Listas, listas e mais listas! Todas as equipas jurídicas têm de manter listas de informações críticas sobre os seus assuntos - listas de clientes, assuntos, partes, peritos, propriedades, bens, empregados, credores, patentes e muito mais. A informação crítica contida nestas listas é frequentemente utilizada para criar documentos e é frequentemente consultada ao longo do tempo à medida que o assunto avança.

Graças às melhorias na tecnologia de automatização, os escritórios de advogados e as equipas jurídicas estão a recorrer cada vez mais a software de automatização de documentos para eliminar tarefas manuais e aumentar a eficiência, a precisão e a agilidade nas suas operações jurídicas diárias. Mas, a menos que os dados capturados no processo de automatização estejam ligados à lista adequada e sejam reutilizáveis, o software pode estar a falhar o objetivo.

Continue a ler para saber mais sobre o poder transformador das ferramentas de automatização de documentos jurídicos combinadas com a utilização de tabelas de dados(também conhecidas como base de dados relacional) para armazenar itens para reutilização, e o seu profundo impacto no panorama jurídico moderno.

Automatização de documentos para simplificar o trabalho jurídico

Os escritórios de advogados e as equipas jurídicas geram diariamente uma grande quantidade de documentos jurídicos, tais como contratos, acordos e peças processuais. Uma vez que os documentos precedentes são frequentemente reutilizados, podem ser difíceis de localizar e criar, e propensos a erros ou inconsistências, exigindo um esforço significativo para os manter actualizados. Para além disso, os advogados podem sentir-se frustrados com as peculiaridades de formatação do Word.

Tradicionalmente, as equipas jurídicas encontravam documentos precedentes ou consultavam modelos e introduziam manualmente novos dados utilizando várias rotinas de pesquisa e substituição. No mundo acelerado da prática jurídica, este método era moroso e propenso a erros, o que podia levar a erros de digitação embaraçosos ou à exposição de informações confidenciais. Surgiu então a automatização de documentos.

A tecnologia de automatização de documentos permitiu que as empresas adicionassem rapidamente variáveis aos seus modelos de documentos previamente formatados, mas as limitações exigem que os utilizadores editem manualmente um erro de digitação ou um erro, ou iniciem o processo desde o início.

A introdução manual de dados nos documentos deixa espaço para erros humanos. Erros de digitação, formatação incorrecta ou informações em falta podem ocorrer quando os dados são copiados e colados manualmente em cada documento. Com dados reutilizáveis, as hipóteses de erro humano são minimizadas, uma vez que os dados são introduzidos ou actualizados numa localização centralizada e automaticamente preenchidos nos documentos.

Embora a automatização seja um passo na direção certa, para simplificar realmente o trabalho e torná-lo à prova de erros, as equipas jurídicas têm de poder reutilizar os dados dessas muitas listas.

Tabelas de dados + automatização de documentos = um divisor de águas

Automatização que inclui a utilização de tabelas de dados(ou seja, uma base de dados relacional) é um fator de mudança para os profissionais jurídicos que lidam regularmente com documentos repetitivos, mas complexos. Uma base de dados relacional dá aos advogados e às suas equipas um local para armazenar os dados que estão ligados às suas automatizações, o que significa maior flexibilidade e mais tempo para se concentrarem em trabalho de maior valor. Além disso, abre novas possibilidades para simplificar processos e melhorar a gestão de documentos.

Ter uma base de dados relacional ligada a uma ferramenta de automatização de documentos pode proporcionar várias vantagens, tais como a gestão de dados estruturados, a consistência dos dados e a integração de dados. Aqui estão informações adicionais sobre estas vantagens:

1. Gestão de dados estruturados: As bases de dados relacionais são excelentes no armazenamento de dados estruturados em tabelas com relações definidas entre si. Ao ligar uma ferramenta de automatização de documentos a uma base de dados relacional, os advogados e a equipa podem tirar partido do poder da gestão de dados estruturados - armazenando dados relevantes em tabelas adequadas, assegurando a integridade dos dados e reduzindo a redundância.
2. Consistência de dados: Uma base de dados relacional ajuda a manter a consistência dos dados em vários documentos gerados através da ferramenta de automatização. Quando a base de dados está ligada à ferramenta de automatização, os dados podem ser extraídos diretamente da base de dados, reduzindo as hipóteses de erros ou discrepâncias nos documentos gerados. Isto assegura que todos os documentos reflectem consistentemente os dados mais actualizados e precisos.
3. Integração de dados: As bases de dados relacionais servem frequentemente como repositórios centrais para várias fontes de dados numa organização. Ao ligar uma ferramenta de automatização de documentos a uma base de dados relacional, os utilizadores podem facilmente integrar dados de diferentes fontes nos modelos de documentos de uma organização. Isto permite às equipas jurídicas gerar documentos que incorporam dados de várias tabelas ou mesmo de várias bases de dados, simplificando o processo de criação de documentos.

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As bases de dados relacionais também foram concebidas para lidar com grandes volumes de dados e suportar o acesso simultâneo de vários utilizadores. Ao tirar partido da escalabilidade de uma base de dados relacional, os profissionais do sector jurídico podem lidar com as crescentes exigências da automatização de documentos à medida que a sua organização cresce. Como a base de dados pode gerir, apresentar e recuperar dados de forma eficiente, garante que a ferramenta de automatização tem um bom desempenho mesmo com volumes de dados substanciais.

Estas vantagens contribuem para uma maior eficiência, precisão e produtividade em vários processos de criação de documentos jurídicos.

Utilizações comuns de tabelas de dados

Algumas das utilizações mais comuns das tabelas de dados são:‍

• Admissão de clientes e assuntos: Os escritórios de advogados e as equipas jurídicas podem utilizar dados capturados a partir de formulários personalizados de admissão de clientes e assuntos na Web ou online e organizá-los de forma consistente utilizando tabelas de dados. Isto garante que a informação do cliente é facilmente acessível a todos os elementos da equipa e pode ser utilizada e reutilizada de forma eficiente para a criação de documentos de compromisso, peças processuais e outros conjuntos de documentos ao longo da pendência do processo.
• Gestão de dados: Lembra-se das listas que mencionámos? À medida que os dados são recolhidos ao longo da progressão de um assunto, podem ser armazenados em tabelas de dados fáceis de aceder, gerir, atualizar e reutilizar. Quando os dados são necessários para gerar documentos, estão prontamente disponíveis para criar conjuntos de documentos sem erros e de alta qualidade com o premir de um botão.
• Gestão do fluxo de trabalho: Com a ajuda de tabelas de dados, os escritórios de advogados podem acompanhar e acionar tarefas, prazos e actualizações de estado relacionados com o fluxo de trabalho. Esta funcionalidade melhora a gestão global de casos, assuntos e/ou projectos, permitindo que os profissionais jurídicos se mantenham a par das suas responsabilidades e prestem um serviço excecional ao cliente.

Tabelas de dados do PatternBuilder

O PatternBuilder da NetDocuments é uma poderosa solução de automatização de documentos jurídicos integrada diretamente na nossa plataforma de gestão de conteúdos NetDocuments baseada na nuvem. Utilizando uma interface de utilizador intuitiva e uma abordagem flexível "sem código", o PatternBuilder permite que os profissionais do sector jurídico criem e mantenham facilmente automatizações e modelos de documentos em formato Word ou PDF, sem necessidade de conhecimentos extensivos de codificação.

Uma das caraterísticas mais importantes do PatternBuilder é a inclusão de tabelas de dados, uma base de dados relacional baseada na nuvem que interage com as aplicações PatternBuilder e herda as políticas superiores de segurança e governação do NetDocuments. As tabelas de dados permitem aos advogados e às equipas jurídicas armazenar, modificar e reutilizar dados de formulários de admissão ou bases de dados integradas, oferecendo maior flexibilidade e eficiência na criação automatizada de documentos.

Ao incorporar a tecnologia de automatização de documentos num sistema de gestão de documentos, obtém-se uma série de vantagens:

• Promover a adoção reduzindo o número de ferramentas necessárias e que os utilizadores finais têm de aprender.
• Faça menos mudanças entre várias aplicações, o que reduz a taxa de alternância, a perda de tempo e a carga cognitiva.
• Herdar conformidade e segurança mais fáceis de gerir.

A introdução de dados é simplificada com aplicações modernas/formulários Web e dados que podem ser facilmente editados, actualizados, mantidos e reutilizados.

Saiba mais

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