”Så mycket arbete, så lite tid.”

Det är ett ständigt återkommande tema på advokatbyråer, och det är ingen överdrift. Kraven på advokaters tid ökar ständigt – samtidigt tickar klockan vidare.

När advokatbyråer och jurister söker efter bättre sätt att maximera sina insatser vänder sig allt fler till tekniken för att hitta lösningar. Många av dessa framtidsinriktade organisationer byter ut tidskrävande manuella processer mot effektiv automatisering.

Och resultaten är ganska imponerande.

Men vad behöver du veta innan du börjar med automatisering av juridiska dokument? Den här guiden ger svaren, inklusive viktiga fördelar med dokumentautomatisering, olika programvarualternativ att överväga, viktiga funktioner att hålla utkik efter och riktlinjer för hur du väljer rätt lösning och får en bra avkastning på investeringen.

Vad är automatisering av juridiska dokument?

Automatisering är en snabbt växande trend inom juridikbranschen – och det finns goda skäl till det. Genom att använda teknik för att utföra uppgifter, processer och arbetsflöden utan (eller med minskad) mänsklig inblandning gör automatiseringen det möjligt för advokatbyråer att leverera juridiska tjänster snabbare och till lägre kostnad.

Så vad är egentligen automatisering av juridiska dokument?

Automatisering av juridiska dokument avser automatisering av arbete med juridiska dokument – särskilt de arbetsintensiva, tråkiga uppgifterna som tar tid från mer intressant och värdefullt arbete. Med lösningar för automatisering av juridiska dokument kan advokatbyråer automatisera arbetsflöden som att skapa kontrakt, avtal, ansökningar, yttranden, inlagor och till och med hela uppsättningar av dokument.

Automatisering av juridiska dokument kontra dokumentsammanställning

Finns det någon skillnad mellan automatisering av juridiska dokument och dokumentsammanställning?

Vissa hävdar att dokumentautomatisering specifikt avser processen för mallutveckling, medan dokumentsammanställning beskriver processen för att generera anpassade dokument från en mall.

Sanningen är att många inom juridikbranschen använder dessa termer omväxlande. Du kanske också hör termen ”dokumentgenerering” användas. Men i slutändan beskriver de alla samma sak: att skapa mallar som kan fyllas i automatiskt för att skapa anpassade juridiska dokument.

De flesta juridiska organisationer använder redan automatisering

Sannolikheten är stor att du redan använder automatisering. Elektroniska signaturer, onlineformulär och förfrågningar, arbetsflöden för kontraktscykler... Allt detta är former av automatisering som hjälper jurister och juridiska yrkesutövare att arbeta mer effektivt.

Eftersom juridiskt arbete börjar och slutar med dokument kan automatisering ha stor inverkan på nästan alla advokaters dagliga arbetsbelastning.

6 fördelar med automatisering av juridiska dokument

Tänk på dessa sex viktiga fördelar med automatisering av juridiska dokument för advokater och advokatbyråer:

1. Spara tid på administrativa uppgifter

Data ljuger inte: automatiserbart arbete fyller upp till 23 % av en advokats arbetsdag. Det handlar om uppgifter som inte kräver mänsklig inblandning, såsom administrativt arbete och andra rutinmässiga processer.

Och låt oss vara ärliga: ingen går igenom allt det hårda arbetet och kostnaderna för juristutbildningen i hopp om att tillbringa en fjärdedel av sin dag med att kopiera och klistra in text, skanna dokument eller skriva ut sidor för våta signaturer.

Automatisering av administrativa uppgifter sparar tid som juristerna istället kan ägna åt meningsfulla, intäktsgenererande aktiviteter.

2. Förbättra kvaliteten på arbetsprodukten

Fel händer – det är ett faktum. Men när det gäller juridiskt arbete kan även små fel leda till kostsamma misstag, både för advokatbyråer och deras klienter. Lyckligtvis kan automatisering bidra till att minska förekomsten av fel och förbättra den övergripande kvaliteten på arbetsprodukterna.

Till exempel kan programvara för automatisering av juridiska dokument hämta data direkt från kundrelationshanteringssystemet (CRM) eller ärendehanteringssystemet till en standardiserad mall. Detta eliminerar enkelt den tråkiga uppgiften att skriva in ärendenummer, parternas namn, nödvändiga datum och andra enkla detaljer. Då kan advokaterna fokusera större delen av sin tid och uppmärksamhet på unika eller komplexa aspekter av ärendet.

Slutresultatet? Snabb leverans av högkvalitativa produkter.

3. Minska stress

Tråkiga, tidskrävande uppgifter kan öka stressen avsevärt och bidra till utbrändhet, särskilt när de tar tid från mer meningsfullt arbete.

Automatisering kan å andra sidan minska mängden administrativa uppgifter som en advokat har att hantera och frigöra tid. Om den tiden används till mer värdefulla uppgifter eller till att förbättra balansen mellan arbete och privatliv är upp till dem själva att bestämma.

4. Öka antalet kunder du kan betjäna

I takt med att juridiska tjänster blir alltmer standardiserade kommer antalet kunder som en byrå kan betjäna att stå i direkt relation till hur effektivt den kan leverera juridiska produkter.

Med hjälp av automatisering kan advokatbyråer skapa mallar för många rutinmässiga juridiska arbetsprodukter, såsom hyresavtal, testamenten, anställningsavtal, obestridda skilsmässor, bolagsbildningar etc. Istället för att ta upp värdefull tid kan enkla ärenden hanteras snabbt och hjälpa advokater att enkelt etablera nya kundrelationer.

5. Imponera på dina kunder

Automatisering behöver inte vara begränsad till arbete bakom kulisserna. Den kan faktiskt vara ganska imponerande i kundinriktade applikationer.

Överväg en automatiserad kundregistreringsprocess. Med hjälp av ett självbetjäningsformulär matar kunden in all nödvändig information som sedan automatiskt sammanförs i ett mallbaserat uppdragsbrev och skickas till kunden för elektronisk signering. Hela processen kan slutföras på några minuter. Samtidigt framstår ditt företag som snabbt, uppmärksamt, noggrant, tekniskt kunnigt och modernt – och det kan göra hela skillnaden när det gäller att vinna nya och återkommande kunder.

6. Förbättra din organisations KPI:er

Med tanke på alla dessa fördelar är det inte konstigt att automatisering kan leda till stora förbättringar av ditt företags nyckeltal, eller KPI:er.

Färre undvikbara fel? Ja. Ökad effektivitet? Ja. Fler (och nöjdare!) kunder? Ja. Bättre personalbehållning eftersom juristerna inte blir utbrända av rutinarbeten? Ja, ja, ja!

Mäta avkastningen på automatisering av dokumenthantering i juridiska organisationer

Med tanke på alla möjliga fördelar med dokumentautomatisering är det inte konstigt att juridikbranschen utnyttjar denna teknik. Men hur vet du att du får det värde du vill ha från dokumentautomatisering och dokumenthanteringsverktyg? Hur säkerställer du att du får en god avkastning på din teknikinvestering?

Mät dina resultat

Det mest uppenbara svaret är naturligtvis att mäta. Först måste du fastställa riktmärken för viktiga nyckeltal, till exempel: Hur lång tid tar det för ditt team att sammanställa dokument med sina befintliga manuella arbetsflöden? Hur många dokument skapar du manuellt?

När du har konfigurerat dina dokumentautomatiseringsprocesser gör du om varje mätning. Idealiskt sett kommer din tid för utkast att minska (även om du bara kan automatisera processen delvis) och du kommer att se en betydande tidsbesparing som ditt team kan använda till mer meningsfullt arbete.

Om du kan införa självbetjäning för kunderna kan du också komma att producera fler dokument per månad. Detta kan öka din avkastning på investeringen avsevärt, eftersom det gör att du kan leverera en större mängd arbete till en lägre kostnad för ditt team.

Underhåll dina mallar

Ett annat sätt som dokumentautomatisering kan ge avkastning på investeringen för din organisation är genom att hjälpa till att underhålla ditt mallbibliotek.

De flesta advokatbyråer har ett stort arkiv med tidigare fall att ösa ur – faktum är att denna databas med prejudikat ofta ses som en strategisk fördel och en konkurrensfördel. Men det kan också innebära att man måste gå igenom dussintals varianter av samma typ av avtal när man försöker sammanställa ett nytt avtal manuellt. Man måste också kontinuerligt granska och underhålla sina olika mallar för att säkerställa att de är uppdaterade.

Dokumentautomatisering kan förbättra processen avsevärt genom att samla alla olika variationer i en huvudmall. Med hjälp av villkorslogik kan dokumentautomatiseringsprogramvaran lägga till eller ta bort innehåll för att passa behoven i det aktuella fallet. När lagstiftningen ändras är det också mycket enklare att uppdatera hänvisningar i huvudmallen än att gå igenom varje mallvariant separat.

Precis som med utkaststiden kan du också mäta tiden som läggs på att underhålla dokumentmallar före och efter automatiseringen för att se hur den förbättras.

Återanvänd dina data

I nästan alla fall används samma data upprepade gånger under hela handläggningen av ett ärende eller en fråga i olika dokumentuppsättningar. För att maximera avkastningen på din dokumentautomatisering behöver du ett system som gör det möjligt att återanvända den data som har matats in för att skapa automatiserade dokument. För att kunna återanvända data upprepade gånger måste den lagras i datatabeller. Med datatabeller kan namn enkelt ändras och data återanvändas för att skapa ytterligare automatiseringar och arbetsflöden.

Hantera ditt rykte

Även om det är svårare att kvantifiera, kan en annan källa till avkastning på investeringen komma genom förbättringar av ditt företags rykte och kundrelationer.

Bland de viktigaste fördelarna med dokumentautomatisering finns ökad konsekvens och minskad tid för utkast. Med andra ord: bättre juridiska tjänster som levereras snabbare.

Och det är precis den typen av saker som dina kunder kommer att älska.

Dokumentautomatisering för advokatbyråer kanske inte är lämpligt för...

Gör inga misstag: automatisering kan inte ersätta en skicklig advokat. Men även om det finns många dagliga processer som lämpar sig väl för automatisering, kan vissa arbetsflöden endast automatiseras delvis. Och naturligtvis kommer det alltid att finnas unika och känsliga ärenden som kräver skräddarsydd behandling av de bästa talangerna som din byrå har att erbjuda.

Så hur avgör man när automatisering är rätt tillvägagångssätt?

När du försöker avgöra om en uppgift eller process kan eller bör automatiseras bör du ställa dig själv några frågor, till exempel:

• Är processen manuell och repetitiv?
• Hur mycket tid tar denna uppgift på veckobasis/månadsbasis/årsbasis?
• Är tiden som läggs på denna uppgift fakturerbar?
• Hur mycket tid och/eller pengar skulle du kunna spara genom att automatisera hela eller delar av denna uppgift?
• Följer processen standardiserade och förutsägbara regler?
• Hur ofta stöter du på ovanliga omständigheter eller förhållanden under denna uppgift?
• Använder du redan dokumentmallar eller andra verktyg för att effektivisera denna uppgift?
• Har du rätt verktyg och applikationer för att automatisera processen, eller behöver du hitta verktyg för dokumentautomatisering?

Vilka typer av system för dokumentautomatisering och dokumenthantering finns det?

För att komma igång med automatisering av juridiska dokument måste du hitta rätt programvara. Det finns flera olika alternativ att välja mellan. Det är viktigt att förstå skillnaderna, styrkorna och svagheterna hos varje alternativ så att du kan välja den bästa lösningen för ditt företag.

Programvara för praktikhantering med funktioner för dokumentautomatisering

Vissa plattformar för praktikhantering erbjuder grundläggande funktioner för dokumentautomatisering, såsom portaler för kundregistrering, e-signaturer och möjligheten att fylla i dokument med data från programvaran för praktikhantering. De innehåller dock inte den komplexa juridiska logik som krävs för att fylla i de flesta juridiska dokument. Dessa lösningar är bäst lämpade för enkel dokumentautomatisering av mer administrativ karaktär.

Fristående monteringsprogramvara

Fristående programvarulösningar för dokumentsammanställning kan erbjuda mer avancerade eller specialiserade verktyg för dokumentgenerering än de som ingår i en programvarusvit för praktikhantering. De kan till exempel erbjuda mallbibliotek för specifika jurisdiktioner och/eller verksamhetsområden. Eller så kan de ha ytterligare verktyg för att granska, godkänna eller e-arkivera de skapade dokumenten.

Tänk dock på att för att dra full nytta av automatiseringen måste en fristående programvara som läggs till i din teknikstack integreras med dina primära plattformar för dokumenthantering (eller praxis- eller ärendehantering).

Dokumenthanteringsprogram för advokatbyråer med dokumentautomatisering

Naturligtvis erbjuder en robust dokumenthanteringsplattform en komplett uppsättning verktyg för dokumentautomatisering och sammanställning som stöder även den mest komplexa juridiska logiken, inklusive beräkningar, listor, slingor och villkorsklausuler.

En viktig fördel med detta alternativ är att automatiseringen är inbyggd i samma gränssnitt som du använder för att hantera dina dokument. Det innebär att du kan automatisera dokumentflödena ännu mer – inte bara generera dem, utan också granska, godkänna, samarbeta, dela, organisera och säkra dem.

Hur skiljer sig programvara för dokumentautomatisering från hantering av juridiska dokument?

Programvara för dokumentautomatisering är ett kraftfullt verktyg för advokatbyråer, men att skapa anpassade dokument är bara en liten del av dokumenthanteringen som helhet.

Hantering av juridiska dokument omfattar ett brett spektrum av viktiga verktyg och funktioner, bland annat:

• Säker och kompatibel dokumentlagring
• Prediktiv e-postarkivering
• Avancerad sökning med hjälp av anpassade metadata och dynamiska attribut
• Dokumentgranskning och versionskontroll
• Säker delning och samarbete med interna och externa användare
• Inbyggda elektroniska signaturer med automatiserade arbetsflöden
• Sömlös integration med Microsoft Office-paketet
• Avancerade säkerhetsfunktioner
• Detaljerade behörigheter för användaråtkomst

… och det är bara toppen av isberget.

Viktiga funktioner i programvara för automatisering av dokumenthantering på advokatbyråer

När du överväger en lösning för dokumentautomatisering – antingen fristående eller som en del av en plattform för praktikhantering eller dokumenthantering – finns det några funktioner som du bör leta efter.

Dokumentmallar

Enkelt uttryckt finns det ingen dokumentautomatisering utan möjligheten att skapa mallar. En mall gör det möjligt att identifiera fält i dokumentet som bör anpassas efter varje kund, ärende eller fråga. När du genererar ett automatiserat dokument fylls dessa fält i utifrån källdata från ditt CRM-system, din praktikhanteringsprogramvara etc.

Dokumentbibliotek

Vissa lösningar för dokumentautomatisering har ett inbyggt bibliotek med dokument och domstolsformulär för vissa jurisdiktioner och verksamhetsområden. Detta kan spara tid, särskilt om ditt företag ännu inte har byggt upp ett eget bibliotek med ofta använda dokument.

Dokumentlagring

När du har skapat ett dokument, var ska du lagra det? En lösning för dokumentautomatisering bör erbjuda säker lagring av dina dokument – eller ännu bättre, en smidig integration med ditt dokumenthanteringssystem (DMS), så att det snabbt kan lagras i rätt ärendefil.

Villkorlig logik

För dokument som är identiska varje gång räcker det med grundläggande dokumentautomatiseringsfunktioner. Men hur är det med dokumenttyper som ibland innehåller extra klausuler eller andra avvikelser från standardformatet? Detta gäller de flesta juridiska dokument.

För att automatisera dessa mer komplexa dokument måste du tillämpa villkorlig logik. Dessa regler gör det möjligt att visa ytterligare text, fält eller klausuler i ett dokument endast när specifika villkor är uppfyllda.

Detta är en funktion du inte får missa, eftersom villkorslogik avsevärt utökar dina möjligheter till dokumentautomatisering.

Automatisk ifyllning

Det finns många sätt att automatisera dokumentprocesser och arbetsflöden, men när vi talar om dokumentautomatisering eller dokumentsammanställning är detta det centrala: att automatiskt fylla i dokumentfält med data från en annan källa. Med andra ord, inget mer kopierande och klistrande!

Datatabeller

För att kunna återanvända data som har matats in i systemet måste det finnas datatabeller för att lagra data. I datatabellerna kan data redigeras efter behov och återanvändas flera gånger, vilket eliminerar behovet av att mata in samma data om och om igen. Detta ökar tidsbesparingen från ditt automatiseringssystem exponentiellt.

Fjärråtkomst

Arbete sker inte alltid på arbetsplatsen, vilket är anledningen till att alla dina viktiga system bör vara tillgängliga på din favorit-enhet, oavsett var du befinner dig.

Elektroniska signaturer

När du har genererat resten av dokumentet automatiskt är det logiskt att även automatisera de återstående stegen i processen. Att skicka det anpassade dokumentet för elektronisk signering och sedan automatiskt och säkert arkivera det signerade dokumentet avslutar processen!

Programvaruintegrationer

Vissa funktioner är trevliga att ha, men programvaruintegrationer är absolut nödvändiga. Din lösning för dokumentautomatisering bör integreras sömlöst med dina centrala plattformar, såsom ditt dokumenthanteringssystem, e-posthanteringssystem och programvara för praktikhantering.

Med helt sömlösa lösningar kan du arbeta direkt i Microsoft Word för att skapa automatiseringar. Detta kan göra processen betydligt enklare eftersom det gör att ditt team kan arbeta i ett gränssnitt som de redan är bekanta med.

Olika filtyper

Tänk på att de flesta automatiseringsverktyg är specialiserade på antingen Microsoft Word- eller PDF-format . Om du planerar att använda båda dokumentformaten bör du se till att den dokumentautomatiseringsprogramvara du väljer låter dig automatisera formulär och dokument i både Word- och PDF-format.

Kundens självbetjäning

Om du vill skapa nöjda kunder utan att lyfta ett finger, välj en automatiseringslösning som gör det möjligt för kunderna att själva sköta sina ärenden. Med en självbetjäningsportal eller ett onlineformulär kan dina kunder – nya eller återkommande – välja de tjänster de behöver och skapa ett helt anpassat dokument på några minuter. Allt som återstår för ditt företag är att ta betalt.

Hur man väljer programvara för dokumenthantering och automatisering

Juridiskt arbete börjar och slutar med dokument – därför är dokumenthanterings- och automatiseringsprogram så viktiga system att få rätt. Men med så många alternativ att välja mellan, hur väljer du rätt för din byrå?

Har programvaran de funktioner som ditt företag behöver?

Använd listan över dokumentautomatiseringsfunktioner ovan för att avgöra vilka automatiseringsfunktioner som är nödvändiga. Om du vet vilka faktorer som är avgörande för dig blir det lättare att snabbt eliminera lösningar som inte passar ditt team.

Om du letar efter ett dokumenthanteringssystem med inbyggd dokumentautomatisering bör du också utforska DMS:ets övriga funktioner för att säkerställa att det erbjuder alla de funktioner du behöver. Tänk på att en molnbaserad plattform erbjuder störst flexibilitet när det gäller åtkomst, integration med tredjepartsprogram och mycket mer.

Ligger programvaran inom din budget?

Kostnaden för programvara för dokumentautomatisering kan variera från billiga verktyg med grundläggande funktioner till mer avancerade produkter som erbjuder en robust uppsättning avancerade automatiseringsfunktioner. Priset kan också variera beroende på hur många användare du behöver, samt om du väljer en fristående produkt eller en som ingår i en plattform för praktikhantering eller dokumenthantering.

Beroende på ditt företags typiska arbetsbelastning, avgiftsstruktur och mål kan avkastningen på dokumentautomatisering vara betydande när det gäller att spara tid, replikera expertis, förbättra balansen mellan arbete och privatliv samt attrahera och behålla topptalanger. Du bör också ta hänsyn till dessa faktorer när du går igenom processen för att välja programvara.

Passar programvaran din nuvarande teknikstack?

När det gäller dokumentautomatisering vill du ha en lösning som passar bra in i din befintliga teknikstack. Om du väljer en fristående produkt är det absolut nödvändigt att ha en stark API-anslutning till dina kärnplattformar. Utan sömlös integration kommer det fortfarande att finnas manuella steg i processen när du överför dokument från automatiseringsprogramvaran till ditt dokumenthanteringssystem.

Alternativt kan du välja en lösning för dokumentautomatisering som är inbyggd direkt i din dokumenthanteringsplattform. Med detta alternativ kan dina användare skapa helt automatiserade arbetsflöden för dokumentsammanställning – från inmatning till lagring – utan att behöva lära sig ett helt nytt användargränssnitt.

Är programvaran lätt att använda?

Programvara som är för svår att lära sig används ofta inte – och din investering går till spillo. Därför vill du ha en kodfri lösning för dokumentautomatisering. Kodfri programvara ger jurister flexibiliteten att skapa sofistikerade, anpassade automatiseringar utan att de behöver lära sig komplexa kodningsspråk.

Har du provkört bilen?

Det finns inget bättre sätt att få en känsla för en mjukvaruplattform än att prova den. En testkörning låter dig uppleva mjukvarans gränssnitt, utforska tillgängliga funktioner och experimentera med nya arbetsflöden. Se till att testa alla dokumenthanterings- och/eller automatiseringsprogram som du överväger att införa i ditt företag.

Är programvaran säker?

All programvara som du använder för att skapa eller lagra konfidentiella dokument måste vara säker. Innan du väljer en programvarulösning för dokumenthantering eller automatisering bör du noggrant granska säkerhetsfunktionerna.

Det är värt att notera att många advokatbyråer, istället för att hantera alla säkerhetsbehov internt, förlitar sig på tredjepartsleverantörer för att stödja säkerhet och efterlevnad. Genom att välja ett DMS med robust inbyggd säkerhet får byråerna certifieringar för efterlevnad, mer avancerade funktioner och snabbare säkerhetsuppdateringar.

Börja automatisera din expertis

Att komma igång med dokumentautomatisering kan verka lite skrämmande, men här är saken: det kan vara en absolut game changer för ditt företag. Och dessutom, bara för att din juridiska expertis är extremt värdefull för dina kunder betyder det inte att den måste vara extremt mödosam för ditt team.

Med dokumentautomatisering kan du leverera högkvalitativa juridiska tjänster i stor skala samtidigt som du minskar bördan av tråkiga uppgifter. Att automatisera all denna expertis är faktiskt en vinst för alla – dina jurister, dina kunder, hela din byrå.

(Alla, det vill säga, utom dina konkurrenter.)

Det är ingen överraskning att automatisering är en snabbt växande trend inom juridikbranschen. Och det finns inget bättre tillfälle än nu att dra nytta av alla fördelar som dokumentautomatisering har att erbjuda.

Upptäck PatternBuilder: Automatisering av juridiska dokument utan kodning från NetDocuments

Om du är intresserad av att utforska möjligheterna med automatisering av juridiska dokument på ditt företag finns det många programvarualternativ att välja mellan. En lösning som är värd att överväga är PatternBuilder från NetDocuments.

PatternBuilder är inbyggt i den molnbaserade innehållshanteringsplattformen NetDocuments och är en kodfri lösning för automatisering av juridiska dokument med avancerade funktioner som villkorslogik, automatisering av hela processen, flerskiktad säkerhet och certifieringar för regelefterlevnad med mera.

Upptäck vad PatternBuilder kan göra för ditt företag – boka en demonstration.