« Tant de travail, si peu de temps. »

C'est un refrain constant dans les cabinets d'avocats, et ce n'est pas exagéré. Les exigences en matière de temps des avocats ne cessent d'augmenter, tandis que le temps continue de s'écouler.

Alors que les cabinets d'avocats et les professionnels du droit recherchent de meilleurs moyens de maximiser leurs efforts, ils sont de plus en plus nombreux à se tourner vers la technologie pour trouver des solutions. Bon nombre de ces organisations tournées vers l'avenir troquent des processus manuels fastidieux contre des automatisations efficaces.

Et les résultats sont assez impressionnants.

Mais que devez-vous savoir avant de vous lancer dans l'automatisation des documents juridiques? Ce guide vous apporte les réponses, notamment les principaux avantages de l'automatisation des documents, les différentes options logicielles à envisager, les fonctionnalités essentielles à rechercher et les conseils pour choisir la solution adaptée et obtenir un excellent retour sur investissement.

Qu'est-ce que l'automatisation des documents juridiques ?

L'automatisation est une tendance en pleine expansion dans le secteur juridique, et ce pour une bonne raison. En utilisant la technologie pour exécuter des tâches, des processus et des flux de travail sans intervention humaine (ou avec une intervention réduite), l'automatisation permet aux cabinets d'avocats de fournir des services juridiques plus rapidement et à moindre coût.

Alors, qu'est-ce que l'automatisation des documents juridiques, au juste ?

L'automatisation des documents juridiques désigne l'automatisation des tâches liées aux documents juridiques, en particulier les tâches fastidieuses et laborieuses qui prennent du temps et empêchent de se consacrer à des tâches plus intéressantes et à forte valeur ajoutée. Grâce aux solutions d'automatisation des documents juridiques, les cabinets d'avocats peuvent automatiser des flux de travail tels que la génération de contrats, d'accords, de demandes, d'avis, de plaidoiries et même d'ensembles complets de documents.

Automatisation des documents juridiques vs assemblage de documents

Y a-t-il une différence entre l'automatisation des documents juridiques et l'assemblage de documents ?

Certains affirment que l'automatisation des documents fait spécifiquement référence au processus de développement de modèles, tandis que l'assemblage de documents décrit le processus de génération de documents personnalisés à partir d'un modèle.

En réalité, de nombreux professionnels du secteur juridique utilisent ces termes de manière interchangeable. Vous entendrez peut-être également parler de « génération de documents ». Mais au final, tous ces termes désignent la même chose : la création de modèles pouvant être remplis automatiquement pour générer des documents juridiques personnalisés.

La plupart des organisations juridiques utilisent déjà l'automatisation

Il y a de fortes chances que vous utilisiez déjà l'automatisation. Signatures électroniques, formulaires et requêtes en ligne, workflows liés au cycle de vie des contrats... Ce sont toutes des formes d'automatisation qui aident les avocats et les professionnels du droit à travailler plus efficacement.

Étant donné que le travail juridique commence et se termine par des documents, l'automatisation peut avoir un impact considérable sur la charge de travail quotidienne de presque tous les avocats.

6 avantages de l'automatisation des documents juridiques

Considérez ces six avantages clés de l'automatisation des documents juridiques pour les avocats et les cabinets d'avocats :

1. Gagnez du temps sur les tâches administratives

Les données ne mentent pas : les tâches automatisables occupent jusqu'à 23 % de la journée d'un avocat. Il s'agit de tâches qui ne nécessitent pas réellement d' intervention humaine, telles que les tâches administratives et autres processus routiniers.

Et soyons honnêtes : personne ne se lance dans des études de droit exigeantes et coûteuses dans l'espoir de passer un quart de sa journée à copier-coller du texte, à scanner des documents ou à imprimer des pages pour les faire signer.

L'automatisation des tâches administratives permet aux avocats de gagner du temps qu'ils peuvent consacrer à des activités plus importantes et génératrices de revenus.

2. Améliorer la qualité du travail

Les erreurs, ça arrive, c'est comme ça. Mais quand on parle de boulot juridique, même les petites erreurs peuvent coûter cher, tant aux cabinets d'avocats qu'à leurs clients. Heureusement, l'automatisation peut aider à réduire les erreurs et à améliorer la qualité globale des produits.

Par exemple, un logiciel d'automatisation des documents juridiques peut extraire directement les données du système de gestion de la relation client (CRM) ou du système de gestion des dossiers/cas et les intégrer dans un modèle standardisé. Cela élimine facilement la tâche fastidieuse de transcription des numéros de dossier, des noms des parties, des dates nécessaires et d'autres détails simples. Les avocats peuvent alors consacrer la majeure partie de leur temps et de leur attention aux aspects uniques ou complexes du dossier.

Le résultat final ? Une livraison rapide de produits de haute qualité.

3. Réduire le stress

Les tâches fastidieuses et chronophages peuvent considérablement augmenter le stress et contribuer à l'épuisement professionnel, en particulier lorsqu'elles détournent l'attention d'un travail plus significatif.

L'automatisation, en revanche, peut réduire la charge administrative des avocats et leur permettre de gagner du temps. C'est à eux de décider s'ils souhaitent consacrer ce temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée ou à améliorer leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

4. Augmentez le nombre de clients que vous pouvez servir

À mesure que les services juridiques se banalisent, le nombre de clients qu'un cabinet peut servir sera directement lié à son efficacité à fournir des produits juridiques.

Grâce à l'automatisation, les cabinets d'avocats peuvent créer des modèles pour de nombreux documents juridiques courants, tels que les baux, les testaments, les contrats de travail, les divorces non contestés, les constitutions de sociétés, etc. Au lieu de monopoliser un temps précieux, les affaires simples peuvent être traitées rapidement, ce qui aide les avocats à établir sans effort de nouvelles relations avec leurs clients.

5. Impressionnez vos clients

L'automatisation ne doit pas nécessairement être reléguée à un travail en coulisses. En fait, elle peut être très impressionnante dans les applications destinées aux clients.

Envisagez un processus automatisé d'admission des clients. À l'aide d'un formulaire en libre-service, le client saisit toutes les informations nécessaires, qui sont ensuite automatiquement intégrées dans une lettre d'engagement type et transmises au client pour signature électronique. L'ensemble du processus peut être réalisé en quelques minutes. Parallèlement, votre cabinet se montre rapide, attentif, précis, à la pointe de la technologie et moderne, ce qui peut faire toute la différence lorsqu'il s'agit de gagner de nouveaux clients et de fidéliser les anciens.

6. Améliorez les indicateurs clés de performance (KPI) de votre organisation

Compte tenu de tous ces avantages, il n'est pas surprenant que l'automatisation puisse entraîner une amélioration considérable des indicateurs clés de performance (KPI) de votre entreprise.

Moins d'erreurs évitables ? Oui. Une efficacité accrue ? Oui. Plus de clients (et plus satisfaits) ? Oui. Une meilleure rétention des talents, car les avocats ne sont plus épuisés par des tâches subalternes ? Oui, oui et oui !

Mesurer le retour sur investissement de l'automatisation des documents dans les organisations juridiques

Compte tenu de tous les avantages potentiels de l'automatisation des documents, il n'est pas étonnant que le secteur juridique tire parti de cette technologie. Mais comment savoir si vous tirez pleinement parti des outils d'automatisation et d'assemblage de documents ? Comment vous assurer un retour sur investissement technologique élevé ?

Mesurez vos résultats

La réponse la plus évidente, bien sûr, est de mesurer. Tout d'abord, vous devrez établir des repères pour les indicateurs de performance clés importants, tels que : Combien de temps faut-il à votre équipe pour compiler des documents avec ses workflows manuels existants ? Combien de documents créez-vous manuellement ?

Une fois que vous avez mis en place vos processus d'automatisation des documents, refaites toutes les mesures. Dans l'idéal, votre temps de rédaction diminuera (même si vous ne parvenez à automatiser que partiellement le processus) et vous constaterez un gain de temps significatif que votre équipe pourra consacrer à des tâches plus importantes.

Si vous êtes en mesure de mettre en place un service en libre-service pour vos clients, vous pourriez également produire davantage de documents chaque mois. Cela peut considérablement augmenter votre retour sur investissement, car cela vous permet de fournir une plus grande quantité de travail à moindre coût pour votre équipe.

Maintenez vos modèles

L'automatisation des documents peut également générer un retour sur investissement pour votre organisation en vous aidant à gérer votre bibliothèque de modèles.

La plupart des cabinets d'avocats disposent d'une importante base de données contenant des affaires passées sur laquelle ils peuvent s'appuyer. En fait, cette base de données de précédents est souvent considérée comme un avantage stratégique et un facteur de différenciation concurrentiel. Mais cela peut également signifier qu'il faut passer au crible des dizaines de variantes d'un même type de contrat lorsque vous essayez d'en rédiger un nouveau manuellement. Vous devez également revoir et mettre à jour en permanence vos différents modèles afin de vous assurer qu'ils sont à jour.

L'automatisation des documents peut considérablement améliorer ce processus en regroupant toutes les différentes permutations dans un modèle principal. À l'aide d'une logique conditionnelle, le logiciel d'automatisation des documents peut ajouter ou supprimer du contenu pour répondre aux besoins du cas. En cas de modification de la législation, il est également beaucoup plus facile de mettre à jour les citations dans votre modèle principal que de passer en revue chaque variante du modèle individuellement.

Comme pour le temps consacré à la rédaction, vous pouvez également mesurer le temps passé à mettre à jour les modèles de documents avant et après l'automatisation afin de constater les améliorations apportées.

Réutilisez vos données

Presque toujours, les mêmes données sont utilisées à plusieurs reprises tout au long d'une affaire ou d'un dossier dans différents ensembles de documents. Pour maximiser le retour sur investissement de votre automatisation documentaire, vous aurez besoin d'un système qui vous permette de réutiliser les données saisies afin de créer des documents automatisés. Pour exploiter les données à plusieurs reprises, celles-ci doivent être stockées dans des tableaux de données. Grâce à ces tableaux, les noms peuvent être facilement modifiés et les données réutilisées pour créer des automatisations et des flux de travail supplémentaires.

Gérez votre réputation

Bien que plus difficile à quantifier, une autre source de retour sur investissement peut provenir de l'amélioration de la réputation de votre entreprise et des relations avec vos clients.

Parmi les principaux avantages de l'automatisation des documents, on peut citer une plus grande cohérence et une réduction du temps de rédaction. En d'autres termes : des services juridiques de meilleure qualité fournis plus rapidement.

Et c'est exactement le genre de choses qui enthousiasmeront vos clients.

L'automatisation des documents dans les cabinets d'avocats peut ne pas convenir à...

Ne vous y trompez pas : l'automatisation ne peut remplacer un avocat avisé. Mais si de nombreux processus quotidiens se prêtent bien à l'automatisation, certains flux de travail ne peuvent être que partiellement automatisés. Et bien sûr, il y aura toujours des dossiers uniques et sensibles qui nécessiteront un traitement sur mesure par les meilleurs talents de votre cabinet.

Alors, comment déterminer quand l'automatisation est la bonne approche ?

Lorsque vous essayez de déterminer si une tâche ou un processus peut ou doit être automatisé, vous devez vous poser quelques questions, telles que :

• Le processus est-il manuel et répétitif ?
• Combien de temps cette tâche prend-elle chaque semaine/mois/année ?
• Le temps consacré à cette tâche est-il facturable ?
• Combien de temps et/ou d'argent pourriez-vous économiser en automatisant tout ou partie de cette tâche ?
• Le processus suit-il des règles standardisées et prévisibles ?
• À quelle fréquence rencontrez-vous des circonstances ou des conditions inhabituelles au cours de cette tâche ?
• Utilisez-vous déjà des modèles de documents ou d'autres outils pour rationaliser cette tâche ?
• Disposez-vous des outils et applications adéquats pour automatiser le processus, ou devrez-vous trouver des outils d'automatisation documentaire ?

Quels sont les différents types de systèmes d'automatisation et de gestion des documents ?

Pour vous lancer dans l'automatisation des documents juridiques, vous devez trouver le logiciel qui vous convient. Il en existe plusieurs types. Il est important de comprendre les différences, les forces et les faiblesses de chaque option afin de pouvoir choisir la solution la mieux adaptée à votre cabinet.

Logiciel de gestion de cabinet avec fonctionnalités d'automatisation des documents

Certaines plateformes de gestion de cabinet offrent des fonctionnalités d'automatisation de documents de base, telles que des portails d'accueil des clients, la signature électronique et la possibilité de remplir des documents à partir des données du logiciel de gestion de cabinet. Cependant, elles ne comprennent pas la logique juridique complexe nécessaire à la rédaction de la plupart des documents juridiques. Ces solutions conviennent mieux à l'automatisation de documents simples, de nature plutôt administrative.

Logiciel d'assemblage autonome

Les solutions logicielles autonomes d'assemblage de documents peuvent offrir des outils de génération de documents plus avancés ou plus spécialisés que ceux inclus dans une suite de gestion de cabinet. Par exemple, elles peuvent proposer des bibliothèques de modèles pour des juridictions et/ou des domaines d'activité spécifiques. Elles peuvent également disposer d'outils supplémentaires pour réviser, approuver ou déposer électroniquement les documents créés.

Gardez toutefois à l'esprit que pour tirer pleinement parti des avantages de l'automatisation, un logiciel autonome ajouté à votre infrastructure technologique doit s'intégrer à vos principales plateformes de gestion de documents (ou de gestion de dossiers ou de cas).

Logiciel de gestion documentaire pour cabinets d'avocats avec automatisation des documents

Naturellement, une plateforme de gestion documentaire robuste offrira une suite complète d'outils d'automatisation et d'assemblage de documents pour prendre en charge même la logique juridique la plus complexe, y compris les calculs, les listes, les boucles et les clauses conditionnelles.

L'un des principaux avantages de cette option est que l'automatisation est intégrée à la même interface que celle que vous utilisez pour gérer vos documents. Vous pouvez ainsi automatiser davantage les flux de travail liés aux documents : non seulement leur génération, mais aussi leur révision, leur validation, leur partage, leur organisation et leur sécurisation.

En quoi un logiciel d'automatisation documentaire diffère-t-il d'un logiciel de gestion de documents juridiques ?

Les logiciels d'automatisation documentaire constituent un outil puissant pour les cabinets d'avocats, mais la génération de documents personnalisés n'est qu'un aspect mineur de la gestion documentaire dans son ensemble.

La gestion des documents juridiques couvre un large éventail d'outils et de fonctionnalités essentiels, notamment :

• Stockage sécurisé et conforme des documents
• Classement prédictif des e-mails
• Recherche avancée à l'aide de métadonnées personnalisées et d'attributs dynamiques
• Révision des documents et contrôle des versions
• Partage et collaboration sécurisés avec des utilisateurs internes et externes
• Signatures électroniques intégrées avec flux de travail automatisés
• Intégration transparente avec la suite Microsoft Office
• Fonctionnalités de sécurité avancées
• Autorisations d'accès granulaires pour les utilisateurs

… et ce n'est que la partie émergée de l'iceberg.

Principales fonctionnalités du logiciel d'automatisation des documents pour cabinets d'avocats

Lorsque vous envisagez d'adopter une solution d'automatisation documentaire, qu'elle soit autonome ou intégrée à une plateforme de gestion de cabinet ou de gestion documentaire, certaines fonctionnalités sont à privilégier.

Modèles de documents

En termes simples, il n'y a pas d'automatisation des documents sans la possibilité de créer des modèles. Un modèle vous permettra d'identifier les champs du document qui doivent être personnalisés pour chaque client, dossier ou affaire. Lorsque vous générez un document automatisé, ces champs seront remplis à partir des données sources provenant de votre CRM, de votre logiciel de gestion de cabinet, etc.

Bibliothèque de documents

Certaines solutions d'automatisation des documents sont fournies avec une bibliothèque intégrée de documents et de formulaires judiciaires pour certaines juridictions et certains domaines d'activité. Cela peut vous faire gagner du temps, en particulier si votre cabinet n'a pas encore constitué sa propre bibliothèque de documents fréquemment utilisés.

Stockage de documents

Une fois que vous avez généré un document, où allez-vous le stocker ? Une solution d'automatisation documentaire doit offrir un stockage sécurisé pour vos documents, ou mieux encore, une intégration transparente à votre système de gestion documentaire (DMS), afin qu'il puisse être rapidement stocké dans le dossier approprié.

Logique conditionnelle

Pour les documents qui sont toujours identiques, les fonctionnalités de base d'automatisation des documents suffisent. Mais qu'en est-il des types de documents qui comportent parfois des clauses supplémentaires ou d'autres variations par rapport au format standard ? Cela concerne la plupart des documents juridiques.

Pour automatiser ces documents plus complexes, vous devez appliquer une logique conditionnelle. Ces règles vous permettent d'afficher du texte, des champs ou des clauses supplémentaires dans un document uniquement lorsque certaines conditions sont remplies.

Il s'agit d'une fonctionnalité incontournable, car la logique conditionnelle élargit considérablement vos possibilités d'automatisation des documents.

Remplissage automatique

Il existe de nombreuses façons d'automatiser les processus et les flux de travail liés aux documents, mais lorsque nous parlons d'automatisation ou d'assemblage de documents, le point central est le suivant : remplir automatiquement les champs d'un document avec des données provenant d'une autre source. En d'autres termes, plus besoin de copier-coller!

Tableaux de données

Afin de réutiliser les données saisies dans le système, celui-ci doit disposer de tableaux de données pour stocker ces dernières. Dans ces tableaux, les données peuvent être modifiées selon les besoins et réutilisées plusieurs fois, ce qui évite d'avoir à saisir les mêmes données à plusieurs reprises. Cela augmente de manière exponentielle les gains de temps réalisés grâce à votre système d'automatisation.

Accès à distance

Le travail ne se fait pas toujours au bureau, c'est pourquoi tous vos systèmes essentiels doivent être accessibles sur votre appareil préféré, où que vous soyez.

Signatures électroniques

Une fois que vous avez généré automatiquement le reste du document, il est logique d'automatiser également les étapes restantes du processus. L'envoi du document personnalisé pour signature électronique, puis l'archivage automatique et sécurisé du document signé permettent de mener le processus à son terme !

Intégrations logicielles

Certaines fonctionnalités sont agréables à avoir, mais les intégrations logicielles sont absolument essentielles. Votre solution d'automatisation documentaire doit s'intégrer de manière transparente à vos plateformes principales, telles que votre système de gestion documentaire, votre système de gestion des e-mails et votre logiciel de gestion de cabinet.

Des solutions véritablement transparentes vous permettent de travailler directement dans Microsoft Word pour créer des automatisations. Cela peut considérablement faciliter le processus, car cela permet à votre équipe de travailler dans une interface qu'elle connaît déjà bien.

Différents types de fichiers

Gardez à l'esprit que la plupart des outils d'automatisation sont spécialisés dans les formats Microsoft Word ou PDF . Si vous prévoyez d'utiliser les deux formats de document, assurez-vous que le logiciel d'automatisation de documents que vous choisissez vous permettra d'automatiser les formulaires et les documents aux formats Word et PDF.

Libre-service client

Si vous souhaitez satisfaire vos clients sans lever le petit doigt, optez pour une solution d'automatisation qui leur permet de se servir eux-mêmes. Grâce à un portail en libre-service ou à un formulaire en ligne, vos clients, qu'ils soient nouveaux ou fidèles, peuvent sélectionner les services dont ils ont besoin et générer en quelques minutes le document entièrement personnalisé dont ils ont besoin. Il ne reste plus à votre cabinet qu'à percevoir les honoraires.

Comment choisir un logiciel de gestion et d'automatisation des documents

Le travail juridique commence et se termine par des documents. C'est pourquoi les logiciels de gestion et d'automatisation des documents sont des systèmes si importants à bien choisir. Mais avec autant d'options disponibles, comment sélectionner celle qui convient le mieux à votre cabinet ?

Le logiciel dispose-t-il des fonctionnalités dont votre entreprise a besoin ?

Utilisez la liste des fonctionnalités d'automatisation des documents ci-dessus pour vous aider à déterminer quelles fonctionnalités d'automatisation sont essentielles. Connaître vos critères rédhibitoires vous permettra d'éliminer plus facilement les solutions qui ne conviennent pas à votre équipe.

Si vous recherchez un système de gestion documentaire avec automatisation intégrée, vous devrez également explorer les autres fonctionnalités du DMS afin de vous assurer qu'il offre toutes les capacités dont vous avez besoin. N'oubliez pas qu'une plateforme basée sur le cloud offrira la plus grande flexibilité en termes de facilité d'accès, d'intégrations tierces, etc.

Le logiciel correspond-il à votre budget ?

Le coût des logiciels d'automatisation des documents peut varier considérablement, allant d'outils peu coûteux dotés de fonctionnalités de base à des produits haut de gamme offrant une suite complète de fonctionnalités d'automatisation avancées. Le prix peut également varier en fonction du nombre d'utilisateurs dont vous avez besoin, ainsi que du choix d'un produit autonome ou d'un produit intégré à une plateforme de gestion de cabinet ou de gestion documentaire.

En fonction du volume de travail habituel de votre cabinet, de votre structure tarifaire et de vos objectifs, le retour sur investissement de l'automatisation des documents peut être considérable en termes de gain de temps, de reproduction de l'expertise, d'amélioration de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et d'attraction et de fidélisation des meilleurs talents. Vous devrez également tenir compte de ces éléments lors du processus de sélection du logiciel.

Le logiciel est-il compatible avec votre infrastructure technologique actuelle ?

En matière d'automatisation des documents, vous recherchez une solution qui s'intègre parfaitement à votre infrastructure technologique existante. Si vous optez pour un produit autonome, il est absolument essentiel de disposer d'une connexion API solide avec vos plateformes principales. Sans une intégration transparente, certaines étapes du processus devront encore être effectuées manuellement, notamment le transfert des documents du logiciel d'automatisation vers votre système de gestion documentaire.

Vous pouvez également choisir une solution d'automatisation des documents directement intégrée à votre plateforme de gestion documentaire. Grâce à cette option, vos utilisateurs peuvent créer des workflows d'assemblage de documents entièrement automatisés, de la réception au stockage, sans avoir à apprendre à utiliser une toute nouvelle interface utilisateur.

Le logiciel est-il facile à utiliser ?

Les logiciels trop difficiles à maîtriser restent souvent inutilisés, et votre investissement est alors perdu. C'est pourquoi vous avez besoin d'une solution sans code pour l'automatisation des documents. Les logiciels sans code offrent aux avocats la flexibilité nécessaire pour créer des automatisations sophistiquées et personnalisées sans avoir à apprendre des langages de programmation complexes.

Avez-vous fait un essai routier ?

Il n'y a pas de meilleur moyen de se faire une idée d'une plateforme logicielle que de l'essayer. Un essai vous permet de découvrir l'interface du logiciel, d'explorer les fonctionnalités disponibles et de tester de nouveaux flux de travail. Veillez à tester tout logiciel de gestion documentaire et/ou d'automatisation que vous envisagez d'adopter pour votre entreprise.

Le logiciel est-il sécurisé ?

Tout logiciel utilisé pour créer ou stocker des documents confidentiels doit être sécurisé. Avant de choisir une solution logicielle de gestion ou d'automatisation des documents, vous devez examiner minutieusement ses capacités en matière de sécurité.

Il convient de noter que, plutôt que de gérer tous leurs besoins en matière de sécurité en interne, de nombreux cabinets d'avocats font appel à des prestataires tiers pour assurer la sécurité et la conformité. En choisissant un système de gestion documentaire doté d'une sécurité intégrée robuste, les cabinets obtiennent des certifications de conformité, des fonctionnalités plus avancées et des mises à jour de sécurité plus rapides.

Commencez à automatiser votre expertise

Se lancer dans l'automatisation des documents peut sembler un peu intimidant, mais voici le truc : cela peut changer complètement la donne pour votre cabinet. Et puis, ce n'est pas parce que votre expertise juridique est extrêmement précieuse pour vos clients qu'elle doit nécessairement être extrêmement laborieuse pour votre équipe.

Grâce à l'automatisation des documents, vous pouvez fournir des services juridiques de haute qualité à grande échelle tout en réduisant la charge de travail liée aux tâches fastidieuses. En fait, l'automatisation de toute cette expertise est vraiment bénéfique pour tout le monde : vos avocats, vos clients, votre cabinet dans son ensemble.

(Tout le monde, sauf vos concurrents.)

Il n'est pas surprenant que l'automatisation soit une tendance en pleine croissance dans le secteur juridique. Et c'est maintenant qu'il faut profiter de tous les avantages offerts par l'automatisation des documents.

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