"Tanto trabalho, tão pouco tempo."

Esse é um refrão constante nos escritórios de advocacia, e não é exagero. As demandas de tempo dos advogados estão sempre crescendo e, enquanto isso, o relógio continua correndo.

À medida que os escritórios de advocacia e os profissionais da área jurídica buscam melhores maneiras de maximizar seus esforços, cada vez mais estão se voltando para a tecnologia em busca de soluções. Muitas dessas organizações com visão de futuro estão trocando processos manuais demorados por automações eficientes.

E os resultados são impressionantes.

Mas o que o você precisa saber antes de começar a usar a automação de documentos jurídicos? Este guia tem as respostas, incluindo os principais benefícios da automação de documentos, as diferentes opções de software a serem consideradas, os recursos essenciais a serem observados e as diretrizes sobre como selecionar a solução certa e obter um excelente ROI.

O que é automação de documentos jurídicos?

A automação é uma tendência que cresce rapidamente no setor jurídico - e por um bom motivo. Ao usar a tecnologia para executar tarefas, processos e fluxos de trabalho sem (ou com reduzido) envolvimento humano, a automação permite que os escritórios de advocacia prestem serviços jurídicos com mais rapidez e a um custo menor.

Então, o que é realmente a automação de documentos jurídicos?

A automação de documentos jurídicos refere-se à automação do trabalho com documentos jurídicos, especialmente as tarefas tediosas e que demandam muito trabalho, o que tira tempo do trabalho mais interessante e de alto valor. Com as soluções de automação de documentos jurídicos, os escritórios de advocacia podem automatizar os fluxos de trabalho, como a geração de contratos, acordos, solicitações, pareceres, pleitos e até mesmo conjuntos inteiros de documentos.

Automação de documentos jurídicos vs. montagem de documentos

Existe alguma diferença entre automação de documentos jurídicos e montagem de documentos?

Alguns argumentam que a automação de documentos se refere especificamente ao processo de desenvolvimento de modelos, enquanto a montagem de documentos descreve o processo de geração de documentos personalizados a partir de um modelo.

A verdade é que muitas pessoas do setor jurídico usam esses termos de forma intercambiável. O você também pode ouvir o termo "geração de documentos". Mas, em última análise, todos eles descrevem a mesma coisa: criar modelos que podem ser preenchidos automaticamente para criar documentos jurídicos personalizados.

A maioria das organizações jurídicas já está usando a automação

É provável que o você já esteja usando a automação. Assinaturas eletrônicas, formulários e consultas de admissão on-line, fluxos de trabalho do ciclo de vida de contratos... Todas essas são formas de automação que ajudam advogados e profissionais do direito a trabalhar com mais eficiência.

Como o trabalho jurídico começa e termina com documentos, adicionar automação pode ter um grande impacto na carga de trabalho diária de praticamente qualquer advogado.

6 benefícios da automação de documentos jurídicos

Considere estes seis benefícios principais da automação de documentos jurídicos para advogados e escritórios de advocacia:

1. Economize tempo em tarefas administrativas

Os dados não mentem: o trabalho automatizado ocupa até 23% do dia de um advogado. Essas são tarefas que , na verdade, não exigem intervenção humana, como trabalho administrativo e outros processos rotineiros.

E vamos ser honestos: ninguém passa por todo o trabalho árduo e as despesas da faculdade de direito esperando passar um quarto do dia copiando e colando textos, digitalizando documentos ou imprimindo páginas para assinaturas.

A automação das tarefas administrativas economiza o tempo que os advogados podem dedicar a atividades significativas e geradoras de receita.

2. Melhorar a qualidade do produto do trabalho

Erros acontecem - isso é apenas um fato da vida. Mas quando se trata de trabalho jurídico, até mesmo pequenos erros podem se transformar em erros caros, tanto para os escritórios de advocacia quanto para seus clientes. Felizmente, a automação pode ajudar a reduzir a ocorrência de erros e melhorar a qualidade geral dos produtos de trabalho.

Por exemplo, o software de automação de documentos jurídicos pode extrair dados diretamente do gerente de relacionamento com o cliente (CRM) ou do sistema de gerenciamento de prática/caso em um modelo padronizado. Isso elimina facilmente o tedioso desafio de transcrever números de processos, nomes de partes, datas necessárias e outros detalhes simples. Assim, os advogados podem concentrar a maior parte de seu tempo e atenção em quaisquer aspectos exclusivos ou complexos do caso.

O resultado final? Entrega rápida de produtos de alta qualidade.

3. Reduzir o estresse

Tarefas tediosas e demoradas podem aumentar significativamente o estresse e contribuir para o esgotamento, especialmente quando desviam o foco de um trabalho mais significativo.

A automação, por outro lado, pode reduzir a quantidade de tarefas administrativas no prato do advogado e liberar tempo. Se esse tempo será gasto em tarefas de maior valor ou na melhoria do equilíbrio entre vida pessoal e profissional, a escolha é do você.

4. Aumentar o número de clientes que o você pode atender

À medida que os serviços jurídicos se tornam mais comoditizados, o número de clientes que uma empresa pode atender será diretamente correlacionado com a eficiência com que ela pode fornecer produtos jurídicos.

Usando a automação, os escritórios de advocacia podem criar modelos para muitos produtos de trabalho jurídico de rotina, como arrendamentos, testamentos, contratos de trabalho, divórcios não contestados, incorporações etc. Em vez de monopolizar um tempo valioso, assuntos simples podem ser tratados rapidamente e ajudar os advogados a estabelecer novos relacionamentos com os clientes sem esforço.

5. Impressione seus clientes

A automação não precisa ser relegada ao trabalho nos bastidores. Na verdade, ela pode ser bastante impressionante em aplicativos voltados para o cliente.

Considere um processo automatizado de admissão de clientes. Usando um formulário de autoatendimento, o cliente insere todas as informações necessárias que, em seguida, são automaticamente mescladas em uma carta de compromisso padronizada e passadas ao cliente para assinatura eletrônica. Todo o processo pode ser concluído em minutos. Enquanto isso, sua empresa se mostra rápida, atenciosa, precisa, experiente em tecnologia e moderna - e isso pode fazer toda a diferença quando se trata de conquistar novos negócios e de retornar a eles.

6. Melhore os KPIs de sua organização

Considerando todos esses benefícios, não é de surpreender que a automação possa levar a grandes melhorias nos indicadores-chave de desempenho (KPIs) de sua empresa.

Menos erros evitáveis? Verifique. Aumento da eficiência? Sim. Mais clientes (e mais felizes!)? Sim. Melhor retenção de talentos, pois os advogados não se esgotam em tarefas simples? Sim, sim, sim!

Medindo o ROI da automação de documentos em organizações jurídicas

Considerando todos os possíveis benefícios da automação de documentos, não é de se admirar que o setor jurídico esteja tirando proveito dessa tecnologia. Mas como saber se o você está obtendo o valor desejado com as ferramentas de automação e montagem de documentos? Como garantir que o você obtenha um bom retorno do seu investimento em tecnologia?

Meça seus resultados

A resposta mais óbvia, é claro, é medir. Primeiro, o você precisará estabelecer padrões de referência para indicadores-chave de desempenho importantes, como, por exemplo: Quanto tempo a sua equipe leva para compilar documentos com os fluxos de trabalho manuais existentes? Quantos documentos o você está criando manualmente?

Depois de configurar seus processos de automação de documentos, faça cada medição novamente. O ideal é que o tempo de redação diminua (mesmo que só consiga automatizar parcialmente o processo) e o você verá uma economia significativa de tempo que sua equipe poderá dedicar a um trabalho mais significativo.

Se conseguir configurar o autoatendimento do cliente, o você também poderá acabar produzindo mais documentos por mês. Isso pode aumentar drasticamente o ROI, pois permite que o você entregue uma quantidade maior de trabalho a um custo menor para a sua equipe.

Atualize seus modelos

Outra maneira pela qual a automação de documentos pode gerar ROI para sua organização é ajudando a manter sua biblioteca de modelos.

A maioria dos escritórios de advocacia tem um repositório considerável de casos anteriores para utilizar - na verdade, esse banco de precedentes é frequentemente considerado uma vantagem estratégica e um diferencial competitivo. Mas isso também pode significar vasculhar dezenas de variações do mesmo tipo de contrato quando o você estiver tentando montar manualmente um novo. O você também precisa revisar e manter continuamente seus vários modelos para garantir que estejam atualizados.

A automação de documentos pode melhorar drasticamente esse processo ao consolidar todas as várias permutações em um modelo mestre. Usando a lógica condicional, o software de automação de documentos pode adicionar ou remover conteúdo para atender às necessidades do caso. Quando há alterações na legislação, também é muito mais fácil atualizar as citações no modelo mestre do que analisar cada variação do modelo individualmente.

Assim como no caso do tempo de redação, o você também pode medir o tempo gasto na manutenção de modelos de documentos antes e depois da automação para ver como isso melhora.

Reutilize seus dados

Quase sempre, os mesmos dados são usados repetidamente durante a pendência de um caso ou assunto em diferentes conjuntos de documentos. Para maximizar o ROI da automação de documentos, o você precisará de um sistema que permita reutilizar os dados inseridos para criar documentos automatizados. Para aproveitar os dados repetidamente, eles devem ser armazenados em tabelas de dados. Ter tabelas de dados significa que os nomes podem ser facilmente modificados e os dados reutilizados para criar automações e fluxos de trabalho adicionais.

Gerencie sua reputação

Embora mais difícil de quantificar, outra fonte de ROI pode vir por meio de melhorias na reputação de sua empresa e nos relacionamentos com os clientes.

Entre os principais benefícios da automação de documentos estão o aumento da consistência e a redução do tempo de redação. Em outras palavras: melhores serviços jurídicos prestados com mais rapidez.

E esse é exatamente o tipo de coisa que seus clientes vão adorar.

A automação de documentos de escritórios de advocacia pode não ser adequada para...

Não se engane: a automação não pode substituir um advogado astuto. Mas, embora existam muitos processos cotidianos que se adaptam bem à automação, alguns fluxos de trabalho só podem ser parcialmente automatizados. E, é claro, sempre haverá assuntos exclusivos e delicados que exigem tratamento personalizado pelos melhores talentos que sua empresa tem a oferecer.

Então, como o você determina quando a automação é a abordagem certa?

Ao tentar decidir se uma tarefa ou processo pode ou deve ser automatizado, o você deve fazer a si mesmo algumas perguntas, como

• O processo é manual e repetitivo?
• Quanto tempo essa tarefa consome semanalmente/mensalmente/anualmente?
• O tempo gasto nessa tarefa pode ser cobrado?
• Quanto tempo e/ou dinheiro o você poderia economizar automatizando toda ou parte dessa tarefa?
• O processo segue regras padronizadas e preditivas?
• Com que frequência o você se depara com circunstâncias ou condições incomuns durante essa tarefa?
• O você já está usando modelos de documentos ou outras ferramentas para agilizar essa tarefa?
• O você tem as ferramentas e os aplicativos certos para automatizar o processo ou precisará encontrar ferramentas de automação de documentos?

Quais são os tipos de sistemas de automação e gerenciamento de documentos?

Para começar a usar a automação de documentos jurídicos, o você precisará encontrar o software certo. Há diversas variedades para o você escolher. É importante entender as diferenças, os pontos fortes e os pontos fracos de cada opção para que o você possa selecionar a melhor solução para a sua empresa.

Software de gerenciamento de práticas com recursos de automação de documentos

Algumas plataformas de gerenciamento de prática oferecem recursos básicos de automação de documentos, como portais de entrada de clientes, assinatura eletrônica e a capacidade de preencher documentos com dados do software de gerenciamento de prática. Entretanto, elas não incluem a lógica jurídica complexa necessária para preencher a maioria dos documentos jurídicos. Essas soluções são mais adequadas para automações simples de documentos de natureza mais administrativa.

Software de montagem autônomo

As soluções autônomas de software de montagem de documentos podem oferecer ferramentas de geração de documentos mais avançadas ou especializadas do que as incluídas em um pacote de gerenciamento de prática. Por exemplo, elas podem oferecer bibliotecas de modelos para jurisdições e/ou áreas de atuação específicas. Ou podem ter ferramentas adicionais para revisar, aprovar ou arquivar eletronicamente os documentos criados.

No entanto, lembre-se de que, para obter todos os benefícios da automação, um software autônomo adicionado à sua pilha de tecnologia deve se integrar às suas principais plataformas de gerenciamento de documentos (ou gerenciamento de práticas ou casos).

Software de gerenciamento de documentos para escritórios de advocacia com automação de documentos

Naturalmente, uma plataforma robusta de gerenciamento de documentos oferecerá um conjunto completo de ferramentas de automação e montagem de documentos para suportar até mesmo a lógica jurídica mais complexa, incluindo cálculos, listas, loops e cláusulas condicionais.

Uma das principais vantagens dessa opção é que a automação é incorporada à mesma interface que o você usa para gerenciar seus documentos. Como resultado, o você pode automatizar ainda mais os fluxos de trabalho de documentos, não apenas gerando-os, mas também revisando, aprovando, colaborando, compartilhando, organizando e protegendo-os.

Qual é a diferença entre o software de automação de documentos e o gerenciamento de documentos jurídicos?

O software de automação de documentos é uma ferramenta poderosa para escritórios de advocacia, mas a geração de documentos personalizados é apenas um pequeno aspecto do gerenciamento de documentos como um todo.

O gerenciamento de documentos jurídicos abrange uma ampla gama de ferramentas e recursos essenciais, inclusive:

• Armazenamento seguro e compatível de documentos
• Arquivamento preditivo de e-mails
• Pesquisa avançada usando metadados personalizados e atributos dinâmicos
• Revisão de documentos e controle de versões
• Compartilhamento e colaboração seguros com usuários internos e externos
• Assinaturas eletrônicas integradas com fluxos de trabalho automatizados
• Integração perfeita com o pacote Microsoft Office
• Recursos avançados de segurança
• Permissões granulares de acesso do usuário

... e isso é apenas a ponta do iceberg.

Principais recursos do software de automação de documentos para escritórios de advocacia

Ao considerar uma solução de automação de documentos, seja ela autônoma ou parte de uma plataforma de gerenciamento de práticas ou de documentos, há alguns recursos que o você deve procurar.

Modelos de documentos

Em termos simples, não existe automação de documentos sem a capacidade de criar modelos. Um modelo permitirá que o você identifique os campos do documento que devem ser personalizados para cada cliente, caso ou assunto. Quando o você gerar um documento automatizado, esses campos serão preenchidos com base nos dados de origem do seu CRM, software de gerenciamento de prática etc.

Biblioteca de documentos

Algumas soluções de automação de documentos vêm com uma biblioteca integrada de documentos e formulários judiciais para determinadas jurisdições e áreas de atuação. Isso pode economizar tempo, principalmente se sua empresa ainda não tiver acumulado sua própria biblioteca de documentos usados com frequência.

Armazenamento de documentos

Depois de gerar um documento, onde o você o armazenará? Uma solução de automação de documentos deve oferecer armazenamento seguro para os seus documentos ou, melhor ainda, uma integração perfeita com o seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS), de modo que o documento possa ser prontamente armazenado no arquivo correto.

Lógica condicional

Para documentos que são sempre os mesmos, os recursos básicos de automação de documentos são suficientes. Mas e quanto aos tipos de documentos que ocasionalmente incluem cláusulas extras ou outras variações do formato padrão? Isso abrange a maioria dos documentos jurídicos.

Para automatizar esses documentos mais complexos, o você precisa aplicar a lógica condicional. Essas regras permitem que o você exiba texto, campos ou cláusulas adicionais em um documento somente quando condições específicas forem atendidas.

Esse é um recurso imperdível, pois a lógica condicional amplia muito suas oportunidades de automação de documentos.

População automática

Há muitas maneiras de automatizar processos e fluxos de trabalho de documentos, mas quando falamos em automação de documentos ou montagem de documentos, este é o ponto central: preencher automaticamente os campos do documento com dados de outra fonte. Em outras palavras, chega de copiar e colar!

Tabelas de dados

Para reutilizar os dados que foram inseridos no sistema, ele deve ter tabelas de dados para armazenar os dados. Nas tabelas de dados, os dados podem ser editados conforme necessário e podem ser reutilizados várias vezes, evitando a necessidade de reinserir os mesmos dados repetidamente. Isso aumenta exponencialmente os ganhos de economia de tempo de seu sistema de automação.

Acesso remoto

O trabalho nem sempre acontece no trabalho, e é por isso que todos os seus sistemas essenciais devem estar acessíveis no seu dispositivo preferido, onde quer que o você esteja.

Assinaturas eletrônicas

Quando o você tiver gerado o restante do documento automaticamente, só faz sentido automatizar também as etapas restantes do processo. O envio do documento personalizado para assinatura eletrônica e, em seguida, o arquivamento automático e seguro do documento assinado leva o processo à linha de chegada!

Integrações de software

Alguns recursos são bons de se ter, mas as integrações de software são absolutamente essenciais. Sua solução de automação de documentos deve se integrar perfeitamente às suas principais plataformas, como o sistema de gerenciamento de documentos, o sistema de gerenciamento de e-mail e o software de gerenciamento de prática.

As soluções verdadeiramente perfeitas permitem que o você trabalhe diretamente no Microsoft Word para criar automações. Isso pode facilitar muito o processo, pois permite que a sua equipe trabalhe em uma interface com a qual já está familiarizada.

Vários tipos de arquivos

Lembre-se de que a maioria das ferramentas de automação é especializada nos formatos Microsoft Word ou PDF. Se o você pretende usar os dois formatos de documento, certifique-se de que o software de automação de documentos escolhido permita automatizar formulários e documentos nos formatos Word e PDF.

Autoatendimento do cliente

Se o você deseja criar clientes satisfeitos sem levantar um dedo, selecione uma solução de automação que permita que os clientes façam o autoatendimento. Com um portal de autoatendimento ou formulário on-line, seus clientes - novos ou antigos - podem selecionar os serviços de que precisam e gerar o documento totalmente personalizado de que necessitam em minutos. Tudo o que resta à sua empresa fazer é cobrar a taxa.

Como escolher um software de gerenciamento e automação de documentos

O trabalho jurídico começa e termina com documentos - é por isso que o software de automação e gerenciamento de documentos é um sistema tão importante para o você. Mas com tantas opções para escolher, como o você seleciona a opção certa para o seu escritório?

O software tem os recursos de que sua empresa precisa?

Use a lista de recursos de automação de documentos acima para ajudá-lo a determinar quais recursos de automação são essenciais. Conhecer os seus obstáculos facilitará a eliminação rápida das soluções que não são adequadas para a sua equipe.

Se estiver procurando um sistema de gerenciamento de documentos com automação de documentos incorporada, o você também deverá explorar os outros recursos do DMS para garantir que ele ofereça todos os recursos de que precisa. Lembre-se de que uma plataforma baseada na nuvem oferecerá mais flexibilidade no que diz respeito à facilidade de acesso, integrações com terceiros e muito mais.

O software está dentro do seu orçamento?

O custo do software de automação de documentos pode variar de ferramentas baratas com recursos básicos a produtos mais sofisticados que oferecem um conjunto robusto de recursos avançados de automação. O preço também pode variar de acordo com o número de usuários necessários, bem como com a escolha de um produto independente ou de um produto que faça parte de uma plataforma de gerenciamento de prática ou de gerenciamento de documentos.

Dependendo do volume típico de processos, da estrutura de honorários e das metas de sua empresa, o ROI da automação de documentos pode ser significativo para economizar tempo, replicar conhecimentos especializados, melhorar o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e atrair e reter os melhores talentos. O você também deve levar esses aspectos em consideração durante o processo de seleção do software.

O software se ajusta à sua pilha de tecnologia atual?

Quando se trata de automação de documentos, o você quer uma solução que se encaixe bem em sua pilha de tecnologia existente. Se o você optar por um produto autônomo, é absolutamente essencial ter uma forte conexão de API com suas plataformas principais. Sem uma integração perfeita, ainda haverá etapas manuais no processo à medida que o você transfere documentos do software de automação para o sistema de gerenciamento de documentos.

Como alternativa, o você pode escolher uma solução de automação de documentos incorporada diretamente à sua plataforma de gerenciamento de documentos. Com essa opção, seus usuários podem criar fluxos de trabalho de montagem de documentos totalmente automatizados, desde a entrada até o armazenamento, sem precisar aprender uma interface de usuário totalmente nova.

O software é fácil de usar?

Um software que é muito difícil de aprender muitas vezes não é utilizado, e seu investimento vai por água abaixo. É por isso que o você deseja uma solução sem código para automação de documentos. O software sem código oferece aos advogados a flexibilidade de criar automações sofisticadas e personalizadas sem exigir que eles aprendam linguagens de codificação complexas.

O você já fez um test drive?

Não há melhor maneira de ter uma ideia de uma plataforma de software do que experimentá-la. Um test drive permite que o você experimente a interface do software, explore os recursos disponíveis e experimente novos fluxos de trabalho. Certifique-se de fazer um test drive de qualquer software de gerenciamento e/ou automação de documentos que o você considere adotar em sua empresa.

O software é seguro?

Qualquer software que o você use para criar ou armazenar documentos confidenciais deve ser seguro. Antes de selecionar uma solução de software de gerenciamento ou automação de documentos, o você deve examinar minuciosamente os recursos de segurança.

É importante observar que, em vez de gerenciar todas as necessidades de segurança internamente, muitos escritórios de advocacia estão contando com fornecedores terceirizados para dar suporte à segurança e à conformidade. Ao escolher um DMS com segurança integrada robusta, os escritórios obtêm certificações de conformidade de passagem, recursos mais avançados e atualizações de segurança mais rápidas.

Comece a automatizar seus conhecimentos

Começar a usar a automação de documentos pode parecer um pouco assustador, mas o fato é que ela pode ser um divisor de águas para a sua empresa. Além disso, o fato de o seu conhecimento jurídico ser extremamente valioso para os clientes não significa que ele tenha de ser extremamente trabalhoso para a sua equipe.

Com a automação de documentos, o você pode prestar serviços jurídicos de alta qualidade em escala e, ao mesmo tempo, reduzir a carga de tarefas tediosas. Na verdade, automatizar todo esse conhecimento especializado é realmente uma vitória para todos - seus advogados, seus clientes, seu escritório como um todo.

(Todos, isto é, exceto seus concorrentes).

Não é de se surpreender que a automação seja uma tendência de rápido crescimento no setor jurídico. E não há momento melhor do que o presente para aproveitar todos os benefícios que a automação de documentos tem a oferecer.

Descubra o PatternBuilder: Automação de documentos jurídicos sem código da NetDocuments

Se o você estiver interessado em explorar as possibilidades de automação de documentos jurídicos em sua empresa, há muitas opções de software disponíveis. Uma solução que vale a pena considerar é o PatternBuilder da NetDocuments.

Criado diretamente na plataforma de gerenciamento de conteúdo NetDocuments baseada na nuvem, o PatternBuilder é uma solução de automação de documentos jurídicos sem código, com recursos avançados que incluem lógica condicional, automação de processos de ponta a ponta, certificações de segurança e conformidade em várias camadas e muito mais.

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