Listor, listor och ännu fler listor! Varje juridiskt team måste föra listor över viktig information i sina ärenden – listor över kunder, ärenden, parter, experter, fastigheter, tillgångar, anställda, fordringsägare, patent och mycket mer. Den viktiga informationen i dessa listor används ofta för att skapa dokument och refereras ofta till under ärendets gång.

Tack vare förbättringar inom automatiseringstekniken vänder sig advokatbyråer och juridiska team i allt högre grad till programvara för dokumentautomatisering för att eliminera manuella uppgifter och öka effektiviteten, noggrannheten och flexibiliteten i sin dagliga juridiska verksamhet. Men om inte de data som samlas in i automatiseringsprocessen är kopplade till rätt lista och återanvändbara, kan programvaran missa målet.

Fortsätt läsa för att lära dig mer om den transformativa kraften hos verktyg för automatisering av juridiska dokument i kombination med användning av datatabeller (även kända som relationsdatabas) för att lagra objekt för återanvändning, och dess djupgående inverkan på det moderna juridiska landskapet.

Dokumentautomatisering för effektiviserat juridiskt arbete

Advokatbyråer och juridiska team genererar dagligen en mängd juridiska dokument, såsom kontrakt, avtal och inlagor. Eftersom tidigare dokument ofta återanvänds kan de vara svåra att hitta och skapa, och de är benägna att innehålla fel eller inkonsekvenser – vilket kräver betydande ansträngningar för att hålla dem uppdaterade. Dessutom kan advokater uppleva frustration över Word-programmets formateringsproblem.

Traditionellt sett skulle juridiska team leta upp tidigare dokument eller mallar och manuellt fylla i nya uppgifter med hjälp av olika sök- och ersättningsrutiner. I den snabba juridiska världen var denna metod tidskrävande och felbenägen, vilket kunde leda till pinsamma stavfel eller att konfidentiell information avslöjades. Sedan kom dokumentautomatisering.

Dokumentautomatiseringstekniken har gjort det möjligt för företag att snabbt lägga till variabler i sina tidigare formaterade mallar, men begränsningar kräver att användarna manuellt redigerar skrivfel eller misstag, eller startar processen från början.

Manuell inmatning av data i dokument ökar risken för mänskliga fel. Stavfel, felaktig formatering eller saknad information kan uppstå när data kopieras och klistras in manuellt i varje dokument. Med återanvändbara data minimeras risken för mänskliga fel, eftersom data matas in eller uppdateras på en central plats och automatiskt fylls i dokumenten.

Automatisering är ett steg i rätt riktning, men för att verkligen effektivisera och felsäkra arbetet måste juridiska team kunna återanvända data från dessa många listor.

Datatabeller + dokumentautomatisering = en game changer

Automatisering som inkluderar användning av datatabeller (dvs. en relationsdatabas) är en game changer för jurister som regelbundet hanterar repetitiva men komplexa dokument. En relationsdatabas ger jurister och deras team en plats att lagra data som är kopplade till deras automatiseringar, vilket innebär större flexibilitet och mer tid att fokusera på mer värdeskapande arbete. Dessutom öppnar det upp nya möjligheter att effektivisera processer och förbättra dokumenthanteringen.

Att ha en relationsdatabas kopplad till ett verktyg för dokumentautomatisering kan ge flera fördelar, såsom strukturerad datahantering, datakonsistens och dataintegration. Här är ytterligare information om dessa fördelar:

1. Strukturerad datahantering: Relationella databaser är utmärkta för lagring av strukturerade data i tabeller med definierade relationer mellan dem. Genom att ansluta ett dokumentautomatiseringsverktyg till en relationell databas kan jurister och personal utnyttja kraften i strukturerad datahantering – lagra relevanta data i lämpliga tabeller, säkerställa dataintegritet och minska redundans.
2. Datakonsistens: En relationsdatabas hjälper till att upprätthålla datakonsistensen mellan flera dokument som genereras genom automatiseringsverktyget. När databasen är ansluten till automatiseringsverktyget kan data hämtas direkt från databasen, vilket minskar risken för fel eller avvikelser i de genererade dokumenten. Detta säkerställer att alla dokument konsekvent återspeglar de mest uppdaterade och korrekta uppgifterna.
3. Dataintegration: Relationella databaser fungerar ofta som centrala lagringsplatser för olika datakällor inom en organisation. Genom att ansluta ett dokumentautomatiseringsverktyg till en relationell databas kan användare enkelt integrera data från olika källor i organisationens dokumentmallar. Detta gör det möjligt för juridiska team att skapa dokument som innehåller data från flera tabeller eller till och med flera databaser, vilket effektiviserar dokumenthanteringsprocessen.

Om du behöver åtkomst till SQL-data i ditt Salesforce-, praktik-/ärendehanteringssystem, konflikthanteringssystem eller finanssystem – vi har ett API för det!

Relationella databaser är också utformade för att hantera stora datamängder och stödja samtidig åtkomst från flera användare. Genom att utnyttja skalbarheten hos en relationell databas kan jurister hantera de ökande kraven på dokumentautomatisering i takt med att deras organisation växer. Eftersom databasen effektivt kan hantera, visa och hämta data säkerställer den att automatiseringsverktyget fungerar bra även med stora datamängder.

Dessa fördelar bidrar till ökad effektivitet, noggrannhet och produktivitet i många processer för framställning av juridiska dokument.

Vanliga användningsområden för datatabeller

Några av de vanligaste användningsområdena för datatabeller är:‍

• Klient- och ärendeintag: Advokatbyråer och juridiska team kan använda data som samlats in från webb- eller onlineformulär för klient- och ärendeintag och organisera den på ett konsekvent sätt med hjälp av datatabeller. Detta säkerställer att klientinformationen är lättillgänglig för alla i teamet och kan användas och återanvändas effektivt för att skapa uppdragshandlingar, inlagor och andra dokumentuppsättningar under hela ärendets gång.
• Datahantering: Kommer du ihåg listorna vi nämnde? När data samlas in under ett ärendes gång kan den lagrade i datatabeller som är lätta att komma åt, hantera, uppdatera och återanvända. När data behövs för att generera dokument är den lättillgänglig för att skapa felfria dokument av hög kvalitet med ett enda knapptryck.
• Arbetsflödeshantering: Med hjälp av datatabeller kan advokatbyråer spåra och utlösa arbetsflödesrelaterade uppgifter, deadlines och statusuppdateringar. Denna funktion förbättrar den övergripande hanteringen av ärenden, frågor och/eller projekt, vilket gör det möjligt för jurister att hålla koll på sina ansvarsområden och leverera exceptionell kundservice.

PatternBuilder-datatabeller

PatternBuilder från NetDocuments är en kraftfull lösning för automatisering av juridiska dokument som är direkt integrerad i vår molnbaserade innehållshanteringsplattform NetDocuments. Med ett intuitivt användargränssnitt och en flexibel metod utan kodning gör PatternBuilder det möjligt för jurister att enkelt skapa och underhålla automatiseringar och dokumentmallar i Word- eller PDF-format utan att behöva ha omfattande kunskaper i kodning.

En av de viktigaste funktionerna i PatternBuilder är inkluderingen av datatabeller, en molnbaserad relationsdatabas som interagerar med PatternBuilder-appar och ärver NetDocuments överlägsna säkerhets- och styrningspolicyer. Datatabeller gör det möjligt för jurister och juridiska team att lagra, ändra och återanvända data från intagsformulär eller integrerade databaser, vilket ger ökad flexibilitet och effektivitet vid automatiserad dokumentskapande.

Genom att integrera dokumentautomatiseringsteknik i ett dokumenthanteringssystem uppnås en rad fördelar:

• Främja användningen genom att minska antalet verktyg som krävs och som slutanvändarna måste lära sig.
• Växla mindre mellan flera appar, vilket minskar växlingskostnaden, tidsförlusten och den kognitiva belastningen.
• Få enklare hantering av efterlevnad och säkerhet.

Datainmatningen förenklas med moderna appar/webbformulär och data som enkelt kan redigeras, uppdateras, underhållas och återanvändas.

Läs mer

Läs mer om automatiseringens kraftfulla funktioner i denna broschyr om PatternBuilder.