inntaksskjemaer og forespørsler, arbeidsflyter i kontraktssyklusen ... Dette er alle former for automatisering som hjelper advokater og juridiske fagfolk med å jobbe mer effektivt.

Fordi juridisk arbeid begynner og slutter med dokumenter, kan det å legge til automatisering ha stor innvirkning på omtrent enhver advokats daglige arbeidsmengde.

6 fordeler med automatisering av juridiske dokumenter

Vurder disse seks viktigste fordelene med automatisering av juridiske dokumenter for advokater og advokatfirmaer:

1. Spar tid på administrative oppgaver

Dataene lyver ikke: automatiserbart arbeid fyller så mye som 23 % av en advokats dag . Dette er oppgaver som faktisk ikke krever menneskelig inngripen, for eksempel administrativt arbeid og andre rutinemessige prosesser.

Og la oss være ærlige: ingen går gjennom alt det harde arbeidet og utgiftene til jusstudiet i håp om å bruke en fjerdedel av dagen sin på å kopiere og lime inn tekst, skanne dokumenter eller skrive ut sider for våte signaturer.

Automatisering av administrative oppgaver sparer tid som advokater i stedet kan bruke på meningsfulle, inntektsgenererende aktiviteter.

2. Forbedre kvaliteten på arbeidsproduktet

Feil skjer – det er bare et faktum. Men når det gjelder juridisk arbeid, kan selv små feil bli til kostbare feil, både for advokatfirmaer og deres klienter. Heldigvis kan automatisering bidra til å redusere forekomsten av feil og forbedre den generelle kvaliteten på arbeidsproduktene.

For eksempel kan programvare for automatisering av juridiske dokumenter hente data direkte fra klientansvarlig (CRM) eller praksis-/saksbehandlingssystem til en standardisert mal. Dette eliminerer enkelt den kjedelige utfordringen med å transkribere saksnumre, partsnavn, nødvendige datoer og andre enkle detaljer. Deretter kan advokater fokusere mesteparten av sin tid og oppmerksomhet på unike eller komplekse aspekter ved saken.

Sluttresultatet? Rask levering av produkter av høy kvalitet.

3. Reduser stress

Kjedelige, tidkrevende oppgaver kan øke stress betydelig og bidra til utbrenthet, spesielt når de forringer mer meningsfullt arbeid.

Automatisering, derimot, kan redusere mengden administrative oppgaver en advokat må gjøre og frigjøre tid. Om denne tiden brukes på oppgaver med høyere verdi eller på å forbedre balansen mellom arbeid og fritid, er opp til advokatens valg.

4. Øk antallet kunder du kan betjene

Etter hvert som juridiske tjenester blir mer kommersialiserte, vil antallet klienter et firma kan betjene være direkte korrelert med hvor effektivt det kan levere juridiske produkter.

Ved hjelp av automatisering kan advokatfirmaer lage maler for mange rutinemessige juridiske arbeidsprodukter som leieavtaler, testamenter, arbeidskontrakter, ubestridte skilsmisser, stiftelser osv. I stedet for å monopolisere verdifull tid, kan enkle saker håndteres raskt og hjelpe advokater med å etablere nye klientforhold uten problemer.

5. Imponer kundene dine

Automatisering trenger ikke å være begrenset til arbeid bak kulissene. Faktisk kan det være ganske imponerende i klientvendte applikasjoner.

Vurder en automatisert klientinntaksprosess. Ved hjelp av et selvbetjeningsskjema legger klienten inn all nødvendig informasjon, som deretter automatisk slås sammen til et malbasert engasjementsbrev og sendes til klienten for elektronisk signatur. Hele prosessen kan fullføres i løpet av minutter. Samtidig fremstår firmaet ditt som raskt, oppmerksomt, nøyaktig, teknologikyndig og moderne – og det kan utgjøre hele forskjellen når det gjelder å vinne nye og tilbakevendende kunder.

6. Forbedre organisasjonens KPI-er

Gitt alle disse fordelene, burde det ikke komme som noen overraskelse at automatisering kan føre til store forbedringer for bedriftens nøkkelindikatorer, eller KPI-er.

Færre unngåelige feil? Sjekk. Økt effektivitet? Sjekk. Flere (og lykkeligere!) klienter? Sjekk. Bedre talentbevaring fordi advokater ikke blir utbrent på trivielle oppgaver? Sjekk, sjekk, sjekk!

Måling av avkastning på dokumentautomatisering i juridiske organisasjoner

Gitt alle de mulige fordelene med dokumentautomatisering, er det ikke rart at den juridiske bransjen benytter seg av denne teknologien. Men hvordan vet du at du får den verdien du ønsker fra dokumentautomatisering og monteringsverktøy? Hvordan sikrer du at du får en god avkastning på teknologiinvesteringen din?

Mål resultatene dine

Det mest åpenbare svaret er selvfølgelig å måle. Først må du etablere referansepunkter for viktige nøkkelindikatorer for ytelse, for eksempel: Hvor lang tid tar det for teamet ditt å kompilere dokumenter med sine eksisterende manuelle arbeidsflyter? Hvor mange dokumenter oppretter dere manuelt?

Når du har satt opp dokumentautomatiseringsprosessene dine, må du ta hver måling på nytt. Ideelt sett vil utkasttiden din reduseres (selv om du bare kan automatisere prosessen delvis), og du vil se en betydelig tidsbesparelse som teamet ditt kan bruke på mer meningsfullt arbeid.

Hvis du kan sette opp selvbetjening for klienter, kan du ende opp med å produsere flere dokumenter per måned også. Dette kan øke avkastningen dramatisk, ettersom det lar deg levere en større mengde arbeid til en lavere kostnad for teamet ditt.

Vedlikehold malene dine

En annen måte dokumentautomatisering kan gi organisasjonen din avkastning på investeringen, er ved å bidra til å vedlikeholde malbiblioteket ditt.

De fleste advokatfirmaer har et betydelig arkiv av tidligere saker å trekke på – faktisk blir denne presedensbanken ofte ansett som en strategisk fordel og et konkurransefortrinn. Men det kan også bety å grave gjennom dusinvis av varianter av samme kontraktstype når du prøver å sette sammen en ny manuelt. Du må også kontinuerlig gjennomgå og vedlikeholde de ulike malene dine for å sikre at de er oppdaterte.

Dokumentautomatisering kan forbedre denne prosessen drastisk ved å konsolidere alle de ulike permutasjonene i én hovedmal. Ved hjelp av betinget logikk kan dokumentautomatiseringsprogramvaren legge til eller fjerne innhold for å tilpasse sakens behov. Når det skjer endringer i lovgivningen, er det også mye enklere å oppdatere sitater i hovedmalen enn å gå gjennom hver malvariasjon individuelt.

Som med utkasttid, kan du også måle tiden brukt på å vedlikeholde dokumentmaler før og etter automatisering for å se hvordan det forbedres.

Gjenbruk dataene dine

Nesten alltid brukes de samme dataene gjentatte ganger gjennom hele behandlingen av en sak eller sak innenfor forskjellige sett med dokumenter. For å maksimere avkastningen på dokumentautomatiseringen din, trenger du et system som lar deg gjenbruke dataene som er lagt inn for å bygge automatiserte dokumenter. For å utnytte dataene gjentatte ganger, må dataene lagres i datatabeller . Å ha datatabeller betyr at navn enkelt kan endres og data gjenbrukes for å lage ytterligere automatiseringer og arbeidsflyter.

Administrer omdømmet ditt

Selv om det er vanskeligere å tallfeste, kan en annen kilde til avkastning komme gjennom forbedringer av firmaets omdømme og kunderelasjoner.

Blant de viktigste fordelene med dokumentautomatisering er økt konsistens og redusert utarbeidelsestid. Med andre ord: bedre juridiske tjenester levert raskere .

Og det er akkurat den typen ting kundene dine vil skryte av.

Dokumentautomatisering fra et advokatfirma er kanskje ikke egnet for…

Ta ikke feil: automatisering kan ikke erstatte en skarp advokat. Men selv om det finnes mange daglige prosesser som egner seg godt for automatisering, kan noen arbeidsflyter bare delvis automatiseres. Og selvfølgelig vil det alltid være unike og sensitive saker som krever skreddersydd behandling av de beste talentene firmaet ditt har å tilby.

Så hvordan avgjør du når automatisering er den riktige tilnærmingen?

Når du prøver å avgjøre om en oppgave eller prosess kan eller bør automatiseres, bør du stille deg selv noen spørsmål, for eksempel:

• Er prosessen manuell og repeterende?
• Hvor mye tid bruker denne oppgaven på ukentlig/månedlig/årlig basis?
• Er tiden brukt på denne oppgaven fakturerbar?
• Hvor mye tid og/eller penger kan du spare ved å automatisere hele eller deler av denne oppgaven?
• Følger prosessen standardiserte og prediktive regler?
• Hvor ofte støter du på uvanlige omstendigheter eller forhold under denne oppgaven?
• Bruker du allerede dokumentmaler eller andre verktøy for å effektivisere denne oppgaven?
• Har du de riktige verktøyene og applikasjonene for å automatisere prosessen, eller må du finne verktøy for dokumentautomatisering?

Hva er typene dokumentautomatiserings- og styringssystemer?

For å komme i gang med automatisering av juridiske dokumenter, må du finne riktig programvare. Det finnes flere varianter å velge mellom. Det er viktig å forstå forskjellene, styrkene og svakhetene ved hvert alternativ, slik at du kan velge den beste løsningen for firmaet ditt.

Programvare for praksisadministrasjon med dokumentautomatiseringsfunksjoner

Noen plattformer for praksisadministrasjon tilbyr grunnleggende funksjoner for dokumentautomatisering, som klientinntaksportaler, e-signatur og muligheten til å fylle dokumenter med data fra programvaren for praksisadministrasjon. De inkluderer imidlertid ikke den komplekse juridiske logikken som er nødvendig for å fullføre de fleste juridiske dokumenter. Disse løsningene er best egnet for enkel dokumentautomatisering av mer administrativ art.

Frittstående monteringsprogramvare

Frittstående programvareløsninger for dokumentsamling kan tilby mer avanserte eller spesialiserte verktøy for dokumentgenerering enn de som er inkludert i en praksisadministrasjonspakke. De kan for eksempel tilby malbiblioteker for bestemte jurisdiksjoner og/eller praksisområder. Eller de kan ha tilleggsverktøy for å gjennomgå, godkjenne eller elektronisk arkivere de opprettede dokumentene.

Husk imidlertid at for å høste full fordel av automatisering, må en frittstående programvare som legges til i teknologistakken din, integreres med dine primære dokumenthåndteringsplattformer (eller praksis- eller saksbehandlingsplattformer).

Programvare for dokumenthåndtering i advokatfirmaer med dokumentautomatisering

Naturligvis vil en robust dokumenthåndteringsplattform tilby en komplett pakke med verktøy for dokumentautomatisering og -samling for å støtte selv den mest komplekse juridiske logikken, inkludert beregninger, lister, løkker og betingede klausuler.

En viktig fordel med dette alternativet er at automatiseringen er innebygd i det samme grensesnittet du bruker til å administrere dokumentene dine. Som et resultat kan du automatisere dokumentarbeidsflyter enda mer – ikke bare generere dem, men også gjennomgå, godkjenne, samarbeide, dele, organisere og sikre dem.

Hvordan er programvare for dokumentautomatisering forskjellig fra programvare for juridisk dokumenthåndtering?

Programvare for dokumentautomatisering er et kraftig verktøy for advokatfirmaer, men å generere tilpassede dokumenter er bare ett lite aspekt av dokumenthåndtering som helhet.

Håndtering av juridiske dokumenter dekker et bredt spekter av viktige verktøy og funksjoner, inkludert:

• Sikker og kompatibel dokumentlagring
• Prediktiv e-postinnlevering
• Avansert søk ved hjelp av tilpassede metadata og dynamiske attributter
• Dokumentgjennomgang og versjonskontroll
• Sikker deling og samarbeid med interne og eksterne brukere
• Innebygde elektroniske signaturer med automatiserte arbeidsflyter
• Sømløs integrasjon med Microsoft Office-pakken
• Avanserte sikkerhetsfunksjoner
• Granulære brukertilgangsrettigheter

... og det er bare toppen av isfjellet.

Viktige funksjoner i programvare for automatisering av dokumenter fra advokatfirmaer

Når du vurderer en dokumentautomatiseringsløsning – enten frittstående eller som en del av en praksisadministrasjons- eller dokumenthåndteringsplattform – er det noen funksjoner du bør se etter.

Dokumentmaler

Enkelt sagt finnes det ingen dokumentautomatisering uten muligheten til å lage maler. En mal lar deg identifisere felt i dokumentet som bør tilpasses hver klient, sak eller sak. Når du genererer et automatisert dokument, fylles disse feltene ut basert på kildedata fra CRM-systemet ditt, programvare for praksisadministrasjon osv.

Dokumentbibliotek

Noen løsninger for dokumentautomatisering kommer med et innebygd bibliotek med dokumenter og rettsskjemaer for bestemte jurisdiksjoner og praksisområder. Dette kan spare tid, spesielt hvis firmaet ditt ikke allerede har samlet sitt eget bibliotek med ofte brukte dokumenter.

Dokumentlagring

Når du har generert et dokument, hvor skal du lagre det? En dokumentautomatiseringsløsning bør tilby sikker lagring for dokumentene dine – eller enda bedre, en sømløs integrasjon med dokumenthåndteringssystemet ditt (DMS), slik at de raskt kan lagres i riktig saksmappe.

Betinget logikk

For dokumenter som er like hver gang, vil grunnleggende dokumentautomatiseringsfunksjoner gjøre susen. Men hva med dokumenttyper som av og til inkluderer ekstra klausuler eller andre variasjoner fra standardformatet? Dette omfatter de fleste juridiske dokumenter.

For å automatisere disse mer komplekse dokumentene må du bruke betinget logikk. Disse reglene lar deg vise tilleggstekst, felt eller klausuler i et dokument bare når bestemte betingelser er oppfylt.

Dette er en funksjon du ikke kan gå glipp av, fordi betinget logikk utvider mulighetene dine for dokumentautomatisering betraktelig.

Automatisk utfylling

Det finnes mange måter å automatisere dokumentprosesser og arbeidsflyter på, men når vi snakker om dokumentautomatisering eller dokumentsamling, er dette det sentrale punktet: automatisk utfylling av dokumentfelt med data fra en annen kilde. Med andre ord, ikke mer kopiering og liming !

Datatabeller

For å kunne gjenbruke data som er lagt inn i systemet, må det ha datatabeller for å lagre dataene. Innenfor datatabellene kan dataene redigeres etter behov, og de kan brukes flere ganger, noe som eliminerer behovet for å legge inn de samme dataene om og om igjen. Dette øker tidsbesparelsen fra automatiseringssystemet ditt eksponentielt.

Fjerntilgang

Arbeid skjer ikke alltid på jobb, og derfor bør alle viktige systemer være tilgjengelige på din foretrukne enhet, uansett hvor du trenger å være.

Elektroniske signaturer

Når du har generert resten av dokumentet automatisk, er det bare fornuftig å automatisere de resterende trinnene i prosessen også. Å sende det tilpassede dokumentet til elektronisk signatur og deretter automatisk og sikkert arkivere det signerte dokumentet tar prosessen over målstreken!

Programvareintegrasjoner

Noen funksjoner er kjekke å ha, men programvareintegrasjoner er helt essensielle. Dokumentautomatiseringsløsningen din bør integreres sømløst med kjerneplattformene dine, for eksempel dokumenthåndteringssystemet, e-posthåndteringssystemet og programvaren for praksisadministrasjon.

Virkelig sømløse løsninger lar deg jobbe direkte i Microsoft Word for å lage automatiseringer. Dette kan gjøre prosessen betydelig enklere, ettersom det lar teamet ditt jobbe i et grensesnitt de allerede er kjent med.

Ulike filtyper

Husk at de fleste automatiseringsverktøy spesialiserer seg på enten Microsoft Word- eller PDF-formater. Hvis du forventer å bruke begge dokumentformatene, må du sørge for at dokumentautomatiseringsprogramvaren du velger lar deg automatisere skjemaer og dokumenter i både Word- og PDF-formater.

Klientselvbetjening

Hvis du vil skape fornøyde kunder uten å løfte en finger, velg en automatiseringsløsning som lar kundene selvbetjene. Med en selvbetjeningsportal eller et nettskjema kan kundene dine – nye eller tilbakevendende – velge tjenestene de trenger og generere det fullstendig tilpassede dokumentet de trenger på få minutter. Alt som gjenstår for firmaet ditt å gjøre er å innkreve gebyret.

Hvordan velge programvare for dokumenthåndtering og automatisering

Juridisk arbeid begynner og slutter med dokumenter – det er derfor programvare for dokumenthåndtering og automatisering er så viktige systemer å få til. Men med så mange alternativer å velge mellom, hvordan velger du det rette for firmaet ditt?

Har programvaren funksjonene bedriften din trenger?

Bruk listen over dokumentautomatiseringsfunksjoner ovenfor for å finne ut hvilke automatiseringsfunksjoner som er viktige. Å kjenne til de viktigste faktorene vil gjøre det enklere å raskt eliminere løsninger som ikke passer godt for teamet ditt.

Hvis du ser etter et dokumenthåndteringssystem med innebygd dokumentautomatisering, bør du også utforske de andre funksjonene i DMS-et for å sikre at det tilbyr alle mulighetene du trenger. Husk at en skybasert plattform vil tilby mest fleksibilitet når det gjelder enkel tilgang, tredjepartsintegrasjoner og mer.

Er programvaren innenfor budsjettet ditt?

Kostnaden for dokumentautomatiseringsprogramvare kan variere fra rimelige verktøy med grunnleggende funksjoner til mer avanserte produkter som tilbyr en robust pakke med avanserte automatiseringsmuligheter. Prisene kan også variere basert på hvor mange brukere du trenger, samt om du velger et frittstående produkt eller et som er en del av en praksisadministrasjons- eller dokumenthåndteringsplattform.

Avhengig av firmaets typiske saksmengde, gebyrstruktur og mål, kan avkastningen på dokumentautomatisering være betydelig for å spare tid, gjenskape ekspertise, forbedre balansen mellom arbeid og fritid og tiltrekke og beholde topptalenter. Du bør også ta disse tingene i betraktning når du går gjennom programvarevalgsprosessen.

Passer programvaren din nåværende teknologistabel?

Når det gjelder dokumentautomatisering, ønsker du en løsning som passer godt inn i din eksisterende teknologistabel. Hvis du velger et frittstående produkt, er det helt avgjørende å ha en sterk API-tilkobling til kjerneplattformene dine. Uten sømløs integrasjon vil det fortsatt være manuelle trinn i prosessen når du overfører dokumenter fra automatiseringsprogramvaren til dokumenthåndteringssystemet ditt.

Alternativt kan du velge en dokumentautomatiseringsløsning som er innebygd direkte i dokumenthåndteringsplattformen din. Med dette alternativet kan brukerne dine opprette helautomatiserte arbeidsflyter for dokumentsamling – fra inntak til lagring – uten å måtte lære et helt nytt brukergrensesnitt.

Er programvaren enkel å bruke?

Programvare som er for vanskelig å lære seg blir ofte ubrukt – og investeringen din går tapt. Derfor ønsker du en kodefri løsning for dokumentautomatisering. Kodefri programvare gir advokater fleksibiliteten til å lage sofistikerte, tilpassede automatiseringer uten at de må lære seg komplekse kodespråk.

Har du tatt en prøvetur?

Det finnes ingen bedre måte å få en følelse av en programvareplattform på enn å prøve den ut. En prøvekjøring lar deg oppleve programvaregrensesnittet, utforske tilgjengelige funksjoner og eksperimentere med nye arbeidsflyter. Sørg for å prøvekjøre all dokumenthåndterings- og/eller automatiseringsprogramvare du vurderer å ta i bruk for bedriften din.

Er programvaren sikker?

All programvare du bruker til å opprette eller lagre konfidensielle dokumenter må være sikker. Før du velger en programvareløsning for dokumenthåndtering eller automatisering, bør du nøye sjekke sikkerhetsfunksjonene.

Det er verdt å merke seg at mange advokatfirmaer, i stedet for å håndtere alle sikkerhetsbehov internt, er avhengige av tredjepartsleverandører for å støtte sikkerhet og samsvar. Ved å velge et DMS med robust innebygd sikkerhet, får firmaer gjennomgående samsvarssertifiseringer, mer avanserte funksjoner og raskere sikkerhetsoppdateringer.

Begynn å automatisere ekspertisen din

Det kan virke litt skremmende å komme i gang med dokumentautomatisering, men saken er den: det kan være helt revolusjonerende for firmaet ditt. Og dessuten, bare fordi din juridiske ekspertise er ekstremt verdifull for klientene dine, betyr det ikke at det må være ekstremt arbeidskrevende for teamet ditt.

Med dokumentautomatisering kan du levere juridiske tjenester av høy kvalitet i stor skala, samtidig som du reduserer byrden av kjedelige oppgaver. Faktisk er det å automatisere all denne ekspertisen en gevinst for alle – advokatene dine, klientene dine og firmaet ditt som helhet.

(Alle, altså, bortsett fra konkurrentene dine.)

Det burde ikke komme som noen overraskelse at automatisering er en raskt voksende trend i den juridiske bransjen . Og det finnes ingen tid som nå for å dra nytte av alle fordelene dokumentautomatisering har å tilby.

Oppdag PatternBuilder: Automatisering av juridiske dokumenter uten kode fra NetDocuments

Hvis du er interessert i å utforske mulighetene for automatisering av juridiske dokumenter i firmaet ditt, finnes det mange programvarealternativer tilgjengelig. En løsning som er verdt å vurdere er PatternBuilder fra NetDocuments .

PatternBuilder er innebygd direkte i den skybaserte innholdsadministrasjonsplattformen NetDocuments, og er en kodefri løsning for automatisering av juridiske dokumenter med avanserte funksjoner, inkludert betinget logikk, ende-til-ende prosessautomatisering, flerlagssikkerhet og samsvarssertifiseringer og mer.

Utforsk hva PatternBuilder kan gjøre for firmaet ditt – bestill en demonstrasjon .