Elenchi, elenchi e ancora elenchi! Ogni team legale deve tenere aggiornati elenchi contenenti informazioni fondamentali relative alle proprie pratiche: elenchi di clienti, pratiche, parti, periti, immobili, beni, dipendenti, creditori, brevetti e altro ancora. Le informazioni fondamentali contenute in questi elenchi vengono spesso utilizzate per redigere documenti e sono frequentemente consultate nel corso del tempo, man mano che la pratica procede.

Grazie ai progressi nella tecnologia di automazione, gli studi legali e i team legali ricorrono sempre più spesso a software di automazione documentale per eliminare le attività manuali e migliorare l’efficienza, l’accuratezza e l’agilità nelle loro operazioni legali quotidiane. Tuttavia, se i dati acquisiti nel processo di automazione non sono collegati all’elenco appropriato e non sono riutilizzabili, il software potrebbe non raggiungere l’obiettivo prefissato.

Continua a leggere per scoprire il potere trasformativo degli strumenti di automazione dei documenti legali, combinati con l'uso delle tabelle di dati (note anche come database relazionale) per archiviare elementi da riutilizzare, e il suo profondo impatto sul panorama legale moderno.

Automazione dei documenti per un lavoro legale più efficiente

Gli studi legali e i team giuridici producono quotidianamente una grande quantità di documenti legali, quali contratti, accordi e memorie processuali. Poiché i documenti di riferimento vengono spesso riutilizzati, possono risultare difficili da individuare e redigere, oltre ad essere soggetti a errori o incongruenze, il che richiede un notevole impegno per mantenerli aggiornati. Per non parlare del fatto che gli avvocati possono provare frustrazione a causa delle peculiarità di formattazione di Word.

Tradizionalmente, i team legali cercavano documenti di riferimento o recuperavano modelli, inserendo manualmente i nuovi dati tramite varie operazioni di “trova e sostituisci”. Nel frenetico mondo della pratica legale, questo metodo richiedeva molto tempo ed era soggetto a errori, il che poteva portare a imbarazzanti refusi o alla divulgazione di informazioni riservate. Poi è arrivata l’automazione dei documenti.

La tecnologia di automazione dei documenti ha consentito alle aziende di aggiungere rapidamente variabili ai propri modelli di documento già formattati, ma i limiti di tale tecnologia costringono gli utenti a correggere manualmente eventuali errori di battitura o imprecisioni, oppure a ricominciare il processo da capo.

L'inserimento manuale dei dati nei documenti comporta il rischio di errori umani. Quando i dati vengono copiati e incollati manualmente in ogni singolo documento, possono verificarsi errori di battitura, formattazione errata o informazioni mancanti. Con i dati riutilizzabili, il rischio di errori umani viene ridotto al minimo, poiché i dati vengono inseriti o aggiornati in un'unica posizione centralizzata e inseriti automaticamente nei documenti.

Sebbene l'automazione rappresenti un passo nella giusta direzione, per snellire davvero il lavoro e renderlo a prova di errore, i team legali devono poter riutilizzare i dati contenuti in quei numerosi elenchi.

Tabelle di dati + automazione dei documenti = una vera rivoluzione

Automazione che prevede l'uso di tabelle di dati (ovvero un database relazionale) rappresenta una vera e propria rivoluzione per i professionisti del settore legale che gestiscono regolarmente documenti ripetitivi ma complessi. Un database relazionale offre agli avvocati e ai loro team uno spazio in cui archiviare i dati collegati alle loro automazioni, il che si traduce in maggiore flessibilità e più tempo da dedicare ad attività di maggior valore. Inoltre, apre nuove possibilità per snellire i processi e migliorare la gestione dei documenti.

Disporre di un database relazionale collegato a uno strumento di automazione documentale può offrire numerosi vantaggi, quali la gestione strutturata dei dati, la coerenza dei dati e l'integrazione dei dati. Di seguito sono riportate ulteriori informazioni su tali vantaggi:

1. Gestione dei dati strutturati: i database relazionali eccellono nell’archiviazione di dati strutturati in tabelle con relazioni definite tra loro. Collegando uno strumento di automazione documentale a un database relazionale, gli avvocati e il personale possono sfruttare i vantaggi della gestione dei dati strutturati: archiviare i dati rilevanti nelle tabelle appropriate, garantire l’integrità dei dati e ridurre le ridondanze.
2. Coerenza dei dati: un database relazionale contribuisce a garantire la coerenza dei dati nei vari documenti generati dallo strumento di automazione. Quando il database è collegato allo strumento di automazione, i dati possono essere recuperati direttamente dal database, riducendo così il rischio di errori o discrepanze nei documenti generati. Ciò garantisce che tutti i documenti riflettano in modo coerente i dati più aggiornati e accurati.
3. Integrazione dei dati: i database relazionali fungono spesso da archivi centrali per varie fonti di dati all’interno di un’organizzazione. Collegando uno strumento di automazione dei documenti a un database relazionale, gli utenti possono integrare facilmente i dati provenienti da diverse fonti nei modelli di documento dell’organizzazione. Ciò consente ai team legali di generare documenti che incorporano dati provenienti da più tabelle o persino da più database, ottimizzando il processo di creazione dei documenti.

Se hai bisogno di accedere ai dati SQL all’interno del tuo sistema Salesforce, del tuo sistema di gestione degli affari o delle pratiche, del tuo sistema di gestione dei conflitti o del tuo sistema finanziario, abbiamo un’API che fa al caso tuo!

I database relazionali sono inoltre progettati per gestire grandi volumi di dati e supportare l’accesso simultaneo da parte di più utenti. Sfruttando la scalabilità di un database relazionale, i professionisti del settore legale possono far fronte alle crescenti esigenze di automazione documentale man mano che la loro organizzazione si espande. Poiché il database è in grado di gestire, visualizzare e recuperare i dati in modo efficiente, garantisce che lo strumento di automazione funzioni correttamente anche in presenza di volumi di dati considerevoli.

Questi vantaggi contribuiscono ad aumentare l'efficienza, la precisione e la produttività in numerosi processi di generazione di documenti legali.

Usi comuni delle tabelle di dati

Alcuni degli usi più comuni delle tabelle di dati sono:‍

• Acquisizione di clienti e pratiche: gli studi legali e i team legali possono utilizzare i dati raccolti tramite moduli web o online personalizzati per l’acquisizione di clienti e pratiche e organizzarli in modo coerente utilizzando tabelle di dati. Ciò garantisce che le informazioni sui clienti siano facilmente accessibili a tutti i membri del team e possano essere utilizzate e riutilizzate in modo efficiente per la creazione di documenti di incarico, atti processuali e altre serie di documenti per tutta la durata della pratica.
• Gestione dei dati: Ricordate quelle liste di cui abbiamo parlato? Man mano che i dati vengono raccolti nel corso dello svolgimento di una pratica, possono essere archiviati in tabelle di facile accesso, gestione, aggiornamento e riutilizzo. Quando i dati servono per generare documenti, sono immediatamente disponibili per creare serie di documenti privi di errori e di alta qualità con la semplice pressione di un pulsante.
• Gestione del flusso di lavoro: grazie alle tabelle di dati, gli studi legali possono monitorare e attivare attività relative al flusso di lavoro, scadenze e aggiornamenti di stato. Questa funzionalità migliora la gestione complessiva di cause, pratiche e/o progetti, consentendo ai professionisti del settore legale di tenere sotto controllo le proprie responsabilità e fornire un servizio clienti eccellente.

Tabelle di dati di PatternBuilder

PatternBuilder di NetDocuments è una potente soluzione per l’automazione dei documenti legali integrata direttamente nella nostra piattaforma di gestione dei contenuti NetDocuments basata su cloud. Grazie a un’interfaccia utente intuitiva e a un approccio flessibile “no code”, PatternBuilder consente ai professionisti del settore legale di creare e gestire con facilità automazioni e modelli di documenti in formato Word o PDF, senza la necessità di possedere approfondite conoscenze di programmazione.

Una delle funzionalità più importanti di PatternBuilder è l’integrazione delle tabelle di dati, un database relazionale basato su cloud che interagisce con le app di PatternBuilder e eredita le eccellenti politiche di sicurezza e governance di NetDocuments. Le tabelle di dati consentono agli avvocati e ai team legali di archiviare, modificare e riutilizzare i dati provenienti dai moduli di acquisizione o dai database integrati, offrendo maggiore flessibilità ed efficienza nella creazione automatizzata dei documenti.

L'integrazione della tecnologia di automazione dei documenti in un sistema di gestione documentale offre una serie di vantaggi:

• Promuovere l'adozione riducendo il numero di strumenti necessari e quelli che gli utenti finali devono imparare a utilizzare.
• Riduci il numero di passaggi da un'app all'altra, in modo da diminuire lo sforzo richiesto dal cambio di app, la perdita di tempo e il carico cognitivo.
• Ottieni conformità e sicurezza più facili da gestire.

L'inserimento dei dati è semplificato grazie a moderne app e moduli web, nonché a dati che possono essere facilmente modificati, aggiornati, gestiti e riutilizzati.

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