Lister, lister og atter lister! Alle juridiske team må føre lister over kritisk informasjon i sakene sine – lister over klienter, saker, parter, eksperter, eiendommer, eiendeler, ansatte, kreditorer, patenter og mer. Den kritiske informasjonen i disse listene brukes ofte til å lage dokumenter, og det refereres ofte til den over tid etter hvert som en sak skrider frem.

Takket være forbedringer innen automatiseringsteknologi , vender advokatfirmaer og juridiske team seg i økende grad til programvare for dokumentautomatisering for å eliminere manuelle oppgaver og forbedre effektiviteten, nøyaktigheten og smidigheten i den daglige juridiske driften . Men med mindre dataene som samles inn i automatiseringsprosessen er knyttet til riktig liste og kan gjenbrukes, kan programvaren bomme på målet.

Fortsett å lese for å lære om den transformative kraften til verktøy for automatisering av juridiske dokumenter kombinert med bruk av datatabeller ( også kjent som en relasjonsdatabase ) for å lagre elementer for gjenbruk, og dens betydelige innvirkning på det moderne juridiske landskapet.

Dokumentautomatisering for strømlinjeformet juridisk arbeid

Advokatfirmaer og juridiske team genererer en rekke juridiske dokumenter daglig, som kontrakter, avtaler og prosesskriv. Fordi presedensdokumenter ofte gjenbrukes, kan de være vanskelige å finne og opprette, og utsatt for feil eller inkonsekvens – noe som krever betydelig innsats for å holde dem oppdaterte. For ikke å nevne at advokater kan oppleve frustrasjon over Words formateringssæregenheter.

Tradisjonelt sett ville juridiske team finne presedensdokumenter eller hente frem maler og manuelt legge til nye data ved hjelp av ulike søk-og-erstatt-rutiner. I den hektiske juridiske verdenen var denne metoden tidkrevende og utsatt for feil, noe som kunne føre til pinlige skrivefeil eller eksponering av konfidensiell informasjon. Så kom dokumentautomatisering .

Dokumentautomatiseringsteknologi har gjort det mulig for bedrifter raskt å legge til variabler i sine tidligere formaterte maldokumenter, men begrensninger krever at brukerne manuelt redigerer en skrivefeil eller feil, eller starter prosessen fra begynnelsen.

Manuell inntasting av data i dokumenter gir rom for menneskelige feil. Skrivefeil, feil formatering eller manglende informasjon kan oppstå når data kopieres og limes inn manuelt i hvert dokument. Med gjenbrukbare data minimeres sjansene for menneskelige feil ettersom dataene legges inn eller oppdateres på et sentralisert sted og automatisk fylles ut i dokumentene.

Selv om automatisering er et skritt i riktig retning, må juridiske team kunne gjenbruke dataene fra disse mange listene for å virkelig effektivisere og feilsikre arbeidet.

Datatabeller + Dokumentautomatisering = En banebrytende prosess

Automatisering som inkluderer bruk av datatabeller ( dvs. en relasjonsdatabase ) er banebrytende for jurister som håndterer repeterende, men komplekse dokumenter regelmessig. En relasjonsdatabase gir advokater og teamene deres et sted å lagre dataene som er knyttet til automatiseringene deres, noe som betyr større fleksibilitet og mer tid til å fokusere på arbeid med høyere verdi. Og det åpner for nye muligheter for å effektivisere prosesser og forbedre dokumenthåndtering.

Å ha en relasjonsdatabase koblet til et dokumentautomatiseringsverktøy kan gi flere fordeler, som strukturert datahåndtering, datakonsistens og dataintegrasjon. Her er ytterligere informasjon om disse fordelene:

1. Strukturert datahåndtering: Relasjonsdatabaser utmerker seg ved lagring av strukturerte data i tabeller med definerte relasjoner mellom dem. Ved å koble et dokumentautomatiseringsverktøy til en relasjonsdatabase kan advokater og ansatte utnytte kraften i strukturert datahåndtering – lagre relevante data i passende tabeller, sikre dataintegritet og redusere redundans.
2. Datakonsistens: En relasjonsdatabase bidrar til å opprettholde datakonsistens på tvers av flere dokumenter generert gjennom automatiseringsverktøyet. Når databasen er koblet til automatiseringsverktøyet, kan dataene hentes direkte fra databasen, noe som reduserer sjansen for feil eller avvik i de genererte dokumentene. Dette sikrer at alle dokumenter konsekvent gjenspeiler de mest oppdaterte og nøyaktige dataene.
3. Dataintegrasjon: Relasjonsdatabaser fungerer ofte som sentrale databaser for ulike datakilder i en organisasjon. Ved å koble et dokumentautomatiseringsverktøy til en relasjonsdatabase kan brukere enkelt integrere data fra ulike kilder i en organisasjons dokumentmaler. Dette gjør det mulig for juridiske team å generere dokumenter som inneholder data fra flere tabeller eller til og med flere databaser, noe som effektiviserer dokumentopprettingsprosessen.

Hvis du trenger tilgang til SQL-data i Salesforce, praksis-/sakshåndteringssystem, konflikthåndteringssystem eller økonomisystem – har vi et API for det!

Relasjonsdatabaser er også utformet for å håndtere store datamengder og støtte samtidig tilgang fra flere brukere. Ved å utnytte skalerbarheten til en relasjonsdatabase kan juridiske fagfolk håndtere de økende kravene til dokumentautomatisering etter hvert som organisasjonen vokser. Ettersom databasen effektivt kan administrere, vise og hente data, sikrer det at automatiseringsverktøyet fungerer bra selv med betydelige datamengder.

Disse fordelene bidrar til økt effektivitet, nøyaktighet og produktivitet i en rekke prosesser for generering av juridiske dokumenter .

Vanlige bruksområder for datatabeller

Noen av de vanligste bruksområdene for datatabeller er :

• Klient- og saksinntak: Advokatfirmaer og juridiske team kan bruke data som er samlet inn fra nettbaserte eller tilpassede klient- og saksinntaksskjemaer, og organisere dem konsekvent ved hjelp av datatabeller. Dette sikrer at klientinformasjon er lett tilgjengelig for alle i teamet, og at den effektivt kan brukes og gjenbrukes til å opprette oppdragsdokumenter, prosesskriv og andre dokumentsett gjennom hele sakens behandlingstid.
• Datahåndtering: Husker du listene vi nevnte? Etter hvert som data samles inn gjennom hele prosessen med en sak, kan disse dataene lagres i datatabeller som er enkle å få tilgang til, administrere, oppdatere og gjenbruke. Når dataene trengs for å generere dokumenter, er de lett tilgjengelige for å lage feilfrie dokumentsett av høy kvalitet med et knappetrykk.
• Arbeidsflythåndtering: Ved hjelp av datatabeller kan advokatfirmaer spore og utløse arbeidsflytrelaterte oppgaver, tidsfrister og statusoppdateringer. Denne funksjonen forbedrer den generelle håndteringen av saker, saker og/eller prosjekter, slik at jurister kan holde oversikt over sine ansvarsområder og levere eksepsjonell kundeservice.

PatternBuilder-datatabeller

PatternBuilder fra NetDocuments er en kraftig løsning for automatisering av juridiske dokumenter, innebygd direkte i vår skybaserte innholdsstyringsplattform NetDocuments. Ved å bruke et intuitivt brukergrensesnitt og en fleksibel «ingen kode»-tilnærming, gir PatternBuilder juridiske fagfolk muligheten til å enkelt bygge og vedlikeholde automatiseringer og maldokumenter i enten Word- eller PDF-format, uten behov for omfattende kodekunnskaper.

En av de viktigste funksjonene i PatternBuilder er inkluderingen av datatabeller , en skybasert relasjonsdatabase som samhandler med PatternBuilder-apper og arver NetDocuments overlegne sikkerhets- og styringspolicyer. Datatabeller gjør det mulig for advokater og juridiske team å lagre, endre og gjenbruke data fra inntaksskjemaer eller integrerte databaser , noe som gir forbedret fleksibilitet og effektivitet i automatisert dokumentoppretting.

Ved å ha dokumentautomatiseringsteknologi innebygd i et dokumenthåndteringssystem oppnås en rekke fordeler:

• Øk adopsjonen ved å redusere antallet verktøy som kreves og som sluttbrukere må lære.
• Gjør færre bytter mellom flere apper, noe som reduserer vekslingsavgiften , tidstapet og den kognitive belastningen.
• Arv samsvar og sikkerhet som er enklere å administrere.

Datainntak forenkles med moderne apper/nettskjemaer og data som enkelt kan redigeres, oppdateres, vedlikeholdes og gjenbrukes.

Lær mer

Lær mer om de kraftige mulighetene til automatisering i denne brosjyren om PatternBuilder .