Listas, listas e mais listas! Toda equipe jurídica precisa manter listas de informações essenciais em seus assuntos - listas de clientes, assuntos, partes, especialistas, propriedades, ativos, funcionários, credores, patentes e muito mais. As informações críticas contidas nessas listas são frequentemente usadas para criar documentos e são consultadas com frequência ao longo do tempo à medida que o assunto avança.

Graças aos aprimoramentos da tecnologia de automação, os escritórios de advocacia e as equipes jurídicas estão recorrendo cada vez mais ao software de automação de documentos para eliminar tarefas manuais e aumentar a eficiência, a precisão e a agilidade em suas operações jurídicas diárias. No entanto, a menos que os dados capturados no processo de automação estejam vinculados à lista apropriada e sejam reutilizáveis, o software pode não estar atingindo o objetivo.

Continue lendo para saber mais sobre o poder transformador das ferramentas de automação de documentos jurídicos combinadas com o uso de tabelas de dados(também conhecidas como banco de dados relacional) para armazenar itens para reutilização e seu profundo impacto no cenário jurídico moderno.

Automação de documentos para agilizar o trabalho jurídico

Os escritórios de advocacia e as equipes jurídicas geram diariamente uma grande quantidade de documentos jurídicos, como contratos, acordos e peças processuais. Como os documentos precedentes são reutilizados com frequência, pode ser difícil localizá-los e criá-los, além de estarem sujeitos a erros ou inconsistências, o que exige um esforço significativo para mantê-los atualizados. Além disso, os advogados podem se sentir frustrados com as peculiaridades de formatação do Word.

Tradicionalmente, as equipes jurídicas encontravam documentos precedentes ou consultavam modelos e inseriam manualmente novos dados usando várias rotinas de localização e substituição. No mundo acelerado da prática jurídica, esse método consumia muito tempo e estava sujeito a erros, o que poderia levar a erros de digitação embaraçosos ou à exposição de informações confidenciais. Foi então que surgiu a automação de documentos.

A tecnologia de automação de documentos permitiu que as empresas adicionassem rapidamente variáveis aos seus modelos de documentos previamente formatados, mas as limitações exigem que os usuários editem manualmente um erro de digitação ou erro, ou iniciem o processo desde o início.

A inserção manual de dados em documentos dá margem a erros humanos. Erros de digitação, formatação incorreta ou informações ausentes podem ocorrer quando os dados são copiados e colados manualmente em cada documento. Com dados reutilizáveis, as chances de erro humano são minimizadas, pois os dados são inseridos ou atualizados em um local centralizado e preenchidos automaticamente nos documentos.

Embora a automação seja um passo na direção certa, para realmente simplificar e tornar o trabalho à prova de erros, as equipes jurídicas precisam ser capazes de reutilizar os dados dessas muitas listas.

Tabelas de dados + automação de documentos = um divisor de águas

Automação que inclui o uso de tabelas de dados(ou seja, um banco de dados relacional) é um divisor de águas para os profissionais da área jurídica que lidam regularmente com documentos repetitivos, porém complexos. Um banco de dados relacional oferece aos advogados e suas equipes um local para armazenar os dados vinculados às suas automações, o que significa maior flexibilidade e mais tempo para se concentrar em trabalhos de maior valor. Além disso, ele abre novas possibilidades para simplificar os processos e melhorar o gerenciamento de documentos.

Ter um banco de dados relacional conectado a uma ferramenta de automação de documentos pode oferecer várias vantagens, como gerenciamento de dados estruturados, consistência e integração de dados. Veja a seguir mais informações sobre esses benefícios:

1. Gerenciamento de dados estruturados: Os bancos de dados relacionais são excelentes no armazenamento de dados estruturados em tabelas com relações definidas entre elas. Ao conectar uma ferramenta de automação de documentos a um banco de dados relacional, os advogados e a equipe podem aproveitar o poder do gerenciamento de dados estruturados - armazenando dados relevantes em tabelas apropriadas, garantindo a integridade dos dados e reduzindo a redundância.
2. Consistência de dados: Um banco de dados relacional ajuda a manter a consistência dos dados em vários documentos gerados por meio da ferramenta de automação. Quando o banco de dados está conectado à ferramenta de automação, os dados podem ser extraídos diretamente do banco de dados, reduzindo as chances de erros ou discrepâncias nos documentos gerados. Isso garante que todos os documentos reflitam de forma consistente os dados mais atualizados e precisos.
3. Integração de dados: Os bancos de dados relacionais geralmente servem como repositórios centrais de várias fontes de dados em uma organização. Ao conectar uma ferramenta de automação de documentos a um banco de dados relacional, os usuários podem integrar facilmente dados de diferentes fontes aos modelos de documentos da organização. Isso permite que as equipes jurídicas gerem documentos que incorporem dados de várias tabelas ou até mesmo de vários bancos de dados, simplificando o processo de criação de documentos.

Se o você precisar de acesso a dados SQL dentro do Salesforce, sistema de gerenciamento de prática/matéria, sistema de gerenciamento de conflitos ou sistema financeiro, temos uma API para isso!

Os bancos de dados relacionais também são projetados para lidar com grandes volumes de dados e suportar o acesso simultâneo de vários usuários. Ao aproveitar a escalabilidade de um banco de dados relacional, os profissionais da área jurídica podem lidar com as crescentes demandas de automação de documentos à medida que sua organização cresce. Como o banco de dados pode gerenciar, exibir e recuperar dados com eficiência, ele garante que a ferramenta de automação tenha um bom desempenho mesmo com volumes substanciais de dados.

Essas vantagens contribuem para aumentar a eficiência, a precisão e a produtividade em vários processos de geração de documentos jurídicos.

Usos comuns de tabelas de dados

Alguns dos usos mais comuns das tabelas de dados são:‍

• Entrada de clientes e assuntos: Os escritórios de advocacia e as equipes jurídicas podem utilizar dados capturados de formulários personalizados da Web ou on-line de admissão de clientes e assuntos e organizá-los de forma consistente usando tabelas de dados. Isso garante que as informações sobre o cliente sejam facilmente acessíveis a todos da equipe e possam ser usadas e reutilizadas de forma eficiente para a criação de documentos de compromisso, peças processuais e outros conjuntos de documentos durante a pendência do assunto.
• Gerenciamento de dados: O você se lembra das listas que mencionamos? À medida que os dados são coletados durante o andamento de uma questão, eles podem ser armazenados em tabelas de dados fáceis de acessar, gerenciar, atualizar e reutilizar. Quando os dados são necessários para gerar documentos, eles estão prontamente disponíveis para criar conjuntos de documentos de alta qualidade e sem erros com o apertar de um botão.
• Gerenciamento do fluxo de trabalho: Com a ajuda de tabelas de dados, os escritórios de advocacia podem rastrear e acionar tarefas, prazos e atualizações de status relacionados ao fluxo de trabalho. Esse recurso aprimora o gerenciamento geral de casos, assuntos e/ou projetos, permitindo que os profissionais da área jurídica se mantenham no topo de suas responsabilidades e ofereçam um atendimento excepcional ao cliente.

Tabelas de dados do PatternBuilder

O PatternBuilder da NetDocuments é uma poderosa solução de automação de documentos jurídicos incorporada diretamente à nossa plataforma de gerenciamento de conteúdo NetDocuments baseada em nuvem. Usando uma interface de usuário intuitiva e uma abordagem flexível "sem código", o PatternBuilder permite que os profissionais da área jurídica criem e mantenham automações e modelos de documentos no formato Word ou PDF com facilidade, sem a necessidade de um amplo conhecimento de codificação.

Um dos recursos mais importantes do PatternBuilder é a inclusão de tabelas de dados, um banco de dados relacional baseado na nuvem que interage com os aplicativos PatternBuilder e herda as políticas superiores de segurança e governança do NetDocuments. As tabelas de dados permitem que advogados e equipes jurídicas armazenem, modifiquem e reutilizem dados de formulários de admissão ou bancos de dados integrados, oferecendo maior flexibilidade e eficiência na criação automatizada de documentos.

Ao incorporar a tecnologia de automação de documentos em um sistema de gerenciamento de documentos, o você obtém uma série de vantagens:

• Impulsionar a adoção, reduzindo o número de ferramentas necessárias e que os usuários finais precisam aprender.
• Faça menos alternâncias entre vários aplicativos, o que reduz a taxa de alternância, a perda de tempo e a carga cognitiva.
• Adquira conformidade e segurança que são mais fáceis de gerenciar.

A entrada de dados é simplificada com aplicativos modernos/formulários da Web e dados que podem ser facilmente editados, atualizados, mantidos e reutilizados.

Saiba mais

Saiba mais sobre os recursos avançados de automação neste folheto sobre o PatternBuilder.