Des listes, encore des listes et toujours des listes ! Chaque équipe juridique doit tenir à jour des listes d'informations essentielles relatives à ses dossiers : listes de clients, de dossiers, de parties, d'experts, de biens immobiliers, d'actifs, d'employés, de créanciers, de brevets, etc. Les informations essentielles contenues dans ces listes sont souvent utilisées pour créer des documents et sont fréquemment consultées au fur et à mesure que le dossier avance.

Grâce aux progrès réalisés dans le domaine des technologies d'automatisation, les cabinets d'avocats et les équipes juridiques se tournent de plus en plus vers les logiciels d'automatisation des documents afin d'éliminer les tâches manuelles et d'améliorer l'efficacité, la précision et la souplesse de leurs opérations juridiques quotidiennes. Cependant, si les données saisies dans le cadre du processus d'automatisation ne sont pas associées à la liste appropriée et réutilisables, le logiciel risque de passer à côté de son objectif.

Poursuivez votre lecture pour découvrir le pouvoir transformateur des outils d'automatisation des documents juridiques combinés à l'utilisation de tableaux de données (également appelés base de données relationnelle) pour stocker des éléments en vue de leur réutilisation, et son impact profond sur le paysage juridique moderne.

Automatisation des documents pour rationaliser le travail juridique

Les cabinets d'avocats et les équipes juridiques génèrent quotidiennement une multitude de documents juridiques, tels que des contrats, des accords et des plaidoiries. Les documents antérieurs étant fréquemment réutilisés, ils peuvent être difficiles à localiser et à créer, et sont sujets à des erreurs ou à des incohérences, ce qui nécessite des efforts considérables pour les maintenir à jour. Sans oublier que les avocats peuvent être frustrés par les bizarreries de mise en forme de Word.

Traditionnellement, les équipes juridiques recherchaient des documents antérieurs ou des modèles, puis saisissaient manuellement les nouvelles données à l'aide de diverses routines de recherche et de remplacement. Dans le monde en constante évolution de la pratique juridique, cette méthode était chronophage et source d'erreurs, ce qui pouvait entraîner des fautes de frappe embarrassantes ou la divulgation d'informations confidentielles. Puis est apparue l'automatisation des documents.

La technologie d'automatisation des documents a permis aux entreprises d'ajouter rapidement des variables à leurs modèles de documents préformatés, mais certaines limitations obligent les utilisateurs à corriger manuellement les fautes de frappe ou les erreurs, ou à recommencer le processus depuis le début.

La saisie manuelle des données dans les documents laisse place à l'erreur humaine. Des fautes de frappe, des formats incorrects ou des informations manquantes peuvent survenir lorsque les données sont copiées et collées manuellement dans chaque document. Avec les données réutilisables, les risques d'erreur humaine sont minimisés, car les données sont saisies ou mises à jour dans un emplacement centralisé et automatiquement renseignées dans les documents.

Si l'automatisation est un pas dans la bonne direction, pour vraiment rationaliser le travail et le rendre infaillible, les équipes juridiques doivent pouvoir réutiliser les données issues de ces nombreuses listes.

Tableaux de données + automatisation des documents = une véritable révolution

Automatisation qui inclut l'utilisation de tables de données (c'est-à-dire une base de données relationnelle) change la donne pour les professionnels du droit qui traitent régulièrement des documents répétitifs, mais complexes. Une base de données relationnelle offre aux avocats et à leurs équipes un espace où stocker les données liées à leurs automatisations, ce qui se traduit par une plus grande flexibilité et davantage de temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Elle ouvre également de nouvelles possibilités pour rationaliser les processus et améliorer la gestion des documents.

Le fait de disposer d'une base de données relationnelle connectée à un outil d'automatisation des documents peut offrir plusieurs avantages, tels que la gestion structurée des données, la cohérence des données et l'intégration des données. Voici des informations supplémentaires sur ces avantages :

1. Gestion structurée des données : les bases de données relationnelles excellent dans le stockage de données structurées dans des tableaux avec des relations définies entre elles. En connectant un outil d'automatisation des documents à une base de données relationnelle, les avocats et le personnel peuvent tirer parti de la puissance de la gestion structurée des données : stockage des données pertinentes dans les tableaux appropriés, garantie de l'intégrité des données et réduction de la redondance.
2. Cohérence des données : une base de données relationnelle permet de maintenir la cohérence des données entre plusieurs documents générés à l'aide de l'outil d'automatisation. Lorsque la base de données est connectée à l'outil d'automatisation, les données peuvent être extraites directement de la base de données, ce qui réduit les risques d'erreurs ou de divergences dans les documents générés. Cela garantit que tous les documents reflètent de manière cohérente les données les plus récentes et les plus précises.
3. Intégration des données : les bases de données relationnelles servent souvent de référentiels centraux pour diverses sources de données au sein d'une organisation. En connectant un outil d'automatisation des documents à une base de données relationnelle, les utilisateurs peuvent facilement intégrer des données provenant de différentes sources dans les modèles de documents d'une organisation. Cela permet aux équipes juridiques de générer des documents qui intègrent des données provenant de plusieurs tableaux, voire de plusieurs bases de données, ce qui rationalise le processus de création de documents.

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Les bases de données relationnelles sont également conçues pour traiter de grands volumes de données et prendre en charge l'accès simultané de plusieurs utilisateurs. En tirant parti de l'évolutivité d'une base de données relationnelle, les professionnels du droit peuvent répondre aux exigences croissantes en matière d'automatisation des documents à mesure que leur organisation se développe. Comme la base de données peut gérer, afficher et récupérer efficacement les données, elle garantit le bon fonctionnement de l'outil d'automatisation, même avec des volumes de données importants.

Ces avantages contribuent à accroître l'efficacité, la précision et la productivité dans de nombreux processus de génération de documents juridiques.

Utilisations courantes des tableaux de données

Voici quelques-unes des utilisations les plus courantes des tableaux de données :‍

• Prise en charge des clients et des dossiers : les cabinets d'avocats et les équipes juridiques peuvent utiliser les données saisies à partir de formulaires Web ou en ligne personnalisés destinés à la prise en charge des clients et des dossiers, et les organiser de manière cohérente à l'aide de tableaux de données. Cela garantit que les informations sur les clients sont facilement accessibles à tous les membres de l'équipe et peuvent être utilisées et réutilisées efficacement pour la création de documents d'engagement, de plaidoiries et d'autres ensembles de documents tout au long de la durée du dossier.
• Gestion des données : vous vous souvenez des listes dont nous avons parlé ? Au fur et à mesure que les données sont collectées tout au long du traitement d'un dossier, elles peuvent être stockées dans des tableaux faciles à consulter, à gérer, à mettre à jour et à réutiliser. Lorsque ces données sont nécessaires pour générer des documents, elles sont immédiatement disponibles pour créer des ensembles de documents de haute qualité et sans erreur, d'un simple clic.
• Gestion des flux de travail : à l'aide de tableaux de données, les cabinets d'avocats peuvent suivre et déclencher des tâches liées aux flux de travail, aux échéances et aux mises à jour de statut. Cette fonctionnalité améliore la gestion globale des dossiers, des affaires et/ou des projets, permettant aux professionnels du droit de rester à jour dans leurs responsabilités et d'offrir un service client exceptionnel.

Tableaux de données PatternBuilder

PatternBuilder de NetDocuments est une solution puissante d'automatisation des documents juridiques intégrée directement à notre plateforme de gestion de contenu NetDocuments basée sur le cloud. Grâce à une interface utilisateur intuitive et à une approche flexible « sans code », PatternBuilder permet aux professionnels du droit de créer et de gérer facilement des automatisations et des modèles de documents au format Word ou PDF, sans avoir besoin de connaissances approfondies en codage.

L'une des fonctionnalités les plus importantes de PatternBuilder est l'intégration de tableaux de données, une base de données relationnelle basée sur le cloud qui interagit avec les applications PatternBuilder et hérite des politiques de sécurité et de gouvernance supérieures de NetDocuments. Les tableaux de données permettent aux avocats et aux équipes juridiques de stocker, modifier et réutiliser les données provenant de formulaires d'admission ou de bases de données intégrées, offrant ainsi une flexibilité et une efficacité accrues dans la création automatisée de documents.

L'intégration d'une technologie d'automatisation des documents dans un système de gestion documentaire offre plusieurs avantages :

• Favorisez l'adoption en réduisant le nombre d'outils nécessaires et ceux que les utilisateurs finaux doivent apprendre à utiliser.
• Réduisez le nombre de changements entre plusieurs applications, ce qui diminue la charge cognitive, la perte de temps et les allers-retours incessants.
• Bénéficiez d'une conformité et d'une sécurité plus faciles à gérer.

La saisie des données est simplifiée grâce à des applications/formulaires Web modernes et à des données faciles à modifier, mettre à jour, gérer et réutiliser.

En savoir plus

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