Listas, listas y más listas Todos los equipos jurídicos tienen que mantener listas de información crítica en sus asuntos: listas de clientes, asuntos, partes, peritos, propiedades, activos, empleados, acreedores, patentes y mucho más. La información crítica contenida en estas listas se utiliza a menudo para crear documentos y se consulta con frecuencia a lo largo del tiempo a medida que avanza un asunto.

Gracias a las mejoras de la tecnología de automatización, los bufetes de abogados y los equipos jurídicos recurren cada vez más al software de automatización de documentos para eliminar las tareas manuales y mejorar la eficiencia, la precisión y la agilidad de sus operaciones jurídicas diarias. Pero, a menos que los datos capturados en el proceso de automatización estén vinculados a la lista adecuada y sean reutilizables, el software puede estar errando el tiro.

Siga leyendo para conocer el poder transformador de las herramientas de automatización de documentos jurídicos combinadas con el uso de tablas de datos(también conocidas como base de datos relacional) para almacenar elementos para su reutilización, y su profundo impacto en el panorama jurídico moderno.

Automatización de documentos para agilizar el trabajo jurídico

Los bufetes de abogados y los equipos jurídicos generan a diario multitud de documentos jurídicos, como contratos, acuerdos y alegatos. Dado que los documentos precedentes se reutilizan con frecuencia, pueden ser difíciles de localizar y crear, y propensos a errores o incoherencias, lo que requiere un esfuerzo considerable para mantenerlos actualizados. Además, los abogados pueden sentirse frustrados por las peculiaridades de formato de Word.

Tradicionalmente, los equipos jurídicos buscaban documentos precedentes o recurrían a plantillas e introducían manualmente nuevos datos mediante diversas rutinas de búsqueda y sustitución. En el vertiginoso mundo de la práctica jurídica, este método consumía mucho tiempo y era propenso a errores, lo que podía dar lugar a errores tipográficos embarazosos o a la exposición de información confidencial. Entonces llegó la automatización de documentos.

La tecnología de automatización de documentos ha permitido a las empresas añadir rápidamente variables a sus documentos de plantilla previamente formateados , pero las limitaciones obligan a los usuarios a editar manualmente un error tipográfico o a iniciar el proceso desde el principio.

La introducción manual de datos en los documentos deja margen para el error humano. Cuando los datos se copian y pegan manualmente en cada documento pueden producirse errores tipográficos, formatos incorrectos o falta de información. Con los datos reutilizables, las posibilidades de error humano se reducen al mínimo, ya que los datos se introducen o actualizan en una ubicación centralizada y se rellenan automáticamente en los documentos.

Aunque la automatización es un paso en la dirección correcta, para racionalizar realmente el trabajo y evitar errores, los equipos jurídicos necesitan poder reutilizar los datos de esas numerosas listas.

Tablas de datos + Automatización de documentos = Un cambio de juego

Automatización que incluye el uso de tablas de datos(es decir, una base de datos relacional) cambia las reglas del juego para los profesionales del Derecho que manejan documentos repetitivos pero complejos con regularidad. Una base de datos relacional ofrece a los abogados y a sus equipos un lugar donde almacenar los datos vinculados a sus automatizaciones, lo que se traduce en una mayor flexibilidad y más tiempo para centrarse en un trabajo de mayor valor. Además, abre nuevas posibilidades para agilizar los procesos y mejorar la gestión de documentos.

Disponer de una base de datos relacional conectada a una herramienta de automatización de documentos puede proporcionar varias ventajas, como la gestión de datos estructurados, la coherencia de los datos y la integración de datos. Aquí encontrará información adicional sobre estas ventajas:

1. Gestión de datos estructurados: Las bases de datos relacionales son excelentes para almacenar datos estructurados en tablas con relaciones definidas entre ellas. Al conectar una herramienta de automatización de documentos a una base de datos relacional, los abogados y el personal pueden aprovechar la potencia de la gestión de datos estructurados, almacenando los datos relevantes en las tablas adecuadas, garantizando la integridad de los datos y reduciendo la redundancia.
2. Coherencia de los datos: Una base de datos relacional ayuda a mantener la coherencia de los datos en múltiples documentos generados a través de la herramienta de automatización. Cuando la base de datos está conectada a la herramienta de automatización, los datos pueden extraerse directamente de la base de datos, lo que reduce las posibilidades de errores o discrepancias en los documentos generados. Esto garantiza que todos los documentos reflejen siempre los datos más actualizados y precisos.
3. Integración de datos: Las bases de datos relacionales a menudo sirven como repositorios centrales para diversas fuentes de datos dentro de una organización. Al conectar una herramienta de automatización de documentos a una base de datos relacional, los usuarios pueden integrar fácilmente datos de distintas fuentes en las plantillas de documentos de una organización. Esto permite a los equipos jurídicos generar documentos que incorporan datos de varias tablas o incluso de varias bases de datos, lo que agiliza el proceso de creación de documentos.

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Las bases de datos relacionales también están diseñadas para manejar grandes volúmenes de datos y soportar el acceso simultáneo de múltiples usuarios. Al aprovechar la escalabilidad de una base de datos relacional, los profesionales del derecho pueden hacer frente a las crecientes demandas de automatización de documentos a medida que crece su organización. Dado que la base de datos puede gestionar, mostrar y recuperar datos de forma eficaz, garantiza que la herramienta de automatización funcione bien incluso con volúmenes de datos considerables.

Estas ventajas contribuyen a aumentar la eficacia, la precisión y la productividad en numerosos procesos de generación de documentos jurídicos.

Usos comunes de las tablas de datos

Algunos de los usos más comunes de las tablas de datos son:‍

• Entrada de clientes y asuntos: Los bufetes de abogados y los equipos jurídicos pueden utilizar los datos capturados de los formularios web o en línea personalizados de admisión de clientes y asuntos y organizarlos de forma coherente mediante tablas de datos. De este modo, todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a la información del cliente y utilizarla y reutilizarla de forma eficiente para crear documentos de compromiso, alegatos y otros conjuntos de documentos a lo largo de todo el asunto.
• Gestión de datos: ¿Recuerdas las listas que hemos mencionado? A medida que se recopilan datos a lo largo de la evolución de un asunto, esos datos pueden almacenarse en tablas de datos de fácil acceso, gestión, actualización y reutilización. Cuando los datos se necesitan para generar documentos, están disponibles para crear conjuntos de documentos de alta calidad y sin errores con sólo pulsar un botón.
• Gestión del flujo de trabajo: Con la ayuda de tablas de datos, los bufetes de abogados pueden realizar un seguimiento y activar tareas, plazos y actualizaciones de estado relacionadas con el flujo de trabajo. Esta función mejora la gestión general de casos, asuntos y/o proyectos, lo que permite a los profesionales del derecho estar al día de sus responsabilidades y ofrecer un servicio excepcional al cliente.

Tablas de datos de PatternBuilder

PatternBuilder de NetDocuments es una potente solución de automatización de documentos jurídicos integrada directamente en nuestra plataforma de gestión de contenidos NetDocuments basada en la nube. Mediante una interfaz de usuario intuitiva y un enfoque flexible "sin código", PatternBuilder permite a los profesionales del derecho crear y mantener automatizaciones y plantillas de documentos en formato Word o PDF fácilmente, sin necesidad de tener amplios conocimientos de codificación.

Una de las características más importantes de PatternBuilder es la inclusión de tablas de datos, una base de datos relacional basada en la nube que interactúa con las aplicaciones de PatternBuilder y hereda las políticas superiores de seguridad y gobernanza de NetDocuments. Las tablas de datos permiten a los abogados y equipos jurídicos almacenar, modificar y reutilizar datos de formularios de admisión o bases de datos integradas, ofreciendo una mayor flexibilidad y eficiencia en la creación automatizada de documentos.

Disponer de tecnología de automatización de documentos integrada en un sistema de gestión documental aporta una serie de ventajas:

• Impulsar la adopción reduciendo el número de herramientas necesarias y que los usuarios finales deben aprender.
• Realice menos cambios entre varias aplicaciones, lo que reduce el impuesto de alternancia, la pérdida de tiempo y la carga cognitiva.
• Heredar un cumplimiento y una seguridad más fáciles de gestionar.

La entrada de datos se simplifica con aplicaciones/formularios web modernos y datos que pueden editarse, actualizarse, mantenerse y reutilizarse fácilmente.

Más información

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