Lijsten, lijsten en nog meer lijsten! Elk juridisch team moet lijsten bijhouden met cruciale informatie over hun zaken — lijsten met klanten, zaken, partijen, deskundigen, eigendommen, activa, werknemers, crediteuren, octrooien en nog veel meer. De cruciale informatie in deze lijsten wordt vaak gebruikt om documenten op te stellen en wordt in de loop van de tijd regelmatig geraadpleegd naarmate een zaak vordert.

Dankzij verbeteringen in automatiseringstechnologie maken advocatenkantoren en juridische teams steeds vaker gebruik van software voor documentautomatisering om handmatige taken te elimineren en de efficiëntie, nauwkeurigheid en flexibiliteit van hun dagelijkse juridische werkzaamheden te verbeteren. Maar tenzij de gegevens die tijdens het automatiseringsproces worden vastgelegd, aan de juiste lijst worden gekoppeld en herbruikbaar zijn, kan de software zijn doel voorbijschieten.

Blijf lezen om meer te weten te komen over de transformatieve kracht van tools voor het automatiseren van juridische documenten in combinatie met het gebruik van gegevenstabellen (ook bekend als een relationele database) om items op te slaan voor hergebruik, en de ingrijpende impact daarvan op het moderne juridische landschap.

Documentautomatisering voor gestroomlijnd juridisch werk

Advocatenkantoren en juridische teams genereren dagelijks een groot aantal juridische documenten, zoals contracten, overeenkomsten en pleitnota's. Omdat precedentdocumenten vaak worden hergebruikt, kunnen ze moeilijk te vinden en te maken zijn, en zijn ze vatbaar voor fouten of inconsistenties, waardoor het veel moeite kost om ze up-to-date te houden. Om nog maar te zwijgen van de frustratie die advocaten kunnen ervaren door de eigenaardigheden van de opmaak in Word.

Traditioneel zochten juridische teams naar precedentdocumenten of sjablonen en voerden ze handmatig nieuwe gegevens in met behulp van verschillende zoek- en vervangingsroutines. In de snelle wereld van de juridische praktijk was deze methode tijdrovend en foutgevoelig, wat kon leiden tot gênante typefouten of het openbaar maken van vertrouwelijke informatie. Toen kwam documentautomatisering.

Dankzij technologie voor documentautomatisering kunnen bedrijven snel variabelen toevoegen aan hun vooraf opgemaakte sjabloondocumenten, maar door beperkingen moeten gebruikers typefouten of andere fouten handmatig corrigeren of het proces helemaal opnieuw beginnen.

Het handmatig invoeren van gegevens in documenten laat ruimte voor menselijke fouten. Typefouten, onjuiste opmaak of ontbrekende informatie kunnen voorkomen wanneer gegevens handmatig worden gekopieerd en in elk document worden geplakt. Met herbruikbare gegevens wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd, omdat de gegevens op een centrale locatie worden ingevoerd of bijgewerkt en automatisch in de documenten worden ingevuld.

Automatisering is een stap in de goede richting, maar om het werk echt te stroomlijnen en foutloos te maken, moeten juridische teams de gegevens uit die vele lijsten kunnen hergebruiken.

Datatabellen + documentautomatisering = een gamechanger

Automatisering waarbij gebruik wordt gemaakt van gegevenstabellen (d.w.z. een relationele database) is een gamechanger voor juridische professionals die regelmatig met repetitieve, maar complexe documenten werken. Een relationele database biedt advocaten en hun teams een plek om de gegevens op te slaan die verband houden met hun automatiseringen, wat meer flexibiliteit en meer tijd oplevert om zich te concentreren op werk met een hogere toegevoegde waarde. Bovendien opent het nieuwe mogelijkheden om processen te stroomlijnen en documentbeheer te verbeteren.

Het koppelen van een relationele database aan een tool voor documentautomatisering biedt verschillende voordelen, zoals gestructureerd gegevensbeheer, gegevensconsistentie en gegevensintegratie. Hier volgt aanvullende informatie over deze voordelen:

1. Gestructureerd gegevensbeheer: relationele databases blinken uit in het opslaan van gestructureerde gegevens in tabellen met gedefinieerde relaties tussen deze tabellen. Door een tool voor documentautomatisering te koppelen aan een relationele database kunnen advocaten en medewerkers profiteren van de kracht van gestructureerd gegevensbeheer: relevante gegevens worden opgeslagen in de juiste tabellen, de integriteit van de gegevens wordt gewaarborgd en redundantie wordt verminderd.
2. Gegevensconsistentie: Een relationele database helpt bij het handhaven van gegevensconsistentie in meerdere documenten die met de automatiseringstool worden gegenereerd. Wanneer de database is gekoppeld aan de automatiseringstool, kunnen de gegevens rechtstreeks uit de database worden gehaald, waardoor de kans op fouten of discrepanties in de gegenereerde documenten wordt verkleind. Dit zorgt ervoor dat alle documenten consistent de meest actuele en nauwkeurige gegevens weergeven.
3. Data-integratie: Relationele databases fungeren vaak als centrale opslagplaatsen voor verschillende gegevensbronnen binnen een organisatie. Door een tool voor documentautomatisering te koppelen aan een relationele database, kunnen gebruikers eenvoudig gegevens uit verschillende bronnen integreren in de documentsjablonen van een organisatie. Hierdoor kunnen juridische teams documenten genereren waarin gegevens uit meerdere tabellen of zelfs meerdere databases zijn opgenomen, waardoor het proces van documentcreatie wordt gestroomlijnd.

Als u toegang nodig hebt tot SQL-gegevens in uw Salesforce, praktijk-/zaakbeheersysteem, conflictbeheersysteem of financieel systeem, dan hebben wij daar een API voor!

Relationele databases zijn ook ontworpen om grote hoeveelheden gegevens te verwerken en gelijktijdige toegang van meerdere gebruikers te ondersteunen. Door gebruik te maken van de schaalbaarheid van een relationele database kunnen juristen voldoen aan de toenemende eisen op het gebied van documentautomatisering naarmate hun organisatie groeit. Omdat de database gegevens efficiënt kan beheren, weergeven en ophalen, zorgt deze ervoor dat de automatiseringstool goed presteert, zelfs bij aanzienlijke hoeveelheden gegevens.

Deze voordelen dragen bij aan een hogere efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit in tal van processen voor het genereren van juridische documenten.

Veelvoorkomende toepassingen voor gegevenstabellen

Enkele van de meest voorkomende toepassingen voor gegevenstabellen zijn:‍

• Klant- en zaakregistratie: Advocatenkantoren en juridische teams kunnen gegevens gebruiken die zijn verzameld via web- of onlineformulieren voor klant- en zaakregistratie en deze op een consistente manier ordenen met behulp van gegevenstabellen. Dit zorgt ervoor dat klantinformatie voor iedereen in het team gemakkelijk toegankelijk is en efficiënt kan worden gebruikt en hergebruikt voor het opstellen van opdrachtdocumenten, pleitnota's en andere documenten gedurende de hele looptijd van de zaak.
• Gegevensbeheer: Herinnert u zich die lijsten nog waar we het over hadden? Naarmate gegevens worden verzameld tijdens het verloop van een zaak, kunnen die gegevens worden opgeslagen in gegevenstabellen die gemakkelijk toegankelijk, te beheren, bij te werken en te hergebruiken zijn. Wanneer de gegevens nodig zijn om documenten te genereren, zijn ze direct beschikbaar om met één druk op de knop foutloze, hoogwaardige documenten te creëren.
• Workflowbeheer: met behulp van gegevenstabellen kunnen advocatenkantoren workflowgerelateerde taken, deadlines en statusupdates bijhouden en activeren. Deze functie verbetert het algemene beheer van zaken, dossiers en/of projecten, waardoor juridische professionals hun verantwoordelijkheden kunnen nakomen en uitzonderlijke klantenservice kunnen bieden.

PatternBuilder-gegevenstabellen

PatternBuilder van NetDocuments is een krachtige oplossing voor het automatiseren van juridische documenten die rechtstreeks is geïntegreerd in ons cloudgebaseerde NetDocuments-platform voor contentbeheer. Met een intuïtieve gebruikersinterface en een flexibele 'no code'-aanpak stelt PatternBuilder juridische professionals in staat om eenvoudig automatiseringen en sjabloondocumenten in Word- of PDF-formaat te maken en te onderhouden, zonder dat daarvoor uitgebreide kennis van coderen nodig is.

Een van de belangrijkste functies binnen PatternBuilder is de integratie van gegevenstabellen, een cloudgebaseerde relationele database die communiceert met PatternBuilder-apps en de superieure beveiligings- en governancebeleidsregels van NetDocuments overneemt. Met gegevenstabellen kunnen advocaten en juridische teams gegevens uit intakeformulieren of geïntegreerde databases opslaan, wijzigen en hergebruiken, wat zorgt voor meer flexibiliteit en efficiëntie bij het automatisch aanmaken van documenten.

Door documentautomatiseringstechnologie in een documentbeheersysteem te integreren, worden een aantal voordelen behaald:

• Stimuleer acceptatie door het aantal benodigde tools te verminderen en eindgebruikers minder te hoeven leren.
• Schakel minder vaak tussen meerdere apps, waardoor u minder tijd verliest en uw cognitieve belasting vermindert.
• Profiteer van eenvoudiger te beheren compliance en beveiliging.

De gegevensinvoer wordt vereenvoudigd met moderne apps/webformulieren en gegevens die gemakkelijk kunnen worden bewerkt, bijgewerkt, onderhouden en hergebruikt.

Meer informatie

Lees meer over de krachtige mogelijkheden van automatisering in deze brochure over PatternBuilder.